新時期提升現代干部人事檔案管理的思考

張晶

摘要：隨著信息技術在各行業、領域的不斷滲透，傳統的人事檔案管理工作也面臨著改革。其中，干部檔案工作是我國組織部門重要的組成部分，是記錄干部工作、見證人事變化的重要資料。本文針對新時期背景下干部人事檔案管理中存在的問題展開研究，并提出相應的改進措施。

關鍵詞：人事檔案;人事管理;干部資料;檔案信息

改革開放以來，隨著我國干部人事制度改革的不斷深入，干部人事檔案管理出現了許多新情況、新問題。尤其是隨著信息技術的不斷發展和完善，干部人事檔案工作面臨著新的挑戰。干部人事檔案是組織部門檔案管理工作的一個分支，也是國家人才資源的重要組成部分。它是干部個人經歷、活動、表現等的客觀載體;狹義地說，干部人事檔案是針對政府部門領導干部的記錄資料，想要了解一個干部的過去和判斷其未來的發展，干部人事檔案是重要的參考。

一、我國當前干部人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案內容陳舊、案卷質量較低

結合當前情況來看，我國干部檔案中反應主要問題的內容較少，基本上充當了個人履歷的功能。其內容主要包括干部個人教育經歷、工作經歷、工資水平、職稱變遷、黨團等材料;而反映干部個人業績特點、管理才能、駕馭經濟工作能力方面材料較少，并不足以作為人才任用的參考。同時，反映干部個人改革開放理理論、政治材料和業務知識方面材料也比較少，這表現出一個突出部分，即檔案中記載干部歷史的材料較多，現實材料不全;在案卷管理方面，主要依賴的是傳統人工模式，不符合時代的特點和精神，在調取方面需要過多的手續和限制，影響相關部門的使用，干部本人更是很少能接觸到，保密機制不合理。此外，檔案材料內容填寫前后不一，檔案用紙規格不一，目錄書寫不正確等問題都直接影響到案卷質量。

（二）管理觀念滯后，管檔意識不強

組織部門的管理工作具有一定的保密性質，尤其是對于干部檔案，由于關系到政治因素，基本屬于內部使用，因此從事該項工作要求嚴格、關注度小，因此容易造成從業人員的心理矛盾。一些人甚至認為人事檔案毫無用途，也有人雖然口頭上講干部檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視，干部檔案意識不強，還有個別干部私自涂改、偽造、抽取檔案材料情況。由此可見，對干部檔案工作的宣傳力度不夠，有的單位和領導對干部檔案重視不夠，認為可有可無，“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉，用起來需要”的觀念還沒有完全摒棄，個別人員為了個人利益，置紀律和制度要求于不顧。管檔意識上的滯后，在對干部工作的服務上不與時俱進。

（三）管理手段落后，運行效率較低

大部分檔案管理工作中，由于保密限制等原因，依然采取了人工檔案管理模式，同時大部分檔案管理部門工作人員年紀較大，對計算機應用知識十分欠缺，管理干部檔案的重要性認識不夠，一些先進手段尚未完全采用，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低。

此外，絕大多數單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，主要依賴紙媒記錄方式，而當前在文書檔案中已經普遍采用的無紙化閱檔基本沒有實施，資料檢索查詢仍習慣于手工操作，與行業整體上現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

（四）檔案缺乏調用，缺乏專業知識

目前干部檔案為干部人事工作注重收集，不注重信息的開發和分析。查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而利用檔案發現人才，推薦人才，為人事決策工作提供依據的作用沒有發揮出來。提供利用檔案主要方式是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。相對應地，在檔案管理部門缺乏情報專業、檔案專業的人才，兼職人員較多，工作形式和方式都不專業。

二、新時期提升現代干部人事檔案管理的策略

面對我國干部人事檔案管理中存在的種種弊病，亟待利用新關鍵加以改正，而造成干部人事檔案管理問題的成因是多方面的，既包括思想認識誤區，也有體制問題。因此，要從多方面綜合考慮，更新思想觀念，強化檔案規范化和信息化管理。

（一）加強干部檔案內容建設、提高檔案的使用價值

根據中國的國情出發，檔案關系到一個干部的政治生命，大部分經歷都濃縮在內，是進行人事決策的重要依據;加強干部檔案內容建設，不斷補充新材料，提高干部綜合服務能力，是干部檔案工作中迫切需要解決的問題;有大量考核、考察材料沒有及時歸檔，從貫徹執行黨的路線、方針、政策的角度出發，完善干部履歷、自傳等記載干部經歷方面的材料，使干部檔案能全面、真實、細致地反應出干部的全貌。

（二）健全工作制度、加快依法制檔進程

制度建設是做好工作的前提和保證，因此要結合干部人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項干部檔案管理制度，并在抓落實上下工夫，促使干部檔案工作有法可依，有章可循。對不遵章守法或私自偽造、涂改檔案材料者應進行嚴肅處理，并追究有關領導責任，使干部檔案工作走上制度化軌道。

（三）實現干部檔案管理的規范化和信息化

要做好干部檔案管理規范工作，信息化手段是必不可少的，同時要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對干部人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。面對浩如煙海的檔案材料，要做到及時收集、歸檔和鑒別，傳統的人工方式顯然力不從心。而電子化是手段優勢卻十分明顯，通過檢索、歸檔等方式，可以快速實現查閱和更新。

（四）建設高素質的管檔隊伍

作為干部人事檔案管理人員，要不斷加強理論學習，提高自身綜合素質，嚴格的組織紀律，良好的職業道德，樹立服務意識，提高職業素質。通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，來更新觀念、更新知識，提高業務水平，滿足干部人事工作的需要。同時結合外出參觀學習、選送比較優秀的干部檔案管理人員到專業院校進修學習等，逐步提高干部檔案隊伍的專業素質，提高干部檔案的管理水平。

三、結語

綜上所述，要做好干部人事檔案更好地為干部工作，需要從多方面入手，最主要的是改變傳統思想觀念，充分發揮計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數據庫，努力為干部工作提供優質服務，提高干部檔案的使用效率。

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