幼兒園后勤資源的信息化管理

在后勤管理實踐中我們發現，隨著幼兒園的不斷發展，比如園區增多、地點分散、部門增加，后勤管理的內容和范圍也在不斷擴大，這就要求后勤管理的模式及方法必須適應形勢的發展。現以表演服裝的管理為例，談談我園是如何運用信息技術手段實現后勤資源信息化管理、提高辦事效率、清晰管理過程、實現資源共享的。

一、運用信息技術優化服裝管理流程

幼兒園根據表演需要購進或制作的服裝，一般分類存放在倉庫由指定的保管員保管，使用者根據需要借出服裝。傳統服裝管理的流程大致為：第一步，使用者實地查找適宜的服裝；第二步，使用者領取服裝，由保管員登記借出，使用人簽字（或寫借條），約定歸還時間：第三步，使用者歸還服裝，保管員登記，再次簽字確認（或取回借條）。該流程在服裝總量不是太多的情況下比較適用，當服裝數量比較大的時候，查找就成了比較復雜的工作。同時。這種模式受空間的限制，也就是說，使用人必須到達現場。如果使用人花了一定的時間趕到服裝存放地，而中意的服裝恰巧被別人借走，就白跑一趟，浪費時間和精力。我們使用信息化手段管理服裝。其流程如下：

第一步，使用者在網上資源庫中查找適宜的服裝，同時查看該服裝的現狀，如原庫存量、現可借出量、已借出服裝狀態（借用人、歸還時間等）；第二步，使用者網上預約；第三步，保管員網上回復并約定領取服裝的時間；第四步，使用者預約成功，自行打印借用憑條；第五步，使用者（或委托他人）憑借用憑條到保管員處領取服裝：第五步。使用者（或委托他人）歸還服裝，保管員網上登記，歸還借用憑條。由于整個過程都在網上進行，使用者能夠查詢準確的庫存情況，可以提前與保管員在異地聯系溝通，避免了來回奔波。同時，如使用人沒有時間親自到場，還可以委托他人代領。這種方式打破時間和空間的限制。保證借出、歸還的每一個環節清晰、明確，也為后勤資源管理者免去了繁瑣的庫存盤點工作。此外，每件服裝的使用過程都清晰地留下記錄，方便我們對每件服裝的使用效率作出準確的評估。

二、構建信息化服裝管理的具體步驟

后勤資源信息化管理具有打破時間和空間限制、方便統計和分析的優勢，那么在信息化管理平臺中，表演服裝管理的具體步驟又是怎樣的呢？

第一步，新信息錄入。包括：①圖片信息。將新服裝拍照，留下圖片資料，方便使用時直觀查找；②采購信息。即服裝的價格、購買地點及供應商地址電話、采購方式等，方便今后補充；③數量信息。首次新增數量，或是增補數量：④性狀信息。材質情況，使用、清洗注意事項等：⑤存放信息。存放地點、編號、保管員。

第二步，相關資源信息的統計管理。信息錄入后，進行多種查詢及統計，如使用統計（按使用人或物品分別統計）、服裝統計、供應商統計，輕松實現服裝的多維管理。具體包括：①查找使用信息。打開查找頁面，輸入關鍵字進行查詢，挑選自己所需服裝。②實施服裝使用過程管理。使用人向保管員發出申請，雙方溝通，約定時間，使用人打印借用憑條并簽字。再領取服裝。

三、建立園際（社會）服裝聯盟實現資源共享

對于表演服裝這種使用率不算高，而用起來需求量卻比較大的資材，幼兒園與其不停地花錢、費力添置，不如建立園際（社會）服裝聯盟，采取集中管理、分散保管的方式，實現表演服裝的共享。共享方式可以是交換享用，也可以是有償享用。以有償享用為例，具體操作流程如下：

第一步，幼兒園（提供方）自定共享服裝，確定租借價格；第二步，使用者網上查找適宜的服裝，同時查看該服裝的現狀，如原庫存量、現可借出量、已借出服裝狀態（借用人、歸還時間等）、存放地點等；第三步，使用者網上預約；第四步，保管員網上回復并約定領取服裝的時間及方式（自取或快遞）；第五步，使用者預約成功，使用網上支付功能預付定金，自行打印借用憑條；第六步，使用者（或委托他人）憑借用憑條到保管員處領取服裝，或采取快遞方式寄送；第七步，使用者（或委托他人）歸還服裝，保管員網上登記，歸還借用憑條，或以快遞的方式歸還，若有其他情況可以網上溝通解決。