基層海事人事檔案管理創新路徑初探

吳維揚

摘要：人事檔案是記錄我們個人信息的重要憑證，它在我們的職業生涯規劃以及人生轉折過程中擔當了重要的角色，是個人職務晉升、職稱評定、崗位聘用、退休審核的重要依據。由于社會的不斷進步，經濟的持續發展，海事基層人事檔案在使用管理中所表現出來的弊端愈加明顯。基層海事人事檔案的使用管理必須要從海事新時期的發展方向出發，根據時代的發展潮流制定出符合當今海事發展的人事檔案使用管理制度。通過分析海事基層人事檔案管理目前存在的問題來說明海事基層人事檔案管理創新的必要性與緊迫性。

關鍵詞：人事檔案 管理 創新

目前海事基層人事檔案存在的問題

在基層海事現有的人事檔案資料中，關于個人工資變動、年度考核等方面的內容記載較多， 而對于個人所學專業、職稱晉升、加入黨組織等方面的信息內容記載比較少。除此以外，檔案材料的收集不全面，舊材料記錄不完整，新材料到位不及時，不能夠真正反映出個人的現實面貌等問題屢見不鮮。具體來說，目前的海事基層人事檔案管理有以下缺點：

1、人事檔案內容失真

人事檔案具有憑證作用，它可以具體而準確地反映一個人在以往學習工作生活中的情形，不過前提是這份人事檔案一定要具有真實性，因此真實性是人事檔案的核心價值所在，不過在我們現實中，由于種種原因使得人事檔案缺乏它應有的真實性。

2、人事檔案的資料不全

在一個人的人事檔案中應該包括以下材料：履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資材料等，有些單位管理檔案的人員變更頻繁，由于他們對于檔案的知識了解不是很豐富，或是一時粗心大意，所以在收集檔案資料時會把一些重要的檔案材料忽略遺失或把那些不需要歸檔的普通文獻當成人事檔案來收集，由此造成檔案中經常出現材料不全的現象。

3、人事檔案的管理規范性不足

人事檔案在管理中缺乏規范性主要表現為，對于一些檔案的收集整理工作做得不準確，不全面。一些單位對于人事檔案資料填寫的十分簡單草率，沒有嚴格按照人事檔案的規范性來填寫，它們不管是在評價考核的內容方面還是在形式方面，都十分籠統，不能從這些人事檔案中反應某個人的素質和經歷，這樣直接導致了職工在崗位變動、職務提升時，不能通過他們所提供的個人檔案來進行準確的評判，或許正是由于這樣的一個問題的存在使得單位錯過了一個優秀的人才，或是使得一個人才錯失了一個施展個人才能的機會。

4、人事檔案在社會服務方面途徑狹小

人事檔案管理工作的目的是為人所服務。我國的人事檔案管理工作注重人事檔案的保密性，要做到嚴格要求，不公開，不泄密，正是由于這些的規定使得人事檔案在社會服務方面的途徑十分的狹小。人事檔案的利用率十分低下，實用性不高，從而導致它不能適應社會的需求。

5、人事檔案在管理方法和措施上技術落后

人事檔案關乎一個人的一生，因此對于它的管理也應該是一項專業性和技術性都很強的工作。不過有的單位因為人手緊缺或是房間不足，為了節省人力物力的開支，就會常常把人事檔案跟其他材料混在一起進行管理，因此就會經常出現人事檔案材料的不保密性和不完整性。更甚者由于保存環境不符合要求，常常會使得檔案材料變黃發霉，縮短了檔案的保存時間，嚴重阻礙了檔案的利用。

創新人事檔案管理工作對策

1、加強對基層海事人事檔案管理的領導

人事部門要增強對檔案的領導力度和管理力度，還要提高對人事檔案的認識。要把人事檔案管理工作融入到平常的工作細節之中。在日常的管理中要處處細心，時時留心，對于在管理中發現的問題應該及時去解決，堅決做到不拖拉，不遺留；硬件方面應配備計算機和掃描儀等電子化產品，以使人事檔案實行電子化管理。對于人事檔案管理人員也應該進行定期培訓，接受專業化學習，強化他們的思想認識和專業素養，向他們傳遞檔案界最新動態和發展，使他們能夠在思想和能力方面跟上時代的潮流氣息，讓人事檔案管理得到一定的創新。

2、建立科學的人事檔案管理制度

為了使人事檔案管理工作具有更高的規范性，為了維護人事檔案管理材料的完整性，為了便于借閱和查看人事檔案資料，必須要建立如下相關檔案管理制度：在傳遞利用中，應嚴格遵循保密的制度，一般情況下自己不能查看自己的檔案；在查閱利用時，應在專門設立的檔案閱讀室里進行閱讀，只有相關工作人員由于工作方面確實有需求才可以到人事檔案管理部門查找所需檔案，其他人員如若要去查找人事檔案時，人事檔案管理人員要做好查閱的資格審查和登記制度；為了避免紙質人事檔案在存放時發生紙張變質的情況，人事檔案管理人員應實施定期開窗采光的制度；為了進行人事檔案的持續化管理，應制定人事檔案保存期限的相關制度。

