基于數字狀態下的圖書館管理思考

□朱 莉

?

基于數字狀態下的圖書館管理思考

□朱 莉

數字化環境為讀者提供了快捷獲取文獻資料的平臺，也對圖書館服務提出了更高要求。本文通過圖書館資源購置經費、讀者利用圖書館資源、圖書館人員結構等一系列具體數字分析，提出了數字圖書館全面管理思路，希望對圖書館事業有所促進。

數字化；圖書館；管理

隨著時代的發展，社會的進步，特別是文化強國理念的提出，大學圖書館的作用和地位顯得越來越舉足輕重，大學圖書館的功能由傳統的藏轉向了用，由面向校內師生服務轉向社會開放服務，由單純的提供信息轉向深加工跟蹤嵌入服務，由手工作業轉向現代化智能自助，隊伍建設逐步走向高學歷專業化，館藏結構文獻載體也發生了實質性變化，大學圖書館起到了文化收集、傳播、開發、利用等不可替代的作用。面對數字化狀態下的圖書館，如何最大限度地發揮資源優勢，做好全方位管理工作，應從數字分析中找答案。

一、數據分析

(一)從圖書館文獻購置經費看館藏走勢

圖書館文獻購置經費決定圖書館的館藏總量和結構。在有限經費條件下，如何構建合理、高效的不同載體的文獻館藏，是數字化時代圖書館普遍面臨的難題，也是值得從管理學和經濟學兩方面審視、分析和研究的問題。

2012-2014年，從山東省七所重點高校圖書館文獻購置經費情況看，基本呈現穩中有升的發展趨勢(如圖1所示)，2014年經費達到800萬元的有A、D、E三所高校。

由表1可以看出，對于紙質資源購置經費，各校呈現多樣化的發展態勢。除A校和B校歷年波動較大外，其他5所高校則保持相對穩定。對于電子資源購置經費，除A校波動較大外，其他六所高校均呈逐年遞升的發展趨勢。從各校圖書館經費電子文獻與紙質文獻分配比例來看，各有不同。

其中A、B、C三校的紙質資源經費高于電子資源，其他四所高校的電子資源經費高于紙質資源。對于每一所高校來說，其紙質資源與電子資源分別占總經費的比例差距增加，這與國外高校的資源經費比例發展情況相似。[1]但從七所高校的平均經費比例來看，電子資源與紙質資源處于一種平衡狀態，各占約50%的比例。

圖1 2012-2014年省內重點高校資源購置經費比較

表1 2012-2014年省內各校圖書館經費分配情況

總之，各校文獻資源購置經費多呈逐年遞增態勢，各校紙質經費多數基本保持穩定，而電子資源經費卻持續走高，各館的百分比數據差距較大。由此可以看出，各校越來越重視電子資源建設，電子資源已成為圖書館資源建設的重點，而紙質資源的基礎地位卻有所動搖。紙質資源與電子資源經費占比的科學性，是各校圖書館需要在實踐中深入探討和研究的問題。

(二)從資源利用看館藏布局的合理性

信息時代的數字化環境挑戰了傳統圖書館以藏為主的功能，為此，圖書館館藏布局應根據資源利用情況進行調整，達到以較小投入，獲取較大效益的目的。我校2010-2013年的紙質圖書的借閱情況如表2所示。每年圖書的借閱種數維持在7萬左右，只占館藏種數的三分之一左右。從每一大類圖書的借閱來看，借閱種數超過館藏種數一半的只有B大類，其他的借閱種數均不足館藏量的一半。對于農業院校的主要大類S大類來說，近幾年的借閱率呈下降趨勢，2014年館藏量為20509種，但借閱量卻僅為3571種，借閱率為17%。這些數據表明紙質資源的布局缺乏合理性。

從電子資源全文下載量來看，幾個主要的中文數據庫全文下載量逐年遞減，單篇下載成本逐年遞增(如表3所示)。2011年全文下載量為2931543篇，單篇下載成本為0.18元，至2013年，全文下載量則降為1665315篇，相比2011年減少了1266228篇，單篇下載成本則增至0.44元，相比2011年增加了0.25元。幾個主要的外文數據庫的年全文下載量如表4所示，2011年的總全文下載量為450676篇，2012年降至359667篇，2013年又升至395248篇，波動較大。單篇下載成本如表4所示，2013年達到了5.57元，是中文數據庫的12倍之多。從單個數據庫來看，除Springer和PNAS單篇下載成本不足0.50元外，其他均超過2元，而Proquest達到了16.56元。

