淺談國家海洋資料中心質量管理體系的設計與發展*

于婷，萬芳芳，東成

(國家海洋信息中心 天津 300171)

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淺談國家海洋資料中心質量管理體系的設計與發展*

于婷，萬芳芳，東成

(國家海洋信息中心 天津 300171)

國家海洋資料中心是搜集、匯總、處理、質控、分發、保存國際和國家海洋資料的國家機構。海洋數據服務日常業務過程的背后，實際就是數據的觀測、傳輸和使用的過程。海洋數據已經成為國家海洋信息化建設和重要基礎資源和國家海洋事業發展的重要組成部分，其質量管理正越來越受到關注。文章討論了我國作為政府間海委會的成員國，如何在國際海洋資料與信息交換計劃發起質量管理框架的大背景下，及時做好海洋資料中心質量管理的標準化體系建設這一重要而迫切的工作。針對海洋信息服務系統中，數據收集、數據管理和存儲以及數據應用服務等活動，討論如何通過施行國際標準，確保業務工作質量，提高工作效率和服務能力。參考通用的國家海洋資料中心質量管理問題的定義和分類，介紹了我國國家海洋資料中心新建立的質量管理體系，探討了在未來管理和不斷發展中所應著重注意的問題。

海洋數據中心；數據質量；質量管理

近幾年來，為了滿足國家海洋發展戰略制定、海洋權益維護、海洋資源開發利用、海洋環境保護、海洋防災減災等需求，社會各界對于高質量海洋數據和信息廣泛而迫切的需求持續上升。國家海洋資料中心這一國家海洋數據和信息的主管部門，在國家海洋信息化建設中扮演著不可或缺的角色。隨著空間技術、可視化技術、計算機網絡、多媒體技術的發展，海洋數據和信息的獲取、處理、管理正在發生著根本性變化；已經形成了一個天空—大氣—海面—海底無縫鏈接的綜合性海洋觀測系統[1]；海洋數據和信息產品經歷了由數字到圖像、由平面到立體、由黑白到彩色、由靜態到動態、由單一時刻到時空連續的變革；及時、準確、可靠的海洋數據和信息及先進的信息技術，正在國家海洋管理決策中發揮著越來越重要的作用。以海洋數據應用需求為驅動，利用日趨成熟的海洋數據和信息采集技術、管理技術、處理分析技術、產品制作和服務技術等，建立正規、高效的海洋數據和信息采集、處理、管理和服務業務體系，逐步實現國家海洋信息資源的科學化管理與應用，提供滿足海洋綜合管理和社會各界用戶需求的高質量服務，是國家海洋資料中心在全國海洋信息化戰略中的一個重要職責。

建立并實施質量管理體系是組織/機構為實現質量目標所必需的、系統的質量管理模式，是組織/機構的一項戰略決策。國家海洋資料中心建立自己的質量管理體系，將資源與過程結合，以過程管理方法對管理活動、資源提供、產品實現以及觀測、分析與改進活動等業務過程進行的系統管理，是有效履行其職責、確保其服務質量所必需的一項工作。

世界氣象組織(WMO)早在2003年就在提出了質量管理體系的概念，并發布了《國家氣象和水文服務質量管理體系實施指南》[2]規范化管理WMO框架下的氣象服務機構。聯合國教科文組織(UNESCO)政府間海洋學委員會(IOC，以下簡稱海委會)的國際海洋資料與信息交換計劃(IODE)建立并維持了國家海洋資料中心(NODC)全球網絡和海洋生物地理信息系統(OBIS)節點，負責海洋觀測資料的收集、質量控制(以下簡稱質控)、存檔和在線發布，并向成員國提供這些資料。

2012年IODE通過了建立IODE質量管理框架(IODE/QMF)項目和建立IODE對于成員國的國家海洋資料中心進行統一的質量管理資質認證的兩項議案。這項舉措旨在保證IODE成員國已經建立和將要建立的國家海洋資料中心及其業務運行，能夠遵循IOC的資料交換政策和IODE的統一標準規范，以保證所提供交換服務的海洋資料和信息的質量，滿足廣泛用戶需求。目前，IODE已開始對成員國已經建立的國家海洋資料中心重新進行質量管理資質認證，之后將NODC分列為通過質量管理資質認證和候選認證兩類管理，并將IODE/QMF的資質認證作為常態化的質量管理工作長期開展。

