論ERP系統管理與企業維修成本控制

王希軍

（中國石油渤海鉆探裝備處 天津）

ERP（Enterprise Resource Planning）系統是基于先進的企業管理理念上高度集成化的信息系統，是一套將財務、分銷、制造和其他業務功能合理集成的應用軟件系統，開發和利用好ERP系統，可以幫助油田企業更加科學的進行維修控制，降低運營成本。

一、應使ERP系統成為油田企業成本控制的工具

1.企業特征使ERP系統成為成本控制的工具

（1）成本控制是企業管理的重要組成部分。但不同性質的企業，由于不同經營活動在企業中所占的成本比率十分懸殊，因而對于成本控制的對象、方法和思路等均有所不同；對于資產密集型企業，提高維修管理水平，控制好維修成本是提高企業經營效益的關鍵所在。因此對于這類企業的管理思路是：通過維修管理帶動企業低成本運營，實現公司的總體經營目標。這種管理思路也是由該類企業特征決定的。

（2）油田企業是資產高度密集的企業。主要體現在：一是設備資產數目龐大，二是種類繁多，三是主要生產設備單臺價值較高。例如，一套進口三相分離器設備，價值超過1500萬元人民幣，一套進口APR測試工具價值超過500元人民幣。高價值的設備資產，必然伴隨大量的維修資金，運營成本中維修費用所占比例必然非常高。因此，抓好維修成本控制，就等于抓住了主要矛盾，抓住了主要矛盾也就抓住了解決問題的關鍵。換句話說，維修成本控制得好壞在一定程度上也反映了企業管理中成本控制的好壞，體現著企業的管理水平。

2.油田企業維修存在以下管理難點

（1）生產是第一位的。由于可靠性生產是企業的根本要求，所以為了保證設備維修的需要，有些關鍵設備或備件，就不能按照零庫存的管理思想去管理，就可能出現需要一個領兩個的情況，目的是不怕一萬就怕萬一，這是因油田企業追求的“生產無縫隙連接”所造成的必然結果，也是由于資產高度密集，生產等停費用居高所形成的必然選擇。

（2）資產及設備數目龐大，到底哪些需要多儲備，哪些可少儲或不儲備，這里面肯定有規律，但因為數目龐大，要想搞清楚這個規律不太容易。

（3）對于操作人員來說，是不是根據實際生產去領料呢，比如說真是因為設備需要這么多備件呢，還是因為個人使用方便等原因，往往是以領代耗，造成很多的賬外物料，特別是由于油田單位的施工隊伍多是在交通不便的野外，因此，以領代耗的現象經常存在。

（4）對于那些消耗的維修成本比其生產價值都大的設備，因為數量多，當需要確定是否屬于該報廢的設備時，比較難以確定。

（5）對于維修當中的維修方法難以去考究，是否因不科學的維修而造成故障頻發，從而造成了設備維修成本的提高。概括起來講，油田企業存在著設備多、對應的備件也多等特點，因此管理起來非常困難，不但數據信息量大，也因沒有精確的管理等很難做到科學的成本分析。

3.通過ERP系統實現精細化管理

通過ERP系統能夠將數目龐大的設備、備件、維修內容等都管理起來，既能夠做到精細化管理，還解決了維修成本控制中的各種難題。

（1）計算機管理使非常多的對象都能做到信息清晰與共享，并能夠方便的查詢。

（2）通過單機定額消耗等統計工作，可以比較科學的確定合理的維修庫存，解決很多生產單位與采購部門都摸不準的問題，同時更便于對單臺設備的考核，可從眾多的設備中選擇出重點的控制對象。

（3）通過在使用部門對沒有用完的物料進行及時退庫，可以避免因以領代耗所引起的成本不實等問題。

（4）通過對設備備件消耗進行不斷地分析，可以分析出該設備的適用價值，而不會出現因為有需要報廢的設備而引起成本的增加。

（5）通過對比分析，可以選擇更為科學的修理方法，確定更加合理的修理標準，并逐步形成相關的工作規范。做到維修方式的科學化管理，減少因維修不當而引起的成本消耗，使超保、漏保或過度維修等現象，都能得到更好地掌控。

