對醫院檔案管理信息化的思考

陳衛娟

摘 要：對于醫院來說，檔案里所記載的內容是極其寶貴的信息資源，其管理工作也是十分重要。由于醫院檔案的特性，檔案管理也應該有別于其他部門的管理工作。隨著經濟的發展，社會的進步，信息技術的不斷變革，各行各業都面臨前所未有的信息革命。醫院檔案管理也不甘心落于人后，不斷推行建設信息化管理，信息化管理水平不斷提高。文章對醫院檔案管理信息化的相關問題進行了探討，希望能夠促進醫院檔案管理實現全面信息化。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化；措施

隨著世界范圍內第三次科技革命的不斷推進，信息技術不斷進步和發展，并逐漸帶動其他行業進行信息化革命。醫院檔案管理信息化是充分利用現代信息技術對醫院檔案進行科學管理的現代化管理手段。借助于信息化，醫院檔案管理開始走向制度化、規范化和科學化。此外，隨著我國醫療衛生行業的改革不斷深化，醫院檔案管理信息化建設應該不斷與之相適應，以醫院工作性質為根本落腳點，提高醫院檔案管理的整體水平。

1 醫院檔案信息化建設的意義

1.1 實現對珍貴檔案原件的保護

醫院檔案信息化建設能夠有助于實現對珍貴檔案原件的保護，有效減少因為使用次數過多而導致珍貴檔案原件損壞甚至丟失的弊端。具體來說，將醫院發展過程中的文字資料和圖片資料進行信息化處理，就可以實現對原件的永久保存，如果需要使用，完全可以利用電子文件，降低珍貴資料遺失或損壞的危險系數。另外，關于很多疑難雜癥病例中所記載的內容也對醫療衛生事業的發展有著重要意義，研究價值和教學價值十分巨大，但是在實際操作中，我們不能一一利用原件來進行研究。為此，利用電子文件來滿足醫療、研究等方面的需求，而將原件進行妥善存檔是十分可行的選擇。

1.2 改善醫院文件的歸檔方式

在醫院的檔案部門管理實踐中，傳統意義上的文件記錄和歸檔工作量十分巨大，人工整理檔案所需要花費的時間和精力都十分龐大，而且不可避免地會出現錯漏，改動工作也是牽一發而動全身。加強醫院檔案管理的信息化建設，通過計算機軟件實現對檔案管理工作的改革和調整，使得工作條件大為改善，刪繁就簡，極大地提高了工作效率。利用統一的信息格式對醫院檔案文件進行管理和歸檔，使得檔案信息的轉換和提取都十分便捷。而信息化的檔案管理，也可以幫助管理人員及時找到不符合歸檔條件的材料，并及時給出整改意見，使得檔案管理工作的規范性大為提高。

1.3 實現檔案信息資源的整合和共享

醫院檔案管理的信息化建設在醫院檔案信息資源的整合和共享方面發揮著重要作用。利用計算機軟件對檔案信息資源進行整合，是醫院檔案信息化建設的重要內容，其目的是促進檔案信息實現系統化、科學化和共享性，順應信息化的發展潮流。通過對醫院各個部門的檔案信息整合，使得各個部門的信息能夠實現互通有無，調閱過程更加簡化。在醫院的網絡體系中，電子檔案比檔案原件更加方便快捷，檔案的應用范圍和程度不斷加深，檔案利用率的提高也必然會促進醫院其他部門管理水平的提高。醫院檔案信息化的建設，有利于充分發揮互聯網的強大優勢，提高館藏檔案的利用率，資源共享程度也不斷加深。

