聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題及對策

聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題及對策

山東工商學院

【摘""要】目前部分高校人事檔案管理工作存在管理體制不規范、檔案管理意識淡薄和歸檔材料質量不高等問題，造成檔案管理信息化的開發與利用不足。筆者認為應從思想上確立高校人事檔案管理工作的地位、確保檔案內容的真實性、實現信息化管理檔案、建設高素質檔案管理人才隊伍等方面努力，使高校人事檔案管理工作走上現代化、規范化的道路。

【關鍵詞】聘用制""檔案管理""問題""對策

【中圖分類號】G647"""""""""""【文獻標識碼】A"""""""""""【文章編號】1674-4810（2015）13-0033-02

高校聘用制是學校與教師在平等自愿、相互選擇的基礎上，以聘用合同的形式把任職資格、崗位職責與任職期限等環節同雙方的責任、權利和義務組合而成的教師管理與任用制度。高校聘用制的核心內涵是：高校在教師管理中引入競爭激勵機制，建立教師能進能出、能上能下、擇優聘任、以崗定薪的用人機制。

高校人事檔案為教師的聘用、培養、晉升提供可靠的遵循依據，關系到高校人事工作及每位教職工的切身利益。隨著高校聘用制改革的深入，對人事檔案管理工作也提出了更高、更嚴峻的挑戰。聘用制下的高校人事檔案工作如何提高自身發展，更好地為人事部門及每位教職工做好后勤保障服務，是每位高校檔案管理工作者都應思考的問題。

一"聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案具有真實性、原始性和其他任何材料不可取代的依據與憑證作用，它記載著教職工的綜合信息。然而，目前大部分高校人事檔案管理工作存在著管理體制不規范、檔案管理意識淡薄與歸檔材料質量不高等問題，這在某種程度上造成了檔案管理信息化的開發與利用不足。

1.管理體制不規范，檔案管理意識淡薄

第一，領導重視不夠。聘用制下對高校人事檔案管理的重要性認識不足。“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是時下人們對人事檔案的形象描述。一方面，部分高校領導對人事檔案的重要性只停留在表面上，對人事檔案的具體工作未落實到行動上，片面地認為聘用制只需要做好基本的個人信息統計，收集起來的人事檔案沒有認真審核，整理材料時也不仔細核對細節信息，依舊堅持傳統的管人管檔的觀念，沒把思想調整到用人用檔的新思路上來。這種錯誤觀念勢必會重創聘用制高校教師的工作積極性、激發各種人事矛盾，并最終影響到高校各項工作的順利開展。

第二，職工歸檔意識不強。教職工自身對人事檔案也存在不重視和管理意識淡薄的問題。高校人事檔案的封閉式管理，給人一種很神秘的感覺，造成教職工對檔案的作用意識差。有些教職工對自己的檔案不了解，也不關心。例如，有的教師畢業多年后都沒有將其在職教育時的成績表和畢業證復印件交到檔案室備案;甚至有人將檔案放在家中多年，已不知將檔案丟至何處。這不僅違反了檔案管理的規定，降低了檔案的嚴肅性，也不能及時更新個人信息，給人事檔案管理與統計工作增設了障礙。

2.歸檔材料質量不高

第一，檔案管理人員專業素質不高。檔案工作是一門專業性很強的工作，涉及各個學科領域，管理技術復雜。隨著高校聘用制改革的深入，現行的高校檔案實體分類已經無法包含新內容，故此，其對檔案管理人員的要求也越來越高。目前很多高校領導認為人事檔案工作是高校行政工作中無關緊要的常規工作，只要有人在崗保管即可，不需要花費太多人力、物力和財力，致使很多檔案管理工作人員都是“半路出家”，一部分是過去的機關行政人員，一部分是教學、圖書館或部隊轉業人員。他們都是在上一代檔案管理員那里學習后出師，沒經過系統性的專業檔案學習，其工作中往往會出現材料收集、留存等專業工作處理不準確等問題，導致了人事檔案材料收集質量不高。

第二，檔案收集內容單一。高校人事檔案根據《干部檔案工作條例》的要求收取履歷表、自傳、鑒定與考核等九大類材料，造成檔案內容千人一面，缺乏具有個人亮點的依據材料。諸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研學術成果、綜合能力與專業素養等動態檔案材料未列入收集范圍內，導致組織在考察干部時，不能從人事檔案中找到客觀的、具有個人特色的檔案材料。這與現行的聘用制對人才的引

