電子文件會作“逆向運動”嗎——兼論文件生命周期理論對電子文件的適用性

黃新榮 封 瑋

（西北大學公共管理學院，陜西西安，710127）

電子文件的出現對檔案學理論形成了巨大挑戰，有關電子文件生命周期理論的探討即是其一。文件生命周期理論在網絡時代還能不能適用？許多學者認為網絡時代，文件生命周期理論需要修正，其中一個原因，即電子文件存在“逆向運動”，文件生命周期理論的線性運動不再適用于電子文件。電子文件的“逆向運動”到底存在嗎？文件生命周期理論還能不能適用于電子文件？本文就這一問題進行了探索。

1 電子文件“逆向運動”的來源及內容探究

對于電子文件的“逆向運動”，有多位研究者在其論著中提及，如金波在《電子文件管理教程》一書中，關于電子文件的生命周期，有這樣一段論述，“并非所有文件都能一次走完四個階段的歷程，在特殊情況下，某些文件還會做逆向運動，甚至跳躍式向前運動。”［1］安小米、黃霄羽等也有過類似的論述。這些作者都沒有指出電子文件逆向運動的具體形式和內容。但可以肯定的是，正是由于電子文件存在“逆向運動”，在文件生命周期理論中，對于文件從形成到永久保存或銷毀的“線性”運動的描述就不再適用于電子文件了，因為電子文件的運動過程可以向后，也可以向前，其運動過程變得飄忽不定，不再像傳統的紙質文件那樣“線性”穩定。文件生命周期理論受到了挑戰，需要新的理論對電子文件的運動過程進行解釋，于是出現了文件連續體理論。

電子文件到底存在不存在“逆向運動”問題？會不會因為載體形式的變化而影響文件的運動過程，從而改變文件的生命周期？帶著這樣的疑問，筆者查找了相關文獻，試圖找到檔案學者最早對電子文件“逆向運動”的解釋。

在對文獻進行整理過程中，筆者發現國內學者在研究文件生命周期理論時，最早提出文件“逆向運動”的應該是何嘉蓀。2000年，何嘉蓀、潘連根在《論文件運動的特殊形式——跳躍與回流》一文中提到了并不是所有的文件都會線性地依次完成四個階段，有些文件會跳躍，有些文件會回流，“在文件作順向運動的大潮中，某些文件又會作逆向運動，我們將其稱之為文件運動的回流形式。”［2］

何嘉蓀認為文件“逆向運動”主要表現為兩種形式：一是文件從第三（暫存）階段退回到第二（現行）階段；二是從第四（歷史文件）階段退回到第二階段。對于第一種形式的典型事例是一產品的文件已經進入暫存階段后，由于需要，又需要生產該產品，則可以將該產品的圖紙檔案直接調出，投入生產。第二種形式的典型事例是一些歷史檔案（如宮廷菜譜）重新被人利用。對于作者所說這兩種“逆向”，筆者認為，這都是正常的檔案利用行為，并不能算作“逆向”運動。圖紙文件已經歸檔進入暫存階段后，由于工作需要再次利用該圖紙，一般利用的也是該圖紙復制件，不會把原圖紙直接從原檔案保存位置抽出，原來的圖紙檔案仍處在暫存階段。新復制的圖紙參與了產品生產，會形成新的檔案。而對于歷史檔案的利用，使歷史檔案煥發青春，正是檔案發揮作用的表現，也不會因有人借鑒了檔案中的內容而改變原檔案的保存和運動狀態。所以，筆者認為，何嘉蓀等人所說的文件的兩種“逆向運動”，實際上并不是真正的“逆向”。

