有效開展科技期刊約稿工作的策略探討

龍秀芬，丁　　巖，吳惠勤，盛文彥，周啟動，譚幸誼

（中國廣州分析測試中心/廣東省分析測試技術公共實驗室 分析測試學報編輯部，廣東廣州510070）

有效開展科技期刊約稿工作的策略探討

龍秀芬，丁巖，吳惠勤，盛文彥，周啟動，譚幸誼

（中國廣州分析測試中心/廣東省分析測試技術公共實驗室 分析測試學報編輯部，廣東廣州510070）

摘要：探討了約稿的必要性，并指出認真選題，周密策劃，積極開展組稿、約稿工作等策略，是獲取高質量稿件，提高期刊質量和學術水平的有效途徑.圍繞約稿前的準備，約稿方案的制訂與實施，以及約稿的后續工作等方面，進一步對有效開展約稿工作的方法策略進行了深入探討.

關鍵詞：科技期刊；約稿；策略

約稿是科技期刊辦刊宗旨、理念和風格的主動執行過程與體現方式，是一項有組織、有目的的策劃活動，也是出版鏈條和編輯流程匯總關鍵的一環［1］.

當前，越來越多的國內科技期刊面臨著較大的生存壓力.一方面，國際著名的學術期刊出版商（如Elsevier，Spring，RSC等）正對中國的學術信息資源展開強勢競爭；另一方面，國內大環境也在鼓勵更多的稿源涌向國外.許多高等院校、科研單位鼓勵教師、研究人員將優秀稿件投到國際知名刊物，以此提高學校及科研所單位的知名度，并對那些論文發表在國際著名刊物上的作者給予重獎；職稱評定、基金申請以及科研項目申報等也把在高SCI值期刊上發表的論文篇數作為一項基本條件［2］.在這種大形勢下，國內眾多缺乏“SCI”等頭銜的普通科技期刊、中文期刊面臨著優質稿源匱乏的困境，難以有效提升自身的學術水平，甚至威脅到刊物本自身的生存［3］.

1　約稿的必要性

科技期刊在其發展過程中，由于自身在學術領域、期刊發展、讀者定位等方面的不同，其追求的目標和發展模式也各不相同.因此，希望每一種刊物都達到Science、Nature的學術水平和行業地位顯然不符合科學技術和科技期刊的發展規律，也不現實［4］.針對科技期刊目前所面臨的優秀稿源流失的困境，編輯人員應正確對待，并根據期刊自身的專業與特色，積極地開展相關領域的組稿與約稿工作.

現實的學術期刊市場中，高質量的稿源并不多，若是被動等稿件上門則只能是委曲求全，而通過主動約稿、組稿則可以有效獲得優質稿件，并成為各科技期刊提高學術質量的重要途徑之一.只有擁有較多學術水平高、質量好、影響力大的稿源，才能有效提升期刊的學術質量，不斷擴大期刊的社會知名度和學科影響力，以進一步吸引更多優質稿源，從而形成期刊的良性循環，并使雜志可以在激烈的競爭中最終獲得良好的生存與發展空間.

《分析測試學報》為我國化學類知名中文核心期刊，影響因子長期居全國化學核心期刊前5名.但近年來稿源質量和數量也有所下滑.基于此，近年來也有針對性地開展了一系列約稿、組稿工作.筆者結合近年來的約稿經驗，體會到：精心選題，周密策劃，積極開展組稿、約稿工作，是獲得高質量稿源，及提高期刊質量和學術水平的有效途徑!

2　　約稿前的準備

2.1精心選題

編輯對刊物學科發展的認識程度與約稿能否成功有著密切關系.這就要求編輯人員必需通過充分的信息采集，實現對學科發展的正確認識，了解當前的研究前沿和研究熱點，以避免選題策劃時閉門造車.編輯人員了解學科的發展趨勢及前沿，快速采集學科信息的方法主要有：①充分利用網絡資源.在當前高度發達的互聯網時代，信息采集變得方便而又快捷.充分利用網絡資源優勢，可以快速獲取所需信息，深入了解與掌握本行業的最新發展及前沿.如：著名的搜索引擎百度(http://www.baidu.com)、Google（http://www. google.com.hk）等均可提供大量的信息資源.此外，一些專業的網站和數據庫如國家自然科學基金委員會網（http://www.nsfc.gov.cn/）、國家高技術研究發展計劃(“863”計劃，http:www．863．gov．cn)、WOS(Web of Science)、ESI(Essential ScienceIndicators)、科學網（http://www.sciencenet.cn/）等也是編輯人員了解學科發展趨勢的強有力工具.②定期參加國內、外相關領域的學術會議.國內、外舉辦的權威學術會議及論壇一般都是針對當前各學科的前沿及熱點問題進行研討，并且均會聘請國內外相關行業的領軍人物、知名學者做報告［5］.通過定期參加本學科領域的學術會議，可以及時了解學科的發展方向，準確準確把握學科的發展前沿.此外，通過參加會議，還可與專家面對面接觸，加強了與專家的相互交流與溝通，從而以后的約稿工作打下良好基礎.

