科研經費管理信息系統優化研究

馬婭麗 孫淑嶺

信息技術的變革應用于科研和管理的各個核心環節，將會給科研單位甚至整個行業在工作流程、管理模式、組織結構的重構乃至整體的發展帶來新的機遇，從而導致管理和科研水平的新的革命。為了促進我國科技事業的發展，科研單位的管理必須將信息技術與管理技術融合，不斷提高科研管理水平。目前，世界領先科研機構的科研管理系統大都實現了網絡化管理，但在我國科研信息仍缺乏系統高效的管理，難以實現信息數據的集中管理與綜合分析，未能對決策形成有效支撐。因此，迫切需要對科研管理系統進行優化與完善，以便增強系統的功能性、實用性及可操作性。

一、科研經費管理信息系統存在的主要問題

1.科研經費管理未能在預算中真實反映科研項目的直接成本和間接成本，經費預算與實際支出不符。究其原因，主要是科研人員與財務部門之間存在信息不對稱。由于科研人員不易掌握專業性較強的財務信息，在制訂項目經費預算書時主要憑借經驗估計，所以財務信息沒有對科研人員的預算形成有效幫助，導致科研經費的預算與實際支出不符。

2.科研經費信息質量不高。首先，目前科研經費管理系統側重反映財務信息，忽視重要的科研管理信息。另外，我國科研單位由于歷史原因，性質呈現多樣化的特點，包括高校、國有科研院所、企業性質的科研機構等。這些機構的科研管理往往需要遵循不同的制度要求，財務報表不但缺乏可比性，而且未能全面反映經費的使用情況及效益。

3.科研經費信息共享性差。由于科研機構的財務信息、人員信息、科研項目信息的管理部門相對獨立，導致信息離散不能共享。科研管理沒有構建綜合的信息平臺，致使各種數據無法實時動態集成與共享，科研人員不能科學合理的預算及使用資金，導致出現預算松弛或資金浪費的現象。

4.系統中預算管理功能薄弱。預算管理是科研經費管理的核心，但目前預算管理理念尚未深入人心，科研財務系統中普遍缺乏功能強大的預算管理模塊。多數系統只提供年度預算數據，不能完整反映項目全過程的全部經費的預算執行情況，對跨年度的數據都通過人工方式統計處理數據，工作量大，同時不排除因人為因素造成財務數據的不全面，導致不能準確反映課題預算批復數與預算執行數的一致性。

因此，原有的科研經費管理模式已經不能滿足科研單位的現實需要，必須對系統進行優化以解決上述諸弊。

二、科研項目經費管理信息系統優化設計的需求

現代的科研經費管理不應停留于簡單的會計核算，更重要是對科研經費管理信息進行分析、預測與監控。應充分利用信息技術進步，有效集成和共享信息，實時、動態提供經費管理情況。優化后的管理系統應有利于科研單位減少風險、降低成本并提高科技成果轉化率，使科研經費的使用達到合法性、合理性、相關性的要求。為了滿足科研經費管理的現實需求，首先需要確立優化設計后系統的具體功能，其詳細描述如下:

1.建立統一的科研項目基本信息平臺。為了消除在科研項目相關信息離散的弊端，該系統要求建立統一的科研項目信息平臺。例如系統中必須包含項目管理模塊，包括日常業務處理、項目成本系統、查詢系統、階段考核指標等。將業務信息和經費信息有機結合，通過系統的查詢實時獲得項目的所有基本信息。

2.實現項目的預算管理和成本控制功能。科研項目經費管理的一項重要內容是建立包括人員經費在內的全額預算管理，要求收入預算和支出預算同時編制，實現全成本核算，確保成本列支范圍與預算范圍一致。因此，在系統中必須包含項目預算管理模塊，對項目立項階段的預算給予反映，并按照預算內容對科研項目做出全過程的控制，保證預算與成本支出的匹配。

3.實現科研項目的實時查詢和結算要求。基于網絡和數據庫的信息共享技術，系統應實現實時在線查詢，讓科研工作者及時掌握項目經費情況，以保障科研經費預算的有效運行。同時，應實現關聯交易的內部實時結算，改變內部單位結算滯后、資金到位延遲的局面，加速關聯交易及內部結算速度。

4.滿足項目全生命周期分析的需要。在科研項目實施過程中，財務人員可以利用分析項目在立項、實施、驗收、跟蹤各階段科研經費的使用情況，并提出管理建議，指導科研人員科學規范使用項目經費，為爭取獲取下一個項目的競爭優勢打下基礎。

的表達水平 PBMCs于37℃水浴復蘇后，HBSS洗滌，取(1～2)×106個細胞，加入1 mL Trizol，按照說明書提取總RNA。檢測RNA純度及濃度，取1 μg RNA的液體量，配制反轉錄反應液，37℃ 15 min、85℃ 5 s，逆轉錄cDNA。取cDNA 1 μL，配制qRT-PCR反應液，反應體系為20 μL。反應條件：95℃預變性30 s，95℃擴增5s，60℃延伸30 s；共40個循環。以GAPDH作為內參，記錄Ct值，計算相對RNA含量。

