中外合作辦學學生檔案利用研究

崔 向 紅

(山東工商學院國際商學院,山東煙臺264005)

中外合作辦學學生檔案利用研究

崔 向 紅

(山東工商學院國際商學院,山東煙臺264005)

高校中外合作辦學學生檔案利用，存在利用意識薄弱、機制不完善、與外方接軌服務弱化、平臺建設滯后等狀況，其與目前快速發展的中外合作辦學需求不協調。提升中外合作辦學學生檔案的利用水平，主要有四個途徑：與外方憑證需求接軌；改進檔案利用方式；健全檔案利用結構；推進檔案利用數字化、網絡化、智能化進程等。

中外合作辦學；學生檔案；檔案利用

在全球經濟一體化背景下，我國高等教育發展也呈現出日益國際化的趨勢。中外合作辦學方式是我國高等教育國際化的一個重要標志，是我國教育改革開放和提升教育國際化水平的重要途徑。近十多年來發展尤為迅速，中外合作的高等教育機構數量不斷增多，規模不斷擴大。截止2013年9月，全國經審批機關批準設立或舉辦的中外合作辦學機構和項目有1979個，在校生總數約55萬人，高等教育中外合作辦學畢業生已超過150萬人。[1]14這種辦學方式在引進國外教育資源的同時，也對我國高等教育的發展起到了互補和推動作用。同時在其辦學過程中也遇到不少問題和矛盾，學生檔案利用就是應值得高度重視的問題。就目前情況看，它滯后于中外合作辦學發展的速度。因此，我們就中外合作辦學學生檔案利用做了深入思考，對其現狀和存在的問題做了分析，提出了提升中外合作辦學學生檔案利用的建議及四個途徑，使其能更好地為高校教育發展提供幫助。

一、學生檔案利用在中外合作辦學中的意義

中外合作辦學學生檔案與普通高校學生檔案在內涵上均指高校學生在學習、生活和參加各種活動形成的具有保存價值的各種材料(包括不同介質材料)所組成的檔案材料。它是以學生單人為一個保管單位，是獨一類別的實體檔案，這是高校學生檔案的顯著標志之一。高校學生檔案反映了學校對學生的培養過程，反映了學生的成長經歷以及德智體全面發展狀況。[2]此外，由于中外合作辦學學生檔案其國際化特點的要求，它還蘊含著獨特的價值特點，主要體現在學生出國前的檔案利用和出國后學生檔案的反饋利用機制上。

(一)為中外合作辦學外方學校選拔學生提供可靠憑證

在中外合作辦學機構或項目中，選拔程序一般先由國內高校在校學生自主報名，提交相關申請資料，再由外方學校對提交的材料進行成績審查、擇優錄取。學生能否被外方高校錄取為合作辦學項目的學生，除了必要的語言成績外，還需要由國內高校提供學生檔案證明材料，如國內課程成績單、學生的品行、心理素質、研究能力以及參加社會公益實踐活動等情況的材料。通過由合作辦學中方高校所提供的檔案證明材料，可以判斷學生的綜合能力，分析學生的學術素養，甄別學生的個人品質，決定其是否為外方學校所接收的學生，是否能順利融入外方學校進行學習，因此在中外合作辦學中，高校學生檔案利用已經成為中外高校選拔學生的關鍵對接口。

(二)為外方學校提供學生學業成績、學術能力及專業水平信息

中外合作辦學高校學生檔案利用的另一個重要的作用是提供外方認可的學生學業成績，其主要包括學生在國內高校期間所學基礎課程及專業課程的成績評價，學術能力及專業能力信息，在校期間參與的科學研究、科研團隊以及表現出來的科研能力、發表的學術論文及獲獎情況等內容。這些檔案材料能夠較全面地反映學生的學業基礎、學術及專業水平信息， 是外方學校評價學生入學資格的重要依據之一。

(三)為外方學校提供完整的學生誠信信息

外方學校都非常重視學生誠信記錄，對于不能提供誠信記錄的學生通常會拒絕接收該學生的入學申請。因此中外合作辦學學生向外方高校提供的申請材料，不僅包括在國內大學期間接受教育的情況，還包括其個人信貸消費記錄、助學貸款情況、信用還款情況、獎懲情況、有無犯罪記錄和參加社會公益實踐活動的證明等，也是必備的申請材料，這同時也是高校學生誠信和社會責任真實完整的體現。[3]

