高校設備檔案管理存在的問題及對策

劉 靜

(武漢大學 實驗室與設備管理處，湖北 武漢 430072)

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高校設備檔案管理存在的問題及對策

劉 靜

(武漢大學 實驗室與設備管理處，湖北 武漢 430072)

高校設備及其檔案管理是教學科研的重要手段，隨著高校辦學規模的不斷擴大，設備及檔案管理工作在高校教學實驗中所處的地位和作用日趨重要。但是長期以來，高校設備檔案管理存在被忽視、輕管理、重使用、產權觀念淡薄、資產權屬不清等諸多問題。而在信息化程度越來越高的當代社會，對高校設備及其檔案的管理要求逐步提高，傳統模式很明顯已經無法滿足需求，如何更好地管理是目前亟待解決的問題。在長期切身參與高效的設備及檔案管理工作中，通過查閱大量文獻、資料并加強同行業專家的交流。逐漸發現，加強科學管理觀念和高校設備檔案管理的信息化，才是順應當前新形勢的有效解決對策。

高校設備； 檔案管理； 問題及對策

0 引 言

隨著科技發展和國家對高等教育的重視，教育經費逐年增加，高校采購更多的設備并投入使用，這種現狀對高校設備及檔案的科學管理提出了更高的要求。實踐證明，管理水平的高低直接影響著教學、科研的發展速度和規模。切實加強高校設備及檔案的管理，對于促進高等教育更快發展，具有十分重要的意義，也是管理改革的一項重要課題和實踐內容。

1 高校設備及檔案管理現狀

隨著高校辦學規模的擴大，新購設備專業性、技術性越來越強，精密度越來越高，對管理人員的技術水平要求更高了，如何對高校設備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料進行集中歸檔統一保管使其發揮最佳效益，已成為高校管理的一個重要課題【1】。高校經過多年的改革與發展，雖然在設備及檔案管理方面取得了長足的進步，但在這項復雜的系統工程中，仍然不同程度地存在著不能適應新形勢發展要求的薄弱環節。

(1) 設備檔案管理工作的地位和作用被忽視。學校一般較為注重教學和科研，而服務性的工作常得不到足夠的重視。一些高校將設備及檔案管理掛靠在財務部門，只有價值記錄；一些高校將實驗教學設備及檔案管理與公用房屋管理合并，設備及檔案的管理沒有在改革中不斷探索，與時俱進。

(2) 重購買輕管理、重使用輕維護。長期以來由于輕視管理、不善管理,大量設備長期閑置，故障率偏高的現象比較嚴重，直接影響設備使用效益的發揮，造成教育資源的浪費【2】。

(3) 產權觀念淡薄，導致資產歸屬不清。尤其是對外單位贈送的設備或用自籌資金購置的設備，常常是游離于設備管理范圍以外，對設備的原始檔案記載收集不清，造成帳物卡不符和國有資產流失的隱患。

(4) 設備檔案的管理未及時歸檔存儲。在高校設備的檔案管理過程中，存在著原始帳登記記錄不準確，設備的申請表、訂購通知單等文件材料的收集不齊全，設備的隨機文件經設備使用部門使用后往往不能及時歸檔存儲，有些甚至丟失，同時還存在設備隨機文件難整理，歸檔范圍太寬，歸檔起點太低等問題。

2 加強高校設備及檔案管理的對策

為妥善解決上述問題，改變高校設備管理工作的現狀，提出以下對策。

(1) 加強管理意識。隨著教育經費投入的逐年加大，設備所占高校固定資產的份額也呈現逐年上升的趨勢。加強高校設備檔案的管理更重要的是來自高校自身發展的要求，是進行高等教育體制改革的需要。“工欲善其事,必先利其器”，培養優秀的畢業生，必須建立在先進的設備和良好的管理水平之上，若疏于管理，設備就不能處于良好的工作狀態，勢必影響教學質量。所以管理工作應常抓不懈，首先要強化各級領導和管理者的管理意識，更新觀念，只有認識提高了，思想重視了，設備及檔案的管理工作才能落到實處，要用發展的眼光看待設備及檔案管理工作，把設備及檔案管理擺上一個重要位置，要從發展知識經濟，提高辦學效益的高度，推進設備及檔案的管理工作【4】。

