淺析檔案管理創新服務

張頎

摘要：在現代化科學技術迅猛發展的時期，檔案管理建立創新服務是現代科學和檔案工作發展的必然結果，檔案管理工作也跟隨著時代的步伐，通過尋找科學和成功的管理規律和經驗，利用更多更有價值檔案信息資源有效地為檔案工作發展提供高質量、高水平的服務。實現檔案工作科學化，現代化、規范化，有力地把檔案工作推向更高層次，社會和科技的發展進步對檔案工作管理手段和管理方式提出了更高的要求。

關鍵詞：淺析;檔案管理;創新;服務

目前我國檔案管理過程中存在一些弊端，傳統的管理模式已經不能適應社會發展的需求，因此檔案管理工作的創新日顯緊迫，要求檔案主管部門在管理手段和管理方式上區別于傳統的檔案管理，改變人工整理檔案的局限性，對目前的檔案管理提出了新的要求，逐步實現檔案管理現代化、信息化、人性化的服務。

一、檔案管理機制創新的原因

（一）檔案管理體制創新必然要求運行機制的創新。

因為非專業化的檔案管理方式，在一定程度上有著功能較單一、工作保守、水平較低等方面的問題，不能提供有效的檔案管理服務，所以應該改革檔案管理模式，首先要整合檔案信息資源，由分散變為集中的保管，檔案資源需要集約化管理，檔案部門行政歸屬要實行一家主管，要集中統一管理，就需要有相應的一套運行機制。為了能夠適應改革的發展和實際工作的需求，就需要筑起新的檔案工作的運行機制，以達到預想的要求。

（二）創新檔案管理運行機制是檔案管理模式改革的實際需要。

各單位需根據自身實際情況制訂改革實施方案。檔案工作的方方面面都與當地的相關部門檔案管理模式的改革有關，如何依法強化資源管理、打破所有制的限制、整合分散的檔案資源等都需要體制和機制的創新，最終會帶動檔案事業的全面發展。

二、檔案管理機制的創新

（一）管理觀念的創新。

首先，一定要提高領導的意識和責任，在人力、財力、物力等方面的投入給予大力的支持。領導的重視程度與檔案管理水平有一定的關系，加強領導的檢查和監督，充分參與到檔案管理工作當中。檔案管理部門的工作人員要負起責任，利用現代化的科學技術手段進行檔案建設和管理。檔案管理工作人員要加強各類檔案的記錄和整理，及時記錄與歸檔。要積極組織全員進行參與，要加強各部門的協調和配合。在進行檔案管理時，特別是收集和整理工作，更需要借助其它部門的協助，這樣才能收集更多的資料信息，有效地提高工作效率，科學地促進檔案管理工作，使其更合理、高效。

（二）建設以人為本激勵機制。

制定激勵機制時，要使其符合一定的工作需求，誘發人的行為動機，來實現調動積極性的目地。相關領導與管理人員要遵循“以人為本”的原則，關心與關注工作人員的思想、生活、工作等，盡可能維護工作人員的親身利益，真正為工作人員解決一些實際問題。在檔案部門的內部，樹立良好的工作風氣，尊重知識、尊重人才、鼓勵創新，調動工作人員的積極性和工作熱情。之外，在檔案管理中適當的引入情感激勵、競爭激勵、強化激勵等方式，比如，技術比武、競爭上崗、強化培訓等，以此來促進和調動相關工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面開展，促進檔案事業的可持續性發展。

（三）建立規章制度，全面開展檔案管理。

進行檔案管理，必須建立嚴格的規章制度，制定立卷歸檔制度，保證有價值文件與相關材料的保存，不出現遺失、破損。在進行立卷時，要保證書面材料的規范，正確排序，明確目錄與頁碼，明確對保管期限的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。制定檔案移交制度，不斷健全檔案的移交手續與程序，要保證移交目錄的準確，且進行相應的核對，簽字確認，責任到人;制定檔案的鑒定制度，設立鑒定小組，對檔案保管年限和等級進行相應的鑒定，對鑒定后需要銷毀的檔案，要辦理相應的批準手續;要制定檔案保管制度，安排專門人員進行管理，保證檔案的完整性與科學性;建立檔案保密制度，不能隨意擴大檔案的應用范圍，保證檔案管理人員不會泄漏檔案信息;建立檔案借閱制度，借閱有一定的權限，超權限的要領導批示才能進行檔案借閱手續的辦理。

（四）強化檔案部門文化建設。

在檔案部門文化建設的過程中，要加強檔案部門特色文化、價值觀和精神的培養，樹立正確的榮辱觀，建立積極、向上、健康的檔案管理部門形象，制定具有部門特性的目標與發展策略，建立檔案管理工作人員參與決策的機制，建立輕松、和諧的工作環境，讓工作人員增進彼此的關系，進行良好的溝通與交流，加強對檔案管理工作人員的培訓與教育，不斷提高工作人員的專業知識水平與業務技能，促進檔案管理工作的全面落實，建立檔案管理長效機制，促進檔案工作的持續性發展。

（五）規范操作，開展標準化管理。

要對檔案進行科學的鑒別與分類，保證檔案資料信息的準確性和真實性性，剔除沒有價值、重復的信息。在開展檔案管理工作時，要加強檔案的合理分類，嚴格按照檔案類型分別開展相應的管理工作，規范每一處環節的操作，進行標準化的檔案管理工作;在建立檔案時，采用統一的紙張，進行統一裝訂，保證外觀的統一等，保證檔案形式符合相應規范標準的要求，規范每類檔案的收集范圍與命名原則，要進行科學的分類，并進行相應的命名。保證編制統一，就是根據案卷排列的順序進行統一的編排，比如，根據年度、項目、月份等進行案卷的編排。在分析檔案內容的時候，要保證其檢索符號的統一、規范，保證名稱的統一。在檔案管理工作中，只有加強對操作的規范，才可以保證相關工作的標準化完成，進而實現檔案管理機制的完善與創新。

（六）充分利用現代化的科學技術，合理的整合信息資源。

檔案部門建立完善的基礎設施，充分發揮檔案系統的作用，提供高效的服務功能，要求檔案部門改變傳統的手工操作，利用現代化的辦公系統和檔案系統鏈接，快速傳遞利用者所需要的檔案信息。要做到優質的信息服務，要明確電子文件歸檔的時間、范圍和內容，建立許多軟件都能接受的信息存儲、交換和查找條件，建立信息資源數據庫，有效的對檔案信息進行快速歸檔，方便檔案信息快速檢索。建立區域網絡，鼓勵各部門，按規定形式的電子文件上報材料，如錄音、錄像、照片等，通過網頁制作，開展檔案信息站點，建立有特色的數據庫檔案，突出館藏的特點，通過互聯網絡，使檔案利用服務的速度由“慢”變“快”，范圍由“小”變“大”，層次由“淺”變“深”，使檔案信息資源提供更好的服務。

深化檔案管理服務，創新發展檔案管理，在社會發展中起著巨大的作用。每一份檔案記錄著一個單位的歷史和成長經歷，是歷史的重要考證。隨著科學技術的發展，為了更好地做好信息服務，檔案管理部門需制定合理的、標準化的管理模式，目的就是為了提高檔案保管和利用效率，更方便服務大眾，服務社會各種行業，這也是做好檔案管理工作實質性的要求，更是為社會的發展奠定堅實的基礎。

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