淺談如何做好監(jiān)理資料管理工作

王佳燕

(安徽萬緯工程管理有限責(zé)任公司，246001)

淺談如何做好監(jiān)理資料管理工作

王佳燕

(安徽萬緯工程管理有限責(zé)任公司，246001)

工程建設(shè)的質(zhì)量直接影響到人們的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全，重大工程項(xiàng)目的質(zhì)量對社會經(jīng)濟(jì)活動能夠產(chǎn)生很大的影響。因此，監(jiān)理行業(yè)在工程項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)揮著巨大的作用，監(jiān)理一般服務(wù)于業(yè)主。工程監(jiān)理資料是監(jiān)理日常行為工作的記錄，是監(jiān)理人員在日常工作中形成的，是工程項(xiàng)目中非常重要的內(nèi)容。監(jiān)理人員日常的工作能夠通過監(jiān)理資料體現(xiàn)出來。所以，監(jiān)理資料在項(xiàng)目工程建設(shè)中具有很大的作用。通過自己的學(xué)習(xí)，并且結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對怎樣才能做好監(jiān)理資料管理進(jìn)行了分析，并且介紹了監(jiān)理資料管理工作的重點(diǎn)，最大限度地發(fā)揮監(jiān)理資料的作用。

監(jiān)理資料；管理制度；監(jiān)理日記

1 監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容

在工程項(xiàng)目建設(shè)中，建立資料管理是一項(xiàng)非常繁瑣的工作。在施工階段監(jiān)理資料的主要內(nèi)容是：監(jiān)理規(guī)劃與監(jiān)理細(xì)則、會議紀(jì)要、旁站與平行檢驗(yàn)、監(jiān)理日記和監(jiān)理工作總結(jié)等等。所以，監(jiān)理資料管理者要做好相應(yīng)的整理和歸檔工作，并且按照監(jiān)理規(guī)范，對資料做分類整理。

監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容是：收發(fā)文件、文件編號和歸檔等等。在工程項(xiàng)目實(shí)施階段，工程項(xiàng)目監(jiān)理部門要簽訂一些規(guī)章制度，來保證資料和有關(guān)人員的責(zé)任。除此之外，監(jiān)理資料管理工作不僅僅是對資料進(jìn)行整理歸檔，并且需要監(jiān)理部門全體人員的大力支持。第一，項(xiàng)目監(jiān)理部門的人員要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，保證項(xiàng)目資料的安全性和及時性。第二，監(jiān)理人員在平時的工作中，要及時對監(jiān)理資料進(jìn)行收集和整理，做到監(jiān)理資料的全面性和準(zhǔn)確性。

2 如何做好監(jiān)理資料的管理工作

2.1 編制監(jiān)理工作文件

建筑工程監(jiān)理工作文件主要指：監(jiān)理單位投標(biāo)時制定的《監(jiān)理大綱》和簽訂的監(jiān)理合同等。這些文件具有非常重要的作用，這些作用主要表現(xiàn)如下：第一，讓業(yè)主認(rèn)可這些文件，從而可以找到監(jiān)理業(yè)務(wù)；第二，能夠?yàn)楸O(jiān)理部門有序開展監(jiān)理工作。

《監(jiān)理規(guī)劃》是建立在監(jiān)理單位和業(yè)主簽訂了監(jiān)理合同后，在總監(jiān)理工程師的主導(dǎo)下，按照監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱的要求，根據(jù)工程的實(shí)際情況，收集并整理一定的相關(guān)資料，制定并編寫的。《監(jiān)理規(guī)劃》是一種指導(dǎo)性文件，是監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織設(shè)計(jì)框架，好的規(guī)劃能夠提前讓業(yè)主放心，讓業(yè)主感到滿意。《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》是根據(jù)《監(jiān)理規(guī)劃》和工程項(xiàng)目的實(shí)際情況來制定的。這些文件的生效都要經(jīng)過總監(jiān)理工程師的簽字和確認(rèn)。監(jiān)理細(xì)則可以很好的指導(dǎo)監(jiān)理人員良好地開展監(jiān)理工作。

2.2 完善監(jiān)理管理制度

在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，建立健全監(jiān)理管理制度。監(jiān)理資料的整理在工程項(xiàng)目的整個階段，工程項(xiàng)目的實(shí)施過程是繁瑣的，并且具有一定的特色，每個工程項(xiàng)目都具有自己的特點(diǎn)。所以，對于監(jiān)理資料管理要做好細(xì)致的分工，對每位監(jiān)理工程師的工作都要做到權(quán)責(zé)清晰、分工明確。每位監(jiān)理工程師要負(fù)責(zé)自己專業(yè)的工作。與此同時，要建立健全責(zé)任制度，對于監(jiān)理資料的管理，要清楚是誰的工作，進(jìn)而，使得監(jiān)理工作責(zé)任更加的明確。對于監(jiān)理資料的管理，不僅僅在內(nèi)部明確責(zé)任之外，還要建立建立管理制度，完善監(jiān)理資料整理的程序，使得監(jiān)理工程師在日常工作中能夠更好地工作，來使得監(jiān)理資料具有一定的連續(xù)性和完整性。

