淺談高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案信息化建設(shè)

伴隨科技水平的不斷提升，信息技術(shù)在新時(shí)期得到了廣泛的應(yīng)用，基于高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案時(shí)間跨度大、資料種類較多，信息量過(guò)大等特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)其檔案的信息化建設(shè)具有重要意義。但是，由于公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠、資金設(shè)備投入不足等等問(wèn)題，當(dāng)前高速公路營(yíng)運(yùn)公司，在檔案信息化建設(shè)方面還存在一系列的問(wèn)題，亟需探討有效的解決對(duì)策，提高公司檔案信息化建設(shè)水平。

21世紀(jì)是數(shù)字化時(shí)代，進(jìn)行信息化建設(shè)已是時(shí)代的主流，當(dāng)前各行各業(yè)都在充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的信息化建設(shè)。對(duì)于高速公路營(yíng)運(yùn)公司來(lái)講，由于公司檔案時(shí)間跨度大、資料種類繁多、信息量大等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)高速公路營(yíng)運(yùn)公司的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展具有舉足輕重的作用，不僅能夠減少檔案原件的損壞和丟失，更有效地提高了檔案現(xiàn)代化管理和服務(wù)水平，最大限度的為公司領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)提供便捷服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。但是，當(dāng)前高速公路營(yíng)運(yùn)公司在檔案信息化建設(shè)上，仍面臨一定的困難，本人結(jié)合自身多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高速公路營(yíng)運(yùn)公司信息化建設(shè)方面的對(duì)策進(jìn)行探討。

一、高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，我國(guó)部分高速公路營(yíng)運(yùn)公司，其檔案信息化管理水平較低，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：第一，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏一定的資金支持和檔案設(shè)施設(shè)備保障。第二、對(duì)于部分高速公路營(yíng)運(yùn)公司而言，到目前仍然沒(méi)有制定規(guī)范、符合公司實(shí)際、操作性強(qiáng)的電子檔案管理制度，未明確檔案電子檔案形成、管理部門(mén)及相關(guān)檔案員的工作職責(zé)，致使檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)的檔案實(shí)體的保管和借閱利用上，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的方便快捷及最大化利用，公司檔案服務(wù)水平不高。第三，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，致使在計(jì)算機(jī)軟硬件操作、各類攝錄機(jī)器使用、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全維護(hù)及電子檔案的建立和有效利用上存在一定的壓力和困難。以上等等因素，阻礙了高速公路營(yíng)運(yùn)公司對(duì)檔案的現(xiàn)代化有效管理，進(jìn)而影響了檔案信息化建設(shè)的實(shí)施和推進(jìn)。

二、高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案信息化建設(shè)的重要性

信息技術(shù)具有高效、快速、精準(zhǔn)等多方面優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高速公路營(yíng)運(yùn)公司的信息化建設(shè)，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

首先，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有效避免了檔案損壞，以及更為嚴(yán)重的檔案丟失問(wèn)題，確保了公司檔案的安全。在采用傳統(tǒng)的手工管理方式時(shí)，檔案信息主要記載于紙上，一旦對(duì)紙質(zhì)材料保管不慎，就可能造成紙質(zhì)資料的丟失，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案不易長(zhǎng)期保存，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的查閱容易出現(xiàn)破損，從而造成對(duì)檔案信息的丟失。而實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案會(huì)分門(mén)別類的儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中，不僅方便管理人員進(jìn)行查閱，同時(shí)避免了檔案信息的損壞和丟失。

其次，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有利于工作效率的提高。我國(guó)高速公路數(shù)量日漸增多，公路分布信息也錯(cuò)綜復(fù)雜，僅僅通過(guò)檔案管理人員的手工管理，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)大量檔案信息的有效管理，其管理效率十分低下。但是，檔案信息化建設(shè)與之不同，它可以將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化管理，即對(duì)檔案信息的查找、復(fù)制、分享等可一步到位，其工作效率有了顯著提高。

最后，提高了檔案信息的利用率，高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案信息實(shí)現(xiàn)了由保管到服務(wù)的性質(zhì)轉(zhuǎn)化。采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，只能實(shí)現(xiàn)對(duì)公司檔案的管理和保存，檔案信息難以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部開(kāi)放，因此不能更好發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。然而，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，公司檔案信息能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行資源共享，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)將檔案信息進(jìn)行共享和更新，方便公司領(lǐng)導(dǎo)及出差員工查閱利用，對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)的判斷和決策提供了重要的依據(jù)。

三、高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化制度不規(guī)范

檔案信息化建設(shè)并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程，需要科學(xué)規(guī)范的電子文件材料歸檔制度對(duì)其加強(qiáng)管理，歸檔制度越科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化程度將越高，越有利于檔案信息的高效利用。但是，當(dāng)前部分高速公路營(yíng)運(yùn)公司在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，其電子文件歸檔制度存在不規(guī)范現(xiàn)象，例如未明確電子文件的歸檔范圍（包括分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求、規(guī)范做法）；未明確電子檔案的管理部門(mén)職責(zé)；未完善檔案人員崗位責(zé)任制；在公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料未嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等辦法制度進(jìn)行歸檔整理等等，使得電子檔案信息化管理工作難以有效實(shí)施，導(dǎo)致檔案信息難以發(fā)揮其更大效用。