表2 2010-2013年山東農業大學圖書館22大類圖書借閱情況

注：2012年因實施RFID項目，中心館閉館半年，故數據受到影響。

表3 2011-2013年主要中文數據庫全文下載情況

表4 2011-2013年主要外文數據庫全文下載情況

自2010年開始，我校的原文傳遞和代查代檢服務有了快速發展(如表5所示)。代查代檢量由2010年的108人次262篇增至2011年的186人次555篇，2013年是211人次507篇。原文傳遞量由2010年的182人次299篇增至2011年的409人次925篇，之后一直維持在400余人次900篇左右的水平。原文傳遞作為館藏資源不足的有利補充，正在發揮著越來越重要的作用。

總之，讀者對電子資源的利用遠遠超過紙質資源，電子文獻資源已經成為讀者獲取文獻的首選途徑，但資源利用的總體情況不樂觀，說明讀者對圖書館服務的熟悉和利用程度還有待提高，館藏結構還不甚合理，圖書館主動服務力度還有待加強。

表5 2010-2013年原文傳遞量和代查代檢量

(三)從讀者借閱率看服務的趨勢

數字環境下的圖書館，已從藏書樓變成了信息集散地，讀者利用圖書館的手段，也從到館接受服務，變為享有網絡服務和跟蹤服務。

我校圖書借閱讀者群體情況如表6所示。2010-2013年，除教職工年借閱冊數稍有增加外，研究生和本專科生均呈明顯的下降趨勢，借閱總量也呈下降趨勢。雖然在校學生人數逐年增加，但人均年借閱冊數卻呈明顯的下降趨勢。研究生2010年的人均借閱冊數為9.1冊，2013年為5.9冊，相比2010年減少了3.2冊；本專科生2010年的人均借閱冊數為13.5冊，2013年為10.4冊，相比2010年減少了3.1冊。

這些數據表明，讀者到館借閱館藏資源處于一個較低的水平。經過調研，平時約80%的讀者到圖書館，主要是尋找一個舒適的學習環境自習。因此要改變思路，變藏為用，從讀者到館服務變為網絡服務。

表6 在校師生年借閱冊數分布

注：2012年因實施RFID項目，中心館閉館半年，故數據受到影響。

(四) 從圖書館多媒體電子閱覽室利用觀其存留

多媒體電子閱覽室是為了滿足讀者對電子資源和網絡的需求而建設和發展起來的，2000年以來發揮了重要作用。我校在三個校區分別建立了電子閱覽室，其中南北兩個校區均達到容納300余臺電腦的規模。隨著電腦、手機和網絡的日益普及，電子閱覽室的地位受到嚴重影響和沖擊。2010-2013年，我校電子閱覽室的年上機人次和上機時數呈明顯的大幅度下降趨勢(如圖2所示)。起初排隊等候上機的情況不復存在，代之以大批電腦等待讀者上機。

這種情況下，是繼續保持電閱的運行還是進行適度調整，以實現資源的最佳利用，是值得探討的問題。我校今年上半年統籌考慮信息學院的機房和學生目前擁有手提電腦和手機的現實情況，去掉了圖書館電子閱覽室一部分區域的電腦，改為自習區，既減少了資源浪費，又為讀者提供了學習空間，受到了讀者歡迎。

圖2 2010-2013年全館電子閱覽室讀者上機量情況

(五)從圖書館人員結構看其隊伍建設合理性

各校圖書館職工崗位構成如表7所示。除E校和F校專業技術人員占圖書館總人數高達90%以上外，其他各校保持在80%至90%之間。對于專業技術的各級崗位，各校差異較大。研究館員，C校和G校崗位內占比只有1.5%左右，而A校則為8.33%，明顯高于其他各校。副研究館員，崗位內占比高的是E校和A校，分別為41.76%和32.14%，最低的為F校，只有18.6%。館員的崗位內占比，各校差異不大。助理館員，除G校崗位內占比為20.59%外，其他各校均低于10%。合理的職工崗位的設置具有一定的激勵機制，可以激勵職工工作能動性的發揮，從而促進圖書館整體服務功能的提升。

