提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

黃育杏

摘要：辦公室是企業的處理中心，辦公室文秘需要處理企業內部多種繁重的工作，因此提高辦公室文秘工作質量和水平對于企業經營和管理是極為重要的。本文通過簡單介紹辦公室文秘的重要作用以及工作原則，提出了幾點提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略，希望對改善企業管理和提高企業辦事效率有所幫助。

關鍵詞：辦公室；文秘工作；工作質量；策略分析

辦公室在機關或企業單位中居于中心地位，辦公室擔負著多種繁重工作，既要向下級傳達領導階層的命令與要求，又要將基層工作的情況反應給領導；既要協調機關內部的各項事宜，又負擔著對外交往。而辦公室文秘是辦公室中的重要工作人員，文秘的工作質量和水平直接影響著辦公的效率和質量，從而影響整個機關的運營和收益情況。因此，必須逐步提高辦公室文秘的工作質量和水平。要提高水平，應該由文秘人員自身和機關單位兩方面發力。

一、提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性及原則

辦公室是企業的行政和管理中心，它擔負著整個企業的行政管理的繁重工作量，上至傳達上級領導的任務和要求，下至匯報企業內部各項工作的具體情況，工作量大而且注重細節。同時辦公室既要負責對企業內部各項工作和人員進行協調，也要做好對外的信息交流和經濟往來交往工作。因此，辦公室文秘的工作質量和水平是直接制約企業內部管理的重要因素，必須重視提高辦公室文秘工作質量和水平。

辦公室文秘作為重要的工作人員，要遵循必要的工作原則，主要包括：1.遵循職業道德規范，嚴格要求自身以嚴謹認真、耐心謹慎的工作態度對待辦公室的繁重工作，自覺遵守公司的辦事制度；2.努力提高自身的職業素養和辦事水平，有針對性地安排辦公室工作，提高辦事效率和質量；3.服從上級安排，做好上下級之間的溝通協調工作，保證企業內部的有序運轉。假如每位辦公室文秘都能自覺遵守這些辦公室的原則性要求，那么辦公室文秘的工作質量就會得到有效的提升。

二、提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

文秘工作不單純是純文字的工作，即便是文字工作，其水平高低、造詣深淺也并不僅僅體現在語體、修辭、章句等方面。有一種說法是，“才、學、識三長，識為尤重”，這是很有道理的。從一定意義上說，文秘工作者如果沒有正確的見解，不會觀察問題、分析問題，不主動想辦法出主意拿出有益的策見，不過是一個記錄員而已。“文以辯詰為能，事以明核為美”。要想“明核”事物，洞察其內部規律，并提出獨到的意見和辦法，這就需要文外的功夫，需要扎實的實踐經驗，需要創造性的工作，需要膽識的錘煉，需要素養的不斷提高。辦公室文秘要提高專業素質，應當從以下幾方面注意：

1、提高辦事效率。文秘工作的范圍，大到機關的決策，小到日常瑣事，都需要一一處理，在處理過程中注意科學合理的方法，會達到“事倍功半”的效果。

2、辦事要有計劃性。計劃性要求具有超前意識，結合所在機關的工作情況與以往經驗，提前思考需要完成什么工作，并且想辦法解決。辦公室文秘每天都要接到新的任務，這些任務不但繁雜而且時效性強，還會面臨突發任務，這些都不允許有遺漏和重復的現象。辦公室文秘一般都有速記能力，因此要將需要處理的事宜在分門別類的基礎上記錄好，避免遺漏，同時應該留出空白以便插進臨時突發的任務；需要解決的事情都有輕重緩急之分，辦公室文秘當以大局為重，先著手處理重大急需處理的事項，萬不可因為自己的興趣所在或者貪圖輕松，撿芝麻丟西瓜。這樣進行計劃，并且條理化的開展工作，也有助于辦事效率的提高。

3、跟領導及時溝通。作為辦公室文秘人員，要及時落實領導的指示，不能討價還價；同時也要活躍思維，凡事要有主見，職責之內的事務要全盤接受，認為不妥的要及時和領導溝通，提出疑問，畢竟領導的決策也未必是十全十美的，這樣一旦出現決策失誤的問題就能最快地解決。

4、提高辦事效能。效率僅是第一步，是速度上的要求。而評估辦事的最終標準的是效能。如果辦公室文秘一天的工作量很大，但事情都沒有辦好，這就是沒有效能。效能追求的是質量。

5、不斷更新知識，拓寬解決問題的思路。無論是在事業單位還是企業單位，隨時都有新思想的注入。作為辦公文秘，要緊跟時代步伐，關注所在行業發展的新動向，新政策，同時要接受文秘技能培訓，了解并實踐對新時代文秘的新要求。還要學習目前流行的辦公自動化方面的更新。掌控的信息越多，解決問題的思路就越寬。通過各種途徑解決某一問題，才會合理有效。

6、保持工作熱情與積極性，凡事求質量。文秘人員的工作情緒高漲，會積極開展工作，但是做事不盡力，質量就不上乘；比如，辦公室文秘在接到領導要求寫發言稿，對于具有扎實文字功底的文秘人員來說可以很快完結，但是不注意積累經驗，稿件的內容很可能不符合講話的情境和要求，因此，必須重視質量問題，不能急于下筆，在接到任務時要事先做好準備，及時詢問領導對于發言稿的要求。盲目熱情是要戒絕的。

7、嚴格遵守公司規章制度。這是最基本的職業道德。文秘工作工作量大，要做到不遲到，不早退；上班可以早到，對當天的工作有幾分把握，如果匆忙趕到領導已經開始布置任務，很可能由于一時慌亂而導致工作的偏差，給機關帶來困擾；同時，學會充分利用邊角余料時間，將手頭資料整理的井井有條。其他的大方面的制度，遵守更是不在話下，比如保密制度等。

8、凡事以大局為重，不能貪圖小便宜。辦公室文秘應該以機關的利益為工作的基本點，一切工作都要圍繞此鋪開。為了大局利益，不僅要承受住工作壓力，還要忍受得了挫折和委屈；切忌假公濟私。

三、結語

辦公室是做好企業管理和行政工作的重要處理中心，提高辦公室文秘的工作質量和水平是辦公室工作的重點。本文建議辦公室管理中可以實施領導組織辦公室文秘職員培訓、開展文秘技能培訓和升職考核、設置獎懲制度等策略，有效提高辦公室文秘的工作質量和水平。

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