析高校檔案的安全管理

杜 艷

宿州學院檔案室，安徽宿州，234000

高校檔案是高校自創辦之日起在長期的教學、行政、科研等管理活動中形成的，保存備查的文字、音像及其他各種形式的原始記錄。檔案可以系統地反映整個學校的發展歷史，為學校的持續發展提供資信，也可以為相關個人留下歷史信息。在信息化的大背景下，檔案管理手段日益多樣化，為高校檔案管理提供了新機遇，同時也讓高校檔案管理面臨新挑戰，因此如何安全管理高校檔案更顯得迫在眉睫［1］。

1 高校檔案安全管理的內容

高校檔案安全管理是指高校采取有效措施對本單位的檔案實體及檔案信息內容進行的保護，保障檔案實體及信息的安全以實現高校檔案價值最大化。高校檔案安全管理主要包括四個方面內容。

1.1 檔案制度安全管理

高校應不斷完善檔案管理安全制度，保障高校檔案管理的制度環境。

首先，加強對高校檔案安全管理工作的領導。目前，多數高校實施檔案安全管理責任制，將檔案安全工作納入學校整體發展規劃。以宿州學院為例，該校檔案室隸屬于校辦公室，成立了以分管副校長為組長、各職能部門二級學院主要負責人為成員的檔案工作領導小組，建立一支以各部門秘書為具體工作人員的兼職檔案員隊伍，形成了一套自上而下、專兼結合、穩固有效的檔案領導機制和工作網絡。學校將檔案工作納入學校整體發展規劃，給予檔案室獨立的行政編制和專項經費，為學校檔案工作提供充足的人力、財力、物力保障。

其次，建立與完善高校檔案安全管理制度。由于各高校的檔案管理工作不盡相同，高校在建立和完善檔案安全管理規章制度時，應充分考慮本校檔案工作的實際情況。

最后，加強檔案安全的宣傳教育［2］。各高校應采取有效措施開展宣傳活動，增強學校管理人員、教師及學生對檔案的認識，做到檔案安全教育制度化、經常化。

1.2 檔案庫房安全管理

庫房是保存檔案的重要場所，必須規定并限制進出庫房的人員及其出入庫房的時間、方式等。高校檔案庫房只允許專職檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不得入內。非檔案工作人員如因故需要進入庫房，必須由檔案工作人員陪同并始終相伴，以高校財會憑證檔案為例，一般是由高校財務部門工作人員查閱，專職檔案人員為其打開庫房并始終陪同直到查閱結束。

庫房的面積、保管條件等方面都要符合檔案保管要求，滿足檔案收集和保管的要求。高校應盡力建設面積達標、安全性高的檔案用房，在庫房建設時，不僅要充分考慮環境因素對檔案的影響，還應盡量減少灰塵、高溫高濕、有害氣體等因素對檔案的危害，留足庫房空間，確保檔案用房面積。同時，按照“十防”的要求［3］，配備空調、除濕器等檔案安全保護設施。

1.3 檔案實體安全管理

高校檔案工作管理部門需確保行政、教學、科研、設備、外事、黨群、基建、出版、財會等單位的紙質或電子檔案的安全。首先，各高校應根據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等法律法規的要求，結合自身實際情況制定高校檔案歸檔范圍和保管期限表、各類檔案的分類方案和整理流程等，確保高校檔案的齊全完整。其次，高校檔案管理部門應對移交進館（室）的檔案進行規范整理、上架入庫。同時要對入庫檔案進行定期檢查，嚴格遵守檔案保密制度，對高校檔案的查詢利用必須嚴格按照檔案利用手續進行。

1.4 檔案信息安全管理

隨著信息技術在檔案管理工作實踐中的廣泛應用，各高校須采取措施切實保障高校檔案信息安全以應對挑戰。首先，檔案工作人員應按照相關規定準確判斷檔案價值，根據本單位需要決定檔案是否開放或對外提供利用。其次，加強對檔案利用的管理。學校各單位應依法依章管理和利用所保存的涉密檔案和控制使用的檔案。對已開放檔案的利用進行登記，登記內容包括借出時間、借出人、借閱檔案的名稱及檔號、檔案歸還時間、歸還人等信息。

2 高校檔案安全管理存在的問題

2.1 高校對檔案安全管理重視不夠

雖然高校檔案工作日益受到重視，但部分高校對檔案安全管理仍重視不夠。

首先，部分高校檔案管理部門隸屬于校辦公室，配套的專職檔案工作人員較少（一般1～3名），導致檔案部門人員職責分工不明確，在檔案的安全管理方面易出現推卸責任的現象，造成檔案的損毀甚至丟失。其次，高校各部門、二級學院的兼職檔案員更換頻繁。高校檔案應實行部門立卷制度，這就要求各二級學院和部門安排兼職檔案員按要求將本部門文件材料收集齊全、整理歸檔并及時移交至校檔案部門。但在實際工作中，由于兼職檔案員的頻繁更換，再加上兼職檔案員對檔案工作了解甚少，檔案不能及時移交。

2.2 人為因素和自然因素造成高校檔案的損壞或丟失

人為因素主要包括以下四個方面：第一，檔案整理歸檔不及時。高校檔案管理工作在一定程度上存在滯后性，部門兼職檔案員不能及時將工作過程中形成的文件材料收集齊全并整理移交給檔案管理部門。由于部分檔案在部門日常工作中經常使用，檔案員為了工作方便，并不及時移交這些檔案，從而導致部分檔案的丟失。第二，單一的集中移交方式存在弊端。高校檔案通常是集中移交，而不是隨時隨地地收集移交，這樣，直接造成部分檔案歸檔不及時甚至丟失［4］。以照片檔案為例，學校的重大活動形成許多照片資料，而相關部門不能及時將這些照片資料歸檔移交至檔案管理部門。等到集中移交時，照片檔案的拍攝者、拍攝背景、人物等要素則被淡忘，造成照片檔案整理不規范。第三，檔案的借閱利用過程中存在安全隱患。借閱檔案的人員對檔案的保管不當、借（查）閱審批手續不嚴等現象都很容易導致檔案的損毀、丟失。最后，由于人為因素導致的火災或房屋坍塌事故影響著檔案的安全管理。

