穩步加強行政事業單位電算會計內部控制管理

戰喜中

穩步加強行政事業單位電算會計內部控制管理

戰喜中

行政事業單位電算會計是以會計和計算機兩門學科為基礎,在實踐中發展起來的一門新學科,屬于信息經濟會計,其核心職能為會計核算職能、會計監督職能和財務管理職能。隨著電算會計的發展,會計業務處理過程中出現了新情況、新問題、新矛盾，財務管理風險與日俱增，電算會計的核算安全問題成為焦點核心。本文結合行政事業單位內部控制規范，從單位層面、業務層面和信息技術等方面對穩步加強行政事業單位電算會計內部控制管理談一些粗淺想法。

穩步加強；電算會計；內部控制管理

電算會計內部控制是行政事業單位內部的管理控制活動，是指單位為保證經濟活動合法合規，資產安全和使用有效，財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果，通過制定制度、實施措施和執行程序，對電算會計業務處理的風險進行防范和管控。大慶自全面建立財政國庫單一賬戶體系和國庫集中支付運行機制之時起,各行政事業單位開始使用國庫集中支付3.0系統進行會計業務處理，步入電算會計時代。為防范電算會計處理風險，確保預算資金和會計信息安全，各單位必須按照會計法、會計制度和財政國庫管理有關規定辦理資金支付手續，進行會計業務處理，加強內部控制管理，發揮會計核算、會計監督和財務管理職能作用，實現行政事業單位財務管理目標。

一、電算會計實務處理的新情況、新問題和新矛盾

改革前，大慶各行政事業單位實行報賬制，到支付局報賬、支付資金。改革后，各行政事業單位會計核算和會計管理的環境發生了很大變化，會計業務處理過程中出現了一些新情況、新問題和新矛盾。

（一）沒有獨立的會計機構，電算會計專業素質不高

日前，市財政局組織對各行政事業單位進行預算執行情況和動態監控執行情況檢查，發現個別預算單位處理會計業務只有一名會計，且該會計同時是辦公室工作人員，沒有獨立的會計機構，人員配備不完整。有的預算單位有獨立的會計機構，人員配備齊全，但是，該人員是非財會專業人員，還有些會計人員不具備相應的資格和能力，對電算會計不熟悉，對使用用友U8軟件記賬操作不熟練，電算會計專業素質不高。特別在新的行政單位會計制度和事業單位會計制度實施后，對會計人員素質有新的要求，所有會計業務處理必須符合會計法、會計制度和財政國庫管理有關規定。會計機構不獨立和會計人員素質不高是造成會計實務處理不準確、會計專業軟件使用不完全，會計核算不完整的主要原因，繼而出現會計核算職能和會計監督職能弱化。針對沒有獨立的會計機構，電算會計專業素質不高等問題，要加強單位層面的內部控制，注重會計人員業務培訓和素質提升。

（二）國庫集中支付業務操作不合理、不合規

預算單位應當按照預算科下達的預算指標，分直接支付、授權支付，按照項目支出進度、基本支出安排分別向業務科室和國庫科申請月度用款計劃。有些單位會計人員對部門預算和財政國庫管理規定不夠熟悉，直接支付和授權支付范圍界定不清，直接支付用款計劃和授權支付用款計劃申請不準確，影響了正常的業務資金支付和會計實務處理，甚至給年度部門決算帶來很多麻煩。有些單位會計人員在對項目支出、基本支出用款計劃申請時，功能分類、支付方式等項內容填寫錯誤，用款計劃被退回，在處理直接支付業務時，沒有用款計劃，五險一金等款項都不能及時支付，影響了單位職工的正常生活。在國庫集中支付系統中，每一筆付款金額、用途、交易時間、賬戶余額、賬務處理等內容都能夠及時查詢，各單位不能做到對本單位支付賬務信息進行深入分析，預算執行中的一些支付、記賬錯誤和違規問題就不能及時準確地被發現并加以糾正，財務管理職能缺位。有些預算單位會計人員拆分支付額度或超過規定額度通過授權支付方式支付，違反了財政國庫集中支付動態監控規則。有些預算單位會計人員仍然依賴傳統財務支付方式，對差旅費、油料費、辦公費等項支出較少使用公務卡支付，違反了公務卡使用有關規定。針對國庫集中支付業務操作不合理、不合規等問題，要加強業務層面的內部控制，嚴格按照財政國庫管理規定流程操作。

（三）會計基礎工作不規范、不完整

電算會計業務處理對原始憑證有新的要求，原始發票應當合法合規，填寫、印章齊全。除原始發票外，會議、培訓、考察等項支出，要附有相關通知文件。貨物類、服務類采購支出，要附有采購手續、合同、驗收報告、購買明細等附件。工程類支出，要附有發改委文件、發改委計劃、中標通知書、施工合同、施工進度表等附件。工程尾款支付，要附有工程評審報告、竣工驗收報告、財務決算書等附件。會計人員應重點審核原始憑證是否合法合規、附件是否齊全，有些會計人員不會審核或審核不到位，致使原始憑證不合規，各種附件不齊全等問題時有發生。有些會計人員不會打印總賬、明細賬、往來賬頁，打印出的賬頁不齊全，紙制賬頁資料保存不完整，致使審計人員無法核對賬務收支情況。有些會計人員會計憑證、賬冊裝訂不規范，各種數字章、名章印章不全，會計檔案保管不完整。會計基礎工作不規范、不完整，主要原因還是會計人員專業素質差和責任心不強造成的，關于會計基礎工作層面的內部控制必須健全。