三、科研經費管理模型的建立

科研經費管理模型的元素包括:(1)科研項目分項分級設立，采用一級核算，二級管理。財務部門統一核算，所級、項目負責人二級管理。(2)科研項目性質，項目來源、渠道、項目類型。(3)項目成本控制類型及控制比例、金額。(4)項目的項目負責人及所屬單位。(5)項目的合同總額及對方單位。(6)科研單位內部結算實時網絡，確立各結算點的單位及性質。(7)控制權限的在線查詢系統。(8)全過程的預算管理。(9)核對、備份、管理三大機制。

各元素間的管理流程體現在:(1)課題形成:財務部門確定項目性質、來源、所屬單位、課題負責人、成本控制點及其他信息，形成課題卡。(2)分級查詢:各二級單位在線查詢本項目資金收支明細情況、借款、支票在途款情況、特殊成本控制情況及本項目余額。(3)內部結算:對內部結算單位及關聯方進行實時結算，加速關聯交易結算。(4)控制核對:對課題項目進行核對，備份、管理，修正其失誤，保障正常運行。

四、科研項目經費管理信息系統的應用效果

A研究院隸屬于某大型國有集團公司，該院在利用上述模型對科研經費管理信息系統優化后，不僅所有項目的會計信息與科研信息得到實時采集與集中監控，而且其財務流程與業務活動實現了規范化與標準化。具體應用效果體現在:

1.建立集中式管理系統。實現了科研資金與科研信息的集中化管理，并實現了中央監控和綜合分析。例如，A研究院的科研經費管理系統中的資金管理包括管理資金的預算、下屬部門的資金申請、資金上達下撥及確認、往來單位對帳等，為下一步資金營運狀況的綜合分析奠定了基礎。在系統中實現中央監控，可以及時全面掌控單個、分類或整體科研項目的財務及業務信息，有助于進行管理分析。集中式的管理模式有效降低了財務風險及信息傳遞成本，有利于科研信息需求者的實時決策，單位的核心競爭力明顯得到提升。

2.提高了人員工作效率。以A研究院為例，在傳統的科研項目經費管理中，科研人員如要查詢項目經費情況，必須得到財務人員協助，至少動用兩名以上科研人員和會計人員;而在優化后的系統中，科研項目負責人只須登錄系統就能及時查詢到項目經費情況，有效提高了科研人員及財務人員的工作效率。

3.精確控制項目成本。在傳統的科研項目經費管理中，成本控制形同虛設，無法有針對性地專項控制成本。優化后的系統可根據需要進行專項成本控制，可按性質、比例、限額精確控制。以A研究院為例，根據管理需要，橫向、縱向項目業務招待費控制比例不一樣，根據項目類型分別按4%和5%進行控制，基建項目管理費按5%控制，單位的租車和業務招待費均按院考核小組規定的限額進行控制，實現了精確有效地成本控制。該院業務招待費的近五年統計上與未控制前相比成本降低了12%，系統優化后相對節約總額達到280萬元。

4.實現真正意義上實時結算。傳統的關聯交易結算，均是先花錢后結算，結算期長，成本體現不及時。A研究院系統外刷方案設計的實施，把原來定期結算變為實時結算，縮短了結算時間，加速了關聯交易結算速度，關聯交易資金回收率大幅提升。

5.完善了在途資金管理。在傳統的財務軟件中，項目核算均不包括在途資金，高額的在途資金會影響項目的真實收入和成本。A研究院的系統把在途資金列入項目支出，真實地反映了項目收支，保障項目資金的真實性。不僅能輔助資金流的控制，而且為資金回籠提供了有效地輔助。

6.實現了項目集中式管理，提供有權限控制的實時查詢。優化后的科研項目經費管理信息系統克服了傳統經費管理模式下的查詢難、管理難等弊端，形成有權限控制的開放性共管模式。以A研究院為例，系統采用最先進的網絡方案-瀏覽器/服務器結構(B/S)，支持INTERNET、廣域網的應用，同時也使系統的維護工作更為簡便易行。系統查詢功能強大，可以進行橫向查詢及縱向查詢，滿足了各層級管理人員的需求。同時建立了嚴格的權限控制，每次操作有據可查，權責分明。前端客戶端采用瀏覽器進行操作，使用簡捷，易學易用，從而減小了客戶端操作難度，利于系統的擴展和延伸。

最后，筆者對科研經費管理信息系統的發展提出兩點個人想法:第一，建議對科研經費管理不僅關注項目進程，同時能對其經費使用情況建立監督考核機制。考核機制完善有利于保障科研人員全面準確地掌握科研項目相關情況，提高科研經費的使用效率，有利于推動我國科研經費管理科學化進程。第二，建議推進科研管理信息系統的開發標準建設。我國至今未有成熟的科研財務系統開發標準和模式，制約著諸多科研機構財務管理系統間的數據共享，影響了科研機構管理向更深層次的發展。科研財務軟件開發標準的形成將對推進我國科研管理信息化建設產生重要意義。

[1]郎青.農林院校科研管理信息系統的研究與設計[D].浙江農林大學，2011.

[2]張世慧袁淵蔡芳.預算管理在科研管理中的核心價值及其制約因素[J].湖北農業科學，2013，(6).