(2) 建立健全規章制度。制定和完善高校設備及檔案管理的規章制度，既是當前設備管理部門的工作重點，也是在行使設備管理權限中應遵循的理論依據。高校設備管理部門的任務是貫徹執行國家有關設備的政策法規，制定高校設備及檔案管理的規章制度。合理配置、充分利用學校條件，提高設備使用效益。明晰產權關系，保障學校設備的安全、完整，為高校教學、科研及各項教育、管理、服務工作提供必要的物質保障【5】。為了確保這些職責的實施，設備管理部門應從本部門的實際情況出發，制定一套完整、科學、切實可行、便于操作的規章制度；同時在設備及檔案管理過程中，要逐步形成“專管共用，資源共享”的有效機制，并在滿足校內需求的前提下向社會開放，以充分利用學校的有限資源，發揮最大的社會效益。

(3) 強化科學管理。為了提高管理效能，探索與建立新型的設備及檔案管理體系，逐步使設備管理工作走上科學化、規范化、法制化的軌道，學校應建立設備及檔案的管理網絡，加強對設備及檔案管理的監控力度。各個部門任務和職責明確、責權利相統一，并相互協作、溝通。確保網絡暢通無阻，使設備及檔案管理的整體功能和層次效益得到有效發揮。

(4) 加強設備及檔案管理。設備及檔案的管理是由多個環節相互組合而成的有機整體，只有各個環節都做好，設備及檔案管理工作才有保障。設備和檔案管理過程大致可分為論證、購置、驗收、管理維護、報廢等環節，各環節之間密切相關，又自成體系【6】。在這五個環節中，必需強調充分論證、精心購置、認真驗收、細致維護、從嚴報廢。

(5) 實行檔案管理與設備管理相結合。設備的論證、購置、驗收、管理維護、報廢等工作過程中形成的綜合類文件材料由設備管理部門集中收集統一管理，特別是原始帳登記設備信息和制作設備卡片驗收單時一定和實物相一致，做到帳、物、卡相符，及時將表明實物信息的設備卡片和設備驗收單等檔案材料整理后歸檔存儲。隨機文件(大型精密貴重除外)應由各設備的使用部門自行編號、保管。設備管理部門在每年檢查設備的同時檢查隨機文件保存的情況【7】。

3 推行設備檔案管理的現代化和信息化

隨著高校設備數量持續增加，其需管理的設備檔案也越來越多，而設備及檔案管理涉及了多個主要部門和用戶(圖1：設備管理系統框架圖)【8】，涉及范圍之廣、人員之多，給管理工作帶來了固有困難。

圖1 設備管理系統框架圖

通過分析問題及對策可以看出，實現設備及檔案現代化管理才是解決設備及檔案管理的必然道路，其步驟總體上分兩步：①建立基本的設備檔案文庫，檔案的資料儲存形式應予數字化；②通過計算機和互聯網實現科學管理和信息共享。

(1) 設備檔案的建檔。抓好設備檔案管理重在收集建檔，要認真落實每一臺設備的靜態和動態記錄。各相關管理人員，都必須認真做好記錄。工作記錄既是履行職責的標志，也是后續工作的依據。各項記錄必須嚴格、真實、準確、全面，同時要及時填寫上報、分析整理及歸檔保存等【9】。資產管理部門的檔案管理人員應與設備使用單位管理人員建立經常性的聯系，及時了解記錄統計工作中遇到的問題和取得的經驗，并且定期將信息收集歸檔，不斷完善設備檔案管理工作，從而實現設備檔案管理的規范化，并為設備檔案信息網絡化提供可靠的基礎數據。