中國作為IOC及IODE的成員國，一直奉行IOC資料政策，遵守IODE標準和最佳實踐。通過積極響應IODE的發展戰略規劃，申請質量認證，我國的國家海洋資料中心——國家海洋信息中心于2015年召開的IODE第23次大會上，正式獲得了IODE的質量認證證書，成為首批獲得質量管理認證的國家資料中心。這有助于我國國家海洋資料中心管理和業務水平的提高，有利于增強我國在國際海洋事務中的顯示度，符合我國建設海洋強國的目標。

1 IODE國家海洋資料中心網絡

聯合國教科文組織下屬的政府海委會(IOC)建于1960年，為聯合國成員國提供了全球海洋合作研究的基本機制。當時人們雖然對占地球表面70%的海洋對人類、甚至對地球上所有生命形式的深刻影響已達成共識，為了正確解釋海洋對人類的全部價值，必須研究海洋的方方面面，但對海洋的研究和認識僅來自科學家個人和小團體。而海洋調查是一項巨大的任務，任何一個國家或幾個國家都不可能徹底完成。因此，海委會應運而生，它通過共享知識、信息和技術，以及國家項目的協調，協助各國政府處理他們各自遇到的問題和共同的問題[3]。

隨著海洋學由研究局部過程發展到研究洋盆和全球過程，海洋學研究更加依賴于一個國際交換系統提供所有來源的資料和信息。為適應形勢需要，海委會在1961年成立了IODE。目的是通過海委會成員國之間海洋資料和信息交換，滿足用戶對資料和信息產品的需求，促進海洋研究和海洋開發。經過50多年的建設，IODE已經擁有80多個海洋數據中心、57個國家海洋數據中心、3個世界數據中心——海洋學中心和20余個資料合作伙伴(ADU)，以及全球海洋生物地理信息系統(OBIS)，形成了一個以服務為方向的全球網絡系統。現在這個數字仍在增長。該全球網絡正在收集、質控、存儲千百萬的海洋觀測資料，并向海委會各成員國和有關海洋機構與專家提供資料和信息服務。

作為IODE全球服務網絡的核心部分，國家海洋資料中心的任務是：“提供國家海洋資料資源的訪問與管理，要求搜集、質控、處理、匯總、分發、保存國際和國家機構產生的資料”[4]。在過去IODE資料中心主要集中關注物理海洋學數據，而現在IODE計劃兼顧到所有的海洋相關數據，學科涉及物理海洋學、海洋化學、海洋生物，以及其他與海委會服務的需求密切聯系的學科。

國家海洋資料中心對國際和國內社會都有責任，在國家層面，國家海洋資料中心的責任包括：① 從研究和觀測單位接收資料，并進行質控和存檔；② 每天接收浮標、船舶和衛星資料，并及時進行資料處理，向研究人員、預報人員、實驗管理人員或參與資料管理的其他中心提供輸出的產品；③ 作為質量保證過程的組成部分直接向資料收集者報告質控結果；④ 參與制訂資料管理計劃，建立實驗、監測系統、漁業咨詢系統等的支持系統；⑤ 通過互聯網或其他方式，如CDROM、DVD等分發資料；⑥ 發布統計研究結果以及海洋變量圖集；⑦ 為交換的不同資料類型提供標志符,跟蹤進程。

國際層面的活動包括：① 通過IODE 和JCOMM(WMO-IOC海洋學和海洋氣象學聯合技術委員會)參與制定國際資料管理標準和方法; ② 通過IODE和JCOMM參加國際海洋資料與信息交換；③ 通過IODE和JCOMM，或在海委會海洋資料與信息管理戰略規劃框架下協助全球或區域項目的資料管理；④ 運行國際科學實驗的資料匯集和質量控制中心；⑤ 運行區域或專門的資料中心。

IODE 國家海洋資料中心必須保證有效履行提供海洋資料管理和產品服務的職責，實施質量管理體系會幫助其提供良好的管理實踐，最終提升對其資料、產品和服務質量的信心，提高國家海洋資料中心在顧客、用戶和利益相關者中的聲譽。質量管理不僅控制最終產品，而是整個過程。

2 IODE質量管理框架

長期以來，IODE委員會一直認為有必要建立質量管理框架，以確保NODC的建立與運行都依據明確的原則，包括遵守協商一致的海委會海洋資料交換政策規定的標準和要求，這樣可以保證國家海洋資料中心能提供質量已知的資料以滿足廣大用戶的需求。

2012年IODE委員會第22屆大會(IODE-XXII)通過了制定IODE質量管理框架的第18項建議。IODE質量管理框架(IODE-QMF)向國家海洋資料中心提供了設計和實施質量管理體系(QMS)成功提供海洋及相關資料、產品和服務的全面戰略、建議與指南。IODE鼓勵國家海洋資料中心實施質量管理體系并證明符合ISO 9001質量管理國際標準，雖然不強制要求國家海洋資料中心必須通過ISO 9001正式認證，但要求國家海洋資料中心必須能證明已實施了有效的質量管理體系。

