心系檔案盡職責 平凡崗位建新功

鄭秀君

白園園，衡水銀行總部綜合辦公室一名普通檔案員。站在2013年衡水市直檔案工作會的先進典型發言臺上，這位外表干練、文靜而端莊的姑娘侃侃而談，目光堅定睿智，透露出內心無比的充實。

“寒來暑往、冬去春來，轉眼間，我在檔案員的崗位上已經工作了七年。七年彈指一揮間，憑借‘從故紙堆里收藏時間，從碎片中積累歷史，在服務中奉獻青春的人生信條，在市檔案局領導及同事們的信任、支持與幫助下，我從茫然無措的崗位新人，成長為一名思想堅定、業務過硬、工作務實的業務標兵。雖然這個過程充滿了困難和艱辛，但也帶給了我充實和滿足。正是這樣一份工作讓我體驗到了成就感，體會到了自身價值所在，也讓我更加堅信了一個道理：平凡的工作不平庸，普通的崗位也能創造出完美的人生價值。”——這是一位普通檔案工作者發自肺腑的心聲，樸素但是深刻，引起聽眾強烈的共鳴，贏得了人們熱烈的掌聲。這掌聲不僅是對發言人的鼓勵，更是對自己、對所有檔案人的鼓勵。

不負眾望，整改夯實基礎

據說，2008年，白園園從基層支行調入總部綜合辦公室時，頗讓領導費了一番周折。支行領導不放人，頂著上司，硬是將她扣了半年之久，理由：這姑娘做任何事都讓人放心，是得力干將，不放。但是，總部檔案室的現狀，讓領導調人的決心無比堅定。“由于多年缺乏管理，當時的檔案室狹小壓抑凌亂不堪，許多文件資料都散放在檔案架上，根本沒有裝訂和歸檔;檔案盒卷脊、卷面空白;案卷散亂，目錄散失;歸檔文件不全，找檔案基本靠翻，查檔案絕對要等。查一份檔案找半小時是常事。”總部領導暗地里說“這種爛攤子交給白園園最合適。我們自己人，心里有數。”市局業務指導科的封雪翹起拇指，“要說人家商行領導的能力，別的咱不清楚，識人用人，絕對是這個。這白園園天生就是干檔案的料兒啊。一是心細，凡是工作中的細枝末節，都能想到，別指望她給你落下。二是認真，不懂就問，必定得弄個一清二楚，沒有含糊;三是有責任感，具有她這年齡的年輕人身上很少看到的那種‘自我加壓精神，只要認準了目標，不用你催，一定會堅持下去，不達目標不罷休;四是有奉獻精神，不怕麻煩，不怕付出，不但自己會學，還能盡心教給支行檔案員，不管歲數大、歲數小的，都能協調帶動，共同進步。”

對于白園園來說，夸獎是別人的，背后的努力卻是自己的，她為此付出多少，只有自己清楚。“看到同事們長時間等待查檔的無奈時，我心里沉甸甸的。為了徹底改變這種狀況，我一邊做好每年檔案的立卷接續，一邊一門心思撲在總部檔案室的整改上。在此期間，我克服了一系列的困難，由于從檔時間短，業務不熟練，檔案培訓材料成了包里必備品，只要一得空就拿出來研究，遇到問題就向業務科的大姐和老檔案員們悉心求教，一天十幾個電話是常事，有時因為探討問題，一個電話打上個把小時，手機都燙手了才不得不掛斷;辦公室工作千頭萬緒，人少事多，身兼數職，班上沒時間，踏不下心做檔案，就把編制卷內目錄、裝訂等瑣碎活帶回家干，加班到深夜成了家常便飯;歸檔材料不齊全，就想方設法到處搜集，向各科室要，在舊文件里翻，以至養成了只要看到帶字的紙就絕不丟掉，直到歸檔完畢再行處理的習慣，同事們也逐漸樹立了檔案意識，在處理廢舊文件時總是會先送到我這里來進行篩選。”

