高校檔案管理工作的創(chuàng)新對策分析

張 巖，叢日麗

（1.赤峰學(xué)院 學(xué)報編輯部；2.赤峰學(xué)院 科技處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案是國家機構(gòu)，社會組織及個人在社會活動中形成的，保存以備查詢的各種文字，音頻，影像的原始記錄.高等教育越來越普及，高校的檔案管理工作也變得愈加重要，檔案管理的作用日益突出.檔案管理是高校日常管理的重要工作之一，檔案管理工作的水平，體現(xiàn)了高校管理工作的水平，為高校的各項工作提供檔案信息服務(wù)，從而促進高校的建設(shè)與發(fā)展.高校檔案管理工作的重要性不言而喻，它真實記錄著學(xué)校各個時期的辦學(xué)特色與教學(xué)風(fēng)貌，創(chuàng)新高校的檔案管理工作變得越來越緊迫.

1 高校檔案管理工作存在的主要問題

當(dāng)前我國許多高校的檔案管理工作仍然存在著許多的問題，對檔案管理創(chuàng)新內(nèi)涵認(rèn)識不足，耽誤了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展.

1.1 落后的觀念，淡薄的意識

很少有人能認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，一些高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)校的主要工作是教學(xué)科研與學(xué)生管理，只要教學(xué)科研成果突出，學(xué)生順利就業(yè)，其他的就不那么重要了.檔案管理經(jīng)常被人們所遺忘，檔案工作就是高校最冷門的工作，很多人不愿去做檔案管理工作，以致高校的檔案管理者都是一些年老的工作人員，對于繁雜的檔案管理工作經(jīng)常有心無力.高校對檔案管理工作經(jīng)費投入不足，一些新的檔案設(shè)備沒有及時更新，高校的信息化檔案項目發(fā)展緩慢，檔案管理工作的發(fā)展跟不上學(xué)校的建設(shè)[1].檔案管理工作人員思想也較落后，認(rèn)為只要把檔案整理好，保存完整就可以了，沒有利用檔案資源服務(wù)學(xué)校建設(shè)的意識.在現(xiàn)代社會下，檔案管理人員的思想跟不上時代的發(fā)展，就會嚴(yán)重阻礙檔案建設(shè)的發(fā)展，最終影響到學(xué)校的發(fā)展.

1.2 落后的管理體制，繁瑣的管理方法

目前各大高校的檔案管理體制僵化，缺乏活力，一點創(chuàng)新氛圍都沒有.對于檔案管理工作的機構(gòu)設(shè)置過于簡單，管理人員工資待遇不高，缺乏獎勵，沒有引進專門人才進行管理，整個檔案管理部門死氣沉沉.檔案管理人員即使工作做得再好，也未必能增加薪酬福利、晉升職務(wù)，這就導(dǎo)致了從事檔案管理工作的人員工作缺乏積極性，檔案管理工作停滯不前.傳統(tǒng)的檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列繁瑣的工作，工作量大，任務(wù)重，工作手段落后，檔案管理人員未能及時整理出相應(yīng)的檔案資料[1].雖然一些高校也進行了檔案管理的信息化，但建設(shè)程度低，僅僅是利用電腦進行簡單的信息檢索，離真正的信息化檔案還有很大的距離.高校投入的檔案建設(shè)經(jīng)費不足，管理人員只能利用落后的檔案管理設(shè)備，艱難的整理和保存學(xué)校眾多的資料檔案，有時候光收集資料一項工作就要耗費管理人員大部分的時間，管理人員叫苦連天.沒有科學(xué)的檔案管理方法，先進的技術(shù)設(shè)備，要想完成高校的信息化檔案建設(shè)，幾乎不可能.檔案建設(shè)的滯后，導(dǎo)致檔案利用低效，信息涵蓋不全，最終阻礙了高校的發(fā)展建設(shè).

2 管理人才匱乏，檔案開放力度不夠

檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，要求管理人員必須掌握相關(guān)技術(shù)知識，專業(yè)性很強，一般的人員沒有一定的檔案知識，根本無法開展檔案管理工作.檔案管理還是一項十分枯燥的工作，常常得獨自在成山的檔案資料里翻閱查詢，單調(diào)而乏味，管理人員除了要具備專業(yè)的技能，還要有沉穩(wěn)的性格，良好的思想道德素養(yǎng).在目前的檔案管理人員中，出現(xiàn)了年齡老化、專業(yè)水平不高、職稱較低的問題，整個檔案管理部門機構(gòu)設(shè)置與人員配置不合理，造成了檔案管理工作人員服務(wù)質(zhì)量不高、工作效率低下的問題，不能完全發(fā)揮出檔案資源的作用.

