如何加強高校基建檔案管理

南京師范大學基建處 田 東

近年來，我國的高等教育發展越來越快，高校基本建設的投資規模也在逐步擴大，許多高校都將院校進行擴建和改造，進而成立多所分校，或是將院校之間進行合并與重組，這些都表現了高速的高效發展形式，在這樣的背景之下，高校的基建檔案管理工作怎樣繼續發展，這就需要我們加強學校基礎設施的建設力度，還要做好基建檔案管理的工作。

一、高校基建檔案管理工作的概念

在基建管理和工程項目中，高校從對工程的醞釀決策到最后竣工交付的整個過程中，所直接形成或者具有保存價值的圖表、文字圖紙等等聲像載體材料。它直接記錄了對整個校園里的各種建筑、基礎管線等建設過程規劃、設計、施工和檢修等工作過程，也是作為整個建設過程的依據和憑證的存在，是高校檔案管理中不可或缺的重要組成部分之一。它包括了依據性、基礎性、工程設計、工程管理、施工竣工的驗收、財務監理等七大文件內容。

二、高校基建檔案管理建設的特點和對策

1.高校基建檔案工作的特點

（1）檔案工作者管理意識薄弱。基建工程本身具有許多特點，比如工程周期長、階段多、流程長、涉及到的部門多等，由于基建工作長期缺乏有效的管理和約束機制，檔案工作者對于檔案管理的意識不強，嚴重存在注重建設，輕視檔案的思想，因此，導致基建檔案材料收集得不齊全、質量也不高、存檔圖紙不完整等情況發生，檔案管理的相關職責沒有切實落到具體的管理工作人員，歸檔的工作與工程的建設沒有很好的協調和開展，給基建檔案工作帶來嚴重的影響。

（2）檔案管理存在的隱患。以往基建檔案人員，考慮最多的問題是避免在利用過程中出現遺失或缺漏等現象，基建檔案的材料數量多而且復雜，由于長期對提供檔案原件和復印件的利用，所以，造成多數圖紙受到嚴重破損，有的甚至沒有備份可供復制，還有把每個項目的同種圖紙，用線裝訂起來，這樣做雖然保證每一份檔案的完整性，但是利用起來卻不方便，圖紙過大數量又多，這會給復印帶來極大的難度和困擾。

（3）檔案管理的質量不佳。基建檔案人員對基建項目的運作不僅要熟知，對基建檔案的整理工作還要有所掌握，這樣做的目的是為了基建工程和檔案的專業性，工程人員和檔案人員如果相互之間都不了解專業和技術知識以及工作程序，那么必定缺乏工程檔案管理的實踐能力，以及相互間的溝通，會導致檔案資料管理工作的嚴重脫節。比如說，利用一些具有憑證作用或法律效力的關鍵文件作為復印件, 可能這些文件簽字和蓋章都不全, 就起不到原有的作用；有的工作人員將項目資料隨便鎖進自己的柜子, 沒有把資料移交給檔案員及時歸檔等現象產生, 導致不少材料分散在承辦人和技術人員手中，材料文件處在種種損壞、分散、丟失的情況下，對基建歸檔質量有著直接的影響，同時對檔案管理工作的持續發展也有一定影響。

2.基建檔案工作管理建設解決的對策

（1）增強對基建檔案管理的工作意識。基建檔案管理工作最為彈性的環節是增強檔案部門的服務意識，和對檔案管理的重視。由于基礎工作環節的薄弱性，制約了檔案利用工作的開展導致基建檔案的利用率偏低。檔案管理工作人員的競爭參與意識相對較弱，缺乏主動性，致使檔案工作相對滯后。

（2）高校基建檔案管理制度的完善。各個高校的基建檔案歸檔的范圍是按照建設部門制定的《城建檔案管理規定》的細則來進行后續工作的。但收集齊全相關的材料工作是非常的繁瑣，一般所要搜集的材料太多。在制定詳盡合理化的檔案規整方法時，結合各大高校是實際情況，制定好檔案歸檔的范圍，既減少了檔案收集的難度，又使檔案規范齊全。并且，做好高校基建檔案的管理關鍵要素是實行部門立卷的體制。不僅提高各部門工作的檔案保存意識還加強了各部門的檔案保存責任感，更加提升了檔案卷宗的質量。

（3）檔案管理的信息化建設。現代科技的飛速發展，計算機網絡、辦公自動化的實現，信息化已經滲透進工作生活的每一個角落。文檔信息化建設是當今檔案界的熱門話題，隨著計算機網絡技術的普及，文檔信息也進入了信息化領域，獨立村子于心的檔案形式當中，更加方便了信息的錄入，存儲加工以及共享，完全打破了傳統模式，將信息脫離了檔案，使用查詢更加方便快捷。

3.基建檔案管理工作對高校發展的作用

基建檔案管理工作主要有三個作用：一是作為史料的形式存在，對高校的建設發展起到了很重要的作用，基建工程實況的再現，作為歷史憑證，從而見證基建工程的發展歷程；二是參考價值，對基建工作具有一定的指導意義，在建設過程中，高校的基建檔案是可以加以重復利用的，大大的提高了基建檔案的質量以及使用效率和經濟效益；三是作為維權依據，可以解決后期工程在基建上引起的糾紛。基建檔案作為高校基礎建設憑證依據，起到了維護學校合法權益的作用，促進學校今后的建設發展。

三、結束語

基建檔案資源是各大高校最寶貴的財富，我們在完善和改進基建檔案管理資源的完整性，以及提高基建檔案管理水平的時候，要注意對學校未來的發展。不僅要保證基建檔案管理的質量，提高基建檔案工作者的積極性，還要做好基建檔案工作的開發和利用，加大力度推進基建工作的順利進行。

[1]秦紅梅.如何加強高校基建檔案管理[J].檔案管理，2011

[2]秦 奕.試論如何加強高校基建檔案管理[J].城建檔案，2013

[3]桑媛媛.淺議如何做好高校基建工程檔案管理工作[J].工程與建設，2011