大數據時代企業檔案資源體系建設初探

李 冬

（大慶油田檔案館，黑龍江 大慶 163002）

步入大數據時代，數據貫穿于企業管理的計劃、組織、領導、控制和創新之中，如何更好地利用海量數據為企業管理和發展服務已成為不可回避的問題。企業檔案作為企業重要信息資源，其管理理論、管理手段、管理環節發生了根本性的變化，企業檔案資源體系建設正面臨著新的機遇和挑戰。大數據時代企業檔案資源體系建設應注意哪些問題，采取何種手段？加強檔案資源科學配置和高效利用，對提高企業檔案管理水平和服務企業發展具有怎樣的現實意義？

一、企業檔案資源體系建設及意義

（一）企業檔案資源體系的含義

企業檔案資源體系指對企業在生產經營中形成的、企業有保存價值的全部檔案的管理，要做到由分散到集中、由無序到有序，更重要的是要按照我國檔案工作“統一領導，分級管理”的原則，通過對企業各級檔案機構的歸并及合理分工和檔案資源的整理與組合，使檔案機構和檔案資源結構合理、配置優化。

（二）企業檔案資源體系建設的意義

企業加強檔案資源體系的建設，是企業檔案工作“三納入”“四同步”的重要體現，同時也是降低企業檔案管理成本和檔案實體安全的需要。

大數據時代發展的需要。隨著大數據時代的到來，企業現代化、國際化程度越來越高，檔案利用者對信息需求呈現專業性、知識性、多樣性、高效性等特點。現有進館查借閱或網上系統查詢檢索的利用方式，已無法滿足現實的需求，迫切需要運用數據挖掘等有效的技術手段對龐雜零散的檔案信息資源進行分析、整合，從中抽取有價值的信息和知識，滿足檔案利用者對檔案信息產品和服務越來越高的需求。

企業可持續發展的需要。大慶油田作為采掘型企業，與其他類型企業相比，其科研、生產、經營管理過程中對檔案信息資源的依賴程度更高。企業成立初期，檔案數量少、利用率低，依靠“活字典”或手工查找，就能滿足企業日常管理的需要；隨著時間的推移，檔案數量增大，利用率也越來越高，“活字典”越來越滿足不了需要。新形勢新任務對企業檔案資源體系建設提出了新要求。我們要清醒地認識到，要承擔起為企業可持續發展提供集成化的檔案信息支持的工作使命，這迫切要求企業檔案部門具有高度的責任感和全局眼光，積極開展檔案資源體系建設。

檔案工作自身發展的需要。檔案工作在信息化的快速推進中迎來了大數據時代，檔案管理由紙質文獻管理為主向數據化信息管理轉變，電子檔案、檔案信息系統數據等成為檔案管理工作的主要內容；檔案信息由分散、龐雜向系統、知識型轉變，集成化、網絡化、智慧型服務成為企業檔案館服務的方向；檔案管理、整合、挖掘，都將在數字化環境中進行，不斷地開發、提供、推廣集成化的檔案信息產品，構建主動的、開放式的檔案信息服務體系；檔案收集、整理、利用由傳統的手工操作向檔案信息系統等現代化管理手段轉變，檔案載體及檔案開發、研究，更是發生了根本性的變化。在這種情況下，推進企業檔案資源體系建設，則是新時期企業檔案工作的當務之急。如果我們缺乏這種意識，不但會阻礙檔案自身發展、資源開發和利用，甚至會影響檔案工作的地位。

二、企業檔案管理存在的問題

（一）館藏資源不完整

企業檔案館普遍存在館藏檔案門類多、數量大，但“含金量”低、價值少的現象。具體表現為：一是年代斷缺，缺乏連續性。如大慶油田開展“三基”工作崗位責任制大檢查編研工作，由于油田會戰初期，檔案機構不健全，管理不規范，使得部分具有查考利用價值的原件散失，甚至有些年代的檔案資料出現空白。二是內容不全，缺乏系統性。企業管理部門日常工作中形成的檔案，不是某個業務節點產生的內容不全，就是反映同一內容的其他相關材料不全。檔案資料沒有“顆粒歸倉”，如企業有些部門形成的業務報表等。三是載體單一，缺乏完整性。特別是重要事件重大活動形成的檔案資料，只留存了部分文字材料，而反映事件活動的其他相關載體資料不全，如沒有照片、音像等資料，不能多種載體立體地反映歷史全貌。四是信息滯后，缺乏時效性。文件材料等從形成到入館整理，再到提供利用，完成整個工作流程需要一定時間周期，檔案資料時效性受到影響，信息的滯后，使得檔案資料難以形成獨特的信息資源優勢。

（二）歷史館藏數字化存在查詢缺陷

檔案信息資源體系建設是現階段檔案數字化建設的重點。館藏歷史檔案數字化是檔案信息資源的重要來源。檔案數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、掃描技術等現代信息技術，將傳統介質的檔案轉化為數字信息，并系統組織成為具有有序結構的檔案信息庫。目前，對歷史館藏檔案數字化工作逐年推進，但以PDF文件格式為主要掃描生成的電子文件是圖像型文件，其將文字、圖片等封存在一“頁”或多“頁”中，無法實現全文檢索和查詢，不能進行加工和利用，成為大數據時代企業檔案資源體系建設的瓶頸，必須引起高度重視。

