品管圈活動在降低醫院制劑配制批記錄填寫差錯率中的應用

吳秋燕，朱 慧，蔣 斌

(蘇州市中醫醫院，江蘇 蘇州 215009)

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品管圈活動在降低醫院制劑配制批記錄填寫差錯率中的應用

吳秋燕，朱 慧，蔣 斌*

(蘇州市中醫醫院，江蘇 蘇州 215009)

目的：降低醫院制劑配制批記錄填寫的差錯率，規范批記錄的填寫。方法：按品管圈十大活動步驟在某院制劑室開展品管圈活動，統計活動前后某時段內批記錄的填寫差錯率，計算改善幅度。結果：配制批記錄填寫差錯率由活動前的27.32%減至2.13%，改善幅度為92.21%。結論：品管圈活動可降低醫院制劑配制批記錄填寫的差錯率。

品管圈；醫院制劑；批配制記錄；差錯率

品管圈(Quality Control Circle，QCC)是由相同、相近或互補的工作群體，為解決問題，突破工作績效，自動自發組成數人一圈的小圈團體，分工合作，通過輕松愉快的現場管理方式，使員工自發參與管理活動，應用品質管理的簡易統計手法當工具，進行分析，解決工作場所的障礙問題，以達到業績改善的目標[1]。品管圈的有效實施有助于企業品質文化的創建,提高工作效率，提升營運績效，進而增強企業的競爭能力[2]。目前，品管圈作為一種加強管理的手段，被廣泛用于醫院藥學的管理中[3-14]。制劑室作為藥學部的重要部門，擔負著醫院制劑的配制工作。醫院制劑質量的優劣，直接關系著臨床療效與患者的生命安全。為提高制劑的配制質量與管理質量，根據QCC特點，我院試行QCC活動，取得滿意效果，現具體報道如下。

1 資料與方法

1.1 基本資料

分別收集品管圈活動前我院2012年9月—12月和活動后2013年9月—12月的醫院制劑配制批記錄，作為QCC質量管理活動的依據。

1.2 方法

1.2.1 組建品管圈 全員進行品管圈知識的介紹，并進行品管圈工作的動員，制劑人員自發報名參與組成品管圈，共10名。通過全體圈員集思廣益和投票表決確定圈名和圈徽，并賦予其各自的寓意。

1.2.2 主題選定 品管圈活動前期，結合醫療機構制劑配制質量管理規范和檢查評分標準對我部門實際工作情況進行介紹，全體圈員再結合個人實際工作中碰到的問題進行討論，以腦力激蕩方式提出當前工作中需解決的活動主題，每個圈員按評分標準評分，取平均數，采用評價法確定排序第1位的“降低制劑配制批記錄的填寫差錯率”為本次活動主題。主題選定及評分標準詳見表1。

表1 主題選定及評分標準

1.2.3 計劃擬定 確定活動主題后，圈長先行擬定活動實施的具體方案，寫明計劃進度、活動日程、人員分工等，圈員一起討論改進，確定活動計劃。

1.2.4 目標設定 設定本圈的圈能力為70%，則目標值=現況值-改善值=現況值-(現況值 ×改善重點× 圈能力)=27.32%-(27.32%×83.82%×70%)=11.29%。

2 結果

2.1 改善前差錯分析

抽取2012年9月—12月批記錄40份，利用查檢表[15]統計配制批記錄中存在的問題，統計得到批記錄填寫差錯率為27.32%。繪制出改善前的柏拉圖[15]。分析表明，前三項主要問題占83.82%(80/20法則)，填寫格式錯誤是造成填寫錯誤的主要原因。見圖1。

明確主要問題后，全體圈員共同回顧制劑配制過程中與主題相關的工作流程，從人員、工作流程、批記錄和其他等4個方面討論分析問題出現的原因，并通過特性要因圖[15]表示，主要原因包括：批記錄方面，設計不合理、填寫要求未統一；人員方面，業務水平較差，缺乏培訓。見圖2。

圖1 改善前柏拉圖

圖2 特性要因圖

2.2 對策擬定、實施與檢討

將圖2中影響批記錄填寫差錯率的主要因素進行討論分析，建立相應的對策方案，從可行性、經濟性和圈能力3個方面進行評價，確定以下主要對策。

2.2.1 改進批記錄設計及填寫 按圈員提出建議，綜合GPP規范要求及檢查細則重新合理設計批記錄，并完善填寫說明，制定標準作業書，規范批記錄中各項目的填寫人員、方法、時間及格式等；加強設計批記錄人員與生產人員的溝通，及時對批記錄進行調整與完善；填寫批記錄過程中發現問題及時討論、解決；按填寫流程及時填寫批記錄。

2.2.2 上崗考核，規范化培訓，加強業務培訓 收集相關法律法規，進行全員培訓和學習；對新員工的崗前培訓及老員工的定期培訓中加強批記錄填寫培訓，幫助所有員工充分了解批記錄填寫的重要性；對批記錄填寫培訓后人員進行考核。

