高校辦公室工作的發(fā)展與提升

武漢大學(xué)發(fā)展規(guī)劃與學(xué)科建設(shè)辦公室 馬曉剛

高校辦公室是一個(gè)為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作直接服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是上情下達(dá)、下情上達(dá)的樞紐，承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議籌備、督促檢查、信息反饋、接待等任務(wù)，具有舉足輕重的地位。這就需要辦公室工作人員進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，改進(jìn)工作方式，提高服務(wù)水平，積極適應(yīng)新形勢(shì)，迎接新考驗(yàn)。

一、高校辦公室職能的特點(diǎn)

高校辦公室是學(xué)校的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)等職能，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。準(zhǔn)確把握辦公室職能特點(diǎn)，是辦公室工作開展的首要前提。

1.機(jī)構(gòu)設(shè)置上的從屬性

從機(jī)構(gòu)設(shè)置特點(diǎn)看，高校辦公室是為特定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的，必須從屬于特定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，沒有獨(dú)立于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之外的辦公室。這種從屬性特點(diǎn)，決定了辦公室系統(tǒng)還不可能組成一個(gè)自上而下的獨(dú)立垂直領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)，而只能建立自上而下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。

2.工作內(nèi)容上的綜合性

辦公室是同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)。其綜合性一方面體現(xiàn)為政務(wù)，事務(wù)運(yùn)行綜合。如資料綜合、信息綜合、人財(cái)物綜合等。另一方面體現(xiàn)為工作職責(zé)綜合，包含有政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作。因此，辦公室的工作可概括為參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)。

3.地位作用上的樞紐性

辦公室樞紐作用就是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用。高校辦公室雖然從屬于各自領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，但其服務(wù)的對(duì)象卻不僅是本領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，還要為上級(jí)職能部門服務(wù)。雖然沒有形成垂直的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，但要發(fā)揮上情下達(dá)、下情上達(dá)、政令暢通的“中樞神經(jīng)”作用。

二、高校辦公室人員的能力要求

1.要勇于當(dāng)好參謀

出主意、當(dāng)參謀，是辦公室人員重要工作內(nèi)容，更是其首要的職責(zé)。一個(gè)稱職的辦公室工作人員，必須當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，善出主意，善當(dāng)參謀，有效輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。

2.要善于辦好事情

辦公室人員的職能和辦公室的職責(zé)要求，必須把事辦細(xì)、辦實(shí)、辦好。一是要辦好小事。要樹立“辦公室工作無小事”的觀念，做到“大事不糊涂，小事無差錯(cuò)”。二是要辦好急事。辦公室應(yīng)急性的工作較多。一定要熟悉緊急事情的辦理程序、講究方式方法。三是要辦好要事。善于抓主要矛盾，辦事要把握重點(diǎn)和關(guān)鍵，同時(shí)講求原則。四是要辦好難事。對(duì)于工作中的難題，對(duì)于重大督辦事項(xiàng)，要有擔(dān)當(dāng)，敢于承擔(dān)，迎難而上。

3.要巧于協(xié)調(diào)關(guān)系

辦公室人員要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。辦公室往往是各種關(guān)系、各種矛盾的交匯點(diǎn)，工作人員必須有善于協(xié)調(diào)關(guān)系、善于處理矛盾的能力和本領(lǐng)。

特別是要注意協(xié)調(diào)好三個(gè)方面的關(guān)系：一是單位內(nèi)部的關(guān)系。包括領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間的關(guān)系，干部職工的關(guān)系。二是對(duì)外的關(guān)系。要加強(qiáng)與上級(jí)部門的聯(lián)系，多匯報(bào)、多溝通、多交流、多學(xué)習(xí)。三是與基層的關(guān)系。要把本系統(tǒng)內(nèi)各單位的辦公室凝聚起來，整合資源，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，形成系統(tǒng)內(nèi)戰(zhàn)斗力。

4.要樂于任勞任怨

高校辦公室事多、事雜，上自領(lǐng)導(dǎo)決策，下至衣食住行，加班加點(diǎn)，挑燈夜戰(zhàn)是平常事，休息時(shí)間甚至比工作時(shí)間還要忙。做的事情很多，登臺(tái)亮相、出頭露面的機(jī)會(huì)卻很少，有時(shí)還免不了受委屈。辦公室職員所處的位置，所肩負(fù)的職責(zé)要求必須有默默無聞的平常心態(tài)，有不圖名、不圖利，忘我工作的精神境界，有甘于清貧、甘于幕后、任勞任怨的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

三、高校辦公室工作的發(fā)展與提升

高校辦公室工作千頭萬(wàn)緒，任務(wù)繁重，中心工作是要搞好服務(wù)。辦公室工作沒有中心、沒有重點(diǎn)，就很難見成效。因此，作為辦公室的同志必須要講究輕重緩急、先行后續(xù)，從大處著眼、小處著手，發(fā)揮好參謀助手、督促檢查和綜合協(xié)調(diào)作用。具體到實(shí)際工作中，就是要重點(diǎn)把握好以下幾個(gè)方面。

1.強(qiáng)化效率意識(shí)，樹立雷厲風(fēng)行的務(wù)實(shí)作風(fēng)

辦公室作為上下級(jí)的“司令部”和“左右手”，要主動(dòng)適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢(shì)的需要和工作的新要求，率先精簡(jiǎn)一切繁文縟節(jié)，克服束縛和阻礙發(fā)展的陳規(guī)陋習(xí)，加快工作節(jié)奏，提高辦事效率。要做到反應(yīng)要及時(shí)，節(jié)奏要加快，落實(shí)要迅速。

2.強(qiáng)化整體意識(shí)，形成團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作合力

整體意識(shí)是一種“和合”精神，能產(chǎn)生巨大的凝聚力。要加快發(fā)展，改變落后面貌，尤其要提倡眾志成城、和衷共濟(jì)，形成共謀發(fā)展的整體合力。辦公室同志要堅(jiān)持團(tuán)結(jié)為重、工作為重、大局為重、事業(yè)為重，帶頭成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的堅(jiān)定執(zhí)行者。要識(shí)大體，講團(tuán)結(jié)，添合力。

3.強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識(shí)，倡導(dǎo)淡泊名利的創(chuàng)業(yè)精神

奉獻(xiàn)是一種美德，也是辦公室同志必須具備的基本素質(zhì)。長(zhǎng)期以來，辦公室的同志養(yǎng)成了任勞任怨、默默無聞、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的品質(zhì)，贏得了組織和領(lǐng)導(dǎo)的信任。在新的歷史時(shí)期，人們的思想觀念、價(jià)值取向等都發(fā)生了深刻的變化。對(duì)辦公室來說，強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識(shí)，弘揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，顯得尤為重要。辦公室工作人員要做到有事業(yè)第一的境界，有踏實(shí)苦干的作風(fēng)，有不圖名利的操守。

總之，高校辦公室的工作人員要有鋪路石的精神，外表樸實(shí)，質(zhì)地堅(jiān)硬，甘愿默默奉獻(xiàn)。還要經(jīng)常檢查自己思想、工作“到位”情況，不能“離位”，更不能“越位”。在處理同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，力求做到“參與而不干預(yù)，協(xié)助而不越權(quán)，服從而不盲從”。