淺析項目物資采購風險及管控措施

李柱船（中鐵二十四局集團福建鐵路建設有限公司　福建福州）

淺析項目物資采購風險及管控措施

李柱船
（中鐵二十四局集團福建鐵路建設有限公司福建福州）

物資采購是項目經營活動的重要內容，是降低工程成本，提高經營管理水平的關鍵所在。在復雜多變市場經濟形勢下，項目工程所面臨的物資采購風險不斷增加，如何正確認識物資采購風險，本文針對項目物資采購過程中所存在的風險進行細致的分析并提出相應的管控措施，以便有效地減少風險。

項目物資；采購風險；管控措施

1　項目物資采購風險管控的重要性

（1）物資采購在項目工程中占據非常重要的地位，采購工作的完成情況直接關系到項目的經濟效益。采購成本是項目成本控制中的主體和核心部分，對于施工企業來說，采購成本要占工程總成本的55～60%。而物資采購不僅極大地影響著工程的成本，而且與工程質量，企業的信譽度，企業的資金利用率息息相關，而所有這些因素都直接影響到施工企業在市場中的競爭力。

（2）物資采購：是項目工程從供應市場獲取原材料、輔助材料，以保證施工生產正常開展的一項經營活動。它也是一項經濟活動，在整個采購活動過程中，采購成本的支出同時目的獲取最大的利益。因此有效控制物資采購過程各個環節，規避采購風險使項目工程利益最大化是項目物資采購的核心工作。

（3）采購過程中的諸多不確定性都會直接或間接的影響到采購工作的完成，只有有效地規避采購過程中的風險才能更好地促進采購工作的完成，從而降低工程成本、提高企業信譽度，進而有效地提高施工企業的核心競爭力和經濟效益。因此，物資采購風險管控對于施工企業發展有著不容忽視的重要現實意義。

2　物資采購風險分析

從采購風險來源劃分，常見的采購風險可分為內因型風險和外因型風險兩大類。內因型風險包括采購計劃風險、存量風險、驗收風險、責任風險等。外因型風險主要包括意外風險、價格波動風險、合同欺詐風險、質量風險、供應商選擇風險等。本文就與實際工作相關的常見的幾種采購風險與之分析，希望能對今后工作有所幫助。

2.1采購計劃風險

項目物資采購計劃是工程項目部物資采購部門根據施工需要提報項目負責人審批后進行市場采購的工作計劃。它包含采購價格、數量、質量標準、需用日期等內容。其風險，主要是市場供求變化，預測不準確，會影響到編報采購計劃的準確性；到貨時間安排不合理致使采購數量增加或減少，造成項目工程資金積壓或工程斷貨；施工現場發生變化，如，工程進度，庫存變動、運輸條件發生變化未能及時跟進導致采購計劃風險。其次人為因素：①采購人員可能為了個人利益，提出不必要的采購計劃，對采購內容，如，物資型號規格、需求日期、數量等采用隱晦的表達方式避重就輕從而導致欺詐性的或不必要的采購。②違反采購程序，未經審批自行采購。④對于金額較大的采購采用化整為零的辦法分批次、分數量采購。

2.2采購合同風險

采購合同是需方和供方之間明確采購權利和義務的協議。在整個合同過程中，可能存在以下風險：第一，①合同內容即合同條款不明確、模糊不清，雙方責權利不對等，比如，在一份供貨合同中，雖然對貨物質量有提出要求，但沒有約定出現質量問題時如何處理作詳細約定，該承擔什么責任。這樣給將來合同履行帶來困難。②合同條款前后矛盾，口徑不相一致。④合同條款不規范，容易給對方留下口實，如合同中偶有出現“暫定單價”，“比市場價低”，物資驗收方法為觀察等，這些含糊不清的字眼，容易給合同履行埋下糾紛的隱患。第二，出現欺詐性的合同。如，合同主體虛假：假借其他企業的名義來簽訂合同或者供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉手倒賣從中謀利。虛假注冊資本等。供應商設置合同陷阱，造成締約過失合同、無效合同或可撤銷合同等。第三，代理人的無效代理。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當手段，如對采購人員行賄，套取招標人采購標底；給予個人或部門某些好處，所供材料得以以假充真、以次充好。第四，①合同審核、審批不健全，重大合同未按合同規定上報審批，規章制并沒能很好執行。②合同簽署不標準，項目部合同簽署時，重視程度、謹慎態度不夠，如，合同雙方未加蓋騎縫章或只單方用章；條款修改時未附修改協議，合同附件無任何單位或個人簽章、簽訂合同時落款日期留下空白等等，不一而足。④合同登記不完備，臺賬登記不夠完整，如，有的登記臺賬在填寫合同金額時僅注明以需要結算為準，這樣容易造成信息模糊，信息失真。第五，沒有建立重大合同披露制度及評估制度。項目部對重大合同的主要供應商情況、價格情況、金額大小、結算情況，合同的簽訂、履行情況、糾紛及訴訟等情況，沒有給予披露。容易滋生腐敗。