表7 省內各校圖書館職工崗位構成分布

注：教授不占崗位。崗位內占比是指占專業技術崗位(研究館員、副研究館員、館員、助理館員)總人數的比例。總人數占比是指該崗位數占圖書館所有職工人數的比例。

二、目前高校圖書館存在的問題

(一)館藏科學性期待研究，傳統藏的概念仍根深蒂固

信息時代，數字化閱讀逐漸成為大學生主流閱讀方式，大學生普遍進行數字化閱讀的時間是30-60分鐘，閱讀時間30-120分鐘的人群比例也在逐年上升[2]，這必然引起館藏結構的變化。為此，適應大學生閱讀習慣的電子資源如超星移動圖書館就受到讀者的歡迎。圖書館已經重視調整館藏結構，提高電子資源經費比例，適度減少紙質文獻的購買。由于人們思想上大而全，小而全的主觀因素和層級評估指標體系以人均多少冊為衡量標準的客觀導向原因，圖書館文獻資源建設傳統藏的概念仍根深蒂固。如何協調紙質資源和電子資源的經費比例，對于每一種資源的構成與調整達到什么標準，才能更具有科學性，是圖書館面臨的一個重大研究課題。

(二)導讀工作仍很薄弱

館藏資源載體和結構的變化，電子資源數量的急劇增加，紙質資源的智能自助服務等，讓讀者越來越難以全面了解館藏資源的情況。最近結合校園數據庫宣傳，記者隨機采訪了一些同學，約有60%的同學對圖書館數字資源不是很了解，約20%的同學表示還沒有利用過圖書館的電子資源。80%的學生進圖書館是在上自習。近年來，讀者的紙質資源借閱量和電子資源的全文下載量沒有實質性增加，原文傳遞與代查代檢服務的相對穩定，反映了圖書館導讀工作的薄弱。這就迫切需要圖書館開展全方位的導讀咨詢工作，幫助讀者了解并用好圖書館的資源與服務。

(三)服務單一化仍普遍存在

圖書館館藏結構的變化，尤其是電子資源的迅速發展，使得讀者需求發生了多元化變化。而且，圖書館各部門的工作和服務相互交叉、滲透、合作性增強。如流通部門，工作人員不僅是管理員，更重要的是咨詢員；情報咨詢部門工作人員，不僅承擔讀者教育、資源宣傳、原文傳遞、代查代檢等工作，更重要的是跟蹤嵌入服務；采訪部門工作人員不僅是采，更多的是在采前進行訪，把書評傳遞給讀者，有針對性地聽取意見，意向性的采購。圖書館服務是一個系統工程，如果僅站在小部門的角度來工作，顯然已不能滿足讀者需求。目前圖書館各部門工作分工明確，服務單一，整合不夠，嚴重制約著圖書館發展。

(四)隊伍建設仍需加強

圖書館資源與服務的變化，使得圖書館工作如讀者教育、原文傳遞、代查代檢、科技查新、學科館員和參考咨詢等，需要更多高學歷人員來擔當。近年來，各館開始重視研究生以上學歷人員的引進，這為圖書館業務的開展和提升發揮了重要作用。但目前來看，專業結構、年齡結構、專業技術職務結構均不同程度存在不科學的情況，應逐步加以解決。

三、幾點建議

(一)科學布局館藏資源

館藏資源的科學布局可以提高資源利用率和經費使用效率。為此，要轉變思想觀念，從重藏到重用，從被動到主動，重視資源科學布局，做好以下幾項工作：

(1)建立館藏資源科學評價標準體系。層級管理決策層在制定政策時要把衡量圖書館辦館水平指標，由人均多少冊改為閱讀率、借閱率和利用率，從政策導向上由藏導向用。

(2)暢通與師生的溝通渠道。圖書館要做好調研，建立讀者薦購資源的途徑和制度，走訪學科帶頭人等途徑，摸清讀者需求，做到采購具有針對性。

(3)完善資源共享體系。重點院校要有姿態和胸襟，站在一定高度牽頭建立聯盟組織，共享平臺。各高校對利用率低且價格高的文獻，采取共建共享的辦法，盡可能滿足讀者需求，提高經費使用效率和資源利用率。

(4)做好資源利用的數據統計與分析，調整資源結構。對于數字資源與紙質資源采購的比例關系，既要跟上數字時代發展的步伐，還要考慮人們的傳統閱讀習慣，分類服務。使館藏真正在一定的飽和狀態下“零”增長，通過停定或提出利用率低的資源的辦法，保持一定紙張載體數量的相對穩定，同時不斷擴大電子文獻比例。