IODE-QMF的主要目標是:① 推動NODC依據經過協議的標準通過認證；② 向NODC提供幫助，協助建立質量管理體系；③ 制定并檢查與質量管理程序和實踐有關的現有標準、手冊和指南；④ 向IODE委員會定期提供反饋信息。

IODE的質量管理框架(QMF)致力于實施質量管理體系，確保NODC能證明有能力提供符合已知標準和責任的資料與服務，并通過審核。

質量管理體系一方面涉及國家海洋資料中心的綜合管理，如財政資源、人員、目標等；另一方面還管理技術文件的編制，如，資料和產品的管理與生產等。每個NODC應設計各自的質量管理體系，過程和程序文件需由國家海洋資料中心的工作人員編制，以符合組織的工作習慣。然而，許多過程要建立在共用標準和程序的基礎上，全面的行政管理對實施質量管理體系至關重要。此外，IODE還明確規定了NODC質量手冊的內容(表1)，以確保IODE整體工作的規范性和一致性。

IODE委員會鼓勵NODC建立質量管理體系，但不會提出專門的標準建議。ISO9001是一項國際公認的規定了質量管理體系基本要求的標準，要求認證，另外一個選擇是執行ISO9004標準，該標準為組織持續改進其業績、效率和有效性提供指南，不要求正式的認證。

表1 IODE國家海洋資料中心(NODC)質量手冊規定內容

3 我國的國家海洋資料中心及質量管理體系

中國是IOC成員國之一，積極參加了IODE的有關活動。中國國家海洋資料中心(CNODC)的承辦單位國家海洋信息中心是國家海洋局直屬的公益性事業單位，創辦于1958年，其主要職能是負責管理國家海洋資料和海洋信息資源，為海洋經濟、海洋綜合管理、海洋環境保護等提供信息業務、技術支撐與服務，并對中國海洋資料和海洋信息工作實施業務指導和協調。CNODC為IODE的建設和發展做出了自己的貢獻。按照IODE的要求，CNODC承擔著接收國家、區域和國際項目收集的海洋資料；(使用一致同意的標準)檢驗資料質量；保證資料和正確解釋資料所需的相關信息的長期保存；向國內外用戶提供資料等資料的管理職責。

為了更好地履行職責，國家海洋信息中心建立了質量管理體系，通過制定明確的質量方針、目標和職責，執行嚴格的程序文件，策劃、控制、保證和改進來使其實現的全部數據管理活動。2002年獲得ISO9000質量體系認證以來，中心每年接受具有質量認證資質的專業機構的檢查，每5年重新進行認證資質驗證和確認。

CNODC在國家海洋信息中心質量管理體系法規性文件的基礎上制定了本中心資料處理、質量控制和產品研發服務的質量手冊、程序文件和作業文件，用于CNODC質量管理體系的管理。質量手冊規定了CNODC質量管理體系的適用范圍，描述了質量管理體系過程之間的相互作用；程序文件嚴格規定了管理評審、人力資源、基礎設施、產品實現等控制程序；作業文件規定了CNODC每個部門的質量目標、部門崗位質量職責、崗位任職條件以及海洋地理信息資料處理與圖集制作、海洋水體環境資料處理、海洋水體環境常規資料產品制作、海洋檔案管理與服務等業務的詳細作業內容與記錄。

3.1 質量手冊

創建質量手冊是建立質量管理體系的第一步也是最重要的一步，它是建立、鞏固和闡明質量管理框架過程的重要部分。質量手冊主要傳達組織愿景、價值、任務、方針和目標；展現體系設計；體現過程之間相互聯系的方式；明確職責；說明組織如何運行以及取得成果的相關過程；分析潛在改進措施；證明符合外部標準和規范。

信息中心按照GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008《質量管理體系要求》國家標準制定了質量手冊，規定中心各部門須嚴格遵照質量手冊執行，并對實施效果進行評價，采取改進措施，以確保提供的產品和服務滿足顧客及法規要求。

“以質量求生存，以信譽求發展；恪守合同承諾，滿足顧客要求, 超越顧客期望；開拓創新，持續改進，追求卓越，提高管理與服務水平，爭做行業標桿”是國家海洋資料中心的質量方針，它體現了機構的核心價值。CNODC的質量手冊是整個質量管理體系的A層次文件，詳細描述了國家海洋資料質量管理體系的范圍(包括方針和程序文件的參考證明文件)，提供了海洋資料業務化運行的“路線圖”；對外則是向顧客提供質量保證的證明性文件和作為第三方認證的依據。

