檔案管理與服務模式的創(chuàng)新研究

姜海龍

（四平市教育科學研究所，吉林 四平 136000）

1 檔案的產生及服務歷程

檔案應用在我國有著悠久的歷史，可以追溯到幾千年以前。只是在之前各個朝代稱呼不同而已，例如商朝的“冊”、秦漢的“典籍”，以及漢魏的“案犢”、“卷宗”、“文書”等，檔案一詞首次出現是在明清時期一本書籍中，而正式使用估計在近代以后了。檔案在古代有專門的史官記述、編撰，專門的官員負責整理、看管，檔案在以前是專門記載國家大事或帝王功勛等的冊子，功能單一，專職為國家政治服務。發(fā)展到現在，檔案的應用與職能趨于廣泛，不僅記載國家事宜、政府政策等大的方面，此外還有企業(yè)管理、個人信息等小的方面。在歷史長河中，檔案管理體系至今已形成。

經濟基礎決定上層建筑。近幾十年由于經濟水平的提高，國家更重視檔案事業(yè)發(fā)展與檔案的利用服務。相比于以前檔案服務的專斷，現在檔案服務形成了自己獨特的模式，不同機關、不同層次都有各自的服務體系與服務內容，服務范圍拓寬，甚至過去的機密檔案也有選擇地向社會各階級群體和開放服務。

2 檔案管理現狀與服務問題

（1）檔案管理手段落后。以高校等教育機構為例，目前全國大多數學校仍然采用紙質檔案，實行的是實體檔案管理。隨著經濟與科技的發(fā)展，這種檔案管理方式開始滯后于時代發(fā)展，各種問題全面暴露，種種矛盾尖銳突出。如檔案管理過程中服務不完善，效果不明顯，資源浪費重復等問題。隨著時間的推移，檔案資料將會逐漸增多，日益堆積，需要占用大量的空間，導致存儲設施緊張、管理服務人員緊缺、資金投入短缺，極大地消耗社會資源。例如對檔案的整理與保潔就成為了一項巨大的工程，執(zhí)行起來過于困難，同時查詢也過于繁瑣。在紙質檔案下，各種檔案分批、分類管理，各部門各司其職，部門之間交流溝通不暢通，不利于實現檔案信息與資源的共享與最大化利用。這種管理方式對普通群眾的開放程度較低，家長及其他相關社會人員很難了解關于學校等教育機構的相關情況與檔案歷史。若有事情發(fā)生，急需提取、閱讀相關檔案時，程序相當繁亂復雜，而且由于庫存檔資料過多使尋找的效率低下。

（2）檔案服務不能與時俱進。積極有效的檔案服務模式應當嚴格秉持以人為本的理念，堅持全心全意服務的宗旨。仍以高校等教育機構為例，當前檔案服務模式還處極度封閉狀態(tài)，不能與時俱進，僅對部分有關人開放并不是面向全體社會，這樣就不能及時有效的同社會進行交流。這種服務模式下，工作內容單調、枯燥乏味，容易出現玩忽職守，偷懶僥幸的心理與行為，導致服務不周、檔案安全隱患等問題。紙質檔案服務更新換代比較麻煩，耗時較長，服務質量跟不上。

3 檔案管理創(chuàng)新與服務模式優(yōu)化

（1）檔案管理方式的創(chuàng)新。隨著國家經濟的發(fā)展，紙質檔案已經不能滿足人們的需要，適應社會發(fā)展的要求，應當徹底改變這種落后的檔案管理方式。一是加快電子檔案建設。充分利用現代化先進設備，將繁雜龐大的紙質檔案轉化成存儲在電腦系統上的電子檔案，這種方式的轉變既可大大降低人力物力財力的重度消耗、避免資源浪費。實現資源有效合理化利用，而且使用更加快捷方便，省去了奔波與反鎖的程序，直接按照相應方法網上查詢，提取即可。二是實現檔案管理信息化數據化。建立一個完整的檔案管理系統，安排有序、井井有條，根據自身的需要建立檔案維護與監(jiān)管界面，抵御外來的破壞，實時關注管理數據更新，強化安全防護工作，提高管理的質量與效率。

（2）檔案管理制度的創(chuàng)新。沒有規(guī)矩，不成方圓。制度創(chuàng)新是檔案管理工作變革的核心和重點。一要建立健全檔案管理制度。對國家檔案管理制度的要求嚴肅執(zhí)行，再結合本機構特點，清晰謹慎劃分可公開面向社會大眾的檔案資料與必須嚴格保密的檔案，細化檔案工作保密條例以及泄露懲罰制度。二要改變檔案管理用人觀念。新型檔案管理方式與制度下，需要高質量、高標準、高要求的硬件與軟件設備條件，更需要掌握高新技術的檔案管理新人，他們不僅要對計算機網絡技術熟練，還需檔案管理專業(yè)知識，特別是應具有創(chuàng)新意識和管理能力。為此，須加強檔案管理人員的培訓工作，擬定檔案管理新進人員的招聘要求。三要建立獎勵激勵機制。形成一套完整而又精細的鼓勵體系，嚴格獎勵標準，劃分獎勵層次，利用工資、獎金，或者外出參觀考察等手段，提高工作人員的工作積極性與熱情，促進檔案管理水平和管理社會效益的提升。

（3）檔案服務模式的創(chuàng)新。檔案服務模式的創(chuàng)新要摒棄以前過分重管理而忽視服務的做法，提高檔案服務的能力與意識，提升檔案為經濟建設的服務的社會價值。其一，樹立檔案服務安全意識。檔案工作是一項保密性較強的工作，互聯網是個魚龍混雜，未知的環(huán)境，在開展檔案服務時，要時刻提高檔案保護意識，做到安全健康服務。其二，改善檔案服務態(tài)度。檔案服務過程中，要始終用溫和耐心的態(tài)度回答咨詢的問題，詳細有序實事求是地將檔案信息介紹給需求者，形成文明親和、有序有效、寬嚴得當的檔案服務模式。其三，開展檔案價值挖掘與研究。深入社會做廣泛實際調研工作，了解經濟建設、工程項目、科研課題等對檔案服務的要求，開展檔案價值挖掘與研究，為經濟發(fā)展和社會進行服務。