強化建筑施工檔案管理工作探析

趙麗 楊同軍

摘要：建筑工程施工檔案是建筑工程施工建設的重要組成部分，作為建筑工程建設的歷史依據，保存好建筑施工檔案，可以為工程項目后續的運行、維護、改建、擴建等工作提供重要資料。在具體的施工過程，落實建筑施工檔案管理工作效果，提升建筑工程施工檔案管理工作的質量，對建筑工程具有重要意義。本文從當前建筑施工檔案的管理現狀展開討論，對存在的問題及成因進行分析，從而制定相應的管理對策，切實提升建筑施工檔案管理工作的效果。

關鍵詞：建筑施工 檔案管理 管理對策

1 概述

建筑工程項目一般具有建設周期長、建設投資大的特點，在工程項目的具體建設過程中，如何保證建設工程質量，并為建筑工程以后的使用打好基礎，是建筑企業共同思考的問題。在實際的建設過程中，施工檔案作為工程建設的重要組成部分，必須引起建筑企業的足夠重視，通過科學、有效的建筑施工檔案管理策略，保存好施工檔案，為建筑工程日后的驗收使用打好基礎。

2 當前建筑工程施工檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案收集整理不及時，沒有形成完整體系

工程建設過程中，必須重視檔案的收集整理，及時形成完整體系，確保工程檔案的收集整理效果。建筑企業在實際的檔案管理工作中，還存在對施工檔案沒有及時進行收集整理的問題，影響了檔案的系統性，使施工檔案難以發揮其作用。施工檔案的收集整理受到建筑企業多方面影響，一些建筑企業在工程建設中以經濟效益為最終目標，對建筑工程施工檔案資料收集整理的重要性認識不夠，影響檔案收集整理工作在企業建筑施工過程中的具體實施。建筑工程在建設后期，工程建設技術人員陸續撤離施工現場，帶走部分專業施工技術檔案，導致建筑工程后期施工檔案的分散，給建筑工程施工檔案的收集整理工作帶來困難。檔案整理人員對施工技術檔案等專業性高的文獻資料把控度不夠，整理過程中難以形成具有完整體系的施工

檔案，給建筑工程施工項目的檔案管理工作帶來巨大影響。

2.2 建筑工程施工難度提高，施工檔案數量增多

隨著社會經濟的不斷發展，對建筑工程的要求越來越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工難度，增加了工程項目的施工檔案數量。如果建筑企業沒有做好工程項目施工檔案管理準備工作，依然采用原有施工檔案的收集整理辦法，必然降低建筑工程施工檔案管理質量。建筑工程的施工檔案包括施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設難度的不斷增加，施工檔案的數量也在不斷增多，需要建筑企業根據具體施工檔案的收集整理要求，采取相應措施，保證建筑工程檔案收集質量。建筑工程的檔案管理，因為檔案數量的增多，造成檔案管理難度加大，一些沒有保存價值的建設資料，也被保存在施工檔案中，而工程總結、竣工驗收等重要資料卻沒有被完整保存在施工檔案中。

2.3 施工檔案資料的有效性缺乏保證

施工檔案的收集、整理和保存是一項周期性長的工作，在實際的工程建設中，建筑工程的檔案資料因為復印份數少或保管措施不到位，施工檔案資料沒有真正受到保護監管，難以保證其有效性。建設施工過程中，因為某些項目的負責人并不是時時都在施工一線，一些重要的現場資料填寫，會出現代簽現象，難以保證施工檔案的有效性。因為施工檔案管理人員的檔案意識薄弱，沒有及時將施工檔案轉交給業主，或在完成施工檔案的轉交之后，并不及時對施工檔案重新進行收集整理，錯過了施工檔案交付后的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型造成無法挽回的損失。

在檔案的利用過程中，一些建筑單位并沒有真正意識到施工檔案的重要性，對施工檔案的利用也僅限于工程驗收證書、工程最終預算等方面的查驗，其他價值性更高的技術文檔并沒有真正利用，給施工人員造成施工檔案實效價值并不大的錯覺。

3 建筑施工檔案管理主要問題的成因

3.1 施工檔案管理制度落實效果不夠

目前，在建筑工程中，施工檔案管理工作的具體落實，還缺乏相關管理制度，實際工作中，各建設單位根據自身的實際需求，對施工檔案管理的方式方法存在差異，影響了施工檔案的統一管理。由于沒有健全的施工檔案管理制度，導致建設施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質量。隨著建筑工程建設難度的提升，檔案資料數量越來越多，沒有科學、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導致檔案管理效果難以落到實處。

3.2 建筑建設單位和建設人員重視程度不夠

一些建筑建設單位對檔案管理工作的認識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業內部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質量。施工檔案的收集和管理，在一些建設人員看來是一項苦差事，導致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。

4 加強建筑施工檔案管理工作的措施

4.1 明確建筑工程施工檔案的收集整理范圍

要加強建筑工程施工檔案管理工作的質量，首先要保證建筑工程現場施工檔案的收集整理范圍，在明確了施工檔案的收集整理范圍之后，才能保證建筑工程施工檔案的整理效果。目前，建筑工程施工檔案的收集內容主要包括施工前期的準備資料、施工過程中產生的文件材料和項目竣工驗收過程中的所有文檔資料。項目施工前的準備資料主要包括工程建設規劃許可證、開工審批表、設計圖紙等；施工過程中產生的文件資料主要包括設計變更、工程質量檢測報告、工程定位測量等資料；竣工驗收過程中產生的文檔資料包括項目竣工圖、工程竣工驗收報告等。在明確了項目施工檔案的收集整理范圍后，嚴格按照范圍要求完成檔案收集整理。

4.2 加強建筑企業的制度建設，提高檔案管理人員的認識程度

企業根據我國對現場施工檔案的具體法規要求，并結合企業實際情況，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，保證建筑企業在具體的檔案管理工作效果落實過程中有章可循。建筑企業要積極通過開辦培訓班等形式，提高建筑工程人員對施工檔案的重視程度。建筑企業在施工檔案管理工作中，要克服傳統管理經驗，對施工檔案管理人員進行明確，保證建筑工程施工檔案的質量。

4.3 保證施工檔案的真實有效

對于建筑工程的施工檔案，必須保證施工檔案的真實有效，從檔案形成的源頭開始，把建筑檔案的形成融入到工程建設過程中。在具體的實施過程中，建筑企業必須根據檔案管理制度要求，對檔案形成進行有效跟蹤，保證施工檔案的真實有效。

5 結束語

建筑工程施工檔案在建筑工程后續的運行、改造、擴建中可以發揮巨大價值，通過對建筑施工檔案的合理有效應用，能直接推動建筑企業的發展，為社會經濟的發展貢獻一份力量。

參考文獻：

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[2]孟繁榮.論建筑施工企業工程檔案管理對策[J].經濟師，2012（6）.

[3]趙九軒.論建筑施工企業工程檔案管理對策[J].山西建筑，2010（2）.

作者簡介：趙麗（1978-），女，云南大理人，助理工程師，研究方向：人力資源管理及建筑施工管理；楊同軍（1978-），男，白族，云南大理人，項目經理，高級工程師，研究方向：項目的管理與管控。