石油企業(yè)電子檔案的應用與管理

張繼剛（大港油田公司消防支隊， 天津 濱海新區(qū) 300280）

石油企業(yè)電子檔案的應用與管理

張繼剛（大港油田公司消防支隊， 天津 濱海新區(qū) 300280）

利用數(shù)據(jù)挖掘技術開發(fā)檔案資源服務于社會管理和企業(yè)管理，得到社會的廣泛關注。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，以計算機技術、通訊技術為核心的現(xiàn)代信息技術運用于檔案收集與歸檔中，已經(jīng)成為檔案管理的必然要求。作者結(jié)合自身工作實踐，交流了電子檔案的收集與歸檔的一些體會，文中講述的方法積累、“三套制”歸檔、歸檔審核、檔案原始性、真實性管理與實體數(shù)字化等管理方法，對于電子檔案的收集與歸檔具有積極的意義。

石油企業(yè)；電子檔案；管理

2011年以來，大港油田公司以行業(yè)推廣檔案管理系統(tǒng)為契機，完善電子檔案歸檔流程和管理規(guī)范，深度推進館藏歷史檔案數(shù)字化進程，強化“三套制”歸檔，加大目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化檔案及其專業(yè)屬性數(shù)據(jù)庫建設，對每一個實體檔案賦予條形碼識別與應用，形成檔案實體管理向內(nèi)容管理的技術支撐，實現(xiàn)了在中石油檔案管理系統(tǒng)平臺上電子檔案與實體檔案的集中統(tǒng)一并同步管理、統(tǒng)計分析和資源利用。

檔案信息化的核心是電子檔案收集與積累。電子檔案是由計算機信息技術形成以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。石油企業(yè)電子檔案來源于油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)、企業(yè)管理、技術研究與推廣和歷史檔案的數(shù)字化等工作環(huán)節(jié)，其形成技術環(huán)境和工作環(huán)節(jié)復雜，收集與歸檔保存與實體檔案有較大差異。

1 電子檔案的收集與積累

（1）電子檔案收集積累的重要性 為保證歸檔電子檔案的真實性，電子檔案的收集與積累工作必須從電子檔案形成階段就開始 收集與積累應貫穿于公文處理和企業(yè)工作的整個過程，必須了解和掌握電子檔案的形成規(guī)律和過程。電子檔案收集積累是按照規(guī)定和標準進行的一項經(jīng)常性的工作，不僅保證了電子檔案的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性和完整性。

（2）電子檔案的收集歸檔仍然要遵循“誰形成，誰歸檔”的“隨辦隨歸”原則 但是電子檔案的特性和表現(xiàn)功能不同于紙質(zhì)文件，其收集積累的方法和要求也不同于實體檔案。

（3）收集歸檔是檔案工作的基礎和首要環(huán)節(jié)，檔案管理人員必須對電子文件的歸檔進行指導分析和管理 如對于文件的原稿，從保留電子文件的重要修改考慮，應對其進行收集；從源頭保證檔案形成質(zhì)量。

2 電子檔案 “三套制”歸檔原則與審核

（1）在現(xiàn)在技術條件下，對一些具有憑證作用的法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存 鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬盤拷貝存檔，以保證數(shù)據(jù)的安全。

（2）過去我們電子檔案歸檔進展緩慢的一個重要原因就是制度不落實，制度執(zhí)行力“疲軟”，電子檔案歸檔工作“失位” 歸檔時管理人員對電子文件進行全面、認真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔電子文件是否齊全完整，真實可靠，相應的機讀目錄、采用的軟件和其他說明是否同時歸檔。

3 電子檔案的整理與歸檔

（1）電子文件產(chǎn)生的量大，涉及的技術環(huán)境復雜，電子文件從形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管到利用等的各個環(huán)節(jié)， 都存在信息更改或丟失的可能性。（2）電子檔案的制作過程要責任分明 制作人員應該對其制作的檔案負全責。（3）電子文件形成后應及時進行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息的損失和變動。（4）采取可靠的安全防護技術措施和具體的電子檔案歸檔辦法，有效保證電子文件的真實性和可靠性 建立電子文件管理元數(shù)據(jù)標準、電子文件格式標準。規(guī)避基本要件歸檔損失，保證電子檔案長期有效。如：數(shù)字簽名及電子印章有效性規(guī)定、加密工具有效性規(guī)定、文本格式定義和轉(zhuǎn)換工具一致性規(guī)定、解壓縮工具可靠性規(guī)定；為防止偽造和篡改，要求歸檔電子文件形成與工作流程必須同步；為防止文件內(nèi)容虛構(gòu)，要求電子文件與反映工作活動必須對應等等。檔案人員要與信息技術人員充分溝通，參與檔案系統(tǒng)設計與管理，把功能需求與完善納入到系統(tǒng)設計與維護，實現(xiàn)電子檔案和系統(tǒng)功能的高度融合。

4 電子檔案的保存與維護

（1）石油企業(yè)館藏大量反映石油勘探開發(fā)重要歷史事件、生產(chǎn)核心技術和管理經(jīng)驗的珍貴、重要的實體檔案，需要實施數(shù)字化方式積累電子檔案加以保護、備存和利用，任務十分繁重。而掃描是實體檔案數(shù)字化的關鍵。（2）首先要做實做細前期準備，規(guī)范掃描過程 要配備先進的計算機、掃描儀等成套設備，使之適應系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描及聲像資料的錄入，降低掃描成本。（3）其次要做好后期管理，保質(zhì)保原貌 要將掃描后的圖像內(nèi)容與檔案原件進行校對，先檢查文件的清晰程度，再檢查掃描圖像是否有歪斜現(xiàn)象，進行糾錯處理；要對案卷進行徹底清查，對原件實際情況進行標注、登記、還原，不破壞檔案原貌。

5 結(jié)語

隨著計算機現(xiàn)代技術不斷的發(fā)展，電子檔案管理對檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。檔案管理工作人員必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變.

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［4］周潔璇.對檔案數(shù)字化管理的幾點思考［J］.辦公室業(yè)務，2014，9.

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