石油企業(yè)電子檔案的應(yīng)用與管理

張繼剛（大港油田公司消防支隊(duì)， 天津 濱海新區(qū) 300280）

石油企業(yè)電子檔案的應(yīng)用與管理

張繼剛（大港油田公司消防支隊(duì)， 天津 濱海新區(qū) 300280）

利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案資源服務(wù)于社會(huì)管理和企業(yè)管理，得到社會(huì)的廣泛關(guān)注。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于檔案收集與歸檔中，已經(jīng)成為檔案管理的必然要求。作者結(jié)合自身工作實(shí)踐，交流了電子檔案的收集與歸檔的一些體會(huì)，文中講述的方法積累、“三套制”歸檔、歸檔審核、檔案原始性、真實(shí)性管理與實(shí)體數(shù)字化等管理方法，對(duì)于電子檔案的收集與歸檔具有積極的意義。

石油企業(yè)；電子檔案；管理

2011年以來(lái)，大港油田公司以行業(yè)推廣檔案管理系統(tǒng)為契機(jī)，完善電子檔案歸檔流程和管理規(guī)范，深度推進(jìn)館藏歷史檔案數(shù)字化進(jìn)程，強(qiáng)化“三套制”歸檔，加大目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化檔案及其專(zhuān)業(yè)屬性數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)每一個(gè)實(shí)體檔案賦予條形碼識(shí)別與應(yīng)用，形成檔案實(shí)體管理向內(nèi)容管理的技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)了在中石油檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)上電子檔案與實(shí)體檔案的集中統(tǒng)一并同步管理、統(tǒng)計(jì)分析和資源利用。

檔案信息化的核心是電子檔案收集與積累。電子檔案是由計(jì)算機(jī)信息技術(shù)形成以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。石油企業(yè)電子檔案來(lái)源于油氣勘探開(kāi)發(fā)生產(chǎn)、企業(yè)管理、技術(shù)研究與推廣和歷史檔案的數(shù)字化等工作環(huán)節(jié)，其形成技術(shù)環(huán)境和工作環(huán)節(jié)復(fù)雜，收集與歸檔保存與實(shí)體檔案有較大差異。

1 電子檔案的收集與積累

（1）電子檔案收集積累的重要性 為保證歸檔電子檔案的真實(shí)性，電子檔案的收集與積累工作必須從電子檔案形成階段就開(kāi)始 收集與積累應(yīng)貫穿于公文處理和企業(yè)工作的整個(gè)過(guò)程，必須了解和掌握電子檔案的形成規(guī)律和過(guò)程。電子檔案收集積累是按照規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，不僅保證了電子檔案的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性和完整性。

（2）電子檔案的收集歸檔仍然要遵循“誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔”的“隨辦隨歸”原則 但是電子檔案的特性和表現(xiàn)功能不同于紙質(zhì)文件，其收集積累的方法和要求也不同于實(shí)體檔案。

（3）收集歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)，檔案管理人員必須對(duì)電子文件的歸檔進(jìn)行指導(dǎo)分析和管理 如對(duì)于文件的原稿，從保留電子文件的重要修改考慮，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集；從源頭保證檔案形成質(zhì)量。

2 電子檔案 “三套制”歸檔原則與審核

（1）在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用的法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存 鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬盤(pán)拷貝存檔，以保證數(shù)據(jù)的安全。

（2）過(guò)去我們電子檔案歸檔進(jìn)展緩慢的一個(gè)重要原因就是制度不落實(shí)，制度執(zhí)行力“疲軟”，電子檔案歸檔工作“失位” 歸檔時(shí)管理人員對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔電子文件是否齊全完整，真實(shí)可靠，相應(yīng)的機(jī)讀目錄、采用的軟件和其他說(shuō)明是否同時(shí)歸檔。

3 電子檔案的整理與歸檔

（1）電子文件產(chǎn)生的量大，涉及的技術(shù)環(huán)境復(fù)雜，電子文件從形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管到利用等的各個(gè)環(huán)節(jié)， 都存在信息更改或丟失的可能性。（2）電子檔案的制作過(guò)程要責(zé)任分明 制作人員應(yīng)該對(duì)其制作的檔案負(fù)全責(zé)。（3）電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息的損失和變動(dòng)。（4）采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施和具體的電子檔案歸檔辦法，有效保證電子文件的真實(shí)性和可靠性 建立電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)避基本要件歸檔損失，保證電子檔案長(zhǎng)期有效。如：數(shù)字簽名及電子印章有效性規(guī)定、加密工具有效性規(guī)定、文本格式定義和轉(zhuǎn)換工具一致性規(guī)定、解壓縮工具可靠性規(guī)定；為防止偽造和篡改，要求歸檔電子文件形成與工作流程必須同步；為防止文件內(nèi)容虛構(gòu)，要求電子文件與反映工作活動(dòng)必須對(duì)應(yīng)等等。檔案人員要與信息技術(shù)人員充分溝通，參與檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理，把功能需求與完善納入到系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案和系統(tǒng)功能的高度融合。

4 電子檔案的保存與維護(hù)

（1）石油企業(yè)館藏大量反映石油勘探開(kāi)發(fā)重要?dú)v史事件、生產(chǎn)核心技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)的珍貴、重要的實(shí)體檔案，需要實(shí)施數(shù)字化方式積累電子檔案加以保護(hù)、備存和利用，任務(wù)十分繁重。而掃描是實(shí)體檔案數(shù)字化的關(guān)鍵。（2）首先要做實(shí)做細(xì)前期準(zhǔn)備，規(guī)范掃描過(guò)程 要配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等成套設(shè)備，使之適應(yīng)系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描及聲像資料的錄入，降低掃描成本。（3）其次要做好后期管理，保質(zhì)保原貌 要將掃描后的圖像內(nèi)容與檔案原件進(jìn)行校對(duì)，先檢查文件的清晰程度，再檢查掃描圖像是否有歪斜現(xiàn)象，進(jìn)行糾錯(cuò)處理；要對(duì)案卷進(jìn)行徹底清查，對(duì)原件實(shí)際情況進(jìn)行標(biāo)注、登記、還原，不破壞檔案原貌。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)現(xiàn)代技術(shù)不斷的發(fā)展，電子檔案管理對(duì)檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。檔案管理工作人員必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變.

［1］李惠.電子檔案歸檔工作及檔案信息化建設(shè)研究［J］.中國(guó)檔案，2011，（3）.

［2］金毅.淺析信息時(shí)代的電子檔案歸檔問(wèn)題［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，3.

［3］郭曉杰.談電子檔案收集與管理應(yīng)注意的問(wèn)題［J］.蘭臺(tái)世界，2010，5.

［4］周潔璇.對(duì)檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，9.

［5］任媛.對(duì)檔案數(shù)字化掃描工作的問(wèn)題及思考［J］.黑龍江檔案，2014，（4）:205.