通過拜訪國內外專家，拜訪重點實驗室和學術單位等形式，也是獲取重要學者的科研動態，了解行業最新發展動向的有效方法.

2.2約稿名單的篩選

一旦確定約稿和組稿方向，便可通過以下方式開始選擇合適的約稿作者：①從編委中尋找作者或通過編委推薦作者.一般科技期刊的編委都是國內外知名專家、學者，而且作為編委，他們也非常樂意為期刊發展出一分力.因此，向編委約稿是一種行之有效的方法.②從國家自然科學基金項目支持數據庫中選擇約稿對象.自然科學基金委員會主要資助有重要科學意義的基礎性研究，尤其是符合國際科學發展趨勢，以及為適應我國社會主義現代化建設長遠需要的研究［6］.經過層層篩選并最終獲得自然科學基金資助的研究項目，不僅說明該項目負責人具備了深厚的專業理論知識，而且具有全面掌握本學科研究現狀和發展趨勢的能力.通過搜索國家自然科學基金項目支持數據庫，可快速獲得我國在某一領域學術帶頭人的系列名單，而擁有一定數量的約稿作者名單對于成功開展組稿工作非常重要.③從外審專家中約稿.外審專家通常為各學科的帶頭人，在對稿件的審理過程中，已對刊物有了更多的認識和了解.因此，在條件成熟時向其提出約稿請求，往往能收到理想的約稿效果.

此外，從科研團隊中尋找約稿對象，從重點實驗室和國家重點項目承擔單位物色約稿作者，從學術會議的報告人中尋找作者，從知名出版物上尋找作者等均是有效而可行的約稿渠道.

3　　約稿方案的制訂與實施

3.1約稿方案的制訂

科技期刊約稿是編輯部的一件大事，應制訂一套完善的約稿方案.約稿方案內容包括：①約稿計劃的詳細制定.包括約稿主題、欄目設置、約稿對象、約稿途徑、交稿方式、交稿時間，以及對所約稿件提供快速處理與優質服務的措施等，均需加以明確，以做到心中有數，便于后期的落實.②約稿函的起草.約稿函通常采用電子郵件形式發送.在約稿函中一方面需注意語言要清晰有力，內容簡潔明了；另一方面，寫作態度要謙虛恭敬，措辭需正式、得體.一份全面、周密而又蘊含感情的約稿函，對成功約稿具有很大的促進作用［7］.約稿函中首先要表達編輯對作者研究領域、研究方向以及所取得成果的了解、感興趣和尊崇；此外，根據約稿人的特長有針對性地推介相關約稿主題；最后，在信中適時體現出編輯對約稿的期待之情以及對作者的感激之情.需注意的是，約稿函應專人專信，這樣既可以結合作者的具體情況撰寫，又可表達編輯部對其的重視與真誠.③期刊宣傳資料的準備.發送約稿函的同時，提供一些相應期刊的簡介及宣傳資料可以方便于約稿作者更快速、深入、全面的了解刊物.