2.3采購質量風險

項目工程物資采購過程中的質量風險主要有兩個方面：①在原材料、輔助材料材質和交貨方面。原材料、輔助材料性能指標、質量標準不能達到施工的要求；在貨物交接上，由于運輸過程中造成的貨物破損，標識無法識別或缺失，貨物錯發或出現混裝等等。這些都有可能給施工帶來采購質量風險。②供應商的供貨。供應商不守信，不按采購合同的質量要求履行。如貨物品質差，質量不達標，交貨時間無故推遲。供應商經營不善導致破產，致使施工現場材料供應中斷等等。這些都會給采購質量上的保證帶來風險。

2.4采購成本風險

物資采購成本應該是指整個物資采購過程中的成本，而不單單是采購物資的本身價格。采購成本的風險因素主要有以下方面：①采購價格的高低。項目物資在采購中，其成本和費用（包含運費、裝車費、包裝、稅費等）的多少是構成采購成本高低的決定因素。這也是決定采購成本的最主要的因素。②采購方式的選擇。招標的采購方式給人以客觀、公平、透明的印象，很多企業管理者認為采取招標方式，可以引入競爭，降低成本，也就萬事大吉了。其實采購方式有招標采購、競爭性談判、協議采購、詢價采購，選擇最有效采購方式，最能使采購成本降低，提高工作效率，合理運用多種采購方式，還可以實現對分包商隊伍的動態管理和優化。④招標采購是否符合規定是造成采購成本風險又一原因：a.招標申請的缺失，未對招標申請進行審批，可能導致招標過程的不合法，甚至出現舞弊行為。b.招標準備不充分，缺乏開標、評標、定標任一流程或未對招標過程進行控制，可能導致招標工作不合法，招標舞弊現象，最終導致招標失敗。c.未發布中標公告下發招標通知書，可能導致招標結果無法實施。④采購數量的合理性。合理的采購數量，是建立在安全的庫存數量和限額發料的基礎上，它既能滿足施工生產需要，又可以減少資金的占用。否則，采購數量過多，就會造成庫存積壓，增加成本。

2.5供應商風險

在實際采購活動過程中，項目工程采購都必須選擇供應商，貨比三家。其實，很多企業負責人都可能會發現“貨比三家”的方法經常失靈，由于采購人員的主觀評價的原因，屏蔽了可能有用的決策支持信息。造成供應商的選擇無法公平、公正。因此，如果沒有一套科學合理的供應商評價標準，并對此標準量化、分值化，選上不合適的供應商，會給施工企業帶來損失是不可預量的。其風險：①供應商準入選擇不當或供應商評價結果未經審批，可能導致采購物資質次價高，造成風險，甚至出現舞弊行為。②合格供應商名錄未得到及時評價與更新，可能導致物資采購風險。④供應商選擇不當或供應商評價結果未經審批，可能導致對供應商的評價不客觀，不全面，影響供應商選擇。

3　物資采購風險的管控措施

3.1強化對物資需求計劃和物資采購計劃的管理

項目工程物資采購業務必須要嚴格按照工程項目的需要進行，對采購的物資數量、價格、型號、規格和性能、使用日期等進行詳細地記錄，制定出合理的采購計劃，這樣才能有效地確保工程物資采購有序進行，避免采購過程中的盲目性。①建立采購申請制度。項目工程應建立采購申請制度，明確項目物資部門根據項目工程部門提供的物資需用計劃按相關規定和權限申請上報采購計劃和自購計劃。申請上報的采購計劃一般采購金額超100萬元以上的主要材料，由上級單位進行集中采購或批復項目部自行組織邀標采購。集中采購面對社會公開招標，邀標采購主要是以詢比價采購的方式進行。屬于項目部自購的也是采用詢比價采購的方式。項目物資部門無論是集中采購還是詢比價采購都應嚴格按照物資需用計劃，經項目負責人審批后方可組織采購；充分利庫，杜絕錯漏、重復，在平衡利庫的基礎上，制定科學合理的采購計劃。同時強調先調劑利用，后采購的原則，降低庫存，減少資金占用。②建立考核機制。項目工程物資采購應建立科學合理的考核機制，明確各部門的具體工作范圍和責任界定。由工程部提報的需用計劃必須按總量計劃、單位工程、分部分項工程，年度計劃，月度計劃經審核后提交物資部門。少報、遲報、不報計劃或計劃不周、錯漏、型號規格等不全，造成停工待料和超儲積壓，其責任由提報計劃部門負責；如因物資部門采購錯漏，工作失誤造成影響生產、停工待料和超儲積壓，其責任由物資部門承擔。物資部門根據年度物資需求計劃，結合消耗定額，限額發料，確定安全庫存量，降低不良庫存風險。④項目工程還應加強內部控制，對采購責任人進行獎懲制度，實行誰采購誰負責。由于采購過程造成的經濟損失，追究當事人的責任，使得內部有效控制，提高效率。