(二)多措并舉，提高館員素質

數字化狀態下的圖書館，要求館員必須具備博學多才的知識結構，多種語言的外語水平，濃厚的服務意識，主動的創新精神，才能真正為教學科研提供優質服務。這就要求圖書館多措并舉，提高館員素質。

(1)逐步優化隊伍結構，培養館員愛崗、樂業、志業的服務理念，增強館員的責任意識、奉獻意識和創新意識。

(2)通過內外培訓、學術交流、互相幫助、自學成才等多種渠道鼓勵館員提高自己的業務水平，使其知識結構跟上時代的發展步伐。

(3)樹立濃厚的服務意識，把圖書館真正做成育人的第二課堂。用心研究不同群體的需求，做好服務換位思考，細化導讀服務工作，樹立資源利用率目標，逐步實現人人了解圖書館，利用好圖書館。

(4)強化團隊協作精神。工作既有分工又要密切合作，工作人員之間、部門之間要多交流多溝通，形成合力。倡導服務一站式，不推諉不扯皮，首問負責，為讀者提供流暢、優質的服務。把圖書館逐步打造成一支業務精湛，思想過硬，素質高雅，服務優良，深受讀者歡迎的管理隊伍。

(三)重視資源利用的導引工作

圖書館作為資源的采購者，并不是資源的終端用戶，而讀者才是資源的終端用戶。資源只有被讀者有效利用，才能實現其價值。因此，如何把購買的資源推介給讀者利用，是至關重要的。目前，普遍存在著讀者不了解圖書館資源的情況，造成了學校資源和經費的極大浪費，這反映了圖書館在此方面工作的薄弱。因此，圖書館有必要借鑒企業產品營銷策略，加大資源的推介力度，做好咨詢和導讀工作，建立科學的工作評價機制與獎懲辦法，并把資源利用率情況與館員的晉升掛鉤，調動其積極性，促進資源的有效利用。

(1)深化讀者教育培訓工作。把文獻檢索課納入學校的必修課，開設專題輔導和講座，讓每一位同學系統了解圖書館資源以及文獻檢索的基礎知識，掌握文獻檢索的基本技能。

(2)搭建信息咨詢平臺。充分利用QQ、微信、微博、Email等現代的通訊設施和平臺，及時發布圖書館資源和使用的相關信息，并挖掘和了解讀者的需求，加強與讀者的互動與溝通。

(3)跟蹤重點讀者，做好嵌入式服務。把文獻檢索課嵌入到老師的課程模塊或科學研究中，有針對性講解專業資料的檢索，從而激發讀者興趣和需求。

把讀者教育嵌入到學生學習和管理中，使之貼近學生實際生活，增加吸引力，增加參入度。把信息服務嵌入到學校管理中，為管理者提供一些國內外可以借鑒的先進經驗資料，為其制訂學校發展目標和決策提供提供資料支撐。

(4)做好分類指導。根據教師、管理者、學生三大不同類型的群體特點，有針對性地設計服務菜單。

(四)注重數據分析和利用

目前圖書館管理工作中，往往是對一年的運行數據，只在年底工作總結中運用一次就結束了。也就是說，數據只為了總結成績，沒用于繼續管理。要重視數據分析利用的常態化和連續性，透過數據看到管理中的存在的問題和不足，從而發現規律，使管理走向科學化。

總之，數字化狀態下的圖書館，給館員和讀者都提出了挑戰，這就要求圖書館必須站在戰略角度去思考全面管理問題，通過科學管理達到優化資源和最大效率利用資源的目的。

[致謝]本文數據由山東農業大學圖書館于軍生、崔云和葉林提供，在此表示感謝。

[1]程麗,葉鷹.電子資源與紙質資源的經費對比:美國和加拿大圖書館實例[J]. 中國圖書館學報,2009，(5):69-71.

[2]陳丹,楊萌,李蒲. 大學生數字化閱讀現狀及特征分析[J]. 科技與出版,2013，(1):69-74.

2015-03-03

山東農業大學，山東 泰安，271018

朱 莉(1962- )，女，山東農業大學副校長，研究館員，主要研究領域：高等教育管理，圖書館管理。

G251

A

1008-8091(2015)01-0087-06