3、堅持開發人力資源

創新人事檔案管理工作的目的說到底，是為了最終的指導人力資本的開發，為地方海事系統的革命化、正規化和現代化建設提供人才保障，人事檔案在進行管理中，應該認真洞察人才動態，深入挖掘人才信息的來源，找準切入點進行深層次的挖掘，提高人才培養水平和能力，做好基層海事人事檔案管理的創新工作。

人事檔案管理創新路徑

1、電子化

利用電子化管理不僅可以大大提高原先的工作效率，在基層海事部門中，從事人事檔案管理人員一般都是政工科工作人員兼職管理，為更有利于減輕人事檔案工作人員的工作壓力。它可以根據檔案管理者特定的需要在不同的文件之間建立起它們的多維關系，只需在某種專門檢索軟件中注明紙質文件的存放地點，那便可以快速而準確的查找出它所在的位置。利用電子化進行人事檔案的管理，可以實現快速，便捷，多渠道的全文檢索人事檔案。

2、社會化

由于當今人才市場環境的特點，人事檔案的社會化將成為一種趨勢。人事檔案社會化管理就是在進行人事檔案管理的過程中以社會為舞臺，以公民為觀眾，讓這一管理的過程完全在社會中進行，讓公民時刻進行監督，在政策法規的要求范圍內，對社會開展工作，并為社會所利用。在我們傳統的人事檔案管理工作中，不管是人事檔案的收集，整理，鑒定，還是提供利用等環節，往往都與單位的人事部門掛鉤，人事部門管理著本單位工作人員的個人檔案，而對于非本單位的人員，那么該單位則沒有其任何檔案資料，這就使得該單位的人事檔案來源范圍比較狹隘，內容也不夠豐富。endprint

3、公開化

人事檔案是伴隨著我們每個人的生產活動而產生的，因此它的產生主要是為了給個人，給社會提供服務的，而如果要真正做到這一點，就要使檔案的管理和利用更加的公開化，透明化。信息公開化使得海事與地方的關系更為的貼近，它是海事貼近民生，了解民意的主要方式。在如今社會，人們都呼吁信息的公開化，因為這可以讓他們更加的了解海事，使他們更能充分的享受權利。個人檔案作為伴隨人們一生的材料，它與我們的關系密不可分，可是作為當事人的我們卻至始至終都沒法看到我們自己的檔案，而是由我們工作的單位或人才交流中心替我們保管，我們自身檔案內容的好壞都只是由他們來替我們填寫，這很容易發生暗箱操作事件，所以人事檔案的公開化刻不容緩。中華人民共和國國務院在2007年1月17號已經通過了《中華人民共和國政府信息公開條例》12的會議，并于次年5月1日起生效。該條例的實施，保障了公民的利益以及提高了政府的工作透明度，只有認真貫徹落實該條例，才能建立人事檔案公開制度，才能使人事檔案更有效，更透明地發揮出它的作用。

4、法制化

要建立新型的基層海事人事檔案制度必須要有有效的法律法規和政策。建議國家有關部門，嚴格依據《人事檔案法》中的有關規定和社會的發展變化，從而制定出人事檔案管理方面的法律法規，制定統一的標準政策，以便規范和約束新型人事檔案管理工作的運行。首先，要大力宣傳國家法規，并認真貫徹、落實，還要檢查其落實的具體情況。其次，必須自覺依法治檔，嚴格按照檔案管理部門的相關規定。為了適應市場經濟的發展和人才流動，近年來中央和地方在人事檔案的管理上，曾進行了不少政策方面的調整和規定，對促進經濟和社會發展起到了積極的作用。既然有了《人事檔案法》，那最重要的還是要嚴格依法管理，對于那些不遵循《人事檔案法》的單位，就要對其實施嚴厲的懲罰措施，真正做到人檔相符，反映人才的真實性。海事基層人事檔案管理部門還必須依法對單位人事檔案實施督促和檢查，強化管理職能。

總之，伴隨著社會經濟的突飛猛進，人事檔案的重要性會越加明顯，我們只有跟上時代的潮流，在不斷的探索中尋求人事檔案管理的新路徑，新方法，才能讓人事檔案更好的為我們所服務。

參考文獻：

[1]李華山：《人事檔案管理創新研究》，《勞動保障世界》，2010年第09期，第49頁.

[2]張麗萍 等：《試探職業學校人事檔案管理》，《蘭臺內外》，2010.

[3]《企業人事檔案管理現狀及問題分析.doc - 豆丁網》.

[4]李華山 等：《人事檔案管理創新研究》，《勞動保障世界》，2010年第18期，第50頁.

[5]李華山 等：《人事檔案管理創新研究》，《勞動保障世界》，2010年第18期，第50頁.

[6]郭子玨：《Excel 編排人事檔案在實踐中的應用分析》，哈爾濱師范大學，2012年.

[7]曹敏暉：《我國人事檔案管理信息的公開化》，《檔案管理》，2009年第5期，第27頁.

（作者單位：揚州市地方海事局）endprint