顧客滿意是CNODC質量管理體系關注的焦點，為顧客提供海洋數據與產品服務是CNODC的主要職責之一，CNODC制定了顧客滿意調查分析控制程序，規定了與顧客滿意相關的外部信息、內部信息的收集、處理和利用，詳細調查用戶滿意度，并于年末對滿意度調查信息進行統計、分析，做出評價，找出差距，并提出改進建議，形成顧客滿意分析報告提交管理者代表審核。為顧客提供服務的主要形式包括：① 基于IE的Online查詢界面的數據查詢；② 基于E-mail、電話、在線網頁的顧客意見反饋；③ 基于E-mail、電話的離線數據與產品申請。

CNODC開展了IODE的質量管理操作程序、具體的認證標準的研究分析工作，結合工作實際，遵循IODE數據管理標準和最佳實踐要求，具體制定了CNODC質量管理體系業務流程(圖1)。

3.2 程序文件

程序文件是質量管理體系的B層次文件，規定了文件控制范圍、審批、更改和作廢處理管理辦法，對中心質量管理體系所要求的文件予以控制，確保各相關部門使用現行有效版本文件，使質量管理體系活動有效運行。程序文件內容包括目的、適用范圍、職責、控制程序、相關文件及質量記錄。

中心各部門須嚴格遵照其中相應程序文件的規定進行項目質量管理工作，并對實施效果進行評價，采取措施進行改進，以確保提供的產品和服務滿足顧客及法律、法規和標準的要求。

3.3 作業文件

為使質量管理體系文件編寫格式規范，國家海洋資料中心編制了作業文件作為體系的C層次文件。作業文件由各作業部門視需要而定。它們是保證質量手冊和程序文件正確有效執行的詳細規定，與工作的復雜性及所用方法相適應。作業文件規定了質量管理體系文件編寫章節、條款、編碼、審批和修改等內容；適用于本中心質量手冊、程序文件、作業文件的編寫以及記錄的設計和填寫。

圖1 中國國家海洋資料中心質量管理體系過程順序及作用

4 質量管理體系建設若干問題的探討

質量管理體系的建設理念和國家海洋事業發展規劃的目標是統一的。IODE提出質量管理框架的概念，為各國國家海洋信息中心完善管理、提高產品和服務質量提供了科學指南，同時為海洋資料的科學管理找到了“共同語言”，我國的國家海洋資料中心也站在了新的歷史起點上。目前，我國海洋信息服務標準體系和認證體系尚不完善，資料擁有單位開展資料服務還存在隨意性，海洋信息資源現狀不清、信息共享程度低，海洋信息流通與服務缺乏完整性和系統性，以至于使海洋信息服務的質量和時效受到了一定的影響[5]。科學判斷和準確把握發展趨勢，充分利用先進的管理理念，緊跟國際海洋發展潮流，才能促進我國海洋資料的管理和服務不斷發展。

質量是組織/機構的生命，是一個組織/機構整體素質的展示，也是其綜合實力的體現。伴隨國家用海需求的日益增長及海洋經濟的快速發展，涉海單位和用戶對國家海洋主管部門的管理和服務能力、對海洋數據和信息產品需求越來越高，質量要求也越來越高。因此，國家海洋資料中心要想長期穩定發展，必須圍繞質量這個核心開展工作，加強自身質量管理，借以生產出高品質的海洋信息產品。從國家層面出發，根據我國海洋資料管理工作的實際需求，以用戶(顧客)為中心，統籌規劃、建設完善的適應海洋管理工作發展需要的質量管理體系，規范化綜合管理國家海洋數據和信息資源，不斷開發完善海洋相關業務管理系統功能，不斷改進服務、強調質量經營，提高服務質量，增強服務力度和顯示度是我們面臨的一項重要工作。

4.1 獨立運行

實施有效的質量管理，單單形成具有海洋行業特色、基礎社會公益事業特色的海洋資料服務功能的管理體系文件是遠遠不夠的，還需要在運行中保證其獨立性。質量管理體系的運行必須是獨立的：①確保信息流通渠道的暢通。質量管理信息在各個環節的傳遞必須暢通，傳遞速度要快，必須準確。所收集的信息數據必須詳細具體，盡量定量化，少用定性評定，這樣得出來的結論才真實可靠。②不斷加強全體工作人員的質量意識與管理意識，增強其責任感，使其自覺嚴格遵守各項管理的職責和工作的程序，保證質量體系有效運行，做到“凡事有人負責、凡事有章可循、凡事有據可查、凡事有人監督”。③質量體系的運行不受外界行政干預，確保員工在工作過程中無顧慮，無負擔，能夠順利的開展工作。

