Excel動態(tài)數(shù)據(jù)處理在財會中的應用

方頌東

Excel動態(tài)數(shù)據(jù)處理在財會中的應用

方頌東

Point

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展以及工作效率的提高，現(xiàn)代的財務人員不能像原來一樣，只掌握專業(yè)的財務知識，除此之外還要掌握一定的計算機知識，其中Excel憑借多種多樣的表達方式，日益成為財務人員的得力助手。本文詳細講述了Excel動態(tài)數(shù)據(jù)處理在財會中的應用問題，為了加強Excel在財務應用中的科學性，提高財務人員的工作效率，提出相應對策，以期更好的完成財務目標。

Excel電子表格不僅能夠滿足財務人員對企業(yè)經(jīng)營管理的需求，也能夠滿足現(xiàn)如今多變的經(jīng)濟環(huán)境。Excel電子表格功能強大，可以建立各種分析模型，也可以準確高效的從事財務管理工作。雖然Excel電子表格功能是強大的，但是目前使用的情況并不是極度樂觀，由于財務人員的日常工作大多比較繁忙，加之計算機軟件應用技術(shù)有限，使得Excel在財務工作中運用并不是十分規(guī)范，沒有發(fā)揮出Excel應有的強大功能。

一、Excel電子表格在財務問題上的處理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟活動的進行，對于不斷變化的數(shù)據(jù)，許多財務人員只會像切片一樣用Excel對靜態(tài)數(shù)據(jù)進行處理，但排序之后，不論是篩選、排序還是分類匯總，以及圖標的運用，都是用同樣的處理方法，因為不會用動態(tài)的連續(xù)數(shù)據(jù)，這樣不光工作效率低下，而且會大大加強工作強度，削弱了財務信息的有效性和實效性，降低了財務信息價值。

1、不能熟練掌握工作表的分類認識

Excel電子表格中的數(shù)據(jù)要依靠工作表來實現(xiàn)，它是數(shù)據(jù)的基本載體和處理平臺，而且不同功能的工作表在工作簿中是可以分區(qū)的，一般比較常用的手段主要進行四種劃分：一是原始數(shù)據(jù)表；二是數(shù)據(jù)分析表；三是數(shù)據(jù)源表；最后一種是結(jié)果報告表。只有進行劃分才能提高數(shù)據(jù)處理的準確性和實效性。

原始數(shù)據(jù)表不能滿足直接處理數(shù)據(jù)的要求，比如有的工作表中存在多層表頭，有的數(shù)據(jù)區(qū)域中間存在空格，還有的每列數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一，這樣就導致原始數(shù)據(jù)表不能直接進行數(shù)據(jù)處理，否則會造成信息錯誤，因此必須把原始數(shù)據(jù)表改成數(shù)據(jù)源表進行分析處理。另外，為了消除不確定因素造成的失誤，保證數(shù)據(jù)的真實有效性，需要對數(shù)據(jù)處理時，不要在原數(shù)據(jù)上進行修改，而是應該將數(shù)據(jù)拷貝到其它的數(shù)據(jù)分析表中，運用函數(shù)手段或者是分析工具進行處理，在得到正確的結(jié)果之后，在拷回原數(shù)據(jù)中，并且用合適的工作表將正確的信息呈現(xiàn)給信息使用者；最后是結(jié)果報告表，一般最后的結(jié)果報告表要對表頭進行美化，可以設置多層的表頭或者是根據(jù)需要合并單元格。

2、表格中定義的名稱應用不合理

Excel電子表格功能是很強大的，可以非常方便的進行名稱管理和設置，既可以設置靜態(tài)的名稱，也可以設置動態(tài)的名稱，比如說可以把固定的單元格區(qū)域定義為固定的靜態(tài)的名稱，也可以將大量數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表定義為動態(tài)的名稱，設置為動態(tài)的名稱有自己獨特的優(yōu)勢，比如說當數(shù)據(jù)源表中的數(shù)據(jù)變化時，動態(tài)的名稱可以自動來調(diào)節(jié)，更可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)與業(yè)務發(fā)展變化的動態(tài)同步平衡，提高處理效率以及增強實效性。但是現(xiàn)如今，很多財務人員在處理數(shù)據(jù)時，只會用單元格引用，甚至相對引用和絕對引用都不會用，更不知道使用名稱。

