淺析高職高專教學(xué)檔案管理

孫美麗

教學(xué)檔案管理，是高職高專院校管理工作的基礎(chǔ)，亦是衡量高校教學(xué)管理水平的重要指標(biāo)。隨著科技與社會(huì)的發(fā)展，高校的教學(xué)檔案管理工作為了能夠更好地適應(yīng)這一發(fā)展潮流，不斷地豐富和完善其教學(xué)檔案的管理工作。高職高專在推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)程中，將教學(xué)檔案管理視為管理工作的重點(diǎn)與中心。

高職高專教學(xué)檔案管理高職高專院校，為了能夠適應(yīng)和融入社會(huì)前進(jìn)與發(fā)展，我國(guó)于2008年發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這一管理辦法的頒布與實(shí)施，能夠規(guī)范高等學(xué)校的檔案管理工作，并且能夠推進(jìn)我國(guó)高職高專在檔案管理上的工作開(kāi)展，豐富其管理的內(nèi)涵。

一、教學(xué)檔案的概念及重要性

（一）教學(xué)檔案的概念

教學(xué)檔案，是指在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)與教學(xué)管理過(guò)程中，形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖片、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄性資料。它是對(duì)學(xué)校開(kāi)展的所有教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)的記錄，是教學(xué)管理與研究，教師教學(xué)工作及學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程中，形成的具有保存價(jià)值的一種材料。

（二）教學(xué)檔案的重要性

1.教學(xué)檔案是強(qiáng)化學(xué)校在思想政治工作方面，不可或缺的寶貴資源

在現(xiàn)實(shí)的教學(xué)檔案管理過(guò)程中，把教師在日常教學(xué)活動(dòng)中的表現(xiàn)，提供給學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，并由這一表現(xiàn)作為教師評(píng)估的依據(jù)。這樣一來(lái)，學(xué)校在召開(kāi)表彰大會(huì)時(shí)，就會(huì)言之有物，言之有據(jù)了。

2.教學(xué)檔案能夠提高師資水平，并且是提高其水平的重要手段

教學(xué)方法因人而異，這就使得教師在教學(xué)過(guò)程中，總會(huì)有自己的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。利用教學(xué)檔案的作用，將老師的教學(xué)方法記錄其中，不僅能夠?qū)⒑梅椒ǖ靡杂涗洠€能夠幫助新老師熟悉教學(xué)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)的進(jìn)步。

3.教學(xué)檔案是評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平和考核教師業(yè)務(wù)能力的主要根據(jù)

根據(jù)教學(xué)檔案的記錄，學(xué)校可以輕易的掌握學(xué)校在教學(xué)管理水平方面的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，對(duì)優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行繼續(xù)，對(duì)缺點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，能夠了解到學(xué)生在輟學(xué)以及曠課等問(wèn)題產(chǎn)生的原因，還可以衡量教師的教學(xué)水平和職業(yè)道德，從而，更好地推動(dòng)學(xué)校在教學(xué)檔案管理方面的發(fā)展。

二、我校教學(xué)檔案的實(shí)體分類

以《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高職高專院校教學(xué)管理要點(diǎn)》為參照，結(jié)合我校實(shí)際情況，科學(xué)地將教學(xué)檔案劃分為七個(gè)一級(jí)類目。

1.綜合（JX11）主要包括教學(xué)管理和教學(xué)基本情況的文件材料。如上級(jí)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料；學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃；、學(xué)校教學(xué)工作計(jì)劃和總結(jié)；學(xué)校教學(xué)管理工作規(guī)章制度匯編；學(xué)校教學(xué)工作會(huì)議記錄；學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)規(guī)劃等。

2.專業(yè)（JX12）包括各專業(yè)的介紹、設(shè)置、批復(fù)等材料；省級(jí)以上重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)的材料。

3.招生（JX13）包括招生簡(jiǎn)章；招生計(jì)劃；招生錄取審批表；新生花名冊(cè)等。

4.學(xué)籍（JX14）包括學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料；學(xué)籍卡變動(dòng)情況等。

5.課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐（JX15）包括課程安排表；典型教案；教學(xué)檢查記錄及報(bào)告；各專業(yè)的考試題相關(guān)資料；試卷分析材料；學(xué)生成績(jī)登記表；教學(xué)大綱；教學(xué)改革方案；教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；教學(xué)質(zhì)量分析報(bào)告等。