1.4 使檔案檢索和使用不斷趨向便捷化

建設醫院檔案管理信息化之前，手工查詢檔案資料的方式往往十分耗費人力和時間，而且也會因為這樣或那樣的原因，根本找不到想要的資料和檔案。但是通過醫院檔案管理信息化建設，利用電子目錄以及電子文檔歸檔建立方便快捷的電子信息查詢系統，用戶通過查詢系統就可以找到符合需求的檔案了。而查詢時只需要輸入關鍵詞或者相關信息即可。信息化的檔案管理優勢明顯，極快的速度、極高的效率、極廣的范圍等都是信息查詢系統的強大優勢，同時通過加密技術也可以提高檔案的安全性。醫院檔案管理的信息化建設，具有紙質檔案管理無可比擬的優勢。首先，在保存時間方面，電子檔案可以實現永久保存。其次，在使用便捷度方面，只需要一臺聯網的電腦即可獲得準確無誤、系統完善的信息，省去了人工查詢的時間和精力。再次，利用網絡的強大優勢可以實現全球范圍內的資源共享。

2 加強醫院檔案管理信息化的措施

2.1 加強醫院檔案軟硬件基礎設施建設

醫院對于信息資料的保存方式還是更加傾向于紙質和照片，這種傳統的信息存儲方式對于存儲空間的溫度、通風條件、防火條件等都有很高的要求。醫院檔案資料繁多，所需要的高標準的存儲空間也相對較大，但是具體到實際生活，很多醫院對于檔案存儲空間的建設都不能實現。更不用說建設指標達到檔案保存要求的專業存儲庫房了。為此，為了完善醫院檔案管理信息化建設，不斷提高檔案管理的整體水平，軟硬件基礎設施的建設應該不斷得到強化。在軟件方面，用于長久保存檔案的管理軟件、調度軟件、數據庫軟件等應該及時得到技術支持和維護。在硬件方面，除了要對珍貴的紙質文檔資料進行存檔之外，為了不斷完善檔案的信息化，計算機、網絡、存儲設備、多媒體設備等都應該及時更新、強化、維護。

2.2 不斷推動醫院檔案數字化工程建設

隨著時間的流轉，很多醫院的發展歷史已然不短，甚至是幾十年、上百年。而醫院發展過程中所積累的檔案資料也由于當時技術條件的限制而全部以紙質載體呈現，十分不利于長久保存。而現在再去翻閱歷史檔案時，查詢難度大、反復利用難度大、防潮防火措施不當等都是檔案管理所面臨的重要問題。為此，建設醫院檔案數字化工程勢在必行。通過計算機將醫院的紙質檔案資料轉化為電子文檔存儲下來，不僅有利于保護紙質文檔，也為查詢歷史檔案提供了便捷的途徑。

2.3 建立檔案信息檢索體系，保證其科學性

建立檔案信息檢索體系，有利于提高檔案的利用率。為了保證檢索體系的科學性，一方面，應該不斷加大對高效檢索工具的開發力度，不斷提高檔案檢索效率，完善多關鍵詞檢索，使得檢索體系的覆蓋率不斷提高，促進檔案利用率的提高。另一方面，對互聯網檢索功能要充分利用，利用局域網對檔案信息進行妥善保存，而醫院內部可以通過網絡進行文件資料的檢索和查閱，資源共享性得到充分保證。

2.4 對檔案管理人員進行信息化培訓

隨著醫院檔案管理信息化的建設，醫院對檔案管理人員信息化水平的要求也不斷提高。為此，醫院在招聘檔案管理人員時應該有意識地去招聘信息化素質較高的員工。更重要的是，醫院應該不斷加強對檔案管理人員的培訓，定期開展信息化知識和管理的學習，讓檔案管理人員不斷提高自己在計算機技術、網絡技術、數據庫管理技術以及信息設備運用方面的素養和能力，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。

3結束語

醫院檔案管理的信息化建設是現代科技發展的必然趨勢。檔案管理信息化建設有很多好處，它有利于實現對珍貴檔案的保護、實現對檔案歸檔方式的變革、實現檔案信息的資源共享，實現信息檢索的便捷化，最大限度地節約人力和時間在檔案管理上的用度。為此，醫院應該積極采取措施加強檔案管理的信息化建設。通過完善軟硬件基礎設施、建設數字化工程、完善信息檢索體系、提高管理人員素質等措施不斷完善檔案管理的信息化，提高檔案的利用效率，實現對檔案的永久保存，以便于更好地用經驗來開展教學和醫療研究。

參考文獻

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