3、在表格中實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理目標的方法不科學

在表格中實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理目標的方法是多種多樣的，甚至為了實現(xiàn)一種目標有多種方法進行選擇，用電子表格進行數(shù)據(jù)處理時，財務人員使用最多的是排序、升序、降序、篩選、分類匯總等，但是這些功能也只會最簡單的，比如說要求升序降序時，只會按照某一列進行，對于自定義排序就無能為力了；另外篩選，很多人對于篩選只會自動篩選，而不會按照規(guī)定的篩選條件進行篩選；另外還有匯總結(jié)果，很多人不會將數(shù)據(jù)粘貼到工作表中，只會機械的進行簡單的粘貼和復制，甚至只會對非匯總的數(shù)據(jù)進行簡單刪除，這樣導致的后果是很可能數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，導致結(jié)果不正確，當然還會在無形之中加重工作量。

二、針對Excel在財會中應用問題的對策

會計能夠為現(xiàn)代管理企業(yè)提供決策方面有價值的信息，而且是企業(yè)決策的基礎(chǔ)，提高財務人員的Excel數(shù)據(jù)處理能力，是實現(xiàn)基礎(chǔ)的重要措施，針對上述文章中提到的會計人員在Excel運用中出現(xiàn)的問題，提出一系列的應對措施，以期能夠?qū)嬋藛T有所幫助。

（一）從動態(tài)數(shù)據(jù)處理入手

對于動態(tài)工作表的定義是運用到OFFSET函數(shù)，這種方法是以事先指定好的數(shù)據(jù)區(qū)域為參考條件，進行行和列的偏移，通過偏移數(shù)據(jù)指出行高和列寬，這樣做之后就可以得到新的工作表了。另外，對動態(tài)數(shù)據(jù)的處理，除了常規(guī)的函數(shù)和公式運用外，還要學會單變量求解、規(guī)劃求解、方案管理器以及模擬運算表等工具的使用，另外還要掌握自定義排序、高級篩選、數(shù)據(jù)透視表、分類匯總表以及模擬運算表的處理方法，只有掌握了這些技能才能將財務人員的Excel運用水平提高到更高的層次。

（二）設置動態(tài)的圖表

圖表可以更直觀的觀察數(shù)據(jù)，除了固定的數(shù)據(jù)生成靜態(tài)圖表以外，用自定義動態(tài)工作表后可以生成動態(tài)的圖表，這樣可以更好的分析數(shù)據(jù)，直觀、一目了然。在自定義動態(tài)工作表名稱的基礎(chǔ)上，生成數(shù)據(jù)透視表，然后在動態(tài)數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，點擊“數(shù)據(jù)”-“鏈接”-“全部刷新”命令，就可以快速生成新數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖。這樣可以將財務人員從繁雜的數(shù)據(jù)和靜態(tài)的圖表中拯救出來，更好的實現(xiàn)會計職能的轉(zhuǎn)變。

結(jié)語

總而言之，在信息化的時代，Excel技術(shù)已經(jīng)成為了財務人員的電子算盤和左膀右臂，在財務人員日常工作中的重要性日漸凸顯，提高財務人員應用Excel的水平，是增強財務人員在信息環(huán)境下高效處理數(shù)據(jù)的重要舉措。

（作者單位：婁底市高級技工學校財會教研室）

作者簡介：方頌東（1972.9-），男，漢族，湖南婁底人，本科，講師，會計師；研究方向：從1992年起長期從事會計職業(yè)教育與培訓工作。