2.3 重視施工資料的審核和管理

在建筑施工中，施工過程資料能夠記錄施工的全過程。監(jiān)理工程師要及時督促相關(guān)施工單位報(bào)驗(yàn)資料與實(shí)體同步，并且真實(shí)、準(zhǔn)確。監(jiān)理人員同時也要做到監(jiān)理資料的及時性和真實(shí)性，因此，一定要注重監(jiān)理資料的管理。例如，建筑材料對施工的質(zhì)量好壞具有重要的影響，因此監(jiān)理人員在日常的工作檢查中，要及時對進(jìn)場材料進(jìn)行平行檢驗(yàn)，做好相關(guān)記錄。再如一些重要的施工關(guān)鍵工序，監(jiān)理人員必須要進(jìn)行旁站并留下影像資料，為今后工程項(xiàng)目驗(yàn)收做好基礎(chǔ)工作。

2.4 保持與業(yè)主的良好溝通，獲得業(yè)務(wù)的支持

監(jiān)理人員在資料的整理中，要經(jīng)常和業(yè)主保持溝通，獲得業(yè)主的支持具有非常重要的作用。建立的工作和業(yè)務(wù)具有緊密的聯(lián)系。例如：施工圖紙及設(shè)計(jì)變更、施工合同等，這些資料都需要業(yè)主提供。建立日常工作中的會議紀(jì)要、監(jiān)理下發(fā)的監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理備忘錄、工期延期和費(fèi)用賠償?shù)榷家皶r和業(yè)務(wù)聯(lián)系，才能更好地開展下面的工作。所以，監(jiān)理工作假如沒有業(yè)主的支持，監(jiān)理工作就很難開展下去，監(jiān)理資料的整理和歸檔就更難以落實(shí)到實(shí)處。

3 團(tuán)結(jié)協(xié)作是保障

工程項(xiàng)目的監(jiān)理工作比較繁瑣，在監(jiān)理工作中僅僅靠一個人力量是不行的，面對這樣的情況，就需要我們?nèi)w監(jiān)理人員合作來完成任務(wù)。總監(jiān)理工程師在監(jiān)理工作中起到核心作用，總監(jiān)就是團(tuán)結(jié)各位監(jiān)理人員更好地開展工作，并且在監(jiān)理工作中發(fā)揮監(jiān)理的主觀能動性。做到這些要注重以下幾點(diǎn)：

第一，做到合理分工。每個工程項(xiàng)目監(jiān)理人員的組成都是公司的抽調(diào)，或者招聘的。每位監(jiān)理人員可能來自不同的地方，或者不同的項(xiàng)目部，人員之間不熟悉，互相的工作能力和性格都不了解。所以，在組建監(jiān)理項(xiàng)目部時，要做到充分了解。第二，建立健全規(guī)章制度。監(jiān)理部門是一個團(tuán)隊(duì)，假如沒有一套制度，這個團(tuán)隊(duì)就是一盤散沙。所以，項(xiàng)目部在成立時，就要制定一定的規(guī)章制度，使得監(jiān)理人員在工作中按照一定的了流程開展。第三，做到互幫互助，關(guān)心愛護(hù)同事。對于新組建的監(jiān)理部門，當(dāng)有人遇到困難時，要及時伸出援助之手，盡自己最大努力給予幫助，使監(jiān)理部門內(nèi)部人員感受其中的溫暖。監(jiān)理部門內(nèi)部假如出現(xiàn)了矛盾，要盡量在內(nèi)部解決，這樣能夠很好地維護(hù)監(jiān)理部門的良好形象。

4 總結(jié)

上述講到的是在監(jiān)理工作中如何做好并管理好監(jiān)理的相關(guān)資料。監(jiān)理在實(shí)踐工作中會遇到很多的問題，像項(xiàng)目施工現(xiàn)場技術(shù)的處理、安全質(zhì)量的把關(guān)和質(zhì)量的進(jìn)度控制等等都需要我們監(jiān)理人員不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中加強(qiáng)鍛煉和總結(jié)工作過程中所得到的經(jīng)驗(yàn)，爭取將監(jiān)理工作做得更好。

[1] 鄭玉寬.加強(qiáng)監(jiān)理資料管理提高監(jiān)理工作水平[J].建設(shè)監(jiān)理,2002,03：58～59.

[2] 龐志平.規(guī)范監(jiān)理資料管理的體會[J].山西建筑,2011,37(02)：205～206.

[3] 欒秀驊.談?wù)劚O(jiān)理工程文件資料的管理[J].建設(shè)監(jiān)理,2011,02：28～30.

TU723

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1007-6344（2015）08-0195-01

王佳燕， 1987年6月7日，女，漢，籍貫（精確到市）：東臺，監(jiān)理員，助理工程師，本科，監(jiān)理，安徽萬緯工程管理有限責(zé)任公司，安徽省安慶市大觀區(qū)油化一路6號， 246001