(2) 數據管理及流程管理的數字化。把學校所有的設備的廠名、型號、規格、價格等原始資料輸入開發的軟件系統，在這個系統里可以很方便地進行資料的輸入、修改、查詢、統計等日常的管理工作【10】。在此基礎上將每年收集到的最新資料，運用掃描儀或數碼相機把設備的外形等圖文資料輸入系統進行處理。除了可以進行日常檔案資料的管理，還可以很方便地進行一些圖片資料的查詢修改等工作，并且很方便打印，逐步完善對檔案資料的管理。隨著校園網的建成，學校各部門、各單位都可以在網上進行設備的查詢，對于大型設備可以進行網上的宣傳活動，對外有償開放使用，提高設備的社會效益和經濟效益【11】。

(3) 實現設備檔案的網絡化。當前計算機技術和網絡技術在社會中廣泛應用，面對設備管理中大量的數據和資料，引入網絡共享管理已刻不容緩【12】。必須根據所歸檔的資料建立信息網絡，為設備資源利用和開發服務，解決利用校園網上網查詢各種貴重設備檔案等實際問題。高校都可以根據自身的管理模式和實際的運作情況開發一套基于網絡環境的設備管理系統軟件，該軟件要求既能在單機上運行，又可以在網絡上運行。在面向設備管理部門時，該軟件是作為單機使用，要求能對設備的申報、采購、驗收、入庫、發放使用、檔案建立和報廢處理整個過程進行統一的管理，把學校所有的設備的廠名、型號、規格、價格等原始資料輸入計算機，可以很方便地進行資料的輸入、修改、查詢、統計等日常的管理工作，能夠及時準確地提供所有設備的統計數據和各單位設備及經費使用情況【13】。而面向各方使用者時，應該是作為網絡使用的，繁雜的資料可在網絡上進行快捷、高效的操作，減少了管理工作人員的工作量，使他們可以進行其他科研活動，能夠節約時間、提高效率。將全校的教學、科研設備全面實現網絡化管理，使得任何一個人想了解本校的實驗設備情況只需在任一網點上就可一目了然【14】。檔案管理的最終目的就是利用，因此設備檔案工作要多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，使檔案為高校各項工作，特別是為教學、科研服務。

4 結 語

高校發展對設備及檔案的管理工作提出了更新、更高的要求，而傳統管理模式存在很多弊病和問題，只有緊跟時代的步伐，抓住機遇，適應改革的需要，探索出一套適合高校設備及檔案管理的新方法、新思路，才能與時俱進，求得自身的生存與發展【15】。而當前信息化是高校管理的基礎，高校應特別重視設備檔案信息的數字化和網絡化工作，以便為學校規劃決策及時提供準確的基礎數據，更好地為教學科研服務。高校設備管理部門所要完成的是首先建立健全的設備檔案，其次是在此基礎上利用計算機技術和網絡傳輸技術，將檔案信息以最科學的方式展現在師生員工面前，為教學和科研提供完善的設備及檔案管理服務【16】。

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The Problems and Countermeasures of Universities Device and File Management

LIUJing

(Lab and Equipment Management Office， Wuhan University， Wuhan 430072， China)

College Equipment and its file management are important means of teaching and research, and has become increasingly importance. Effectively strengthening the college equipment and file management can promote faster development of higher education. In contemporary society increasingly high level of information technology, the traditional mode of college equipment and file management existed many problems. The application of information technology is the solution to conform to the current new situation.

equipment and file; management; solutions and countermeasures

2014-12-15

劉 靜(1964-),女,湖北武漢人，本科,會計師，辦公室主任,研究方向：儀器設備管理。

Tel.：027-68772019；E-mail：liujing100@21cn.com

G 482.0

A

1006-7167(2015)11-0274-03