紙質文件不會發生“逆向運動”，那么電子文件會不會產生“逆向運動”呢？經查，最早論述電子文件“逆向運動”的文章是黃霄羽《文件生命周期理論在電子文件時代的修正與發展》一文，黃霄羽在文中提到了“加拿大檔案學者凱瑟琳·貝利（Catherine Bailey）認為，傳統文件的運動階段大多順向前進，但相當一部分電子文件在特殊情況下可能做逆向運動”［3］。通過查找其引文，發現其參考文獻為加拿大學者凱瑟琳·貝利的《檔案理論與電子文件》。筆者找到了貝利的原文，在這篇文章中，凱瑟琳·貝利論述了有關電子文件的發展及其在檔案領域產生的問題和困惑，她在文中對于電子文件的運動有著這樣的表述，“如果檔案學者們將生命周期理論視為對于一份文件法定權威的抽象表述，而不是指定的某一階段或活動，那么紙質文件與電子文件之間的這些差異也就不存在了。”“例如，聯邦政府數據庫中被用于制定每個月的家庭補貼支票的文件，那些存儲在系統驅動磁盤中并可隨時調到屏幕上以供修改的即是現行文件；而在一定時期以前的，例如1979年以前的那些沒有存儲在機構系統中而是保存于聲像圖書館的磁帶上的文件，它們僅僅由于可以通過上傳至數據庫而被恢復為現行行政階段的文件而被稱之為半現行文件”。［4］

由此可見，許多檔案學者認為電子文件在其運動過程中可以進行逆向運動這一說法是有偏差的。凱瑟琳·貝利在《檔案理論與電子文件》一文中，還提到“生命周期理論在概念層面上適當的應用證實了傳統文本文件和電子文件之間并沒有什么區別，因此沒有必要對檔案理論做出大量修改去適應電子文件”［4］。

2 從實踐中探尋電子文件的“逆向運動”

在實踐工作中，電子文件會不會進行“逆向運動”？帶著這樣的疑問，筆者走訪了一些檔案管理部門，對電子文件的運動情況進行了調研。

如西安某研究所使用的PDM系統，所有零件的設計、簽發，都由該系統完成，如果要進行生產，則PDM 系統將簽發之后的文件發給生產管理系統，生產管理系統根據PDM 系統中發來的文件指示安排生產，最后，檔案部門將PDM系統中形成的文件和生產管理系統中的生產記錄一起歸檔。現以一個事例來舉例說明電子文件在該系統內的運轉過程。在PDM中，要生產一個零件，需要由設計部門形成該零件的3D 圖紙和相關領導簽署的批文，然后發送到生產部門，生產部根據3D 圖紙及批文，安排生產計劃，進行生產。完成生產后，由檔案室將PDM 系統中的電子圖紙、相關領導的批文和生產管理系統中的生產記錄共同歸檔保存到檔案管理系統中，形成文檔一。如果若干時間后，又要生產該零件，則同樣需要相關領導簽署相關文件，這時，3D 圖紙雖然已經歸檔，但可以從檔案系統中找到該圖紙（文檔一中的圖紙），復制一份，附上相關領導的簽署，然后交給生產部門，再進行零件二的生產，生產完成，形成文檔二，檔案部門同樣需要將相關領導的批文、圖紙、生產記錄歸檔保存。在此過程中，我們看到，零件一和零件二的生產過程雖都使用文檔一中的圖紙，但是，在文檔一完成歸檔后，如果要再生產該零件，并不是將已經歸檔了文檔一原樣拿去指導下一次的生產，而是經過領導簽署之后，將文檔一中的3D 圖紙復制一份，和領導的簽署文件一起，形成了對下次生產有指導、記錄作用的文檔二。雖然文檔二和文檔一中的圖紙是一樣的，但也不能說文檔一的圖紙進行了“逆向運動”，只能說明零件一和零件二是同一個產品，它們的生產過程中形成的文檔一和文檔二都完整記錄了該生產過程。

