做好水利文書檔案管理工作的幾點啟示

劉冰冰，趙黎霞，馬 波

（濟南市臥虎山水庫管理處，山東 濟南 250115）

通過文書檔案，可以幫助我們對國家以及各行各業的政策制度有個更加清晰的了解。能夠保證上級任務的落實，實現上下級之間信息的有效溝通。文書檔案管理是各級黨組織以及行政機構工作過程中不可缺少的一個環節，同時也是單位工作業績以及管理狀況的文獻記載，這項工作所牽涉到的因素非常多，科學合理的檔案資料是有效工作的保障，也是領導在大事決策上需要參考的重要內容。在文書檔案網絡化背景下，怎樣保證文書檔案管理工作可以得到順利開展，保證這項工作能夠得以程序化、數字化以及網絡化等，與辦公室工作變化需求相適應，是每個檔案管理人員需要正視的一個問題。

1 重視文書檔案管理

文書檔案管理工作在類型上包括兩大類，第一類是上級組織產生的文檔管理，第二類是本級組織產生的文檔管理，這兩種文檔均是工作時候所必須的文件，因此需要領導能夠對文書檔案管理工作予以高度關注。在文檔管理上：一是為軟件和硬件設施的管理提供一個有效的空間，高度重視檔案管理這項工作，形成良好的檔案管理風氣；二是重視檔案管理工作上的各種細節，能夠主動參與到檔案管理中，給出應對策略，能夠在思想和意識上認識到檔案管理工作的重要性。將文書管理工作納入整個年度的工作方案中去，同時將方案中的每項工作計劃落實到實處，推動整個檔案管理工作的有效進行。總之，領導能夠對文書檔案管理工作予以高度關注，這是文書檔案管理工作開展的必要保證。

2 規范對文書檔案管理

在檔案管理中，文書規范化管理是不可缺少的，公文的格式、類型以及管理方式是否科學合理，是否規范化，與整個檔案管理工作是否有效存在必然聯系，這種關系在辦公自動化的今天更為明顯。應該在文件形成之前就要開展歸檔工作，所以文書工作流程必須和檔案管理實現無縫銜接，例如在日常對文件進行分類、鑒定和歸檔這項工作上，都要遵守相關流程，實現規范化管理，另外文件剛剛形成的時候就要進行登記。將工作流程銜接起來，實現規范化管理，可以提高工作效率，減少不必要的環節，節省人工成本，同時還能降低差錯發生的概率。

3 完善文書檔案管理制度

管理制度是工作中不可缺少的，在文書檔案管理這項工作上，也需要制定相應的工作制度，通過制度進行文檔的管理。文檔管理制度建設過程中，需要掌握《檔案管理法》、《國家行政機關公文處理方法》等要求，結合部門公文管理工作的具體情況，制定與部門檔案管理相符合的實施辦法，健全檔案管理、歸檔統計、文案處理、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定和檔案銷毀等相關制度，保證檔案管理工作標準和要求的統一性。在健全制度后，還要組織工作人員定期對這些制度加以學習，將制度落實到工作中去。

4 提高管理人員綜合素質

在強化文書檔案管理上，管理人員的政治覺悟和業務素質是一個重要因素。檔案管理工作的開展，離不開每個檔案管理人員的辛勤付出，管理人員的業務素質和工作經驗決定了整個檔案管理工作的質量。因此，作為一名合格的檔案管理人員：一是要有一定的政治素質與思想覺悟，在工作上能夠自覺履行義務，對自己所承擔的責任負責；二是檔案管理人員要擁有較高的職業素質。檔案從搜集到整理再到裝訂，整個流程往往是乏味的，需要檔案管理人員能夠有耐心，有責任心，將這項工作視為己任，認真地完成工作。另外，還需要檔案管理人員能夠及時對自身的知識系統進行更新，尤其是在電子檔案管理上，要做到與時俱進。

5 加強業務學習和經驗交流

業務學習和工作經驗交流是提升檔案管理工作水平的重要途徑。檔案管理工作，需要各個管理人員能夠對自身所擁有的管理經驗進行交流和學習，在這個過程中，檔案管理人員需要做到：一是檔案管理人員定期學習相關管理方法和制度；二是及時參加與檔案管理相關的培訓，與同行人士就工作經驗上相互學習，相互促進；三是經驗交流，通過定期的學習交流，共同就存在的問題給出應對策略，完善現有的管理工作，這是提升檔案管理工作質量的重要因素。

6 注重檔案材料收集

在檔案管理中，一個核心流程便是材料的收集，這是檔案管理工作的起始點。在進行材料收集上，需要注意催收，部分領導在繁忙的工作中，難免會將某些文件忘記返還，因此就需要檔案管理人員能夠加強催收工作，將檔案歸檔。另外是重視年中歸檔，在進行這項工作的時候，需要結合文檔登記表，查看文件中是否齊全，發現有文件并未歸檔，就要查找未歸檔的原因，想辦法去補齊。

7 注重工作細節

檔案管理工作是一項繁瑣的工作，要想把這項工作做好，就需要重視工作中的種種細節。在工作細節上，通過定制度、選好人、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱等途徑來實現。

在制定制度上，需要根據《國家行政機關公文處理辦法》等相關制度，結合單位具體情況給出相應的公文處理辦法；在選好人方面，主要指的是針對重要文件，比如國家機密和企業機密的文件，一般需要有高度責任心和政治覺悟的人員來保管；在詳細記錄上，主要是針對接收的文件和發出的文件，均根據相應的流程進行登記，要寫明收發文時間、機密等級、來往文件號、來往文件數量等；在分類上，需要針對管理檔案進行分類，所包含的類別為：政府類、上級類、本單位文件、其他單位文件；在備案上，需要根據工作需求，每個季度或者每個年度進行備案表的制作，在必要的時候對記錄內容進行打印，防止因為筆體的差異導致無法辨認。在年末的時候，需要將備案表進行裝訂；在存檔上，需要結合平時所做的記錄和分類情況，將文件分別裝入檔案盒或裝訂成冊,按時間順序放入檔案柜備查；在查閱方面，在需要的時候能否及時找到相應的文件取決于上述工作是否落到實處，這就需要在日常工作中具備豐富的工作經驗。

8 結語

文書檔案管理工作屬于檔案管理工作中重要的組成部分，是了解一個部門實際情況的一項重要依據,在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用,這就需要檔案管理人員能夠高度重視這項工作，采取科學可行的管理方式，通過不斷更新自身的管理知識系統，學習相關管理制度，不斷與同行進行經驗交流，提升自身業務工作素質等，才能夠做好這項工作，符合新時代政治經濟發展的需求。