辦公室管理創新及實踐研究

孫　華

（黃山市房屋征收管理辦公室　安徽　黃山　245000）

辦公室管理創新及實踐研究

孫華

（黃山市房屋征收管理辦公室安徽黃山245000）

辦公室管理工作在事業單位各項工作中是十分重要的內容，發揮著綜合服務、內外協調、輔助決策等重要的作用，辦公室管理工作的質量很大程度上影響著事業單位的辦事效率與工作質量，而我國事業單位體制改革的不斷深化，也給事業單位各項工作都帶來了新的挑戰，在這樣的形勢下，加強辦公室管理的創新，不斷完善辦公室管理的職能，使辦公室管理充分發揮出其積極的作用，對于事業單位的發展具有著重要的意義。

辦公室管理；創新；實踐

我國事業單位體制改革打破了事業單位原有的安逸生存環境，使事業單位進入到了激烈的市場競爭環境當中，事業單位的各項工作都面臨著新的挑戰，而辦公室作為事業單位重要的辦事機構，在事業單位的改革與發展過程中也擔負著更加重要的責任，事業單位應結合新時期所面臨的形勢，積極進行各方面創新，并不斷提高辦公室管理工作的質量與水平，促進辦公室管理職能的發揮，推動事業單位改革的深化，實現健康長遠的發展。

1　辦公室管理工作的特征

1.1綜合性

辦公室管理工作的涉及范圍與內容廣泛而繁雜，需要處理大量不同類型與不同來源的信息，工作中需要協調的部門與人員較多，經常需要不同級別的工作人員共同工作，具有著較強的綜合性特征。

1.2復雜性

辦公室是事業單位具體的辦事機構，因此，事業單位相關的各項事務，都需要統一集中到辦公室來進行處理，而這些事務來自于事業單位各個部門，各工作環節當中，因而十分繁雜，這也決定了辦公室管理工作也具有著一定的復雜性，對于相關工作人員也有著更高的要求。

1.3服務性

辦公室的設置其根本目的在于為單位的管理者與工作人員提供服務，并促進單位整體的協調與發展，其服務職能的發揮對于事業單位各項其他工作的有效開展是十分重要的，良好的辦公室管理工作能夠有效的服務于事業單位其他的部門及相關工作人員，協調好內部的各方面關系，并最終為事業單位的內部工作的開展創造良好的環境條件。

2　當前辦公室管理工作中存在的問題

2.1管理職能缺乏明晰性

當前一些事業單位由于傳統觀念的影響，對于新形勢下事業單位的職能轉變缺乏足夠的認識，尤其是對辦公室管理職能的認識更加模糊，缺乏明晰性。新形勢下，辦公室管理工作的職能也有了一定的擴展，除一般的日常事務管理職能外，還包括輔助領導決策、協調內外關系、健全規章制度、人力資源管理、服務單位職工等，其中日常事務管理只是辦公室管理的一項基本職能，但部分事業單位將日常事務管理作為了辦公室工作最主要的職能，辦公室工作人員每天埋頭于大量繁瑣的日常事務處理工作中，而忽視了辦公管理的其他職能的發揮，這也導致了辦公室在事業單位發展中發揮的功能十分局限，也一定程度上限制了辦公室管理工作效率的提升，不利于事業單位的長期發展。

2.2規章制度缺乏完善性

由于我國辦公室管理相關的理論研究起步較晚，相較于國際先進的水平仍有一定的差距，在辦公室管理理論體系的建設方面還存在許多不足之處，在理論研究過程中更多需要借鑒國外相關的研究經驗。同時，由于我國的實際國情具有一定的特殊性，一些歐美國家的辦公室管理經驗在我國的實際應用中不能完全的適應，對我國辦公室管理理論體系建設的指導作用十分有限，這也使得我國辦公室管理的發展相對較為緩慢。基于以上原因，我國目前許多事業單位在辦公室管理相關規章制度方面仍不夠完善，規章制度制定缺乏規范性，制度執行力度不足，缺少科學有效的激勵機制，在培訓制度方面也存在著不足，綜合導致了辦公室管理過程中，工作人員積極性差、工作效率低、工作能力提升緩慢。

