高校本科畢業論文檔案的管理和利用

王德琴

本科畢業論文是高等學校應屆本科畢業生按照教學計劃在畢業前完成，能夠反映學生綜合知識水平，并代表學生見解、能力及成果的學術論文。本科畢業論文的撰寫過程是培養學生創新能力、實踐能力和創新精神的重要實踐環節，同時也是高校實現培養目標和檢驗教學質量的關鍵環節。本科畢業論文檔案是高校教學檔案的重要組成部分，可以反映出學校的教育教學質量和科研水平。為了提高本科畢業論文檔案的利用率，更好地為教學科研服務，為全校師生服務，學校管理部門有必要制定出一套科學規范的本科畢業論文管理體系。

一、本科畢業論文檔案的價值

1.為學校發展提供可靠依據。本科畢業論文作為一種教學檔案，具有真實性和可靠性的特點，不僅記錄了學生在學習階段的學業情況，而且凝聚了專業教師的智慧，還反映了學校的管理水平和文化底蘊。做好本科畢業論文的歸檔工作，可以為學校領導和各職能部門提供真實可靠的參考依據，促進學校更好地實現人才培養目標。同時，科學管理畢業論文檔案還可以為各種教學評估提供有效支持。

2.有利于知識的傳播和利用。本科畢業論文歸檔后存放于資料室，學生可以通過在資料室閱覽或外借的方式了解往屆學生畢業論文的科研動態，結合自己所學的專業知識，撰寫出自己滿意的本科畢業論文。學校通過本科畢業論文數據庫的建立，方便學生通過校園網，及時獲取本科畢業論文的多種信息，實現資源共享。

3.發掘潛在的科研利用價值，加強校企合作。本科畢業論文檔案具有潛在的科研利用價值，可以轉化為某些生產力因素，創造出更大的經濟效益。如長治學院生物技術專業學生撰寫的《老頂山蘋果園土壤動物群落多樣性分析》和《長治市周邊地區地下水水質遺傳毒理學監測與評價》等論文，針對實際問題提出了一系列可行性措施，為解決水土問題提供了參考。因此，深入挖掘本科畢業論文檔案資源，不僅可以促進學校科研水平的提高，還有助于加強與相關企業的合作，走上產學研一體化的道路。

二、當前高校本科畢業論文檔案管理的現狀

目前，多數新建本科院校系級單位的畢業論文檔案管理存在以下問題：

1.檢索渠道不暢。目前，新建本科院校的本科畢業論文多數由院系各自管理，管理手段和服務方式比較落后。紙質論文僅限于簡單的裝訂和保存，而借閱率很低;電子版收集雖然比較齊全，但管理凌亂，不規范，不能通過掃描條形碼來借閱，更不用說建立數據庫，通過校園網進行檢索了。

2.缺少專題匯編。專題匯編是對本科畢業論文內容的再加工過程，挖掘了本科畢業論文的精髓，為廣大利用者提供了有針對性的信息資源。但是，多數院系缺少專題匯編，只是按班級和學號整理上架，影響了本科畢業論文的查閱率。其原因主要有兩點：一是檔案管理人員的能力有限、意識淡薄，勝任不了這種高質量要求的編研工作;二是由于本科畢業論文的借閱量少，沒有發現更待解決的問題，這一現狀導致檔案管理者對進行本科畢業論文專題匯編工作的積極性不高。

3.宣傳力度不夠。本科畢業論文是一種重要的信息資源，但由于宣傳力度不夠，還沒有被更多的高校師生所重視。論文寫作過程中，師生查閱資料時，往往忽視院系資料室豐富的畢業論文資料，造成本科畢業論文檔案在大學校園中的“知名度”太低。

三、構建科學合理的本科畢業論文檔案管理體系

1.規范檔案管理制度

制定合理的管理制度是規范畢業論文檔案的前提條件。學校管理部門應根據《普通高等學校檔案管理辦法》，結合本院系的實際情況，建立檔案管理機構，明確檔案工作的分管領導、主管領導和檔案管理人員及其職責;建立健全畢業論文檔案工作的各項規章制度，如歸檔制度、檔案利用制度、檔案管理人員崗位責任制、檔案保管制度和檔案保密制度等;規定檔案管理人員在每學年的6月份收集當屆畢業論文的所有資料，并整理歸檔。建立合理的規章制度，不僅可以作為畢業論文的管理依據，還可以保障畢業論文檔案的完整、規范。

2.配備高素質檔案管理人員

首先，檔案管理人員需要掌握檔案管理學基礎知識，熟悉畢業論文檔案的管理環節，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研和利用等業務得心應手。其次，檔案管理人員需具備一定的計算機操作能力，能夠解決網絡故障，保障系統的安全。利用計算機管理檔案，是實現檔案管理信息化的重要手段之一，也是我國檔案改革的重要內容，當代檔案管理人員如果不具備基本的計算機操作能力，很難適應檔案管理工作。最后，要建立檔案管理人員培訓制度，每年定期或不定期地組織檔案管理人員外出培訓，引進先進理念，掌握最新的專業技能。

