高校教學檔案管理的創(chuàng)新路徑探究

王雅新

（內(nèi)蒙古財經(jīng)大學資源與環(huán)境經(jīng)濟學院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

一、引言

隨著我國教育現(xiàn)代化和教育事業(yè)的發(fā)展，高校的教學形式、模式發(fā)生了較大變化，呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。高校擴招和課程模式變化使得教學檔案種類和數(shù)量不斷增加，因此，高校教學檔案資源越來越受重視，對檔案管理工作的要求也就越來越高。筆者認為，檔案資源信息化是檔案管理的有效手段，但是目前，高校檔案的信息化管理水平、管理技術(shù)都比較滯后，制約著高等教育的發(fā)展。

二、高校教學檔案的特點

高校教學檔案是指不同載體形式的文件材料總和，它是高校在教學實踐活動和教學管理過程中直接形成的、具有保存價值，并按照一定的歸檔要求和制度集中保管起來，包括文字、圖像、聲像、視頻等。高校教學檔案作為高校教學活動的原始記錄，反映了高校師生教學活動、科研探索等過程，同時，也是衡量高校教學質(zhì)量的重要依據(jù)，對推動我國高校教學改革有重要作用，從而提高高校的教學質(zhì)量。高校教學檔案具有以下幾種特點：第一，分散性。高校教學檔案的來源較分散，除下發(fā)的各種文件外，還包括各院系的內(nèi)部文件以及與教學有關(guān)來自師生的文字材料、科研成果、講座、課件、錄像、照片等。多數(shù)資料分散在各院系、管理者及師生手中，教學檔案往往是分散的，給歸檔工作增加了難度。第二，由于高校教學檔案涉及社會科學、自然科學與新興學科等，其內(nèi)容十分廣泛。同時又涉及招生計劃、人才培養(yǎng)方案、專業(yè)設置、課程設置、教學安排、師生管理等方面，內(nèi)容廣泛且復雜，檔案管理人員很難對其科學管理。第三，系統(tǒng)性。高校各專業(yè)的各屆學生都有相對固定的教學模式，根據(jù)各層次教育的要求，在培養(yǎng)周期內(nèi)形成系統(tǒng)的教學文件，包含學生受教育的整個過程。因此，高校教學檔案具有系統(tǒng)性特點。第四，針對性。高校教學文件的針對性較強，它是根據(jù)學生的不同特點、不同培養(yǎng)階段而制定的。針對教學活動中出現(xiàn)的各種各樣的問題，制定具體的教學文件，這些文件以學年度、自然年度劃分，呈現(xiàn)出了周期性的特點。高校在教學實踐活動中會形成自己的特色，導致高校教學檔案具有特殊性和針對性，而針對性等特點決定高校檔案管理要適應本校的發(fā)展，形成獨特的檔案管理模式。

三、當前高校教學檔案管理存在的問題

雖然高校教學檔案管理工作在整個教學管理工作中占有較重要地位，但由于教學檔案尚為適應教育事業(yè)的快速發(fā)展，仍停留在較為傳統(tǒng)的階段，沒有形成系統(tǒng)高效的管理體系。當前，高校教學檔案管理主要存在管理人員素質(zhì)較低、歸檔混亂、開放性較差、工作行為不嚴謹?shù)葐栴}，由于高校教學檔案涉及的內(nèi)容較廣泛，各院系的檔案管理缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機制，導致歸檔工作混亂，甚至導致一些教學檔案缺失。由于大部分檔案管理工作人員專業(yè)性較差，檔案管理技術(shù)較差，對教學檔案的管理之道沒有研究興趣，使得管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低。另外，由于高校對教學檔案的利用價值不夠重視，往往在半封閉的環(huán)境下完成檔案的歸類管理工作，缺乏多渠道、多途徑、多層次的服務功能，沒有充分利用檔案的價值，缺少開放性。

四、高校教學檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）加快高校檔案管理工作的信息化

當今社會發(fā)展的大趨勢是信息化，高校檔案管理工作的信息化是對檔案信息進行管理，它以信息技術(shù)、檔案信息建設、信息人才為主導，對檔案進行數(shù)字化處理，通過綜合保障體系與信息系統(tǒng)，來實現(xiàn)檔案信息查找的快捷化。這種以檔案數(shù)字化處理為中心的管理方式，通過交換格式化的標準文件來實現(xiàn)文件的傳遞，有助于減少紙質(zhì)文件帶來的弊端，同時，它為高校提供了更為公開的信息環(huán)境，使得信息流通的速度更快，有利于提高高校檔案管理工作的效率。

（二）加強培養(yǎng)高校教學檔案管理專業(yè)人才

隨著高校教學檔案信息化的發(fā)展，對檔案管理人才的專業(yè)性要求越來越高，必須加強培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。作為信息資源的組織者、管理者，教學檔案管理人員應熟練掌握歸檔技術(shù)和信息檢索技術(shù)，了解計算機網(wǎng)絡知識，做好教學檔案的存儲、編輯、研究工作。另外，高校可以制定相應的人才培養(yǎng)計劃，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，鼓勵其不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提供多渠道、多層次的咨詢服務，推動教學檔案資源優(yōu)勢向信息優(yōu)勢轉(zhuǎn)化。

（三）建立健全教學檔案管理制度

將文件處理與教學檔案管理相結(jié)合，根據(jù)檔案收集標準和管理制度來實現(xiàn)“文檔一體化”。教學檔案管理工作要與高校教學實踐活動相結(jié)合，建立健全教學檔案管理制度，做到與學校下發(fā)文件材料同步、與教學文件材料同步、與科研成果材料同步、與畢業(yè)論文材料同步等，確保教學檔案管理的規(guī)范化，形成良好的運行機制。

五、結(jié)語

隨著高等教育事業(yè)的不斷深入發(fā)展，高校教學檔案管理水平和利用水平成為衡量教學質(zhì)量的重要指標。如何提高高校教學檔案管理工作的效率、實現(xiàn)“文檔一體化”，還需要檔案工作者做進一步研究。

[1]林紀華.淺議高校文書檔案管理.《赤峰學院學報（自然科學版）》，2011，6.

[2]李澤玉.論高校檔案信息化現(xiàn)狀及對策分析.《南昌教育學院學報》.2012年1期.

[3]徐瑩.高校檔案信息化需要注重過程管理.《檔案管理》.2009年3期.

[4]魏瑞娟.高校檔案信息化管理措施.《檔案管理》.2010年4期.