突發自然災害，如地震、水澇災害等自然災害也是影響高校檔案安全的重要因素。

2.3 信息技術的應用給高校檔案安全管理工作提出了挑戰

隨著檔案信息化建設工作的發展，高校檔案安全管理的傳統模式面臨沖擊。高校檔案的信息化管理雖然具有快捷、高效的特點，但也存在風險和隱患。如電子檔案傳輸過程中的安全問題、電子檔案的真實性與有效性、電子檔案存儲載體的保管等。

3 確保高校檔案安全管理的有效途徑

3.1 提高檔案安全認識

應充分認識檔案安全管理工作的重要性，實現檔案服務于行政、教學、科研等管理活動的價值，并方便社會各方面利用。高校應加大對檔案安全管理工作的投入力度，確保檔案安全管理所需的資金及人力支持。隨著信息化建設的加快，高校檔案工作人員只有努力提高檔案安全管理的危機意識、超前意識，方可確保高校各類檔案的安全。

應做到提前預防以保障檔案的安全管理。高校檔案庫房的建設應嚴格按照檔案庫房建設標準要求，同時考慮本單位的檔案保管實際需求，以便應對各種環境因素對檔案的威脅。同時，還需配置保管檔案的安全設備，如防盜防火設備、庫房溫濕度控制器、安全保密系統、數字檔案的備份系統等現代化設備。

3.2 加強檔案安全管理制度建設

各高校應積極建立符合本校檔案工作實際情況的高校檔案安全管理制度。應采取相應措施，確保檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、編研等各個管理過程嚴格按管理制度進行。

加強對制度落實情況的考核。高校可以將檔案工作納入學校年終考核指標之一，由檔案館（室）對各部門、二級學院兼職檔案員及其檔案工作進行考核，評選出年度檔案工作的先進部門和個人。這樣，可以更好地調動檔案人員的工作積極性，促進檔案安全管理工作。

3.3 加強檔案工作人員隊伍建設

高校檔案管理人員應不斷提高自身綜合素質，以提高檔案管理工作效率和服務水平。專職檔案工作人員應加強對檔案安全管理知識的學習，關注檔案管理研究方面最新進展，充分學習并運用到檔案安全管理工作中。同時要做好對學校各部門兼職檔案管理人員檔案安全知識的培訓，并將此類培訓經常化。

高校應根據本校檔案工作量等實際情況擴大檔案工作人員隊伍，招聘檔案學專業人員，確保學校檔案工作人員數量和質量。最后，高校應為檔案人員隊伍建設提供政策和資金支持，在人才的引進及人員培訓學習方面給予支持。

3.4 對重要檔案資料進行備份

高校應對重要的檔案材料進行備份。除了在檔案管理系統上備份所有檔案信息外，還應將檔案數據拷貝到硬盤進行備份，以避免自然災害或人為因素造成的檔案資料的丟失或損壞。同時，加快高校檔案信息化建設進程，做到紙質檔案和電子檔案同步歸檔保存［5］。在檔案信息化建設過程中，購置的保存檔案信息的介質、存儲柜等都要符合檔案保管要求，以確保電子檔案的可用性，進一步保證高校檔案的安全管理。

3.5 利用先進的檔案保護技術，確保高校檔案的安全

高校在檔案安全管理工作中可利用現代化保護技術或措施確保檔案實體及信息安全［6］。高校教學類檔案中的招生大表、學籍表、成績表等材料極其重要，但由于支撐材料本身的缺陷，時間長了，字跡模糊。為了解決這一問題，高校應購置高端掃描儀，對這些具有重要價值的材料進行掃描，并全文上傳至檔案管理系統。此外，高校應不斷加強對檔案信息化建設的資金投入，保障檔案管理所需的儀器設備及技術支持能及時到位。

4 結束語

作為高校發展歷史記錄的高校檔案是對高校文明的傳承，是學校寶貴的精神財富。高校檔案安全管理工作穩步發展，對高校的教學、科研和管理等活動的開展具有重要意義。同時，高校檔案安全管理也存在一些問題，如思想認識不正確，管理過程中人為因素、自然災害因素可能帶來危害，以及運用信息技術帶來的挑戰與安全隱患。因此，高校應充分重視對高校檔案的安全管理，提高認識，健全并嚴格執行高校檔案安全管理制度，不斷加強檔案工作人員隊伍建設，充分利用現代化設備保護高校檔案的安全，為高校事業發展提供資源支撐，推動學校整體發展建設。

［1］楊曉兵.芻議高校檔案安全保障問題［J］.漯河職業技術學院學報，2014（4）：197－199

［2］趙鵬.從檔案安全體系建設的角度看檔案保護［J］.中國檔案，2010（6）：25－27

［3］檔案室管理“十防”要求［EB／OL］.［2015－04－26］.http：／／wenku.baidu.com／link

［4］楊冬權.建立完善的檔案安全體系確保檔案安全［J］.蘭臺世界，2010（6）：1－2

［5］張大彤.從大地震看檔案異地備份基地的建立［J］.中國檔案，2009（5）：30

［6］俞志華，吳久華，栗惠芳.信息化背景下高校檔案的安全管理［J］.合肥工業大學學報：社會科學版，2011，25（6）：72－76 （責任編輯：劉小陽）