（6）通過對修理廠家的事前控制，使維修質量進一步得到提高，減少因質量問題而抬高維修費用等。

總之，ERP通過用計算機系統，輔助企業管理有形資產(如生產設備、廠房設施、交通工具、儀器儀表、工具以及包括一些圖紙、文檔、經驗)、危害因素識別、預防措施等，使油田企業與維修相關的所有因素得到了全覆蓋，它是一種管理專業性很強的管理工具。

二、通過REP系統控制維修成本的基礎工作

ERP基于先進的企業管理理念，以財務管理為核心，以設備管理、項目管理、采購管理、計劃管理、銷售管理、庫存管理、人力資源管理為子系統構建的一個通信系統，也是一個大的操作管理平臺。在這個操作管理平臺中，各子系統在統一的數據環境下工作，各部門既可以實現資源共享，增進相互了解、相互配合，又可以避免因部門間的數據相互抄送造成的錯誤，同時，由于采用的是計算機管理，大大增加了數據采集量，使數據分析更加便捷，精細化管理更加容易實現。ERP系統雖然為油田企業控制維修成本提供了一個非常便捷的工具，若要充分發揮其強大功能，還需要做好以下工作。

1.基礎數據要齊全完善

基礎工作的好壞直接影響后續工作的質量，常言說“3分技術、7分管理、12分數據”，要充分利用好ERP系統，所有需要進入系統的數據都要按照統一要求，統一口徑進行標準化錄入。只有做到數據的標準化，才能為后續的統計分析提供全面、真實的基礎資料。為了做好維修費用的控制和分析，首先要按照企業實際，建立健全功能位置，只有齊全的功能位置，才能將企業各類資產全數分配到功能位置之下。其次是將企業所有資產，按功能位置錄入系統，資產錄入要做到同類資產名稱一致，一個資產建立一條記錄，不能合建，也不能少建或漏建。只有這樣，才能在編制維修工單時，做到修理內容與資產的一一對應，具體錄入時可以參考A7系統要求的用名。

2.維修內容要真實

ERP系統要求憑單領料，也就是說有了維修需求或者有了維修任務才允許領料。不允許出現為了領料而領料的工單。如果做不到這點，就不能將物料消耗對應到相應的設備或維修對象，否則會造成因為工作方式的問題而影響到單機消耗統計的準確性。因此，按照系統的要求認真正確的填寫維修信息是做好動態數據工作的基礎，也是開展分析工作的前提。其實，ERP是一個基礎工程，系統為資產管理或者成本分析工作提供了先進的管理理念、管理方法和管理思路，但是，計算機系統畢竟是由人來操作，所以需要操作人員必須按照要求認真地進行操作，因此，選用責任心強，工作細致的ERP操作員及建立明確的ERP操作員崗位職責就顯的至關重要。同時，由于數據量較大和數據錄入的規范化要求較為嚴格，手續較為繁雜，使用人員極易產生對系統的抵制思想，一旦管理力度跟不上，就會造成使用人員的敷衍行為，導致錄入成本數據的不真實性，因此，在一定程度上講，領導層的認真謀劃和督導是ERP系統能否成功運作的關鍵。

3.正確處理采購與發料的關系

因為ERP系統是一個信息集成的系統，它把維修任務、庫存采購、計劃供應、人力資源等系統都集成為一個主體。這樣就要求企業的各個業務部門必須協調一致，只有每個部門都能高效、快捷的完成自己的業務，才不會影響其他部門業務的順利開展。成本核算工作與采購業務關系密切，如果所需物料沒有及時采購，或者采購在途、已經到貨但沒及時入庫等，都會影響到物料發放，就不能將庫存物資和設備實際消耗等準確地對應起來，從而影響到系統的成本實時分析，造成成本分析的重大偏差。也就是說，財務核算、成本分析是一個整體，該工作不僅僅是財務部門和維修部門的事，供應倉儲部門的工作也是精確進行成本分析的前提和基礎。