（四）防范舞弊和預防腐敗更加復雜、難度大

隨著電算會計的深入開展，利用計算機進行經濟領域的犯罪活動有所增加，防范舞弊和預防腐敗更加復雜、難度增大。經濟業務發生時，電算會計通過用友U8軟件直接操作、自動記錄，會計信息以磁、光介質為媒體進行存儲。專業軟件的人性化設置使各種會計數據高度集中，未經授權的非會計人員通過計算機及網絡可以瀏覽、查詢全部數據文件。可能出現各種存儲的數據被篡改，重要的會計數據隨意被復制、偽造、銷毀，還不留任何痕跡。總之，使用信息技術進行舞弊和腐敗具有很大的隱蔽性和危害性，被發現的難度大大增加，造成的危害和損失可能更大。因此，電算會計的內部控制不僅難度大，而且更加復雜，必須使用各種信息技術手段加以控制。

二、加強電算會計內控管理的幾點想法

針對新情況、新問題和新矛盾，各單位應遵循內部控制原則，明確經濟業務辦理環節，梳理會計操作流程，分析確定電算會計風險點，選擇風險應對策略，建立健全內控制度，做好督促工作人員執行內控制度工作，開展監督檢查和自我評價工作，進而不斷加強內部控制管理。

第一，實行會計機構控制，沒有獨立會計機構的單位,應當根據《中華人民共和國會計法》的規定建立會計機構，配備具有相應資格和能力的會計人員。各單位應當根據實際發生的經濟業務事項按照行政單位會計制度、事業單位會計制度和財政國庫管理制度規定操作流程及時進行財務事項處理、正確進行會計核算、認真編制權責發生制年度財務報告和年度部門決算，及時為會計信息使用者提供準確無誤的會計信息。

第二，實行內部授權審批控制,明確各崗位辦事權限、審批程序和相關責任，建立健全集體研究、專家論證和技術咨詢相結合的議事決策機制，重大經濟事項的內部決策由領導集體研究決定，工作人員在授權范圍內行使職權、辦理業務。實行不相容崗位相互分離，建立健全預算管理、收支業務、政府采購、資產管理、建設項目、合同管理、內部監督等關鍵崗位責任制，明確崗位職責及分工，確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監督。

第三，實行會計實務和資金支付控制，建立健全電算會計財務管理制度，完善崗位分工責任制，規范會計操作流程。加強電算會計專業培訓，提高會計人員業務水平。電算財務主管、電算會計、電算出納崗位相互分離，電算出納不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、債權、債務賬目的登記，財務專用章和個人名章應當分專人保管。實行支出審核控制，重點審核原始憑證是否合規合法，是否真實完整，是否符合部門預算，審批手續是否齊全。支出憑證應當附有反應支出明細內容的原始單據，并由經辦人簽字確認，各項財務支出應當嚴格履行授權審批和簽章手續。各單位應當嚴格按照財政國庫管理制度有關規定申請月度用款計劃、嚴格授權支付標準、辦理資金支付手續，屬于公務卡結算范圍的，應當嚴格按照公務卡使用和管理規定辦理業務。單位業務部門應當將原始發票、合同、文件、采購手續等原始單據提交財會部門作為賬務處理依據，財會部門應當根據支付憑證及時準確進行電算會計實務處理，逐步規范會計基礎工作。各單位必須認真對本單位支付和賬務信息進行動態分析，發現支付、記賬錯誤和違規問題，及時糾正解決，確保每筆支付和賬務都符合部門預算和財務規定。同時，根據預算法和信息公開條例有關規定，按照規定公開單位部門預（決）算、三公經費等有關經費支出情況。

第四，實行資產保護控制，加強對實物資產和無形資產的管理，明確資產使用和保管責任人，落實資產保管、使用責任。貴重資產、危險資產、有保密等特殊要求的資產，應當指定專人保管、專人使用，并規定嚴格的接觸限制條件和審批程序。按照國有資產管理規定，明確資產的調劑、租借、對外投資、處置程序、審批權限和責任。各單位應當定期清查盤點資產，確保賬實相符。做好電算會計資產錄入、登記、統計、分析工作，定期向財政局資產科匯報資產管理情況，實現對實物資產和無形資產的動態管理。

第五，實行軟件系統控制,建立電算會計系統操作管理制度，明確用友U8軟件操作權限、操作規程、賬務處理程序，防止非會計人員操作使用該軟件，保證電算會計系統安全可靠的運行，保證各種會計數據真實、有效。建立電算會計資料管理制度，明確會計資料的管理和保密、會計數據備份管理、會計檔案管理操作規程，重點加強會計檔案資料管理，實行紙制會計資料和電子會計資料雙重管理，確保會計檔案資料安全保管。建立電算會計軟件系統維護制度，定期或不定期請財政局國庫科專業軟件人員到現場進行系統軟件維護，設置防火墻防止計算機病毒入侵，做好各種會計數據加密技術、查詢控制技術、認證技術等保護性措施，確保瀏覽、查詢時不能對電算會計數據和軟件系統有任何改動，解決軟件操作流程中出現的疑難問題，正確操作使用軟件，確保軟件系統正常、安全運行。

穩步加強行政事業單位電算會計內部控制管理，充分發揮電算會計職能作用，確保部門預算資金使用安全、合規、效益，確保會計信息質量真實、可靠、全面，為開展部門預算績效評價打下良好基礎，為財務報告使用者作出經濟分析、進行社會管理提供決策依據。

[1]編輯組.淺議會計電算化的內部控制制度，中國會計網[2014.12].

[2]宗禾.建設國際一流的會計人才隊伍(J)，中國財經報[2010.10].

[3]曾平.計算機審計風險的成因及對策（J)，內控與審計[2010.1].

（作者單位：大慶市財政局）