功夫不負有心人，2008到2011年，四年時間里，白園園根據市檔案局的規范，結合銀行工作實際，制訂出了科學的檔案分類大綱，重新修訂了各類檔案的歸檔范圍和保管期限;對散放的文件進行了歸檔處理，整理補充入檔文件120余份;將各門類檔案的目錄重新整理、錄入微機，并編制了專題文件目錄。這些工作大大提高了總部檔案室查檔的準確性和查全率，查檔時間由原來的半小時以上縮短到五分鐘以內。總部檔案室的管理工作終于步入了正軌。

擴大戰果，創新促進發展

在檔言檔。白園園站在檔案的角度，敏銳覺察到，衡水銀行發展迅速，分支機構、業務量日益增加，但是整個行業的檔案管理模式卻十幾年一成不變，不能實現檔案為發展服務的根本目的。于是，她開始在總部檔案管理的各個方面嘗試新措施，收到良好效果。在檔案工作制度上，為使商行的檔案工作整體規范化，在辦公室領導支持下，白園園主持修訂了商行的檔案管理工作辦法、文書處理、檔案鑒定銷毀、檔案庫房管理、三納入四參加等一系列規章制度。2012年在她建議下，總部領導更是首次將檔案工作納入商行年度經營目標考核體系，作為單項指標進行考核。檔案工作的好壞開始直接與效益掛鉤。這使原本在檔案管理上各自為政的支行重新納入總部監管體系，有力地促進了商行檔案管理水平整體推進。在團隊業務水平提升上，她秉承“一枝獨秀不是春，百花齊放春滿園”的理念，把支行檔案員的培訓納入工作日程。在既要完成總部檔案整理歸檔又要忙于辦公室日常工作，兩面兼顧的情況下，一方面請市檔案局業務指導人員來開展行內業務培訓;另一方面建立自己的QQ檔案業務交流群，隨時為支行檔案員答疑解惑，手機24小時開機，便于檔案員咨詢。支行檔案員整體業務水平迅速提高，商行檔案管理專業隊伍逐步形成。在檔案收集上，她改變了過去一直沿用的年底收文統一整理方式，利用所在綜合辦公室是文件收發集散地的有利條件，采取“截留卡要”的工作方法，即對需要歸檔的文件截住不流失、留存不散失、卡死不丟失、要來不遺失，變一次性歸集為日常收集。這套方法在商行內部加以推廣后，各支行檔案員都表示收效明顯，降低了立檔工作強度還提高了工作效率。在檔案整理上，她結合銀行工作實際，編寫出了一套涵蓋文書、會計、信貸三個門類，圖文并茂、易學易懂、可操作性強的檔案整理規范，不但對各門類檔案的整理流程進行了詳細說明，還統一規定了各類表格、印章、盒脊、封面的格式。這套規范，填補了銀行檔案整理上的空白，結束了各支行花樣百出的局面。這套整理規范已經在全行范圍推廣使用，成為商行新檔案員崗前必備學習資料。在檔案利用上，她時刻把自己放在檔案使用者的角度，想方設法為查找利用提供便利。一方面建立了重要檔案電子掃描備份庫，查找重要文件，無需開庫就能看到原文，既保證了檔案安全又提高了利用效率;另一方面加強檔案編研，除了組織沿革、大事記、基礎數字匯編等常規編研材料外，她根據檔案實際利用情況，整理完成了《衡水銀行及新設支行成立記事》、《重要批復文件匯編》、《銀監局現場檢查意見書匯編》等多項匯編、編研材料，成為領導和相關科室案頭的必備參考材料。除此之外，她還十分注重其他載體檔案資料的收集整理工作，2012年建立了聲像檔案，豐富了商行的檔案館藏門類，使記錄著商行發展變遷的重要聲像史料得以科學留存、便捷使用。