6.教材（JX16）包括各專業(yè)使用教材情況資料。

7.畢業(yè)生（JX17）包括畢業(yè)生花名冊(cè)；畢業(yè)生審核登記簿；供需見(jiàn)面會(huì)資料等。

三、教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱，收集不全

部分教學(xué)職能部門及教工對(duì)教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，在平常教學(xué)和教研過(guò)程中形成的文件資料不愿意交回綜合檔案室保管，認(rèn)為這些是自己的教學(xué)成果，交回綜合檔案室后，使用時(shí)不如放在自己手邊方便。這樣最終導(dǎo)致一些應(yīng)歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐資料散失在部門和個(gè)人手中，無(wú)法保證教學(xué)檔案收集的齊全完整。

（二）教學(xué)檔案人員隊(duì)伍流動(dòng)性大，檔案專業(yè)知識(shí)缺乏

大多數(shù)教學(xué)部門的檔案員，都是由本部門的教學(xué)秘書(shū)兼管。平時(shí)參加檔案相關(guān)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少，檔案專業(yè)知識(shí)了解的不夠明確和深入，就只是淺層的管理。由于其受限于管理工作的非專業(yè)性，就會(huì)產(chǎn)生人員的流動(dòng)現(xiàn)象，這些都不利于高校對(duì)教學(xué)檔案的科學(xué)管理。

（三）檔案管理制度不完善

由于其檔案管理的制度不完善，使得學(xué)校在展開(kāi)教學(xué)活動(dòng)，或者表彰大會(huì)時(shí)所做的報(bào)告真實(shí)性有待于重新考量。許多檔案管理方面的問(wèn)題，就會(huì)鉆法規(guī)的空子應(yīng)運(yùn)而生，比如：教學(xué)記錄不夠完善，不能完整、真實(shí)的體現(xiàn)出教學(xué)檔案的作用，不利于提高學(xué)校的管理水平。

四、教學(xué)檔案管理工作的改進(jìn)辦法

針對(duì)我校教學(xué)檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，應(yīng)該采取以下措施來(lái)解決在教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題，并促使其在發(fā)展中能夠更科學(xué)和規(guī)范。

（一）加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識(shí)

高職高專院校必須提高教工檔案意識(shí)。通過(guò)各種途徑宣傳、學(xué)習(xí)檔案基本知識(shí)和檔案法律，喚醒其對(duì)檔案管理的意識(shí)，和在教學(xué)過(guò)程中體現(xiàn)出其重要性。推動(dòng)高校在檔案管理方面的發(fā)展，更有利于學(xué)校管理水平的全面發(fā)展。

（二）提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)性素質(zhì)。

部門教學(xué)檔案兼職人員專業(yè)水平有限，不能夠?qū)虒W(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范管理。這就要求高職高專院校，需要對(duì)管理人員的素質(zhì)進(jìn)行專業(yè)性的高要求，并對(duì)管理人員在技術(shù)方面進(jìn)行合理的培訓(xùn)，將教學(xué)檔案管理工作推向現(xiàn)代化與數(shù)據(jù)化的發(fā)展進(jìn)程。

以運(yùn)城幼兒師范高等專科學(xué)校為例，其在教學(xué)檔案管理人員的選用方面就應(yīng)該注重對(duì)專業(yè)性的限制，不能過(guò)于走馬觀花，要切合實(shí)際，提高教學(xué)檔案管理人員的自身素質(zhì)，通過(guò)培訓(xùn)等手段將教學(xué)檔案的管理人能夠完善其整體素質(zhì)，推進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。

（三）建立健全的管理機(jī)制，完善教學(xué)檔案管理工作

完善的管理機(jī)制，是做好教學(xué)檔案管理工作的重要前提和基礎(chǔ)保證。各個(gè)高職高專院校應(yīng)該依據(jù)其相應(yīng)的法律法規(guī)，與自身的實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)教學(xué)檔案管理工作予以制度上的保障。利用制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，來(lái)規(guī)范管理的高水平化，使其能夠權(quán)責(zé)分明，進(jìn)一步確保管理水平的不斷提高。

在科技幫助的前提下，也要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)的記錄做更新，定期為其進(jìn)行重新謄寫的記錄，保證其信息量的完整程度，有助于對(duì)高職高專院校教學(xué)檔案管理發(fā)展進(jìn)程的詳細(xì)了解，保證高職高專的教學(xué)檔案管理，能夠在健康的大環(huán)境下發(fā)展壯大，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展速度的加快，改革的大潮涌向了教育教學(xué)檔案管理中來(lái)。本文就是通過(guò)對(duì)高職高專教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行合理化的建議，從而促使我國(guó)高職高專院校能夠在變化發(fā)展的社會(huì)中，完善自身的管理體制，使其能夠更加規(guī)范與科學(xué)。

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