淺析如何通過完備的業(yè)務(wù)檔案促進教學(xué)管理及整合師資

大連科技學(xué)院 計美嬌

業(yè)務(wù)檔案是高校教師的高校檔案中的一種，主要記錄教師的相關(guān)工作情況，同時它也是學(xué)校檔案的一個重要組成部分。高校通過對高校業(yè)務(wù)檔案的有效梳理與妥善管理，可以更好地實現(xiàn)把控教學(xué)、提升管理的目的，同時也可展示出高校不同階段的教學(xué)與管理的進度和成果。教師業(yè)務(wù)檔案不僅能反映出高校教師的工作能力、教學(xué)水平、學(xué)科內(nèi)學(xué)術(shù)研究水平和工作成果，更能體現(xiàn)其所在單位的師資力量、團隊建設(shè)水平和辦學(xué)質(zhì)量。

一、高校業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容

高校的教學(xué)工作和科研工作是兼具廣泛性和重要性的實踐活動，在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生了高校檔案的重要基礎(chǔ)——教師業(yè)務(wù)檔案。教師業(yè)務(wù)檔案對于體現(xiàn)教師個人業(yè)務(wù)與學(xué)術(shù)水平具備一定直觀性，便于高校領(lǐng)導(dǎo)者在任免人員時知人善任、人盡其才，為高校人事方面的安排提供輔助決策信息。具體來說，教師檔案包含自然情況、教育教學(xué)工作及考核情況、學(xué)術(shù)科研情況、榮譽情況等幾個方面。

1.自然情況。自然情況是指教師的“三歷一職”。所謂“三歷”就是教師的個人簡歷、個人學(xué)歷和個人履歷等基本信息；所謂“一職”指教師的職稱變化情況，主要包括專業(yè)技術(shù)職稱任職資格情況、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核材料、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批情況、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批情況等。這些材料可以比較全面、系統(tǒng)地體現(xiàn)出高校教師在一定階段內(nèi)其專業(yè)技術(shù)水平的程度。

2.教育教學(xué)工作及考核情況。教學(xué)工作包括教師每學(xué)年的班級任職、執(zhí)教、課程反饋信息、課后輔導(dǎo)等，學(xué)校通過考核機制來考核此類項目。通過教師自行設(shè)定教學(xué)計劃、對教學(xué)大綱的把控、日常教學(xué)教案準備以及相關(guān)任務(wù)書、學(xué)期末對教育教學(xué)的總結(jié)、業(yè)務(wù)能力方面考查審核、個人日常的工作量來進行等級考評。這樣能比較清晰地展示出教師在執(zhí)教期間的教學(xué)計劃、教學(xué)風(fēng)格、工作強度及評估反饋等情況。

3.學(xué)術(shù)科研情況。學(xué)術(shù)科研是涵蓋其國家承認的學(xué)術(shù)科研成果、學(xué)術(shù)團隊的組建和相關(guān)活動、教學(xué)教改方面的科研經(jīng)驗、總結(jié)以及一些具體案例解析。高校教師在國內(nèi)外正規(guī)的報刊雜志上發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、參加學(xué)術(shù)交流會情況和參加各種論文競賽所獲的經(jīng)過權(quán)威部門認可的榮譽都應(yīng)歸檔。這部分材料主要反映教師在學(xué)術(shù)研究方面所取得的成果，它們是衡量教師教研、科研成果最有分量的見證。

4.榮譽情況。榮譽情況主要反映高校教師在教育教學(xué)以及科研實踐中所獲成果。這些高校教師的工作成果，是客觀評價教師工作成果、激勵教師整體工作積極性和創(chuàng)造性的重要依據(jù)。榮譽情況的歸檔具體來講包含兩部分，一是指高校教師在教育教學(xué)以及科研實踐過程中所獲得表彰、獎懲的文字記錄；二是發(fā)表的論文、研究的課題和所著專著獲得的獎項證書以及指導(dǎo)學(xué)生競賽所獲榮譽。

二、高校教師業(yè)務(wù)檔案管理中存在的主要問題

目前，很多高校僅重視人事檔案的建設(shè)，并沒真正認識到教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要性，對整個檔案工作不夠重視，從而直接導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案無論是管理環(huán)節(jié)還是利用環(huán)節(jié)都存在很多問題。

1.管理人員不專業(yè)，管理責任心不足。對于大部分高校來說，高校教師的業(yè)務(wù)檔案管理沒有得到應(yīng)有的重視，因而沒有設(shè)置專門的管理機構(gòu)，教師業(yè)務(wù)檔案管理工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業(yè)人員。在檔案的管理中，沒有固定責任人，相關(guān)責任人頻繁更換，檔案管理工作大多由院系辦公室主任、教學(xué)秘書等人員兼管。這種狀況直接造成了管理人員構(gòu)成不穩(wěn)定，管理職責權(quán)限不明晰。同時，檔案管理人員缺乏從事管理工作所需要的專業(yè)性知識與技能，對相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的管理重視程度不夠，檔案管理業(yè)務(wù)不精、工作責任心不足，這些問題都直接影響了檔案管理的成效，從而對教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)以及管理水平產(chǎn)生嚴重影響。

