ERP環境下會計監督工作的挑戰及對策

●王明亮

ERP環境下會計監督工作的挑戰及對策

●王明亮

近年來，隨著信息技術的發展與應用，在會計監督工作中，筆者接觸到越來越多采用ERP（企業資源計劃，EnterpriseResourcePlanning）管理系統的企業。蘊含著先進技術與管理理念的ERP系統在為企業提供高效服務的同時，也給外部會計監督帶來挑戰。如何將其為我所用、更有效地完成監督檢查工作，需要深入思考和探討。

一、ERP系統運行原理與功能模塊概覽

ERP是建立在信息技術基礎上，以集成性、靈活性與實時控制為核心理念的企業管理系統。其運行原理如下：深入發掘企業管理的四個核心——生產控制、物流管理、財會管理、人力資源管理，有效連接四部分相對應的接口，使軟件可跨部門運作、信息可即時共享，從而整合資源、動態監控業務全過程，實現企業內部管理一體化。目前，國際上通用的ERP系統軟件包括SAP、Oracle、Baan、JDE等。盡管這些軟件產品在功能與適用范圍等方面不盡相同，但核心職能基本一致，主要包括：財會管理、銷售采購與庫存管理、物流管理、生產計劃、設備管理等。其中，財會管理模塊分為會計核算、財務管理兩部分：會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果，由總賬、應收應付賬、固定資產核算、工資與成本核算等子模塊構成；財務管理主要是針對會計核算數據加以分析，進而完成相應的預測、管理和控制，由財務計劃、分析、決策等子模塊構成。

二、ERP環境給會計監督帶來的挑戰

ERP系統固有的功能和優勢使之顯著區別于傳統財務軟件，也使得應用企業的管理環境與傳統企業產生極大差異，這種情況下，會計監督工作需要迎接三方面的改變：

（一）檢查思路與視角需轉變

以往會計檢查重點在財會部門，因為經濟業務最終都由財會部門記錄入賬。但ERP系統促使財務核算與管理功能滲透至每一流程、每一部門甚至每名員工，財會人員對交易活動的直接監督減少了。其系統中的憑證、賬簿、報表等只是一組組電子數據，與業務數據實時共享同一數據庫，會計信息流與業務信息流集成統一、互相融合。如不了解ERP的設計理念與集成化的實現方式，以單一的財務檢查視角，只專注于與財會部門打交道、按以往的檢查思路去比對財務數據與業務數據，往往無法理解ERP的結構、功能和數據處理，甚至“看不懂賬、讀不懂表”，難以有效開展監督檢查工作。

（二）檢查策略與方法需創新

對應用ERP的企業開展檢查，具體在策略與方法上也需要創新與改變，主要基于如下原因：

其一，企業內控重點發生變化，內控測試需要隨之改變。傳統企業內控核心是對人的控制，突出權責明晰、相互牽制。但在ERP系統中，內控轉變為對人與機器的控制，特別是對機器的控制——因為ERP產出信息是否正確，主要來源于機器運作的正確性，即系統功能是否正確、系統操作是否正確。面對這一變化，內控測試的重點也要轉變為對機器（操作系統）的測試，包括兩項基本內容：一是檢測程序設計，確認系統運行邏輯的正確性。ERP將大量傳統的內控點集成在信息系統中，傳統的內控手段也被預先制定并嵌入系統的應用程序所取代。所以，專業檢測ERP操作系統的程序設計顯得尤為重要，只有測試了程序功能設計與內控環節嵌入的合理性、關聯性與準確性后，才能對系統運行基礎有所信任，否則之后的檢查工作將失去意義。二是防范計算機舞弊風險，確認數據產出的客觀性。計算機系統的程序和數據存在被人為篡改并不留痕跡的可能性，易產生隱蔽性強、危害性大的計算機舞弊風險；并且，如果軟件的操作日志記錄功能缺失或不健全，違規行為就很難被追究責任。因此，在ERP環境下，內控測試需要重點檢驗企業系統中是否存在舞弊現象，確定系統內控是否有效、產出的數據信息是否未經人為修改加工，以便決定可否從中取數以完成后續檢查。

其二，數據采集與抽查分析的難度顯著加大。ERP結構復雜、體系龐大，每一經濟交易都被實時錄入系統，匯入統一的數據庫并立即被各個功能模塊共享，這就導致其數據庫非常巨大，為外部檢查取數增加了難度。而且，由于ERP系統不存在傳統的匯總原始憑證，系統內導出的會計分錄數量繁多，且每筆金額較小。采用傳統的抽查方式時，為符合抽查比例有效性要求，樣本量會過于巨大而難以完成；此外，大量小金額分錄掩蓋掉真正問題的概率也在加大，讓抽查更像“大海撈針”。

（三）檢查技術手段與能力需提升

為適應并利用ERP系統信息處理的先進性，檢查技術本身也必須進行全面升級。主要包括：一是檢查軟件需升級——使之具備對接常見的ERP系統的取數接口與分析工具，提高工作效率和質量。二是計算機知識需升級——檢查人員需運用計算機輔助檢查技術完成內控測試；另一方面，ERP環境下，執行既有的檢查程序也需要較專業的計算機知識儲備。三是溝通能力需升級——ERP數據處理功能強大、權限劃分嚴格等特點，使財務人員類似于流水線上的點，往往財務專業知識面相對狹窄、按會計準則解釋數據的能力欠佳，因此，要求檢查人員要具備較強的現場溝通能力；此外，還需與企業信息主管有效溝通，必要時聯系其軟件供應商，以便深入理解被查企業ERP系統的結構與功能。