(四)為中方高校的人才培養質量提供反饋信息

《國家中長期教育改革與發展規劃綱要(2010-2020)》明確提出：要“適應國家經濟社會對外開放的要求，培養大批具有國際視野、通曉國際規則、能夠參與國際事務和國際競爭的國際化人才”。中外合作辦學學生檔案材料充分反映了高等教育國際化人才培養的質量。中外合作辦學質量涉及人才培養目標、人才培養模式等諸多方面，其中學生學習成績檔案，特別是轉修學分項目的學生成績是否可以互認、轉修、豁免學分，可以直接反映出我們的人才培養方案的設立是否科學、合理、全面、規范，特別是專業設置、課程體系、教學內容、教學方法和教學運行機制以及引進教育資源等方面是否合理。能否達到教育規劃綱要提出的目標，是擺在我們中外合作辦學高校面前的重要理論和現實問題，有許多工作需要我們去研究、探索、實踐。所以通過中外合作辦學學生檔案的信息反饋促使我們不斷提升、規范和提高辦學質量，這也是中外合作辦學未來長遠發展的客觀需求。

二、中外合作辦學學生檔案利用存在的問題

(一)中外合作辦學主客體檔案利用意識薄弱

檔案利用意識是指個人及社會對檔案的認識程度，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認識，影響著檔案利用者對檔案需求的準確表達，支配著檔案用戶的檔案利用行為。[4]目前，雖然中外合作辦學學生檔案工作已經逐漸從幕后走到臺前，但檔案利用主客體的檔案利用意識仍較弱，對學生檔案利用工作沒有達到應有的重視程度，影響了我們出國學生檔案利用工作的開展。首先，由于中外合作辦學高校的中心任務是培養經濟社會需要的國際化人材，教書育人仍然是學校工作的重點，而學生檔案利用工作在學校整體工作中常常被邊緣化，甚至無暇顧及，致使學生檔案利用工作顯示出突擊性、階段性而缺乏科學性和連續性。其次，中外合作辦學學生檔案利用的主體主要包括校級相關部門的檔案管理人員和二級學院的檔案管理人員，而日常檔案利用服務則通常是以二級學院為主，校級審核為輔。一般情況下二級學院并不設置專職檔案管理員，而由院辦公室人員兼職，雖然學校層面對學生檔案管理利用工作的內容、程序提出了明確的要求，管理人員也普遍具備服務意識，但兼職檔案管理員普遍缺乏系統的、完整的檔案業務知識、技能的培訓，特別是缺乏基于數字化檔案檢索和利用技能的培訓。再次，中外合作辦學高校學生檔案利用工作的標準化、程序化、規范化不足，與國外院校的標準需求不能很好地契合，且出國學生檔案的提交通常表現出請求服務的時效性和快捷性，造成二級學院檔案利用工作者的盲目、迷惑，進而出現反復請示或隨意操作的現象，這就制約了中外合作辦學學生檔案利用服務功能的發揮。

學生作為檔案利用的客體，檔案利用意識薄弱，檔案利用常識缺乏。目前中外合作辦學的學生在進入高校之前沒有檔案利用方面的培訓、學習，而入學后與其他普通高校一樣，也鮮見有高校針對在校學生開設檔案利用方面的選修課程，高校管理部門和管理者對檔案利用的宣傳也多數仍停留在利用宣傳欄進行被動式的宣傳。對于高校學生來說，這種守株待兔式的宣傳方式，很少引起學生的共鳴，在學生中的宣傳覆蓋率很低，所以在實際檔案利用中，學生普遍表現出缺乏檔案利用常識，不熟悉檔案利用規定，不了解自身檔案利用權力及義務，甚至不能提供自身信息字段，更不能清晰地表達出對檔案利用的個人需求，這勢必會造成檔案利用服務障礙、服務進度緩慢或服務中止。據相關調查發現，大學生對檔案不太了解的占調查對象的 52%，對檔案比較了解的占30%，對檔案很了解的只占2%，[5]也從計量的角度印證了這一現象。中外合作辦學學生檔案利用意識薄弱，還表現在不注重日常積累良好的檔案材料，這也導致學生對檔案利用的意愿降低，促進出國學習能動性不能很好的發揮出來，甚至有時會導致學生在檔案中弄虛作假等不良現象的發生。

