淺談高速公路營運公司檔案信息化建設

伴隨科技水平的不斷提升，信息技術在新時期得到了廣泛的應用，基于高速公路營運公司檔案時間跨度大、資料種類較多，信息量過大等特點，加強對其檔案的信息化建設具有重要意義。但是，由于公司相關領導對信息化建設的認識不夠、資金設備投入不足等等問題，當前高速公路營運公司，在檔案信息化建設方面還存在一系列的問題，亟需探討有效的解決對策，提高公司檔案信息化建設水平。

21世紀是數字化時代，進行信息化建設已是時代的主流，當前各行各業都在充分利用信息技術，實現企業管理的信息化建設。對于高速公路營運公司來講，由于公司檔案時間跨度大、資料種類繁多、信息量大等特點，實現檔案信息化建設對促進高速公路營運公司的經營和發展具有舉足輕重的作用，不僅能夠減少檔案原件的損壞和丟失，更有效地提高了檔案現代化管理和服務水平，最大限度的為公司領導和社會提供便捷服務，充分發揮檔案的利用價值。但是，當前高速公路營運公司在檔案信息化建設上，仍面臨一定的困難，本人結合自身多年的工作實踐經驗，對高速公路營運公司信息化建設方面的對策進行探討。

一、高速公路營運公司檔案信息化建設現狀分析

當前，我國部分高速公路營運公司，其檔案信息化管理水平較低，主要表現在如下幾個方面：第一，公司領導對檔案信息化建設工作不夠重視，導致檔案信息化建設缺乏一定的資金支持和檔案設施設備保障。第二、對于部分高速公路營運公司而言，到目前仍然沒有制定規范、符合公司實際、操作性強的電子檔案管理制度，未明確檔案電子檔案形成、管理部門及相關檔案員的工作職責，致使檔案管理仍然停留在傳統的檔案實體的保管和借閱利用上，難以實現對檔案信息的方便快捷及最大化利用，公司檔案服務水平不高。第三，檔案管理人員的綜合素質和業務水平不高，致使在計算機軟硬件操作、各類攝錄機器使用、網絡環境的安全維護及電子檔案的建立和有效利用上存在一定的壓力和困難。以上等等因素，阻礙了高速公路營運公司對檔案的現代化有效管理，進而影響了檔案信息化建設的實施和推進。

二、高速公路營運公司檔案信息化建設的重要性

信息技術具有高效、快速、精準等多方面優勢，實現高速公路營運公司的信息化建設，具有非常重要的現實意義。

首先，進行檔案信息化建設，有效避免了檔案損壞，以及更為嚴重的檔案丟失問題，確保了公司檔案的安全。在采用傳統的手工管理方式時，檔案信息主要記載于紙上，一旦對紙質材料保管不慎，就可能造成紙質資料的丟失，同時由于紙質檔案不易長期保存，經過長期的查閱容易出現破損，從而造成對檔案信息的丟失。而實現信息化管理后，檔案會分門別類的儲存于計算機中，不僅方便管理人員進行查閱，同時避免了檔案信息的損壞和丟失。

其次，進行檔案信息化建設，有利于工作效率的提高。我國高速公路數量日漸增多，公路分布信息也錯綜復雜，僅僅通過檔案管理人員的手工管理，難以實現對大量檔案信息的有效管理，其管理效率十分低下。但是，檔案信息化建設與之不同，它可以將檔案信息錄入計算機系統，借助網絡技術，可實現對檔案信息的自動化管理，即對檔案信息的查找、復制、分享等可一步到位，其工作效率有了顯著提高。

最后，提高了檔案信息的利用率，高速公路營運公司檔案信息實現了由保管到服務的性質轉化。采用傳統的檔案管理手段，只能實現對公司檔案的管理和保存，檔案信息難以實現內部開放，因此不能更好發揮檔案的服務功能。然而，實現檔案信息化建設，公司檔案信息能夠通過網絡環境進行資源共享，借助網絡技術及時將檔案信息進行共享和更新，方便公司領導及出差員工查閱利用，對公司領導的判斷和決策提供了重要的依據。

三、高速公路營運公司檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化制度不規范

檔案信息化建設并不是一個簡單的過程，需要科學規范的電子文件材料歸檔制度對其加強管理，歸檔制度越科學、標準，檔案信息化程度將越高，越有利于檔案信息的高效利用。但是，當前部分高速公路營運公司在進行信息化建設時，其電子文件歸檔制度存在不規范現象，例如未明確電子文件的歸檔范圍（包括分類標準、歸檔要求、規范做法）；未明確電子檔案的管理部門職責；未完善檔案人員崗位責任制；在公司經營管理過程中形成的具有保存價值的文件材料未嚴格按照國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等辦法制度進行歸檔整理等等，使得電子檔案信息化管理工作難以有效實施，導致檔案信息難以發揮其更大效用。