三、ERP環境下的會計監督應用對策

為應對上述挑戰，需要結合ERP的特性，創新思路和方法開展檢查工作。

（一）打開思路，以更全面的視角制定檢查計劃

檢查人員必須以更開闊的視角去審視企業內部環境發生的改變，深入了解被查企業ERP的設計原理與結構特點。在檢查計劃階段，不要將視角僅固化于財會子系統，對其他的功能模塊，比如銷售和分銷、物料管理、人力資源等，都應進行了解和初步測試。這些模塊對于檢查企業資產與負債、業務交易的真實性與合規性，以及核查內控的執行情況等，都具有重要參考價值。

（二）把握重點，適當加大對內控測試的倚重度

如前所述，ERP環境下，內控測試的地位極其重要。會計監督現場工作應起始于內部控制測試，并且很大程度上需計算機輔助檢查技術的支持。具體來說，要把握三個重點：

其一，做足準備，規劃測試路線圖。預先取得企業ERP系統操作手冊、科目代碼表等，編制好業務流程圖。這些可作為切入點，盡快了解ERP系統的運行結構，編制完整的內控測試計劃，充分利用系統各模塊自身強大的記錄與統計功能，獲取詳細信息。

其二，找準關鍵，測試系統控制數據。應用ERP的企業，其內控風險很大程度上取決于ERP系統控制的風險。因此，內控測試首先要了解ERP系統控制的實現方式，才能采取有針對性的檢驗措施。目前，有兩種方式可以將企業內控的控制標準、控制方法預先制定并嵌入到ERP系統中：采用程序代碼或采用各種參數、配置數據等控制數據。商品化的ERP軟件普遍使用后者，因為它更好調整，可靈活適應不同用戶的需求。所以，內控測試的關鍵是測試ERP系統的控制數據。控制數據分為兩種——反映業務處理邏輯的數據、反映內控邏輯的數據，應分別加以關注，特別留意其中系統權限及各業務模塊的審批程序設置；同時，不僅要測試控制數據的當前狀態，還應分析控制數據的變動情況，關注是否存在更改參數規避內部控制的問題。

其三，有效利用，通過系統日志搜集線索。系統日志記錄了登錄、退出和業務操作的全過程，可反映不同部門內部職責的分設、審批與復核等情況，為會計監督提供重要線索和依據。通過調取核實系統日志，可發現不相容崗位和職務是否分離、是否存在越權操作等問題。此外，如發現日志功能缺失或不健全，則產生舞弊等違規行為的可能性極高，需要加大內控測試與實質性檢查力度。

（三）權衡利弊，多角度選擇數據采集方式

從ERP系統取數，目前主要有3種手段，需結合實際來選擇：一是利用標準接口完成數據采集與轉換。檢查雙方都使用支持國家會計核算軟件數據接口標準的軟件，通過操作ERP系統的標準數據輸出程序與檢查軟件的標準數據輸入程序，就可完成取數。此法優點是可極大提高取數效率與準確性；難點是對雙方軟件要求較高，需要在標準化進一步普及的基礎上方能實現。二是運用專業工具，直接訪問數據庫取數。對于數據量小、結構簡單的系統，檢查人員可設計使用一些小的數據庫訪問工具完成取數；對于大量甚至海量的數據需求，特別是對大型ERP軟件的訪問，需要借助專業的數據抽取、轉換和裝載工具。此法優點是通過對數據庫的直接訪問，直觀、全面；難點是ERP數據庫設計往往非常復雜，對檢查的專業技能要求較高，不但需熟練掌握數據庫技術，還要對ERP系統及其底層的數據庫設計有深入了解。三是采用系統本身的應用功能取數。ERP軟件一般都具有數據的查詢與導出功能，利用這些既有功能獲取各類標準報表，也可完成取數，這是目前檢查常用的方式。優點是可充分利用ERP的既有功能形成結果，比較實際；難點是導數速度慢，獲取數據也有限制，導出結果未必對應檢查需要，需后期做大量分析選取工作。

（四）考慮全面，深入開展實質性檢查工作

一是采取措施保證抽查可行、有效。現場檢查時，在有效執行內控測試之后，可適當信任系統程序及其產出數據，減少抽查樣本量；此外，在確定抽查的重要性水平時，結合ERP會計數據記錄的單項交易數量多、金額小的特點，抽查樣本金額的重要性水平應適當降低，縮小捕捉問題的“網眼”。

二是利用數據關聯性進行充分追溯。ERP系統各模塊互相關聯，產生的財會信息同時涵蓋著詳細的原始業務信息。因此，財務數據分析應追溯到具體的業務環節，最大限度還原業務細節信息，從不同角度展現數據之間立體化的關聯關系。比如：銷售模塊中訂單、發貨出庫單與發票互相對應，可追溯；銷售訂單、財務憑證又可直接關聯到供應商、物料采購存儲等進行追溯驗證。充分利用數據間的邏輯關系進行關聯分析，可檢查企業業務的合理性與合規性，校驗系統內數據的勾稽關系等。

（五）匹配軟硬件，為檢查做好技術支持

技術支持，包括做好檢查人員與檢查工具兩方面的準備工作。對于人員來說，需要對檢查人員加強計算機知識與技能的培訓，針對常用ERP軟件做概念性介紹；組織學習計算機輔助檢查技術，并結合之前的檢查經驗進行案例教學；增加溝通技巧類的實用講座等等。結合實際需要，還應考慮以購買服務等方式引入計算機輔助審計人才加入檢查組，增強此類檢查的技術專業性。

對于檢查工具的準備，主要是指檢查軟件。宏觀上，需繼續推進會計軟件接口的標準化；微觀上，需升級現有的會計檢查軟件，增加與目前應用廣泛的幾款ERP軟件相對應的數據接口與分析功能，使之在ERP環境下也能大顯身手，發揮作用。■

（作者單位：財政部駐大連專員辦）