2.管理方式有待改善，管理手段陳舊落后。教師業(yè)務(wù)檔案不僅內(nèi)容廣泛，而且涉及面非常大、信息量大，這就要求管理工作保證質(zhì)量的同時也要保證效率。但現(xiàn)實狀況是，大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理尚處在全手工或半手工的操作狀態(tài)，完全不具備高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的現(xiàn)代化管理特點。從而使教師業(yè)務(wù)檔案信息的搜集和整理、存檔及分類的這些工作滯后嚴重，進而更直接地影響了教師業(yè)務(wù)檔案的整體規(guī)劃、編輯、利用和研發(fā)。甚至?xí)嬖谝恍┙處煓n案內(nèi)容大量重復(fù)、利用低效無序的狀況，使一些管理工作都處于重復(fù)做無用功的尷尬境地，一定程度上影響了教師教學(xué)、科研工作的質(zhì)量。

3.管理工作政出多門，缺乏系統(tǒng)性。目前，高校業(yè)務(wù)檔案管理缺乏統(tǒng)籌安排，造成了人力、物力、財力等方面的浪費，違背系統(tǒng)管理的原則。大多高校沒有明確規(guī)定教師業(yè)務(wù)檔案的分類、管理和歸檔部門，導(dǎo)致高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理中的出現(xiàn)一系列問題。況且，教師業(yè)務(wù)檔案管理目前相對分散，學(xué)校的某些教師業(yè)務(wù)檔案由人事部門、教務(wù)部門或其他相關(guān)師資部門全權(quán)管理，某些高校則是由幾個部門分工合作管理。而且高校教師檔案內(nèi)容的質(zhì)量相對較低，大同小異，缺乏管理的創(chuàng)新，難以全面且客觀、準確地反映高校教師的工作實際情況。另外，管理上的各自為政造成管理缺乏系統(tǒng)性，檔案資料收集不全或散失嚴重等狀況，這些都不利于檔案完整長久地被保存，也為更好地綜合利用并最大化其價值增加了難度。

三、加強高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的對策探析

教師業(yè)務(wù)檔案能夠真實反映教師在校各種情況，將其作為評估依據(jù)能夠?qū)γ恳晃桓咝＝處熥鞒隹陀^而準確的評價，是評價高校教師業(yè)務(wù)水平、學(xué)識水平和科研水平的重要參考條件，更是評價高校整體教育、教學(xué)水平的一項重要指標。因而，對高校教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的改善與提高十分必要。

1.完善檔案管理制度，明確責任機構(gòu)。首先，教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當建立起一個健全完善的管理制度，將檔案管理工作的不同環(huán)節(jié)制度化；其次，需要統(tǒng)一教師業(yè)務(wù)檔案管理標準，檔案的歸檔要使用同一標準，推進檔案管理規(guī)范化進程；最后，教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)由一個管理部門統(tǒng)一管理，同時在各個分院按需設(shè)立協(xié)管員，形成層級負責、循環(huán)管理體制。

2.采用先進管理手段，實施科學(xué)規(guī)范管理。在高校檔案業(yè)務(wù)管理中，要合理利用網(wǎng)絡(luò)資源，并要盡快建立校內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)庫。作為學(xué)校檔案管理的主管部門，為適應(yīng)和滿足現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展需要，有必要、有責任積極利用日益更新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高信息采集核對工作的效率，進而實現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化、高效化。舉例來說，高校可以建立電子檔案，配合紙質(zhì)檔案合理利用，使檔案的利用更加便捷，逐步構(gòu)建檔案利用平臺，從而實現(xiàn)高校教師檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化的目的。

3.重視檔案管理人員培養(yǎng) ，提高管理水平。管理隊伍是影響高校業(yè)務(wù)檔案管理的重要一環(huán)，管理人員素質(zhì)的高低直接影響管理水平。這就要求高校教師業(yè)務(wù)檔案工作者必須優(yōu)化能力，從而使檔案管理更加規(guī)范化、現(xiàn)代化和高效化。學(xué)校要特別重視業(yè)務(wù)檔案人才的選拔和培養(yǎng)，檔案管理人員在具有專業(yè)檔案管理知識的同時要掌握計算機應(yīng)用的相關(guān)知識，更重要的是要有高度的事業(yè)心和強烈的責任感。因此，高校應(yīng)開展相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，通過系統(tǒng)培訓(xùn)使管理人員能夠更加全面地掌握相關(guān)知識、樹立工作理念、提高工作技能，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的管理方式。在建立培訓(xùn)機制的同時完善考核機制，不斷提高管理人員水平，及時調(diào)整管理隊伍，為高校教學(xué)水平評估工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

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