2.2.3 調整態度，相互監督 個別員工對批記錄的填寫不重視，態度不認真，需加強思想教育，強化責任心，并進行人員調整，使專業盡量對口；所有員工相互核對并監督，相互幫助、學習、交流。

2.2.4 嚴格檢查物料及材料 由于供應商提供的材料不全，導致部分原輔料的信息填寫不完整。因此嚴格要求供應商提供完整的材料，并聯系質檢部門加強對物料的檢查力度。

2.2.5 建立獎懲措施 定期抽查批記錄，統計差錯率，獎優罰劣，充分調動員工積極性；分析差錯原因，通告制劑室全體員工，避免相同差錯再次發生。

2.2.6 鼓勵合理化建議提案 鼓勵所有圈員積極提出合理化建議提案，并對建議被采納的圈員給予一定獎勵, 從而提高成員的參與意識和獻策積極性。

2.3 效果確認

2.3.1 有形成果 抽取2013年9月—12月的批記錄50份，利用查檢表統計配制批記錄中存在的問題，統計得到批記錄填寫差錯率為2.13%。將2012年9月—12月的醫院制劑配制批記錄和活動后2013年9月—12月的醫院制劑配制批記錄進行改善前后的量化比較，目標達標率=(改善后值-改善前值)/(目標值-改善前值)×100%=(2.128 0-27.324 0)/(11.29 - 27.324 0)×100%=157.14%，達到預定目標；改善幅度=(改善前值-改善后值)/改善前值×100%=(27.324 0-2.128 0)/27.324 0 ×100% =92.21%。見圖3。

圖3 改善后柏拉圖

2.3.2 無形成果 實施QCC活動前后, 分別就QCC手法、團隊精神、腦力開發、溝通協調、活動信心、責任榮譽、發掘問題等能力對圈員進行問卷調查, 并將變化以雷達圖表示。結果表明，本次QCC活動使圈員各方面能力均有較大提高。見圖4。

2.4 標準化

QCC活動結束后，對其中有效措施，如批記錄填寫說明

建立作業標準書，長期執行，保證批記錄填寫準確性。

圖4 無形成果改善前后雷達圖

2.5 檢討與改進

對整個品管圈活動過程進行全面的檢討與改進，具體內容見表2。

表2 檢討與改進內容

3 結語

該次品管圈活動有效幫助醫師熟悉并能靈活運用各種品管手法，及時發現問題并解決問題，提高自身水平；有效降低醫院制劑配制批記錄的填寫錯誤率，提升制劑室管理的整體水平；同時還可增強各圈員間的凝聚力，提高工作環境及工作效率。

[1] 張幸國．醫院品管圈活動實戰與技巧[M]．杭州: 浙江大學出版社，2010: 5-6，80-84．

[2] 林瑞榮．品質管理[M]．廈門:廈門大學出版社, 2000: 146．

[3] 沈云玉，馬雪根．品管圈在減少江蘇省南京醫科大學附屬蘇州醫院門診不合格處方中的應用[J]．中國藥事，2013，27(9)：998-1001．

[4] 王臨潤，張國兵，汪洋，等．品管圈在醫院藥劑科質量管理持續改善中的應用[J]．中國藥房，2010，21(37)：3491-3493．

[5] 張幸國，趙青威，李盈，等．品管圈在醫院藥學管理中的探索與實踐[J]．實用藥物與臨床，2009，12(4)：233-235．

[6] 顧繼紅，郁文劉，江璐，等. 品管圈活動在減少我院門診不合格處方中的應用[J].中國藥房，2010，21(41)：3890-3892

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[9] 許書慧，朱剛直，王紅團，等．品管圈活動在提高中藥飲片管理中的應用[J]．中國藥房，2009，20(27)：2150-2151．

[10] 楊秀麗，石佳娜，應茵，等．品管圈活動在提升門診藥房服務質量中的應用[J]．中國現代應用藥學，2011，28(7)：682-684．

[11] 付文煥，王曉舜，施孝金，等．品管圈活動在藥劑科制劑部門的應用與成效[J]．中國藥事，2009，23(10)：1033-1036．

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[13] 許書慧，朱剛直，王紅團，等．我院藥學部推行品管圈活動的實踐及體會[J]．中國藥房，2009，20(16)：1225-1227．

[14] 袁荷花．我院靜脈藥物配置中心品管圈活動的實踐與成效[J]．中國藥房，2013，24(29)：2735-2737．

[15] 聶微．品管七大手法[M]．廣州: 廣東經濟出版社，2004:1- 101．

(責任編輯：李嵐春)

2014-09-24

吳秋燕，江蘇省蘇州市中醫醫院主管中藥師，研究方向為醫院藥學。E-mail：jeny50591@163.com

蔣斌，江蘇省蘇州市中醫醫院副主任中藥師，研究方向為醫院藥學。E-mail：jiangbin73@ 126.com

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1673-2197(2015)06-0137-03

10.11954/ytctyy.201506072