3.界定紙質檔案歸檔范圍

高校本科畢業論文是院系教學檔案的重要組成部分，檔案管理人員必須從實際出發，認真收集、整理、編排、著錄等，起到真正為師生服務的作用。本科畢業論文紙質歸檔資料主要包括三部分（圖1）。第一部分是畢業論文的主體資料，包括學生從論文選題到論文答辯各個環節中所形成的原始記錄，是畢業論文學術和研究價值的集中體現。資料歸整時，將每位學生的畢業論文主體資料收集完整，分裝于檔案袋中（檔案袋的填寫要體現院系、專業、班級、學號、姓名、性別、電話、E-mail、題目、指導教師、職稱、論文完成時間、論文成績等信息）。第二部分是答辯資料，主要體現教學的嚴謹性和答辯的規范性。第三部分是學生在畢業論文撰寫過程中形成的匯總資料，是對畢業論文工作基本情況、過程管理的初步分析。

圖1本科畢業論文紙質歸檔資料范圍

4.重視電子檔案的管理

隨著學生人數的逐年增加，紙質論文的借閱量不斷增多，人工借閱費時費力，不能滿足師生的需求，而電子檔案的有效利用可以緩解這一矛盾。第一，在紙質檔案標準化的基礎上進行電子檔案的管理。雜亂無章、不規范的紙質檔案無法進行計算機管理，只有規范化管理的紙質檔案才能順利進行電子檔案的現代化管理。第二，本科畢業論文電子檔案內容包括：條形編碼、論文作者、論文題目、指導教師及職稱、論文等級、答辯日期、入庫時間、存放位置等基本信息，師生在借閱和歸還紙質論文時只需掃描條形編碼即可。需要說明的是，電子檔案管理系統必須設置管理人員入口權限、超期處理權限和借閱數量權限等。在管理人員實際操作的過程中，還應重視系統內數據的安全性，可通過防火墻、加密、身份認證等手段，防止黑客、病毒等的入侵，保證工作的正常運轉。

四、加強本科畢業論文檔案的開發利用

收集、整理和保存畢業論文檔案只是過程和手段，服務于社會和個人才是我們的最終目的。通過以下四種途徑，可以有效實現這一目的。

1.建立數據庫，實現資源共享。學生撰寫畢業論文時，需要查閱大量的資料，只靠借閱紙質檔案已遠遠不能滿足需求，必須查閱大量的電子文檔，并經過自己的認真思考、反復斟酌，才能順利地完成論文寫作。利用Access建立適合本院系的畢業論文管理數據庫，與本校圖書館的大型數據庫鏈接，廣大師生就可以通過登錄圖書館的網站進行查詢。如指導教師所擬的論文題目較多，涉及到多個研究方向，學生在選題時就會比較迷茫，此時若能很方便地檢索到歷屆畢業生的畢業論文選題目錄，學生便可通過討論、研究，根據自己的興趣愛好，選擇有價值、有意義的研究方向，確定合適的選題。又如學生確定選題后，如何更好地提出新觀點、采用新方法、拓展新思路、推出新成果尤其顯得重要，此時就需要便捷地查看歷屆相關本科畢業論文全文，才能總攬全局、避免重復，真正寫出體現自我的論文。總之，通過建立本科畢業論文檔案數據庫，實現資源共享，既可以有效提高檔案的查全率、查準率，又省時省力、方便快捷，查詢者可以通過目錄檢索、關鍵詞檢索、文摘檢索、查看正文等信息，很方便地查詢到對自己有實際參考價值的文獻資料，撰寫出高質量、高水平的畢業論文。

2.突出優秀論文。論文答辯完畢，答辯委員會都會將學生的論文評出優秀、良好、中等、及格和不及格五個等級。一篇優秀的畢業論文，既凝聚了學生的智慧和心血，也傾注了指導教師的辛勤和汗水，代表著本屆本專業學生的最高學術水平，應該重點存檔、永久保存，為后繼畢業生作為參考文獻查詢提供便利，為教師進行科研、教研提供資料。建立本科畢業論文管理數據庫，也應突出優秀論文，使利用者可以通過檢索論文級別很方便地查找到。

3.進行專題匯編。歷屆本科畢業論文數量多，且一般按照專業和學號進行歸檔，如果學生需要查找某個研究方向或某位指導教師輔導的論文，就費時費力。因此，還可按照研究方向、指導教師等進行專題匯編，為師生查找提供便利。建立數據庫時，也應設置研究方向、指導教師等檢索項，方便師生查詢。

4.暢通傳播渠道。除了通過建立數據庫、突出優秀論文和論文專題匯編等手段，提高檔案的利用率外，還可通過校園網、報欄、櫥窗、主題班會、校內廣播、培訓和講座等多種形式進行宣傳，變被動服務為主動服務，變封閉式管理為開放式管理，提高本科畢業論文檔案的“知名度”和師生的利用意識，使檔案最大限度地發揮作用。

（作者單位：長治學院生物科學與技術系）