(二)檔案利用機制不完善，與外方接軌的檔案利用服務弱化

第一，檔案利用的時效性、承接性和個性化方面不完善。

由于學生檔案是寶貴且不可再生資源，[6]檔案利用又特別注重其時效性、承接性和特殊性。[7]鑒于以上特點以及中外合作辦學二級學院兼職檔案管理員缺乏專業培訓，檔案利用方式受限，所以檔案利用在時效性、承接性和個性化等方面表現出較多不完善的地方。二級學院辦公室面對學校各職能部門和本學院的日常工作，工作內容龐雜，兼職人員工作負擔過重。在日常檔案管理服務工作中常常出現工作時間和精力投入有限，不可能把學生檔案工作作為日常例行工作來做。往往是在學生出國學習申請限期來臨之前集中處理，而高校中外合作辦學學生檔案利用工作與普通高校學生檔案利用工作相比存在著不同的周期性、規范性且內涵要求不同，在有限的時間內要把大批量學生包括待出國留學學生的各種信息建檔及憑證材料入檔，且要符合國際慣例、符合申請學校的標準、符合學生個性化的需求，這就對兼職檔案管理模式下的檔案管理員來說提出了更高的工作標準和要求。

第二，學生檔案信息不完整，歸檔材料構成不合理。

傳統高校在校學生檔案材料，包括學籍類檔案(如入學材料、學籍卡、學生登記表、畢業生登記表等)、學生在校期間歷年的學習成績單、獎勵和處分材料、學生在校期間重要活動的證據材料，例如入團志愿書、入黨志愿書及入黨材料、入學和在校期間體格檢查表、畢業生報到證等。[8]按目前的高校學生檔案管理方式，在檔案信息和檔案材料收集中，重點歸檔學生政治思想表現和學生在校學業成績，而對學生在校期間參加社會實踐、社團活動、科研創新、學科競賽中表現出來的組織能力、創新能力、心理素質、誠信品質等方面材料的歸檔則不夠重視，疏于收集。[6]究其原因，一是現有檔案管理、利用模式下，檔案利用規范所限；二是高校自身對學生檔案工作不夠重視；三是這部分檔案材料的來源不明確，二級學院辦公室兼職檔案管理員在收集這部分材料時難度較大。檔案信息不能及時建立，檔案內容不完整，無法反映大學生素質全貌。而這些方面的檔案正是辦學外方學校比較看重的學生素質材料，這使中方學校無法利用學生檔案直接提供學生申請出國留學所需的各方面憑證材料，導致外方學校也無法對出國留學的學生做出全面、準確的評價，進而不利于合作辦學人才的選拔。

第三，學生檔案重保管、輕利用，服務方式被動。

目前中外合作辦學學生的各種檔案材料通常按學期或學年歸集保管在各專業系部、二級學院辦公室、學生科和團總支，平時的利用率較低，且學生建檔材料并未及時提交學校檔案管理部門，這就造成當出國留學的學生需要高校提供詳實、全面的學生檔案時，學生要向多個檔案管理部門申請，甚至會出現在多個部門之間往返多次的情況，這種分散的學生檔案管理方式和人工檔案利用方式，即不能滿足出國學生檔案利用的需求，更不能適應外方學校對檔案利用的對接要求，勢必會影響學生出國留學的進程。

(三)中外合作辦學學生檔案利用平臺建設滯后

高校學生檔案承載著學生在校期間各項教學、實踐活動，匯集著大量的信息和知識，包括學生學籍、學業成績、科研、各類競賽、社團組織等活動情況，都以各種形式記載在檔案中。檔案利用就是運用學生檔案中所蘊含的豐富信息量，以及檔案信息所具有的本源性、可靠性等特點，[9]通過檔案利用手段有效地獲得檔案信息中所蘊含的知識。