3 電子文件“逆向運動”的邏輯思考

在文件的運動過程中，文件是業務工作的副產品，它是隨著業務的需要而產生的，是傳遞信息的工具、是記錄事件處理過程的憑證。隨著工作中一件事務處理過程的進行，記錄該事務處理過程的文件也經歷了形成、傳遞、辦理、歸檔等過程。人們為處理某件事物形成文件，不論是紙質的還是電子的，都代表了一種法定的權威，都要向前（順向）運動，經歷執行、保存、歸檔、或永久保存或銷毀等一系列過程。

電子文件是指由計算機直接產生并處理的文件。從電子文件的概念屬性看，其首先具有行政“文件”的屬性，即英文的“Record”的屬性，其次具有電子計算機“文件”的屬性，即英文的“File”屬性。因此，電子文件依然是文件，它具有文件的特征，是在事務活動中形成的，從表現形式上看，電子文件的運動過程往往是在一些信息系統（OA、ERP、PDM 等）中進行，其運動過程不再像紙質文件那樣直觀可見，但實質上都是經過執行、保存、歸檔、或永久保存或銷毀等文件運轉過程。

文件的基本屬性是原始記錄性，同樣，電子文件也具有這個屬性。電子文件同樣是原始活動的記錄，并且一經生成不能隨意篡改，即使工作需要對它進行修改，也必須要有修改記錄和相關領導的簽字。只有這樣，才能保障文件內容的真實性，文件才具有憑證價值。

文件的運動過程顯然是隨著工作活動的開展而進行，做過的工作無法后悔，記錄工作活動的文件自然無法撤銷。電子文件如果發生了所謂的“逆向運動”，則意味著檔案館長期保存的檔案或檔案室保存的半現行的檔案文件從非現行階段或半現行階段退回到現實使用階段，那么檔案館是繼續保存該份文件，還是將該份文件刪除？同時，退至現行使用階段的電子文件是原封不動的沿用原來的文件還是在該文件的基礎上再次生成文件？如果對該份文件進行修改并重新投入使用，就會破壞文件的原始記錄性，從而破壞其真實性和可靠性，破壞檔案的憑證價值。從實踐工作中也可以看出，當電子文件的生成機構需要利用已經歸檔的電子文件時，檔案管理部門可以允許該機構保存利用該文件的復制件而不是原件，此時電子文件并沒有進行“逆向運動”。由此可見，說電子文件會發生“逆向運動”存在一定的邏輯漏洞。

那么，為什么電子文件會給人以“逆向運動”的感覺呢？由于電子文件的一些特性，例如信息的易更改性、信息與特定載體的可分離性等等，使得電子文件的管理難度增大，要求在其生成之前就要對其進行控制，以確保文件信息的真實性。另外，由于電子文件的易復制性，所以，電子文件進行網絡歸檔時，往往把一份電子文件向檔案部門移交后，在業務系統中仍然保存著一份電子文件（可以說是復本），這樣，就形成了電子文件的多點保存。在這種情況下，當產生利用該電子文件的需求時，業務人員可以直接利用該份電子文件。而不像紙質文件那樣，文件在歸檔后就只有檔案管理部門擁有這份文件，利用檔案也只有經過檔案管理部門同意后才能進行。這種全程、多點的電子文件管理，使人們對電子文件的運動產生了迷惑，認為電子文件的運動變得復雜起來，會產生跳躍、逆向等問題。因此，才產生了電子文件的“逆向運動”一說，進一步懷疑文件生命周期理論的合理性及解釋力。

4 對于電子文件生命周期的思考

文件生命周期理論的意義在于讓我們認識到檔案和文件是整體性和階段性的統一。整體性是指檔案與文件是一體的，檔案是由文件轉換而來的，文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命過程，具有縱向、線性運動的趨勢和特性，在此認識的基礎上建立“大文件觀”，對文件的整個生命過程進行全程管理。階段性是指“文件的運動歷程,總是一步步進行,由若干運動階段構成的整體過程”［5］。但在文件管理階段的劃分上，可以有具體的不同。如國際檔案理事會電子文件委員會在1997年將電子文件運動過程劃分為三個階段：概念階段、產生階段、維護階段，而我國的何嘉蓀則將電子文件的運動階段劃分為四個階段：文件的孕育形成階段、文件的現實使用階段、文件的暫時保存階段、文件的保存或歷史階段。這種在階段劃分上的差異，并不妨礙文件生命周期理論的指導作用。