3.2約稿方案的實施

實施約稿方法多種多樣，目前常用的方法有：①E-mail約稿.隨著電子信息的快速發展，發電子郵件已經成為一種快速、實用的交流工具.郵件中附上一封約稿函，寫清楚相關要求，可以使約稿對象更清楚約稿的內容及要求，并有充足的時間考慮和安排.但不足之處是該方式發送的約稿函容易被對方當成垃圾郵件刪掉，或者看過之后不了了之.此外，郵件約稿忌采用群發的方式，這會讓收件人感到不被尊重，不僅不能達到良好的約稿效果，甚至會引起收件人的反感［8］.②電話約稿.是一種比較簡單的方式，具有快捷性、雙向互動性、非當面性等特點［9］.但由于這種約稿采用的是直接對話方式，使得雙方缺乏充足的思考時間.③參加會議.編輯人員通過參加本學科領域的學術會議或論壇，可以快速了解學科當前的發展方向，并能直接結識更多專家、學者.此種方式的約稿目標明確，且可與專家直接接觸，約稿的成功率相對較高.④直接拜訪.此種約稿方式的優點是準備時間充足，且因為能與約稿作者面對面交流，溝通十分便捷，約稿的成功率高，但其缺點是需耗用較多的時間和經費.因此，為取得良好的約稿效果，在直接拜訪之前，編輯人員應事先做好各項準備，并提前與對方做好預約工作.⑤通過編委約稿.由于期刊所聘請的編委均為本行業的專家和知名學者，他們深入了解學科的研究現狀和發展趨勢，熟悉同行的研究背景與研究領域，且在同行中有一定威望.因此，由編委向同行約稿，往往會收到更好地效果.

上述約稿方法中，各有利弊，有時可以采取多種約稿方法并用，以獲得更好的約稿效果.如本刊在日常約稿過程中，主要以電子郵件方式為主，其他約稿方式加以輔助.對于一些已郵件回復的專家會通過電話進一步溝通加以落實，對于尚未回復的專家，也會積極通過電話聯絡，以確認約稿的可能性.此外，編輯人員還可采取通過主編、編委協助，或通過參加會議等方式加以輔助，積極開展向專家約稿的工作.

近年來，《分析測試學報》在做好期刊定位的基礎上，精心策劃，積極開展了一系列的約稿、組稿工作，包括：《學報》創刊30周年專題約稿，“食品質量與安全”，“納米材料在分析化學領域中的應用”、“地溝油檢測”以及“微流控技術以及檢測”等熱點、前沿專欄約稿.通過這些約稿工作，使刊物得以吸納更多優質稿源，約稿也逐步成為編輯部的一項重要及常態化工作.在日常工作中，密切追蹤學科的發展前沿，并根據不同的研究領域建立了相應領域的約稿專家庫（包括專家的基本信息、研究領域、研究方向、學術成果、承擔的科研項目、聯系方式等），并及時對約稿專家庫進行更新和補充.同時，編輯部內部還細化了約稿工作流程及管理機制，明確規定了各編輯人員每年需約稿的數量，并從約稿數量和質量入手制定相應的考核制度，促使每位編輯積極制訂約稿方案，主動約稿，從而在一定程度上保證了刊物稿源的數量和質量.

4　　約稿的后續工作

經過前期精心策劃和準備，編輯成功約到了優質稿件.然而，此時若未能進一步做好約稿后的后續工作，那么這篇優質稿件還將不能更好地發揮出其最大的作用.期刊工作本身就是一項具有可持續性的工作，編輯部在約到優秀稿件后，若能做好對約稿的快速處理，對已發表稿件的跟蹤調查、后期推廣，以及對約稿人的回訪等后續工作，將會對以后的持續約稿發揮至關重要的作用［7］.

4.1開通綠色通道，快速處理約稿

對已約到的稿件，應盡量在最短的時間內完成審理以及發表.例如《分析測試學報》針對約稿實行“綠色通道”，爭取做到對約稿在1個月內給出審理意見，錄用后2個月內發表.對一些時效性強的熱點稿件，還進一步加快了審稿時間和縮短編輯流程.如針對2005年的蘇丹紅事件及2008年的三聚氰胺事件，均以最快的速度組織、刊發了相關的論文及檢測報道，其中1篇氣相色譜-質譜法測定蘇丹紅的論文從投稿到刊發不到2個月，另1篇氣相色譜-質譜法測定三聚氰胺的論文從投稿到刊發僅歷時1個月.針對2011年年末的地溝油事件，也以最快的速度刊發了相關的論文，并及時跟蹤發表了系列報道（分別刊于2012年第1期及第4期）.這一系列舉措為分析人員及時提供了新的檢測方法，有效促進了檢測技術的推廣及應用，同時也提高了刊物的學術質量、擴大了社會影響力.

4.2及時寄送稿酬和樣刊并跟蹤調查已發表的約稿

對約稿的作者，收到稿件后應及時回復；期刊出版后應及時反饋稿件刊發信息，及時寄送稿酬和樣刊，以體現出對作者的尊重和感激之情；對后續 Web下載量高、被引頻次高的約稿，可采取相應的獎勵機制，這對鼓勵作者以后積極投稿具有重要的促進作用.