第一，目前中外合作辦學學生檔案利用方式仍以傳統手工利用為主、檔案信息管理系統為輔。

這種半人工、半信息化利用方式建檔工作量大、工作效率低，且沒有檔案知識處理能力。因此迫切需要建設數字化中外合作辦學學生檔案信息管理、利用、服務平臺，而數字化檔案利用平臺的建設是項系統工程，現有的檔案信息管理系統各項功能遠不能滿足數字化檔案管理、利用、服務要求。實際檔案利用中無論是檔案管理者還是學生時常感到利用檔案信息不像意想中那樣輕松，尤其是學生數量多且在集中時段內要求提供系統的、憑證化的出國學習所需的各種檔案時，現有的檔案利用平臺就表現出其滯后的一面。高校檔案機構設立之初就是作為高校內部組織機構，主要面向高校內部。高校學生檔案主要是為高校自身檔案利用者服務，沒有考慮中外合作辦學外方學校的利用需求和對接問題。因此檔案管理者在面臨中外合作辦學學生的檔案利用需求，尤其是需要系統地提供外方要求的憑證材料時，就顯得力不從心。

第二，檔案利用水平的高低還取決于檔案利用平臺數字化、智能化程度和檔案的編研水平。

從學生檔案利用數字化、智能化水平來看，目前仍停留在文件級目錄檢索階段，電子化全文檢索要么是缺少豐富翔實的檔案內容的演示系統，要么是僅有校級檔案管理者才有權限使用，而二級學院檔案管理者無權限使用，真正能實現電子化全文檢索的高校較少，數字化、智能化檔案利用更是在建設和探索當中。

另外，中外合作辦學高校學生檔案編研整體水平不高，更談不上針對性編研，編研工作的不足，無疑在很大程度上影響了申請出國留學的學生檔案利用。

以上這些因素都阻礙了系統化學生檔案的利用，集高效、便捷、功能全面的中外合作辦學學生檔案管理、利用、服務平臺的建設就顯得尤為迫切。

三、提升中外合作辦學學生檔案利用水平的途徑

(一)轉移檔案工作重心，接軌外方憑證需求

由于受傳統的保密思想的影響，現在的檔案服務重藏輕用，還未重視學生檔案利用與國外接軌的問題。在現今培養國際化人才目標的要求下，中外合作辦學學生檔案工作重心也應從重視收集、保存、歸檔轉向加強利用服務上。這種辦學形式為逐步解決高校檔案利用與外方學校接軌帶來了契機。其檔案利用工作應調整工作思路，搞好主動研發，在重視檔案材料的收集、整理、建檔、歸檔等本職工作基礎上，合理開發和深化利用學生檔案，努力實現與外方高校接軌的學生檔案利用服務。在這一過程中要界定好利用與隱私的邊界，涉及隱私的內容應加以權限的保護，保護個人隱私和學生檔案利用兩者既不是對立的關系，也不是主次關系，而是一種辨證的關系，[10]保護是為了更好的利用。在充分保護學生隱私的前提下，合理、靈活地規范檔案利用權限，優化利用流程，主動向外方高校和學生提供檔案服務，在中外合作辦學學生檔案利用上顯得尤為重要。

(二)加強檔案利用意識，改進檔案利用方式

在中外合作辦學高校范圍內進行廣泛的檔案利用意識的宣傳教育，全面系統地向學生宣傳學生檔案的內容、作用和利用方式等常識，讓他們樹立檔案利用意識。從檔案利用知識和技能的普及來看，要注重對檔案利用群體的培訓。具體來說，可以利用高校學生便于集中組織學習的特點，積極開展針對學生的檔案利用知識普及，如在入學的一二年級開設檔案利用常識等選修課，運用課堂教學方式指導學生高效的利用檔案信息資源，幫助學生掌握檔案利用服務平臺的使用方法和技能。同時，要加強面向學生服務的檔案管理員的培訓，特別在檔案服務意識和檔案利用服務技能方面的培訓，使其熟練掌握學生檔案管理、利用、服務的工作內容、工作方式和工作手段。此外，還應充分運用學生檔案的反饋信息提升合作辦學人才培養質量，按照中外合作辦學高校學生出國學習的多種途徑，分類探索檔案利用方式。