4.形成足夠多的歷史數據

ERP系統引進的是先進的管理思想，然而對管理水平的提升、對管理決策的有力支持等，則需要建立在翔實的數據積累之上，以及在日常維修工單高質量完成的基礎之上，經過一定時間的積累，就能夠分析管理對象的相關信息和數據，通過分析單臺設備或關心對象的成本消耗趨勢，提取有益的信息。歷史數據形成的過程就是維修水平的記錄過程，通過數據的挖掘、提取、分析和對比，將維修成本管理變成數字化的管理，尋找出更加科學的維修方式與方案。成本消耗數據積累越多，對成本分析的價值就越大。

三、成本核算的層次

ERP設備維修管理是以資產、設備臺賬為基礎，以工單的提交、審批、執行為主線，按照保養、計劃檢修、預防性維修、預測性維修幾種可能模式，以提高維修效率、降低總體維護成本等為目標，將修理內容、材料費、人工費都集成在一個數據充分共享的設備管理模塊中的同時，通過企業編碼的控制，使設備修理活動限定在合格供方內進行，實現了對服務方的控制。成本核算的實現應該根據具體情況按以下幾個層次去完成。

（1）和以前系統的銜接，特別是對于那些停留在手工模式上的，就需要用ERP系統能夠打印出成本核算的各種單據，諸如接收單、領料單、發票、物資核算單、入庫金額匯總等。因為財務核算是以憑證為基礎的，在沒有新的或更為先進的核算體系或模式下，首先要能夠滿足財務對生成憑證的要求，這也是最基本的要求。

（2）在能夠完成成本核算基本要求的基礎上，就可以開發、定制模塊并進行多層次、多對象的成本分析。對于企業當中的不同人員和不同部門來說，所關心的財務信息是不一樣的。例如，對于生產部門來說，可能最關心的是否會發生赤字，而對于管理部門可能更多關注的是整體財務運營狀況。通過維修任務所對應的不同級科目或其組合，或者再加上對維修任務相關的部門、時間段等條件的查詢，能夠得到具體部門所需要的有用的財務數據。

（3）當以上成本核算和分析目標達到后，就應當考慮成本核算集成化的功能。即將維修的財務信息，通過接口程序生成電子憑證，然后直接導入到財務系統，實現成本消耗和財務核算的一體化，滿足財務管理成本核算的各種要求。

四、成本分析對維修工作的指導

對于資產密集性企業，成本控制的重點在于對維修成本的控制，所以需要成本控制手段既能夠從維修中來，又能夠返回到維修任務當中去，可對維修工作產生指導意義。通過ERP系統能夠將維修的各種因素集成為一個整體，能將成本消耗和成本消耗的原因一一對應起來，找出維修當中對消耗成本影響重大的因素，保留合理的，剔除無關緊要的。

（1）故障分析和成本分析的關系。事實上，資產的維修策略、維修方法、維修環境、維修人員、維修工具等，都會對設備維修質量產生重大影響，最終影響到維修成本。通過維修成本的分析，能夠讓管理人員關聯到這些因素。所以說，故障分析和成本分析，最終是彼此依賴和相互支撐。合理的成本分析可以指導維修資金的合理分配，而合理的分配又會帶動維修設備的整體性能和可靠性的增加，從而減少事故，也就減少了維修頻次，從而降低了維修成本。

（2）與實施方法、應用質量等密不可分。對于油田企業來說，管好了資產，也就是管好了企業發展的根基。然而，油田企業資產管理面臨的是數量龐大、備品配件繁多，管理以及成本控制難度大等問題，ERP系統正是解決這些難題的一個有力工具，但系統能不能用好，與實施方法、應用質量、管理模式密不可分。實施好并應用好系統和不斷提升維修管理水平是進行成本分析的前提條件，因此，只有基礎工作做扎實，管理和分析效益才能得以體現。

公司自2011年正式使用ERP系統以來，通過進行科學的數據分析，與2010年同期相比，備件庫存降低了7.6%；明確了三相分離器設備作為重點控制對象，新增報廢設備10臺，常用維修廠家由過去的334家縮減到270家。截止目前未發生過因維修質量不過關而返修的現象，綜合維修費用降低了8.2%，收效非常明顯。