（二）檔案信息化管理方法不先進

受到傳統檔案管理思想的影響，部分高速公路營運公司在進行檔案信息化建設時，還沿用了傳統的管理方法，將公司檔案處于封閉環境中進行管理，嚴重阻礙了檔案信息的開放利用。管理方法不先進，主要于檔案管理人員的管理意識有關，保守的管理認識必將導致檔案信息服務能力降低，不能滿足公司發展的實際需求，降低檔案信息的利用效率。

（三）檔案信息化建設資金缺乏

資金投入是檔案信息化建設的基礎，只有具備足夠的建設資金，才能保證檔案信息化建設的順利進行。然而，當前高速公路營運公司往往由于資金投入不足，致使檔案信息化建設出現中斷現象，甚至有些公司由于資金缺乏而不進行檔案信息化建設。由于檔案信息化建設資金投入不足，相應的信息化設備難以購置全面，同時對于安全防護系統的購買更是無能為力，與此同時，當前信息化軟件更新十分迅速，檔案信息化投入資金數量巨大，對于很多的高速公路營運公司而言，檔案信息化建設資金負擔較重。

四、完善高速公路營運公司檔案信息化建設的有效對策

（一）建立健全檔案信息化管理體制

高速公路營運公司檔案信息化建設過程中，存在電子檔案管理制度不規范現象，應加強對檔案信息化管理制度的建設，制定統一的管理標準，對公司檔案信息化管理的各環節進行質量控制，并與各部門的年終績效考核掛鉤，依照管理標準要求，規范檔案信息化管理流程。建立健全檔案信息化管理體制，應從以下幾方面入手：首先，健全電子檔案歸檔制度，制定科學合理的歸檔標準，明確檔案類別，實現檔案信息的分門類的歸檔管理。其次，制定有關的責權制度，按照制度要求，明確公司各部門電子檔案管理負責人，從而提高公司電子檔案的管理效率，實現電子檔案的集中化管理。再次，由于檔案信息化易受網絡病毒的侵害，在進行信息化建設時，應制定相應的檔案信息鑒定標準，確保檔案信息的真實、完整。最后，制定相關的監督管理制度，確保檔案信息化管理工作順利進行，對管理人員的不良行為進行約束。

（二）選用科學合理的管理方法

對于公司檔案信息化建設而言，其管理方法是否采用科學，對檔案信息化建設具有重大的影響。基于此，應科學采用檔案管理方法，做好公司檔案的信息化管理。一方面，要加強對公司電子檔案的安全防護工作，由于檔案信息多采用電子形式，容易受到網絡病毒的影響，因此在管理過程中加強對安全防護措施的使用。另一方面，采用權限認證方法，針對不同的人員情況，對高速公路檔案信息進行權限審核，借助先進的軟件系統，實現公司電子檔案的提供與回收管理。

（三）公司應加大對檔案信息化建設的資金投入

能否提供充足的資金，是高速公路營運公司實現檔案信息化建設的關鍵因素，要想順利完成檔案信息化建設，公司應加大資金投入力度，為檔案信息化建設提供良好的物質基礎。第一，公司應增加相關的信息化建設投入，購買先進的信息化系統軟件，以及有關的計算機配置，保證相關的信息化建設基礎設施建設完善。第二，政府部門應加強對公司檔案信息化建設的監管，同時給予公司一定的財政補貼，確保公司順利實現檔案信息化建設。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質和業務水平

檔案信息化建設后，其管理人員不僅要掌握一定的檔案管理技能，同時對于先進的信息技術也要充分了解。為提高檔案管理人員的業務水平，可從以下幾方面入手，首先，對公司現有的檔案管理人員進行業務培訓，通過計算機知識的學習，提高其計算機操作技能。其次，開拓人才引進渠道，向社會招納更多的專業技術人才，提高管理人員隊伍的整體素質水平。最后，定期召開經驗交流會，以及其他形式的座談會等，加強管理人員之間的技術交流，提高檔案管理人員的業務水平。

結語：

綜上所述，檔案信息化建設對高速公路營運公司的檔案管理具有重要的意義，但是受到某些因素制約，公司進行檔案信息化建設過程中，在制度建設、管理方法、資金投入等方面面臨困境，應有針對性的加強信息化管理措施，提高公司的檔案信息化建設水平。

（作者單位：廣東省路橋建設發展有限公司路達分公司）