（二）檔案信息化管理方法不先進(jìn)

受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，部分高速公路營(yíng)運(yùn)公司在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，還沿用了傳統(tǒng)的管理方法，將公司檔案處于封閉環(huán)境中進(jìn)行管理，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的開(kāi)放利用。管理方法不先進(jìn)，主要于檔案管理人員的管理意識(shí)有關(guān)，保守的管理認(rèn)識(shí)必將導(dǎo)致檔案信息服務(wù)能力降低，不能滿足公司發(fā)展的實(shí)際需求，降低檔案信息的利用效率。

（三）檔案信息化建設(shè)資金缺乏

資金投入是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有具備足夠的建設(shè)資金，才能保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。然而，當(dāng)前高速公路營(yíng)運(yùn)公司往往由于資金投入不足，致使檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)中斷現(xiàn)象，甚至有些公司由于資金缺乏而不進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。由于檔案信息化建設(shè)資金投入不足，相應(yīng)的信息化設(shè)備難以購(gòu)置全面，同時(shí)對(duì)于安全防護(hù)系統(tǒng)的購(gòu)買更是無(wú)能為力，與此同時(shí)，當(dāng)前信息化軟件更新十分迅速，檔案信息化投入資金數(shù)量巨大，對(duì)于很多的高速公路營(yíng)運(yùn)公司而言，檔案信息化建設(shè)資金負(fù)擔(dān)較重。

四、完善高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）建立健全檔案信息化管理體制

高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，存在電子檔案管理制度不規(guī)范現(xiàn)象，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理制度的建設(shè)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公司檔案信息化管理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量控制，并與各部門(mén)的年終績(jī)效考核掛鉤，依照管理標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范檔案信息化管理流程。建立健全檔案信息化管理體制，應(yīng)從以下幾方面入手：首先，健全電子檔案歸檔制度，制定科學(xué)合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案類別，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分門(mén)類的歸檔管理。其次，制定有關(guān)的責(zé)權(quán)制度，按照制度要求，明確公司各部門(mén)電子檔案管理負(fù)責(zé)人，從而提高公司電子檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中化管理。再次，由于檔案信息化易受網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)制定相應(yīng)的檔案信息鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的真實(shí)、完整。最后，制定相關(guān)的監(jiān)督管理制度，確保檔案信息化管理工作順利進(jìn)行，對(duì)管理人員的不良行為進(jìn)行約束。

（二）選用科學(xué)合理的管理方法

對(duì)于公司檔案信息化建設(shè)而言，其管理方法是否采用科學(xué)，對(duì)檔案信息化建設(shè)具有重大的影響。基于此，應(yīng)科學(xué)采用檔案管理方法，做好公司檔案的信息化管理。一方面，要加強(qiáng)對(duì)公司電子檔案的安全防護(hù)工作，由于檔案信息多采用電子形式，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，因此在管理過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)安全防護(hù)措施的使用。另一方面，采用權(quán)限認(rèn)證方法，針對(duì)不同的人員情況，對(duì)高速公路檔案信息進(jìn)行權(quán)限審核，借助先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司電子檔案的提供與回收管理。

（三）公司應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入

能否提供充足的資金，是高速公路營(yíng)運(yùn)公司實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，要想順利完成檔案信息化建設(shè)，公司應(yīng)加大資金投入力度，為檔案信息化建設(shè)提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。第一，公司應(yīng)增加相關(guān)的信息化建設(shè)投入，購(gòu)買先進(jìn)的信息化系統(tǒng)軟件，以及有關(guān)的計(jì)算機(jī)配置，保證相關(guān)的信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善。第二，政府部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公司檔案信息化建設(shè)的監(jiān)管，同時(shí)給予公司一定的財(cái)政補(bǔ)貼，確保公司順利實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)后，其管理人員不僅要掌握一定的檔案管理技能，同時(shí)對(duì)于先進(jìn)的信息技術(shù)也要充分了解。為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，可從以下幾方面入手，首先，對(duì)公司現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能。其次，開(kāi)拓人才引進(jìn)渠道，向社會(huì)招納更多的專業(yè)技術(shù)人才，提高管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。最后，定期召開(kāi)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，以及其他形式的座談會(huì)等，加強(qiáng)管理人員之間的技術(shù)交流，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，檔案信息化建設(shè)對(duì)高速公路營(yíng)運(yùn)公司的檔案管理具有重要的意義，但是受到某些因素制約，公司進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，在制度建設(shè)、管理方法、資金投入等方面面臨困境，應(yīng)有針對(duì)性的加強(qiáng)信息化管理措施，提高公司的檔案信息化建設(shè)水平。

（作者單位：廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司路達(dá)分公司）