約到優秀稿件并發表以后，編輯人員可以通過萬方、CNKI等數據庫等對該稿件的下載情況、引用率、總引用次數、年度引用分布情況、利用率、第一次引用時間與發表時間的間隔等指標進行檢索、跟蹤、調查.通過對上述相關數據的比對、分析，以判斷出所約稿件是否為學科的研究熱點，是否引起學術界的關注，其影響力如何等，從而為今后選擇約稿方向和約稿對象提供數據參考與依據.

4.3推廣優秀稿件，保持與約稿作者的聯系

對已成功約到并刊出的高質量稿件，可采用多種途徑（如期刊網站、會議、微信、QQ群等）對其及時加以宣傳與推廣，以擴大稿件的影響力及關注度，同時也可提高期刊的社會知名度.

在約稿成功后，還要繼續與約稿作者保持聯系，定期進行回訪，通過與約稿作者的持續聯系與交流增進相互間的感情，這對于以后的繼續約稿非常重要.此外，這些作者均是長期在科研一線工作的研究人員以及知名專家，對該學科的研究熱點、發展態勢有更深入的認識和掌握.經常與約稿作者進行溝通交流可以使編輯人員及時認識和了解學科領域的發展與動向，加強對學科前沿與熱點的洞察力，不斷提高自身的專業素養.

5　　結語

約稿對于期刊的發展和良性循環具有重要作用.在約稿過程中也會遇到各種各樣的問題和困難，但只要持之以恒地開展約稿工作，在約稿前做好充足的籌備，采取合適的約稿方式，約稿中靈活應對各種問題，并正確處理所約稿件，約稿后做好后續工作，則約稿所面對的各種困難就能迎刃而解，并能在不斷探索中積累和豐富經驗.相信編輯人員的約稿工作會越做越好，腳下的路也會越走越寬，從而使期刊不斷躍上新臺階.

參考文獻：

［1］李建軍，劉會強.科技期刊編輯電話約稿的特點與方法［J］.編輯學報，2010，22(4)：288-290.

［2］陳小鳳．地方高校學報組稿策略［J］．廣西民族大學學報:哲學社會科學版，2006，28(5)：177-179.

［3］吳曉利，張潔．高校學報稿源問題解決之途徑［J］．農業圖書情報學刊，2007，19(6)：188-190.

［4］羅向陽，趙群，李輝，等.科技期刊編輯如何開展約稿工作——以《機電工程》雜志為例［J］.中國科技期刊研究，2012，23(3)：449-451.

［5］王海霞，王進萍.淺談科技期刊約稿途徑［J］.科技視界，2011，23(4)：414-415.

［6］羅承麗，朱健利，陳菁華.利用國家自然科學基金項目數據庫選擇審稿人［J］.科技情報開發與經濟，2003，13(5)：10-11.

［7］王靜，馮學贊，馬寶珍.提高科技期刊約稿質量和成功率的途徑與方法［J］.編輯學報，2013，25(6)：553-555.

［8］馬蘭蘭，徐若冰，李雪蓮.科技期刊約稿中的問題和應對［J］.編輯學報，2011，23(4)：344-345.

［9］齊蘅.高校學術期刊的約稿技巧——《農業經濟與管理》的約稿實踐［J］.前沿，2012，322(20)：111-112.

（責任編輯：邵曉軍）

中圖分類號：G232

文獻標識碼：A

文章編號：1007-5348（2015）08-0055-05

［收稿日期］2015-04-02

［基金項目］廣東省科技基礎條件建設項目（粵科財字［2013］3號）.

［作者簡介］龍秀芬（1975-），女，貴州松桃人，分析測試學報編輯部副編審，博士；研究方向：編輯學.

How to Solicit Manuscripts for Scientific Journals

LONG Xiu-fen,DING Yan,WU Hui-qin，SHENG Wen-yan,ZHOU Qi-dong,TAN Xing-yi

（Editorial Department of Journal of Instrumental Analysis,Guangdong Provincial Public Laboratory of Analysis and Testing Technology,China National Analytical Center,Guangzhou 510070,Guangdong,China）

Abstract：This paper discuss the importance of scientific journal,and point out that manuscript invitation is very useful for improving the quality of manuscripts and raising the scientific journals’academic standards. Around the preparation of manuscripts,formulation and implementation of manuscripts scheme,and the followup work after manuscript invitation,the strategies to effectively solicit manuscripts is presented.

Key words:scientific journal;manuscript solicitation;strategies