分析我國企業檔案管理的困惑

劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

分析我國企業檔案管理的困惑

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在市場經濟不斷快速發展的今天，檔案管理對企業的發展越來越重要。通過對一些企業進行調研后發現，很多企業中主管檔案工作的領導基本都能列出由檔案管理給企業帶來經濟利益的事例，但是通過跟多位企業領導進行交流后也不難發現，他們中的多數人都或多或少的會表露出對企業檔案管理現狀的不滿意。這主要是由于相對于企業的整體發展來講，企業檔案管理的整體發展速度仍然處于一種比較落后的狀態，并且與企業的現代化信息建設相對比，檔案部門的信息化建設也相對落后。

關鍵詞:企業;檔案管理;困惑;信息化

1　企業檔案工作的現狀

就現階段我國企業的檔案工作者的工作情況來講，他們大多都對現階段自身的工作現狀有所不滿。并且絕大多數的員工都有這樣的想法:檔案工作屬于是一種領導在開會或是調研時一再強調的重要工作，但是在落實的時候卻又顯得沒有那么重要，一旦檔案工作與其他工作發生沖突等，檔案工作隨時可以停下來為其他工作讓路的一種非常矛盾的處境。檔案工作有著責任大、事物多以及勞動強度大等特點，并不是像大多數人所認為的那樣，檔案工作僅僅處于一種可有可無，工作清閑的狀態。同時與其余企業的主干部門相比較，檔案部門的員工薪資待遇也相對較低。當企業進行改制或是進行優化的過程中，檔案部門往往是第一個被“推上前線”的部門。在我國企業現代化、信息化進程不斷快速推進的今天，仍然有很多的企業將如何解決企業的電子文件的管理問題推給各級檔案管理部門，在這種情況下就使得檔案管理部門的壓力越來越大。并且讓檔案管理部門更加感到無助的是，在我國逐漸由計劃經濟像市場經濟所轉型的過程中，那些政府機構對企業的管理辦法也出現了改變，其中最為突出的變化就是作為政府機構來講，不能再像原來一樣對各類企業進行直接的管理(也就是政府對企業進行微觀管理)，而現在政府對企業的管理則主要體現在間接的管理(也就是政府對企業的宏觀管理)，并且政府對企業的管理更加傾向于對企業的監督、指導以及服務。

就現階段的情況來講，我國企業的檔案管理工作正面臨著改革的情況，那些原本我們所熟知的一些環境以及工作方式，正在發生改變，但是我們的工作思想卻沒有提高。

2　企業檔案管理遇到的問題

(1)對與我國現在的企業檔案管理狀況來講，想要真正的弄清楚企業管理所面臨的一些問題并不是簡單的事情。通過多次的調查研究后我們發現，在對企業檔案管理問題進行研究的過程中經常是進入了就事論事的一種死循環，并沒有靜下新來想一想，作為企業來講為什么需要將在企業運營過程中所形成的一些檔案材料進行管理?企業對檔案進行管理這是為了應對政府以及社會的檢查還是企業自身發展的需要等諸多問題。

(2)世界上最早進行企業檔案管理的國家是德國，在上世紀初期德國一家名為克努伯的公司首先成立了檔案管理機構。并且在兩年以后，德國著名的西門子公司也成立了檔案管理機構。同時，在隨后的一段時期內，德國還出現了在某一區域范圍內的檔案管理機構，這以機構的主要工作職責就是負責對該區域內的所有公司的檔案進行統一的收集。通過這些我們看出，在上世紀初期出現的企業檔案管理機構，并非是一個偶然的事件，準確的講應該是全球經濟發展到一定程度的情況下所出現的一種新生事物。

(3)從企業競爭的方面來看待這一問題，為了盡可能多的利潤，經常會出現國內的一些壟斷機構之間出現競爭、在國際中各國家之間的壟斷組織出現競爭，并且這種競爭顯現出愈發嚴重的態勢。這種情況的出現使得一些大型的壟斷企業就務必要對本公司在發展過程中所出現的一些檔案資料進行完善的管理，從而使其可以更好的為企業服務。同時對于企業的在生產、銷售方面的一些秘密，其檔案資料必須要嚴格保密，不能外泄。這就要求一些壟斷企業必須要構建檔案管理部門，對企業內部的一些檔案文件進行良好的保存。

3　企業檔案管理

(1)從企業檔案管理的實質上來講，企業檔案管理的重要性完全等同于企業檔案的重要性，同是也正式由于這種重要性決定了企業管理的本質。

(2)相比于其他的一些組織機構，企業的最大特點就是以追求經濟效益為主要目標。也可以對企業進行這樣的定義，企業是一個依法設立的以取得經濟效益為主要目的，進行生產以及經營活動的一個具有獨立核算能力的經濟組織。對于一個企業來講，其全部的管理活動都是為了一個共同的目標活動的，那就是企業獲取的利潤。所以，對于企業檔案管理來講，其發展與優化都必須是以企業自身的發展與需要為主要動力的。如果企業的檔案管理工作可以為企業的發展提供強有力的保障，那么企業檔案管理就會得到發展。作為企業檔案管理來講，與公共檔案管理或者是一些專業的檔案館相比較還是存在一定的不同，作為企業的檔案管理機構來講，除了要擁有基本的對歷史進行保存的功能，還應該具有對整個企業發展提供保障以及前進動力的作用。這就要求企業在進行檔案館構建的時候，需要將這些內在的因素充分的考慮進去。

(3)每個企業在檔案管理方面的方式都是不一樣的，企業的類型不同、企業的管理模式不同、企業的行業不同、企業的規模不同、企業所處的地理位置不一樣，這些都會給企業的檔案管理工作帶來一定的影響。

由于長期受計劃經濟的制約和影響，我國企業檔案管理模式存在著大一統的現象，我們經常會看到這樣的現象，不管是工業企業、商業企業或者金融企業，其檔案管理模式和形式幾乎是千篇一律。看不出太大的差別。這種情況在西方發達國家企業檔案管理中是少見的，西方許多企業往往會根據本企業的特點來確立企業檔案管理模式和機構設置。

(4)企業檔案及其管理工作是提升企業核心競爭力的重要保障，是企業核心知識的“保護神”企業檔案是企業生產，經營活動的真實的歷史記錄，不僅記錄了企業發展的歷史，而且記載了企業所形成和積累的知識。是企業重要的知識資源，企業檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。在知識經濟時代$知識成為社會生產最核心的要素和資源。一個國家或企業是否掌握最先進的科學技術和擁有大量的知識產權，將直接關系到國家和企業的生存能力和持久的競爭力。

參考文獻:

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［3］王彥芬，劉亞峰.與時俱進，延伸服務，開創民營企業檔案工作新局面［J］.檔案天地，2005，(5) .

收稿日期:2014－12－13

中圖分類號:U492

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)05－0188－01