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，人們對高端神秘的檔案資源的需求越來越大，檔案資源的價值日益突出.然而，由于檔案管理部門封閉保守的思想觀念，市場意識不強，對檔案資源的內(nèi)容、成分及查詢檔案的方法宣傳報道較少，加上檔案管理人員“保密保險，利用危險”的陳舊觀念還未根除，把檔案資源利用與保密檔案對立起來，從根本上限制了檔案資源的利用和檔案事業(yè)的發(fā)展[2].

3 高校檔案管理創(chuàng)新內(nèi)涵與作用分析

高校檔案管理的創(chuàng)新，不僅關(guān)乎高校檔案事業(yè)的發(fā)展，對高校的建設(shè)也具有巨大的影響，深刻理解檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵，認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的作用，才能更好的發(fā)揮檔案管理的巨大作用.

3.1 高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵

高校檔案管理的創(chuàng)新包括管理理念、管理形式、管理內(nèi)容的創(chuàng)新，通過轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念、建立服務(wù)型檔案管理部門、豐富檔案的內(nèi)容，達到檔案管理創(chuàng)新的目的.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，把以前單純的保管檔案的思想觀念，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)學(xué)校與師生，充分利用檔案資源為學(xué)校的建設(shè)、師生的全面發(fā)展做出貢獻.建立服務(wù)型的檔案管理部門，主動為學(xué)校的建設(shè)，師生的全面發(fā)展貢獻自己的力量.衡量檔案管理水平的指標(biāo)，不再僅僅局限于場所面積的大小、設(shè)備配套的新舊和館藏容量的多少，而在于著重考察檔案資源的利用價值的發(fā)揮，檔案服務(wù)工作開展的情況，特別是重點查看檔案開發(fā)利用和檔案服務(wù)的實際效果[3].不斷豐富高校的檔案內(nèi)容資源，開發(fā)出更多規(guī)范的檔案副本，以便廣大師生加以利用.

3.2 檔案管理創(chuàng)新對高校的作用

檔案管理創(chuàng)新，優(yōu)化了高校的檔案管理工作，使用科學(xué)的管理方法與先進的技術(shù)，促進了高校檔案管理工作的發(fā)展.高校檔案管理創(chuàng)新工作不僅能促進學(xué)生各項素質(zhì)的提高，還可提高教師的教學(xué)水平.通過檔案展示學(xué)校的辦學(xué)特色，展開對學(xué)生的愛校教育；開發(fā)和利用本校的先進事跡，開展理想信念教育；開發(fā)學(xué)生學(xué)籍與綜合測評資源，展開學(xué)風(fēng)教育和法紀(jì)教育.通過形式多樣的教育，全面提高學(xué)生的素質(zhì)，為社會培養(yǎng)合格的人才做出重大貢獻.通過建立名師檔案，促使教師不斷提高教學(xué)水平；宣傳學(xué)校最新的科研成果，促使科研隊伍努力開展科研工作.通過創(chuàng)新高校檔案管理工作，高校的教學(xué)科研環(huán)境得到了極大的優(yōu)化.

4 如何創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作

高校檔案管理工作存在許多問題，阻礙了高校檔案事業(yè)及高校建設(shè)的發(fā)展，高校檔案管理改革創(chuàng)新迫在眉睫，應(yīng)如何創(chuàng)新，確實值得我們深思.本人從高校檔案管理理念、管理形式、管理內(nèi)容等主要方面入手，提出了高校檔案管理創(chuàng)新的幾點建議.

4.1 樹立科學(xué)發(fā)展的觀念，助推檔案管理創(chuàng)新

要想推進檔案管理的創(chuàng)新工作，沒有觀念的轉(zhuǎn)變，幾乎就是不可能完成的任務(wù).思想觀念的轉(zhuǎn)變，是改進檔案管理工作的前提.檔案管理要樹立以人為本的工作理念，一切工作都應(yīng)圍繞廣大師生的全面發(fā)展，以促進教師教學(xué)水平和學(xué)生整體素質(zhì)的提高為最高目標(biāo).樹立全面發(fā)展的檔案管理工作理念，高校各職能部門及二級院系的檔案建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一到學(xué)校的檔案建設(shè)當(dāng)中，形成檔案工作的全面發(fā)展.以加強全校師生的檔案意識為目標(biāo)，全面鋪開檔案管理工作，促進檔案管理的建設(shè).樹立協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案管理工作理念.在加強學(xué)校重要教學(xué)科研工作的同時，也應(yīng)重視檔案管理工作的發(fā)展，協(xié)調(diào)各項工作的發(fā)展，以高校各項工作與檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展為目標(biāo)，加快檔案管理的建設(shè)，服務(wù)于高校各項工作的開展.