在電子文件時期，由于管理難度的增加和電子文件多點保存現狀的存在，以至于許多學者認為電子文件時期的文件生命周期理論需要修正。美國學者戴維·比爾曼甚至認為，電子文件管理時代將沒有文件生命周期理論［6］。但筆者認為，電子文件與紙質文件在本質上是一樣的，都是為工作活動提供憑證的，都必須保證其真實性，如果同一份電子文件是多維、反復的運動，那么在每一次的辦理過程中就不能保證該份文件沒有被篡改。我們應該將電子文件與紙質文件看作是同一本質的、相輔相成的工具，而不應把電子文件看作是紙質文件的對立面，過于強調二者的不同點，將難以真正看清電子文件運動的規律。正如凱瑟琳·貝利所說，決定電子文件究竟處于現行階段還是半現行階段并不取決于保存文件的地點，而是在于通過查找電子文件而解決工作的問題的頻率以及電子文件的控制權限［4］。例如，當一份電子文件對其形成機構十分重要而同時被檔案學家鑒定具有很高的檔案價值時，檔案館可以在系統中將文件備份并視它們為非現行文件，同時允許該部門保有檔案的復制件供日常工作查閱，此時，該份文件既處于現行階段又處于非現行階段。但這么做需要耗費很大的成本，因此，這一狀態并不常見。這時該份文件已經歸檔保存了，也就是說，該份文件已經具有法律效力和憑證作用了，并且檔案館有責任對其憑證價值負責，因為機關使用的是該份文件的復制件，而不是對該份文件修改或重新生成。電子文件的本質是文件，一份文件，終將經歷產生、執行、保存這樣的過程。如果我們糾結于一些發展過程中細節的不同，反而會使我們偏離了文件發展運動的規律。

其實，影響文件運動過程的并不是文件的載體變化，而是人們處理事務的業務活動規則。任何業務活動，都有產生、發展、終結的過程，而任何一項業務，都是建立在借鑒以前處理業務的基礎之上的。因此在業務過程中形成的文件，自然也表現為產生、執行、保存或銷毀的一個完整的過程。同時，任何一份文件也都表現出和其他的文件的聯系性。因此，電子文件如何運動和處理，是由人們在業務活動中遵行的規則決定的，這種業務活動中應遵循的規則和流程，在軟件系統架構中，被稱之為業務邏輯。業務邏輯實際上就是業務活動的規則，業務邏輯決定了軟件的核心業務流程。文件管理也一樣，文件是業務活動的副產品，業務活動而不是載體的變化決定了在什么環節形成文件，以及在什么地方保存文件。因此，積極研究業務過程的變化，探索在網絡環境下的業務邏輯及對電子文件的影響，對于科學保存電子文件，發揮電子文件的作用，是非常有益的。

［1］金波,丁華東.電子文件管理學［M］.上海:上海大學出版社,2007:33.

［2］何嘉蓀,潘連根.論文件運動的特殊形式——跳躍與回流［J］.檔案學通訊,2000(03):10-14.

［3］黃霄羽.文件生命周期理論在電子文件時代的修正與發展［J］.檔案學研究,2003(1):6-9.

［4］Bailey C.Archival theory and electronic records［J］.Archivaria, 1990(29)：180-196.

［5］何嘉蓀,傅榮校.論文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論［J］.檔案學研究,1997(03)：5-8.

［6］傅榮校,靳穎.文件整體運動描述:是文件生命周期模式,還是用文件連續體模式?——后保管時代檔案學基礎理論適應性問題研究之三［J］.檔案管理, 2008(03)：7-12.