達標升級，全力創優爭先

2011年，總部決定成立自己的標準化檔案館。選址、加固、裝修，白園園幾乎把自己的全部精力都放在了檔案館的建設上。裝修期間，她每天監督工人裝空調、裝防盜網防盜門、修房頂，早出晚歸加班加點成了常態，以至于她愛人在那段時間笑稱她“包工頭”。為了使新建的檔案館符合檔案管理“三分設”的要求，在她極力建議下，總部為檔案館增設了閱覽室、支行辦公室，并拿出資金購置了閱覽桌、辦公桌椅、復印機等辦公室設施，使每一家入館支行的設施配備均滿足3A級檔案室的要求，為之后檔案室順利升級打下了良好基礎。

衡水商行檔案館在解決了檔案庫存容量問題的同時，也開啟了商行檔案管理升級達標工作的序幕。

作為這項工作的具體承辦人員，自接到這個重要任務起，她就把剛滿周歲的孩子交給老人照顧，放棄了年休假、雙休日，成了檔案館來的最早、走的最晚的人。2011年，她同支行檔案員一道完成了總部及十二個支行的室藏檔案整體搬遷，累計搬遷近30萬卷檔案;2012年，她帶領臨時成立的檔案整理小組人員，歷時4個月對總部室藏的全部會計和信貸檔案進行重新梳理，將不符合要求的4716卷檔案全部下架，重新整理，更換破損檔案盒1000余個;下半年為解決總部檔案電子化水平較低，不符合等級認證要求問題，她積極與市檔案局業務指導科的同志溝通，多次向科室和主管領導積極諫言，經過不懈努力，完成了檔案管理軟件和高速掃描儀等軟硬件設施的安裝調試，并在人員緊張無法抽調人手的情況下，獨自一人承擔了條目錄入和掃描掛接工作，歷時5個月完成了全部檔案目錄和60%文書檔案的原文掃描錄入掛接工作;2013年，為了做好檔案備檢，完成最后沖刺，她和支行檔案員們天天泡在檔案館，晚上經常工作到7、8點才回家，經常在孩子睡著后的深夜里起身查資料、寫材料、與檔案員們在網上討論問題、上傳共享文件。苦心換來豐碩果，在白園園與支行檔案員共同努力下，2013年底，衡水商行十二個支行以平均分79.5分的好成績一致通過“2A”級等級驗收，而商行總部綜合檔案室更是以91.8分的好成績在市級“4A”級別檔案室驗收工作中名列前茅。2014年，她再接再厲，再次以高分完成了4家支行檔案室一個“3A”，三個“2A”的等級認證。

三年半時間，1200多個日夜的辛勤工作換來了商行檔案工作質量全面提升，也使白圓圓對孩子和家庭滿懷歉疚。自孩子周歲起，她就把所有的時間和精力都放在了檔案上，沒日沒夜的工作，累了趴在辦公桌上休息一會，病了吃點藥堅持再干，晚上加班寫材料到凌晨成為常態。家里的一切沒有時間管，就都交給老人和丈夫打理。孩子牙牙學語、蹣跚學步、上幼兒園這些成長中經歷的重要時刻她都沒有陪在身邊，以至于到現在只要她手里拿著文件回家，兒子就會問：“媽媽你今天晚上又要加班嗎？我不吵你，太晚的話我會跟爸爸睡。”孩子無心的話使她眼含熱淚，既心酸又感動。正是家人這種無私的奉獻和支持成就了白園園今天事業的成功。現如今進入衡水商行檔案館，往日成堆的文件、雜亂不堪的庫房早已不見蹤影，取而代之的是現代化的檔案密集架、先進的檔案管理設備、整齊劃一的檔案裝具、整潔的案卷、快捷的檢索利用。目前衡水商行總部和16家升級支行的檔案室已經列入衡水市標準化示范檔案室，來參觀學習的人絡繹不絕。

榮譽和成績只能記載過去，而今，白園園又以全新的姿態投入了衡水商行新辦公樓標準化檔案室的規劃建設工作中，力爭在不遠的將來實現總行檔案室“5A”級、全行下屬39個支行全部通過檔案等級認證的目標。

平凡，卻不甘于平庸，是每一個普通檔案人的畢生追求，她們也必將在不懈的追求中獲取那份沉甸甸的存在感和人生價值感。