4.2 樹立服務(wù)型的檔案管理部門，提高服務(wù)水平

檔案管理部門要有服務(wù)學(xué)校建設(shè)的意識.檔案管理人員應(yīng)深刻理解“檔案利用”的思想，改變過去“保密第一，有限利用”的陳舊觀念，打破“看攤守點，等客上門”的僵局.檔案管理部門應(yīng)主動服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)，積極參與學(xué)校的重大活動，為其提供檔案信息服務(wù).

檔案管理部門要有服務(wù)校園文化建設(shè)的意識.充分發(fā)揮檔案館豐富的文化資源的優(yōu)勢，為豐富校園文化、促進校園文化建設(shè)的發(fā)展貢獻自己的力量.積極搜集整理有關(guān)學(xué)校歷史的資料，開展校園文化專題展，不斷提高學(xué)校的文化底蘊與學(xué)生的集體榮譽感.開創(chuàng)名師檔案，開展優(yōu)秀學(xué)生先進事跡宣傳活動，不斷優(yōu)化學(xué)校的教學(xué)科研工作環(huán)境.

檔案管理部門應(yīng)有服務(wù)學(xué)生就業(yè)的意識.高校檔案的重要內(nèi)容之一為學(xué)生檔案，學(xué)生檔案數(shù)量巨大，內(nèi)容眾多，對學(xué)生就業(yè)具有重要的影響.高校的檔案管理部門應(yīng)積極、規(guī)范地開發(fā)學(xué)生的檔案副本，如學(xué)生的心理健康檔案、學(xué)生社會實踐檔案、學(xué)生誠信檔案等等.通過豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，不斷促進學(xué)生的全面發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，構(gòu)建學(xué)生與社會相連的橋梁，為社會培養(yǎng)合格的現(xiàn)代人才，為學(xué)生的順利就業(yè)提供幫助.

4.3 引入專門人才，建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)

高校檔案管理的工作者，必須具備全面的專業(yè)知識與良好的職業(yè)素養(yǎng)，這對如今各大高校的檔案管理部門是個很大的壓力.專業(yè)的人才光靠內(nèi)部發(fā)掘是遠遠不夠的，檔案管理部門必須由外部引入專門的人才，全面負(fù)責(zé)其檔案管理的工作.檔案管理部門如今最缺的就是既懂最新的信息技術(shù)，又具備傳統(tǒng)檔案管理技能的人才，高校必須投入更多經(jīng)費，以引進大量的專門人才.建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)必須具備先進的信息技術(shù)設(shè)備，高校應(yīng)及時更新檔案管理設(shè)備，保障信息化檔案建設(shè)的順利進行.對高校的各類檔案科學(xué)合理分類，主要分為教學(xué)檔案、黨政管理檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、財會檔案、人力資源檔案、學(xué)生檔案等幾大類[4].規(guī)范管理學(xué)校的各類檔案，對各學(xué)院，各職能部門的檔案統(tǒng)一用相同的檔案管理方法進行管理.不斷加強高校信息化檔案的安全級別，建立長效機制，保障檔案不被泄露、竊取.

高校檔案管理的創(chuàng)新工作十分重要，對于全校師生的發(fā)展都具有重大的影響.深刻理解檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵，利用科學(xué)的方法及先進的技術(shù)管理高校檔案，促進高校檔案管理的發(fā)展，使其為了學(xué)校的建設(shè)及師生的發(fā)展發(fā)揮巨大的作用.

〔1〕武鋒.淺議當(dāng)前高校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].教育與職業(yè)，2012（05）：38-39.

〔2〕楊婷.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J].中國信息化，2012（14）：97-98.

〔3〕劉紅立.高等院校檔案管理工作內(nèi)涵創(chuàng)新探究[J].廣東科技，2014（14）：12-13.

〔4〕郭章芬.淺論高校檔案管理信息化建設(shè)[J].新西部（理論版）,2013（17）：116-117.