(三)完善檔案利用內容，優化檔案利用結構

在中外合作辦學模式下，堅持以培養國際化人才，使學生順利進入外方高校學習為目標，適應學生對檔案利用需求的發展變化，針對外方合作學校需求擴大歸檔材料范圍，增加學生檔案信息含量。一方面可以全面反映高校學生在國內期間的學習、成長過程；另一方面為學生出國學習提供完備、有效的個性化發展憑證。具體來說，除了要豐富傳統檔案內容以外，還應根據中外合作辦學的發展需要和學生學習、實踐等特點，增加心理素質、實踐創新能力、個人誠信情況等內容。其心理檔案應能夠使外方學校準確地分析提交申請學生的心理傾向、特征，有利于外方考察和選拔符合要求的學生；實踐創新能力要注重收集反映學生多方面潛能、成長進步的材料，包括學生參加重大競賽的作品、榮譽證書、資格證書等；學生信用檔案是學生個人未來職業生涯的信用資本, 必須高度重視大學生的誠信教育，個人誠信材料一般應包括大學生的品行、助學貸款償還記錄、個人信貸消費、考試是否誠信、與他人交往是否有欺騙行為以及獎勵、處分情況等。[6]通過積累學生在校期間誠實守信方面材料來準確反映學生的信用行為和品行情況。

(四)面向互聯網+時代，推進檔案利用數字化、網絡化、智能化

當前正處于互聯網+迅速向各領域滲透，并取代傳統運行模式，形成新應用模式的時代。為應對這種變化，中外合作辦學下的檔案利用，應探索運用互聯網+技術拓展檔案利用的途徑。首先，中外合作辦學高校應面向學生檔案利用，深入研討如何改進傳統檔案管理、利用、服務模式，使其適用于互聯網+的新環境，為建設基于數字處理技術的移動化、網絡化、智能化學生檔案利用平臺提供科學規范的檔案利用流程；其次，將管理、利用、服務平臺的建設提上實施日程，深入研發新一代物聯網技術、智能數據和知識處理技術與檔案利用的融合。現實中，許多高校已經意識到并積極開展了嘗試，令人欣悅的是部分高校已著手建設集管理、利用、服務功能為一體的統一平臺，期待在不久的將來可以“搭建開放大學檔案數字化集成管理平臺，滿足檔案數字化、傳遞網絡化、存儲集中化、資源共享化、管理動態化、權限規范化和遠程服務化的發展要求，以適應檔案信息化和檔案現代化管理的發展趨勢”。[11]

總之，通過轉移檔案工作重心，加強檔案利用意識，完善檔案利用內容，積極探索和建立數字化檔案利用平臺等途徑，可以提高中外合作辦學學生檔案利用的服務效率，提升檔案利用工作的透明度和服務水平，凸顯學生檔案利用的價值特點，真正發揮學生檔案利用對中外合作辦學高校在管理、教學中所起到的促進和推動作用，為中外合作辦學的發展和決策提供有效支持。

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[4]謝寶琴. 關注大學生檔案意識的培養 [J]. 蘭臺世界, 2007, (6).

[5]霍雄飛. 就業服務視角下的高校學生檔案管理研究 [J]. 檔案與建設, 2010, (2).

[6]練紅珍. 就業視角下的高校學生檔案實效性管理研究 [J]. 檔案與建設, 2011, (8).

[7]李清, 嚴建南. 高校出國學生成績檔案利用的思考 [J]. 檔案與建設, 2003, (9).

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[9]章燕華. 我國檔案信息資源開發關鍵性障礙分析及對策思考 [J]. 浙江檔案, 2006, (6).

[10]劉社文. 高校檔案利用障礙及對策分析 [J]. 云南檔案, 2012, (9).

[11]周芳. 淺析開放大學數字檔案館(室)建設 [J]. 福建廣播電視大學學報, 2015, (2).

(責任編輯 石學軍)

2015-05-26

崔向紅，女，山東淄博人，山東工商學院國際商學院館員，碩士。

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