關于做好檔案管理和服務利用工作的幾點思考

張曉慧

摘要：本文重點談兩個問題，一是要把好檔案鑒定的“入館關”；二是檔案管理現代化對社會經濟所起的作用。

關鍵詞：檔案鑒定；入館關；管理利用；信息服務

一、精細做好檔案“入館關”的鑒定審查工作

加強對進館檔案的鑒定和管理，其意義有四個：

（一）有利于貫徹依法治檔原則

《檔案法》第八條規定：“中央和縣以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案?！痹凇稒n案法實施辦法》的第十條中把“收集和接收本范圍內對國家和社會有保存價值的檔案”規定為檔案館重要職責之一。按照法律、法規及《檔案館通則》等規章、條例的規定要求，做好檔案接收進館的鑒定工作，是檔案館履行法定職責，落實依法治檔、管檔、用檔的法治精神的體現。加強檔案的進館鑒定和管理是深入貫徹檔案相關法律、法規，在檔案工作實踐中實現依法治檔的需要。只有堅持依法治檔原則，使進館檔案符合法定檔案的范圍與標準，才能確保檔案工作依法開展，促進檔案事業健康發展。

（二）有利于控制進館檔案的質量，進一步優化館藏

長期以來，豐富館藏一直是檔案館工作的第一要務與管理目標。但隨著大量檔案被接收進館保管，館藏量大增，館藏結構單一、不合理，館藏質量參差不齊的問題，也逐漸顯現。要解決這一矛盾，就必須加強檔案進館鑒定工作的力度。尤其在社會主義市場經濟逐步建立，政府體制改革不斷深入的新形勢下，檔案效益原則日益受到重視，優化館藏迫在眉睫。而加強檔案的進館鑒定，嚴格把好檔案的“人館關”，實現進館檔案質量的有效控制，將有助于建立結構合理、富有特色、高質量的檔案館館藏。在豐富館藏的同時，實現國家檔案資源的合理配置，取得良好的管理效益，更好地為經濟建設和社會服務。

（三）有利于促進檔案工作服務機制的創新。不斷提高檔案館的科學管理水平

當前，與時懼進，開拓創新，在檔案工作的各個方面實現全面創新，已成為檔案館工作的重點與努力方向。加強檔案的進館鑒定，正是檔案服務機制創新的需要。檔案工作是一個環環相扣、系統性極強的工作，而檔案的接收工作是檔案業務工作的一項重要內容和關鍵環節，其工作開展得有效與否，直接影響著館藏檔案的結構和質量，關系到檔案館管理水平的高低，有利于實現檔案接收方式、方法的創新，進而影響和促進檔案館業務工作其它環節的創新，以更高的標準全面推進檔案業務工作的發展，形成檔案管理工作的良性循環、互動，不斷提高檔案館的科學管理水平。

（四）有利于維護黨和國家的根本利益，為社會發展服務

檔案館工作的根本目的，是要把反映黨和國家根本利益，真實記錄社會發展各方面的重要內容，對社會主義建設具有長期利用價值的檔案，科學規范地加以管理，使之得以長期保存，以供利用。加強檔案進館的鑒定，有利于在接收工作中本著為黨和國家的利益負責，為歷史負責的態度，及時、有針對性地把體現黨和國家根本利益的檔案接收進館集中保管。并且圍繞黨和國家工作的大局，適應社會主義事業發展的需要，面向社會，服務社會，使檔案發揮出更大的作用。只有加強對進館檔案的鑒定和管理，才能更好地維護黨和國家的根本利益，更好地為人民為社會服務。

二、檔案管理現代化在社會經濟中的作用

（一）服務科研。檔案管理現代化的一項重要任務是將檔案館和圖書館實現數字化、網絡化，形成統一的信息共享平臺，構建信息服務中心。并通過這個共享平臺推動產學研的迅速發展，提高勞動效率。從而形成現代化的產學研產業鏈，一方面提高單位收入，另一方面為就業人群提供了更多生產實習機會，再者也可為檔案管理信息平臺注入更多的投入，進入良性循環。

（二）圖書情報檔案信息共享。集成圖書情報檔案信息，首先要優化館藏，理順關系，合理配置館藏資源。為了解決檔案館與圖書館的館藏信息重復、交叉現象，根據具體情況及讀者利用習慣，對館藏中的交叉重復部分，只在一個單位收藏，比如圖書樣本問題，檔案館應該取消保存樣本書，改由圖書館樣本庫專設樣本專柜；圖書館應該取消收藏研究生論文，只由檔案館建立研究生論文閱覽室，因為一些論文有保密期限，在檔案館建立論文閱覽室便于及時把解密的論文公開。另外，信息服務中心要編制圖書檔案情報資料聯合目錄，在 網上發布共建的“信息列車”，建立檔案館、圖書館、資料室文獻資源協作

網，實現館系資料室文獻資源共享。

（三）網絡資源共享。信息服務中心在網上建立自己的信息服務器，提供網上信息服務。信息服務器是檔案館與圖書館服務器的二合一，是圖書、檔案、資料信息大聯網，它從信息的角度，集中了檔案館、圖書館的所有信息，并能避免檔案館與圖書館之間不必要的重復數據（如研究生論文數據庫等），同時避開圖書、情報、檔案外在形式上的區別，直接進行實質上的信息內容檢索，用戶只需鍵入關鍵詞，相關內容的圖書、檔案、情報資料信息就可同時檢出，滿足用戶全方位的信息檢索需求。

與此同時，信息服務中心開展網上信息導航。通過對網上信息研究，比較各種搜索引擎的特點、功能及查詢的經濟性、有效性，將以外的更廣范圍內的圖書檔案信息查詢指南（包括世界著名的書目數據庫、專利數據庫、檔案數據庫等介紹）上網，為用戶在網上瀏覽所需專業信息導航，同時利用各種渠道，為用戶提供全文傳遞服務。

（四）人才資源共享。信息服務中，為了彌補網絡技術人才的不足，檔案館與圖書館可以集中雙方的業務骨干，形成新的工作合力，共同進行信息服務中的技術問題研究。如確定電子文件與其他信息資源一體化管理的模式和最佳途徑，研究出既能滿足電子文件功能要求，又能納入電子信息資源系統的電子文件管理系統；聯合進行對圖書、情報、檔案信息的導向性、安全性防護研究，共同研制、開發利用防火墻技術、數據加密技術、容錯技術、端口保護技術與主體身份驗證等網絡信息安全技術。

（五）建立科研檔案保存成果。信息服務中心，主要是為產學研服務，因此，信息服務中，科研項目的建檔工作也十分重要。因為科研人員既是檔案的利用者，也是檔案的形成者。通過參考前人的研究成果，總結經驗、不斷改進，在前人的基礎上再創新高，與此同時，前人的科研成果被完整地保存下來，對后人來說，同樣是一筆寶貴的財富。

（六）提供實時市場信息。科學研究要為市場服務，靠市場發展，就必須時時關注市場需求動態。信息服務中心要充分利用綜合信息資源及網絡工具，為科研人員提供有關行業產品、技術、市場變化的趨勢及未來狀況，使科研人員的研究課題與社會需求一致，研究成果能迅速產生社會效益和經濟效益。