2.3職能發揮存在異化

在一些事業單位中還存在著職能發揮異化的現象：①一些辦公室管理人員在工作中過度依靠以往的工作經驗，以解決好日常事務作為工作的重點，對于各項決策的制定工作缺乏參與積極性，使原本輔助決策的職能變成了被動執行。②部分辦公室管理人員仍保留著官僚主義的陳舊思想，認為進入事業單位便高人一等，在工作中態度不端正，服務意識不強，這也導致了服務職能的異化。③一些事業單位辦公室管理人員沒有充分認識到協調關系的真正含義，將公關活動等同于請客、送禮、吃飯，使得工作中許多不良風氣產生和蔓延，使得協調關系職能嚴重發生異化。

2.4工作人員素質有待提高

一些事業單位由于缺乏科學的培訓機制，加之辦公室工作繁瑣復雜的特性，使得辦公室工作人員很少能夠接受到系統的培訓，自學時間也極為有限，難以實現對自身素質的提升。另外，一些工作人員安于現狀，缺乏進取精神，在工作中不重視自身素質與能力的強化，在服務能力與業務技能方面也不能主動的提升，難以適應不斷發展和變化的工作環境與內容。而一些年齡較大的工作人員，由于對現代化辦公設備與技術的了解與掌握方面的不足，加之缺乏專業系統的培訓，無法有效地利用現代化辦公技術與手段提高辦公室管理的效率，更難以實現辦公室管理工作的創新。

3　辦公室管理創新及實踐的主要策略

3.1轉變思想，明確事業單位辦公室管理職能

新時期辦公管理的創新必須要以對管理職能的明晰為基礎，因此，事業單位應積極轉變傳統思想，重新認識事業單位辦公室管理的職能，結合新形勢下事業單位發展外部與內部環境的變化，重新梳理各項辦公室管理工作，在做好日常事務管理工作外，還要積極主動參與到決策工作當中，發揮輔助作用，采取合理的方式方法，加強內外的交流與各部分的協調，著力加強規章制度的建設與完善，并做好人力資源管理工作，增強主動服務的意識，為單位的廣大職工提供良好的服務，以此來全面促進事業單位的發展，也為事業單位辦公室管理的創新與實踐提供有利的條件。

3.2堅持以人為本的理念，提高工作人員積極性

辦公室管理工作的創新與優化，還需要所有部門及工作人員的良好協調才能得以實現，因此，就需要樹立其以人為本的意識與管理理念，在管理工作開展中從人的實際角度出發，了解和掌握單位員工的思想特點與實際需求，運用人文關懷感化員工，拉近與員工的距離，并通過一定激勵措施，調動員工的工作積極性，激發員工潛能，并強化員工的責任意識，將員工自身利益與事業單位的發展聯系在一起，使其自覺主動的進行自我提升，并在工作中發揮創新能力，促進辦公室管理的優化。

3.3與時俱進，加強管理制度的創新與完善

事業單位辦公室管理工作中，完善的管理制度是十分重要的，事業單位應把握當前時代的發展趨勢，結合事業單位工作的實際以及未來發展的目標，積極的對管理制度進行創新與完善，使管理制度更加符合新時期事業單位辦公室管理工作發展的需求。同時，還要強化制度的執行力度，制定嚴格的責任制度，確保相關制度規定的有效落實，各項工作能夠按章進行，促進辦公室職能的發揮，也為辦公室管理工作的發展提供制度保障。

3.4加強對工作人員的培訓

機構和單位還必須積極的鼓勵工作人員參加各類培訓，為他們提供學習和培訓的機會。在培訓的時候還要對其進行考核，讓所有人員的考核結果和薪資、晉升、獎金等掛鉤。這樣才能使他們的素質和技能得到提高，更好為事業單位的發展服務。

4　總結

辦公室管理工作對于事業單位而言是十分重要的，事業單位應積極進行辦公室管理的創新與實踐，不斷的提高辦公室管理工作的水平，充分發揮出辦公室管理工作的職能，保障事業單位各項工作的有效開展，進而促進事業單位在市場競爭環境下的長期穩定發展。

[1]農素蘭.以地方黨政辦公室管理模式為鑒淺談高校黨政辦公室管理創新[J].環球市場信息導報（理論），2011（5）：10～11.

[2]俞路.事業單位改革的五點思考[J].中國行政管理，2011（5）：38.

C931.4

A

1673-0038（2015）39-0214-02

2015-9-9

孫華（1970-），女，中級政工師，本科，主要從事辦公室工作。