（三）企業檔案密級管理滯后

企業檔案是企業一種重要的信息資源，又不同于一般信息資源，是最具憑證性、權威性的核心信息資源。企業檔案是企業資產的證明，是企業的知識資產，還是企業發展歷史記憶。其中，企業涉密檔案是企業檔案的一部分，由國家秘密和企業商業秘密等組成。長期以來，由于保密安全意識不強，制度規定執行不利，檢查監管考核不嚴，企業涉密檔案無密定密、有密高密、定密不解密，客觀上造成了企業涉密檔案文件越積越多，數量龐大，混雜管理，造成企業保密成本越來越大，管理手段相對滯后，嚴重影響了企業檔案資源體系建設。

三、企業檔案資源體系建設的措施

（一）完善企業檔案資源體系建設

集約化管理是整合企業檔案資源，實現檔案資源集中管理的新模式。大數據技術為企業檔案信息開發利用奠定基礎，企業檔案集約化管理也為實施大數據管理提供便利條件。采油二廠科學組織，規范有序地開展檔案集約化工作。他們深入所屬基層單位開展調研，核清館藏情況、利用情況、設施設備和人員狀況，形成整體運行方案。抽調專門力量組織協調，對18個基層單位6大類檔案，總館藏量達10萬卷、52萬件實行集約化管理，通過上下齊動、逐級核查、規范移交、異地備份等措施，全面完成檔案集約化管理工作。

（二）開展企業檔案征集

豐富的館藏資源，是實現企業檔案資源體系建設的根本保證，是為企業提供信息支持的命脈和基石，而征集工作則是豐富和充實館藏的一個重要途徑。大力開展向社會各界的檔案征集工作，制定企業檔案征集制度，明確具體征集范圍，規范征集辦法；同時還可借助信息化的機會，創建企業檔案征集成果展覽平臺，擴大企業檔案館的社會影響，進一步豐富館藏，拓寬檔案來源，爭取社會各界認同和關注。

（三）實現數字化成果再加工

企業檔案部門開展歷史館藏檔案的數據化工作，切忌盲目性，應綜合分析檔案價值，兼顧利用需求，統一數字化標準和規范，逐步激活“封存”的檔案，全面推進企業檔案數據化工作。所謂檔案數據化是指應用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等產生的新型信息形態。它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，利用計算機系統進行管理，通過網絡實現資源共享。檔案數字化是一項技術性和專業性很強的工作，其主要方式之一就是對檔案進行掃描加工，從而形成一個有序結構的檔案信息庫。

一是進行雙層PDF文件加工。對已經完成數字化的歷史館藏數據，結合本企業實際情況，經過去污、糾偏和OCR識別，轉化生成雙層PDF文件，其上層是原始圖像，下層是識別結果，這樣可以100%保留原始版面效果，并且支持選擇、復制、檢索等功能，這樣的PDF文件最后可以存儲在光盤、硬盤或磁盤陣列中，并通過建立索引數據庫進行科學的管理。雙層PDF的出現有效地解決了識別成本和閱讀利用的矛盾，是一種較有潛力的資源格式。

二是調整數字化方式。在今后開展數據化工作時，有條件的企業檔案部門，直接改變原有數字化方式，應用RFID技術，對文本資料進行掃描，然后對圖像文件進行分析處理，獲取文字及版面信息。RFID，Radio Frequency Identification，即無線射頻識別，是一種通信技術，通過無線射頻技術實現檔案信息的雙向傳導的非接觸式的自動識別技術。RFID俗稱電子標簽，具有非接觸式快速掃描，抗污力強、耐久性好，存儲容量大、可重復使用，形狀多、體積小、安全性高等優點。在檔案數字化工作中，應用RFID技術解決了掃描數據失真，保障檔案數字化、檔案利用和保管更加安全便利。[1]

（四）建立企業檔案密級管理工作機制

統一領導，分級管理。企業設置檔案商業秘密保密工作領導機構，即企業檔案商業秘密保密委員會，全面監督指導企業檔案密級管理工作。在堅持保密委員會的領導和管理下，企業檔案部門、歸檔部門分工明確、各司其職、密切配合，共同推進企業檔案密級管理工作。

分清主體，職責明確。企業檔案密級管理工作，涉及檔案資料的形成者、歸檔者和管理者等方面，需要各方在檔案資料運行的各個環節各負其責。在文件形成環節，由文件形成者擬定密級并按公文格式要求進行標注；在歸檔環節，由立卷部門負責對有無密級的文件材料進行確定，要在案卷封面及歸檔文件目錄中做出具體密級標識；保密文件歸檔后，要進行密級變更和解密工作，需要由檔案部門、檔案形成部門和保密工作部門共同協作完成，即：檔案部門對已滿保密期限的檔案資料，未接到延期保密通知的，可以按“自行解密”處理；定密單位對保密文件的提前或推后解密，需要向檔案部門做相應變更說明，企業保密工作部門應負責對定密與解密工作進行業務指導和監督。

創建格局，規范業務。企業檔案部門應建立健全企業檔案密級管理制度，根據工作實際需要，加強企業檔案密級管理工作，做好本企業從文件密級初始擬定、歸檔確認及進館鑒定等各項工作。為了降低企業檔案密級管理成本，提高工作效能，可以將企業檔案密級管理納入“檔案鑒定”工作體系，同時將檔案開放鑒定融于“檔案密級確定工作”同步進行，以便在維護保密檔案安全利用的前提下，發揮開放檔案的利用價值。

大數據時代，檔案信息將沿著多元性、知識性、先進性發展，企業檔案資源管理、儲存、整合、挖掘等在數字化環境中進行。要利用好檔案信息，堅持檔案服務一站式，為企業發展服好務。

[1]呂元智.數字檔案資源體系的語義互操作實現研究[J].檔案學通訊，2013，（5）.