4.2 以服務對象為中心

海洋信息資源的建設與社會化服務具有鮮明的行業特點，國家海洋資料中心有責任有義務向社會各界提供方便快捷、形式多樣、內容豐富的海洋信息服務，例如為海上活動提供可靠的數據保障，為海洋科研工作提供及時、高精度的觀測資料，為海洋戰略發展和決策提供有針對性的信息服務產品等。質量系統的執行應該緊密結合海洋服務需求，堅持以涉海單位和個人的需求為驅動，要面向社會、面向經濟、面向海洋產業開展服務，有重點、有針對性地提供數據和信息產品，圍繞“讓顧客滿意”及時認真地收集處理用戶反饋，不斷滿足用戶需求與期望，贏得信任，提高滿意度，從而提升國家海洋資料中心的綜合服務實力和市場競爭力。

4.3 有效性評價

通過定期組織質量檢查、質量審核活動，能夠及時發現和找出管理活動、服務質量方面存在的問題和薄弱環節，并進行有效糾正和補充，從而提高國家海洋資料中心整體經營管理水平和質量監控能力。

質量體系審核在體系建立的初始階段尤為重要。目前，我國國家海洋資料中心的質量管理體系正在處于這一初始階段，“實踐是檢驗真理的唯一標準”，質量體系審核的重點，應主要關注驗證和確認體系文件的適用性和有效性。審核與評審的主要內容包括：① 規定的質量方針和質量目標的可行性；② 體系文件的全面性——是否覆蓋了所有主要質量活動，各文件之間的接口是否清楚；③ 組織結構的功能性，各部門、各崗位質量職責的明確性；④ 質量體系要素選擇的合理性；⑤ 質量記錄的見證作用；⑥ 所有職工對體系的適應性和執行情況。

審核與評審中發現問題，如體系設計不周、項目不全等，應及時進行協調、改進。需要強調的是，質量體系是在不斷改進中加以完善的，質量體系進入正常運行后，仍然要采取內部審核、管理評審等各種手段，以使質量體系能夠保持并不斷完善。

4.4 以人為本

以人為本是科學發展觀的核心。以人為本，是組織發展的根本目的，也是發展的根本動力，一切為了人，一切依靠人，二者的統一構成以人為本的完整內容。因此，在國家海洋資料中心質量管理的過程中應貫徹 “以人為本”的原則，尊重員工的發展，不以控制和約束員工為主要管理手段，以鼓勵和培訓員工的方法來全面提高員工的業務技能和綜合素質，從而實現員工與中心的協調統一發展，為資料中心的長遠發展打下堅實的基礎。根據行業特點，定期舉辦數據獲取、數據處理、質量控制、產品研發等方面的技術培訓，同時積極推行相關國內外標準、規范的學習，創造學習氛圍和環境，使員工成為中心發展的核心動力。

4.5 總結海洋服務的規律，不斷提高服務質量

海洋信息服務部門從業人員服務意識的樹立，不是一朝一夕的事情。海洋科學的歷史遠遠短于大氣科學，因此，海洋資料服務也在諸多方面落后于氣象服務。目前，海洋資料中心對于海洋數據和信息服務的外部需求和內在規律仍處于初級認知階段，我國不斷發展的海洋事業對海洋信息服務又提出了更高的要求，空間化、可視化、產品化和網絡化已經成為海洋信息服務的特色。對于國家海洋資料中心來說，一定要及時了解海洋科學相關領域的發展，不斷總結海洋信息服務的規律，了解各級海洋管理工作和不同的用戶需求，樹立“海味”服務意識，才能適應事業的發展。

[1] 楊錦坤，楊揚，于婷.國際海洋資料管理現狀與趨勢[J].海洋開發與管理，2014, 31(4): 1-3.

[2] 世界氣象組織.國家氣象和水文服務質量管理體系實施指南[Z].2013.

[3] 祁冬梅，于婷，鄧增安.IODE海洋數據平臺建設對我國海洋信息化進程的啟示[J].海洋開發與管理，2014, 31(3): 57-61.

[4] 聯合國教科文組織(UNESCO)政府間海洋學委員會(IOC).建立國家海洋資料中心指南(IOC手冊與指南NO.5，第二次修訂) [Z].2008.

[5] 陳奎英.發展海洋信息共享事業之我見[J].海洋信息，2002(2): 4-5.

國家海洋信息中心“國際海洋合作及履約”(31201528C).

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1005-9857(2015)12-0044-06