高職院校畢業生檔案電子化管理探析

董利紅

高職院校畢業生檔案管理電子化的必要性

科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：

1.易于保存，便于查詢

傳統的紙質畢業生檔案大多數會因為年數長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊；此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環境或者是因為一些蟲子的撕咬、人為的管理不當等因素都會使紙質檔案受到一定損傷。與紙質檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網絡空間內，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優勢。

2.具有更大的服務價值

與傳統的紙質畢業生檔案相比，畢業生電子檔案達到了信息資源共享的最大化。例如，學生學歷電子檔案，可以很方便地通過網絡系統確定該學生的真實學歷，有效發揮畢業生檔案電子化網絡化的重要作用，使用人單位通過本校數據庫平臺調取該畢業生本人的檔案信息，了解學生詳細資料。促進了學生就業速度，為社會各界、企事業單位“量才用人”提供真實的全面的學歷信息，大大減少了畢業生就業市場不誠信的行為。

高職院校畢業生檔案管理電子化存在的問題

1.缺乏統一的標準來限定高職院校畢業生電子檔案的管理范圍

由于我國的電子檔案發展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業生檔案信息化管理工作還沒有形成統一的管理標準來限定哪些信息應納入電子檔案管理系統中、不同類型的信息資料各自應保存多久、哪些需要重點保存等，甚至是各個單位都是獨自為政，標準不一，既沒有弄清哪些該單獨保存，哪些應該與社會資源共享，造成畢業生檔案資料沒能被充分利用發揮其完整性的作用。

2.部分高職院校畢業生電子檔案難以確定其真實性、原始性

由于網絡環境的復雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業生電子檔案的真實性、原始性難以確定。由于每個學生的字跡都各有其特點，紙質檔案可以通過個人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實準確性；而與紙質檔案相比，畢業生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實準確性。

3.檔案管理人員對畢業生電子檔案管理的認識不足

很多院校檔案管理人員，沒有切實認識到畢業生電子檔案管理的重要性及優勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業生電子檔案的歸檔與整理。

高職院校畢業生檔案電子化管理存在問題的解決對策

1.制定科學規范的畢業生電子檔案管理制度及統一標準

在畢業生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復雜的網絡環境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學規范的管理制度及必須遵循的統一標準。這一規制和標準的確立必須秉承科學嚴謹的制定程序，詳細制定從畢業生電子檔案的設置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規則。

2.切實保障電子檔案管理的原始性、真實性、準確性

在畢業生信息輸入方面，設置密碼時，規定采用數字、字母、特殊符號相組合的方式來設置畢業生電子檔案個人密碼，并時常變動，降低個人密碼被盜、黑客入侵等潛在風險；在學院檔案部門集體信息錄入及確認中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業生電子檔案的真實準確性；在畢業生電子檔案管理中，對于個別重要檔案資料，同時要進行紙質檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統中，保障電子檔案的原始性。

3.加強檔案管理人員信息技術培訓和對電子檔案管理的規范性認識

應加強高職院校畢業生電子檔案管理人員信息技術的培訓，不斷提高現代化技術操作水平，及時更新畢業生電子檔案管理內容，促使高職院校畢業生檔案電子化管理從根本上從傳統檔案管理的思維方式向網絡化、數字化的畢業生電子檔案管理方向轉化。

結 語

高職院校畢業生檔案電子化管理要想實行科學有效的規范管理，必須從網絡的大環境下考慮，采取內外結合的雙重保護措施。在畢業生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術、環境、人員素質、網絡等多方面的因素，并結合本院校的實際情況以及畢業生電子檔案管理的自身優缺點，要重視相關電子技術的學習以及新型科技的運用，同時要注重本單位檔案管理工作人員個人職業道德素質的培養，保障電子檔案的安全性、信息的真實可靠性。

[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實施與注意事項》，《企業管理資訊》2009 年。

[2]余屹：《淺談電子檔案管理系統的實踐應用》，《有線電視技術》2004 年。

[3]鄭寶珠：《電子檔案管理工作的幾點思考》，《中國新技術新產品》2011 年。