新背景下高校檔案規范整理思考

楊艷紅

（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）

高校檔案的整理工作不僅是一項公益性的信息服務工作，更是為了實現其真正的社會價值，檔案的社會價值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規范化的動力[2].在網絡信息化的時代背景下，高校的教育工作也進入了一個新的發展階段，檔案管理也要主動適應新背景下的發展要求，提高檔案管理的規范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進行.

1 高校檔案規范整理概述

檔案是指機關、組織或者個人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負責，并直接對檔案信息進行管理和提供參考服務，是國家檔案管理的重要組成部分[3].

高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學等信息進行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項工作提供可靠的參考和服務，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價值.現代化信息技術的發展推動了教育體制改革不斷向前發展，網絡信息技術成為高校運行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規范化的方向發展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.

高校的檔案整理工作要迎合社會的發展趨勢，與網絡信息技術融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網絡管理的應用使新背景下的高校檔案整理工作發生了質的變化，但是由于規范化管理的程度不高，在實際的檔案管理工作中還存在一些問題.

2 當前階段高校檔案整理工作中存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

高校師生信息資源的現代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進行形式上的創新，更要注重對實質內容的改變[4].有些學校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進步的重要意義，認為檔案整理工作只是一項沒有實質要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養成良好的使用檔案的習慣.有些學校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務優化目標，一些檔案管理工作人員文化素質不高，導致檔案整理工作的創新力度不夠，跟不上時代的發展腳步.

2.2 工作效率低下

檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質檔案的校對和整理都需要耗費大量的人力和物力，導致整理過程中容易出現遺漏和錯誤，工作效率不高.一些學校認為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導致整理工作出現錯誤的頻率增加，整理效率不高.

2.3 現代化裝備設施條件差

投入資金不足導致現代化的信息設備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發展.有些學校雖然配備了現代化的計算機設備來輔助檔案管理工作，但是設備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進行[5].現行的檔案管理軟件和實際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內容不全面，分類標準不明確，導致軟件系統不能很好的適應檔案管理工作.

2.4 資源無法共享

學校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實現信息之間的共享.部門之間對檔案信息進行分別統計、管理，有些檔案信息也因為部門之間缺乏溝通而被反復收集，浪費了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并帶來的新問題

近年來政府為了擴大高校規模，整合教育資源，往往將幾所學校進行合并，這也給學校的檔案整理工作增加了難度.學校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學校之間檔案整理的標準也不盡相同，導致重新統一整理的難度增加，檔案管理崗位的人事變動也導致檔案的交接困難，無法及時補錄檔案信息.

3 有關檔案管理工作規范的頒布施行

國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規則》（以下簡稱“《規則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進行詳細具體的規定，在全國范圍內全面推行文件管理的規范化、標準化和科學化，實現檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》進行整理和立卷，但是在全國范圍內施行的《規則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因為高校檔案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關的法律法規有效的開展檔案整理工作[6].

4 信息化背景下高校檔案整理網絡應用的必然趨勢

高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進行合理的保存，更是對檔案資料進行開發利用促使其創造更多的社會價值，檔案信息的社會價值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學校已經進入了一個以信息技術應用為中心的全新發展階段，在信息化以及網絡化的時代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應新的發展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運行僅僅依靠現有的人力物力還遠遠不夠，需要與網絡信息技術融合，才能促進整體效率的提高.

4.1 當前階段高校檔案整理工作網絡應用的現狀

當期階段我國高校檔案管理工作的網絡化應用與世界上許多先進的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統的手工處理方式，即使有些院校已經開發了一套檔案信息管理系統，但是系統本身存在的缺陷與使用上的不合理也導致了檔案管理系統成為一種擺設[7].檔案整理人員的網絡應用意識不高，雖然能夠利用計算機打印出規范整潔的目錄，但是檔案管理的網絡化程度仍然很低.

4.2 實際工作中應用網絡信息技術進行檔案整理的不足

有些高校的檔案管理系統只適合單機操作，數據系統設計的也較為簡單，只是簡單的實現了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發其他實質性的應用，輔助立卷的出現雖然擴充了信息技術的應用范圍，但是仍然沒有實現信息之間的共享，單機網絡環境下的檔案管理軟件已經與網絡時代的信息共享嚴重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.

高校檔案類型不只是包括紙質的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術的復雜性限制了其在信息管理中的廣泛應用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個統一的數據庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.

5 提高高校檔案規范化整理水平的具體措施

5.1 實現檔案信息的數字化管理

檔案信息的數字化管理是提高檔案規范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復雜性與精確性使傳統的人工管理方式無法適應大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統的思維模式，采用更加科學的方法實現檔案信息的數字化管理.檔案信息的數字化管理與技術的實現是一項非常龐大的系統工程，不僅需要大量的技術資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經濟效益的檔案信息進行數字化處理，對那些基本沒有利用價值的檔案進行暫時保存，提高檔案信息數字化管理的效率[8].

5.2 高校檔案管理模式的優化

當前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進行統一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優點，具體表現在可以精簡機構和管理人員，實現各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據本身的檔案整理現狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實現信息資源的互補和共享，才能實現各類檔案信息的保管和有效利用.

6 結語

當前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據自身的工作實際，逐漸適應新背景下的網絡應用發展趨勢，結合國家檔案局和教育部頒布的有關規定，采取更加合理、科學的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費，保證自身的檔案整理水平向著科學化、規范化的方向發展.

〔1〕周美蘭.新背景下高校檔案規范整理思考[J].檔案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭懷珍.“大檔案”管理體制下高校檔案資源整合途徑研究[J].蘭臺世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設[J].改革與開放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校檔案館的功能定位與發展趨勢[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2011（02）:40-41.

〔5〕龐莉,趙豪邁.電子文件背景下高校檔案集中管理模式初探[J].蘭臺世界,2011（06）:15-16.

〔6〕翁東東,畢堯翔.基于云計算的高校檔案管理系統研究[J].電子世界,2014（13）:22+24.

〔7〕曹興華.對信息化背景下高校檔案館信息服務工作的思考[J].秘書之友,2012（05）:41-43.

〔8〕邸家琴.集成化信息服務——高校檔案館信息服務新方式[J].蘭臺世界,2012（32）:10-11.