3.2強化合同全過程管理，規范合同審批制度

合同全過程管理包括對合同訂立、執行和結果的審查和監督。合同簽訂過程中應實行合同會簽，合同會簽可以及時發現和糾正合同訂立過程中不合理、不合法的現象。①項目部各部門應按照規定的權限簽署采購合同，對于重大合同（指物資采購合同金額50萬元以上），實行上報制度，經上級專業職能部門會同法律事務部門審定后報請分管領審批；一般合同由項目部各專業部門會簽后報請項目負責人批復。以最大限度地規避合同風險。②項目工程應建立嚴格的采購合同跟蹤制度，依據合同主要條款跟蹤檢查合同履行情況，及時發現異常情況并提出解決方案。對合同實行信息化管理，進行合同登記匯總，向相關部門提供及時、準確、真實的反饋信息。a.審查簽訂經濟合同當事人是否具有主體資格，是否具有民事權利能力和行為能力。b.審查經濟合同當事人意思表示是否真實。c.審查經濟合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規的要求。d.審查經濟合同主要條款是否完備，文字表述是否準確，合同簽訂是否符合法定程序。通過審計鑒證，可以及時發現和糾正在合同訂立過程中出現的不合理、不合法現象；提請當事人對缺少的必備條款予以補充；對顯失公平的內容予以修改；對利用經濟合同的違法活動予以制止，從而減少和避免經濟合同糾紛的發生。④加強對物資采購合同執行中的審計。a.審查合同的內容和交貨期執行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴格按合同規定付款。b.審查物資驗收工作執行情況，是否對物資進貨、入庫、發放過程中，都要對物資進行驗收控制。c.對不合格品控制執行情況審計，發現不合格應及時記錄，并采取措施。d.重視對合同履行違約糾紛的處理。合同履行過程中違約糾紛客觀存在，若不及時處理，不僅企業的合法權益得不到保護，而且有可能使合同風險嚴重化。

3.3項目工程必須建立供應商評估、準入和淘汰體制

在激烈的市場經濟不斷加劇的條件下，供應商的管理已經成為施工企業提高競爭力的重要手段。建立一套合理的供應商評價體系是非常重要的。合格的供應商對保證產品質量，規避采購風險，降低采購成本，提高企業信譽起著關鍵作用。①建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質、信譽情況的真實性和合法性進行審查確定合格的供應商名錄。新增供應商由物資部門根據需要提出申請，并按規定的權限和程序審核批準后，納入供應商管理系統并實現資源共享。②建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度。每年進行一次對合格供應商年審，對供應商提供的物資的質量、價格、供貨及時性、售后服務及經營狀況等方面對供應商進行考核評價，根據考評結果適時更新和淘汰供應商。并在供應商管理系統中作出相應記錄和公告。

3.4加強采購流程環節中的防范措施

采購流程主要包括物資請購、采購、貨物和服務的驗收、審核、付款五個環節。五個環節環環相扣，并實行請購、采購、驗收、審核、付款五種權限分離法。明確責任人的崗位分工，有效控制采購流程各個環節風險發生。①建立項目工程物資請購制度，該項工作由項目物資部門歸口執行，并授予相應的請購權。請購部門在提出請購時應根據施工生產需要制定科學、規范、明確的物資請購計劃，其他相關部門應該相互協調和監督，杜絕或避免不必要采購。②采購環節：a.制定供應商選擇標準，從供應商的資質、信用情況、價格、供貨時間及服務情況等方面綜合考慮選擇優質供應商。b.對采購報價輪次、比價方法、價格批準權限進行嚴格規定。c.采購合同編制，要注意合同特別條款的提出和設定，做到訂貨條件、報價及其技術規格、型號相符合，從而避免物資采購合同的風險。④驗收環節，施工現場應當建立嚴格的驗收制度，按合同標明的要求確定驗收方式，對進場物資進行驗收，出具驗收證明。驗收過程中發現的異常情況，驗收人員應及時向物資部門報告，并查明原因及時處理。對不合格品及時清退出場。④審核環節：應注意對收貨憑證、采購合同和發票的核對。確保付款的準確性。⑤付款環節：對貨物和服務的所有付款，都必須附有收貨清單、服務提供確認單或付款批準單原件，在付款前，審核發票、貨物的驗收證明和采購合同，確保付款已獲得批準、貨物已收到、價格和數量準確無誤、在限額內支出以及使用的會計科目正確無誤。這樣就可以有效地防止和避免重復付款及付款金額錯誤。

4　結束語

項目部物資部門在整個項目施工過程中，肩負著保供應，降低工程成本的重任。對現代市場經濟競爭趨勢的日益嚴峻，由于市場環境因素及采購過程的特點，使得物資采購風險問題的產生更加頻繁，給施工企業的生存和發展提出了挑戰。因此如何有效控制采購風險，這就要求必須建立嚴格的物資采購管理機制，提高相關工作人員的業務素質和道德水平，嚴格采購程序，從而規避物資采購風險、降低采購成本，不斷促進施工企業經濟效益水平的提高。

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1673-0038（2015）06-0121-03

2015-1-18