進、考核、評級，以及師資隊伍建設的要求不相符。

第三，歸檔信息存在“水分”。由于人事檔案管理嚴格，在調檔和轉檔時手續繁雜。隨著聘任制的執行，高校人才流動也愈發頻繁。為了留住人才或爭議糾紛，高校常常扣留人事檔案。而教職工為了自由流動，往往選擇放棄檔案，去尋找更適合自己的單位。在新的單位，為了滿足相關要求又重新建立個人檔案，這些“新鮮出爐”的檔案，缺乏原始的職稱評審材料和必要的監督，存在的“水分”較多，人事部門在工齡計算、退休時間核實、工資薪級晉升與人才考察等方面存在諸多難題。更有甚者為了符合相關人才條件而弄虛作假，造成了“死檔”、“棄檔”、“人檔脫節”、“克隆檔案”、“人質檔案”等現象，給現行的人事檔案管理工作帶來了嚴峻的考驗。

3.檔案管理信息化的開發和利用不足

目前，大部分高校人事檔案的管理依舊沿用傳統的手工操作模式，信息化技術運用較少。傳統的檔案管理主要依靠人工來完成檔案的收集與歸類工作。一方面人工書寫和整理既費時費力又容易出錯，另一方面人工查找資料具有查閱困難、進程緩慢等弊端，嚴重影響了檔案管理的質量和效率。由于缺乏相應的應用系統和操作人員，計算機的主要作用只是簡單的信息錄入和文字處理以及信息檢索功能，未曾真正利用這些設備建立個人電子檔，并未真正實現檔案管理的信息化與數字化，降低了檔案質量與工作效率。

二"聘用制下高校人事檔案管理工作的對策

高校人事檔案管理工作目的在于通過對人事信息的良好管理，盤活人才資源，構建合理的人才隊伍，為高校選賢任能，從而提升高校的教學與科研水平。人事檔案的合理利用能夠有效地防止和避免不講德才條件、只憑主觀臆斷和個人喜好選拔人才和聘用干部的情況。應從以下四個方面使高校人事檔案管理工作現代化、規范化：

1.確立聘用制下高校人事檔案管理工作的重要地位

首先，加強校內對檔案管理重要性的宣傳力度，通過舉辦相關講座、交流會等活動進行宣傳，還可以充分利用高校特有的媒體如校園報紙、網頁及廣播等形式擴大宣傳，以增強全體教職工的檔案意識。其次，建立健全各項規章和獎懲制度。高校應在《檔案法》的基礎上，制定相關細則，明確人事檔案工作的職責范圍，成立由學校領導牽頭的工作小組，將人事檔案工作常態化，進而將相關工作要求落到實處。最后，將人事檔案管理工作納入主管領導和相關工作人員的考核內容，明確獎懲制度，提高其工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。

2.維護人事檔案的權威性，確保其內容的真實性

人事檔案全面地、歷史地記錄著一個人的學習和工作經歷，為其人事關系轉移提供“憑證”。檔案內容所反映的信息與個人升學、工資計算與職務晉升等有密切聯系，同時間接反映出教職工的工作態度。因此，防止個人檔案材料的不全和造假對維護人事檔案的嚴肅性和權威性極其重要。檔案管理的收集工作是整個流程中的重要步驟。首先，必須嚴格遵守檔案管理工作的流程，只有正規組織渠道收集的材料才可歸檔;其次，要充分發揮人事檔案管理的監督作用，認真核查比對準備接收的新材料，若發現缺少材料應請當事人限期及時補交;最后，重視人事檔案材料的日常審核工作，嚴格把關人事檔案三齡二歷（年齡、工齡、黨齡;學歷、工作經歷），遇到有問題的檔案應及時復核、糾正并備案。

3.實現信息化管理，積極開發利用人事檔案

高校是傳道授業、知識傳遞的重要平臺，所以在先進知識與科技領域，應該有開拓創新的精神。高校應在人事檔案信息化管理方面起示范作用。首先，在保證人事信息安全、限定查詢關系權限的基礎上，授權查閱檔案。通過人事檔案的授權查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題;其次，在解決檔案授權查閱的基礎上，充分利用高校優勢，開發操作簡易、安全高效的網絡管理平臺，建立人事檔案的信息體系，促進高校人事檔案管理的數字化，實現人才信息的交流與共享。這樣不僅可以提高管理人員的工作效率，也有利于信息的查找與統計，同時避免了轉遞過程中紙質檔案的損壞，加強了對教職工檔案材料的信息管理，更有利于人才的流動。

4.建設高素質的檔案管理人才隊伍

高校人事檔案的正規化、簡單化與信息化管理需要一支高素質的人才隊伍。首先，針對我國高校普遍缺乏檔案管理專業人才的情況，在每年人才的引進計劃中，應當酌情考慮引進新型檔案管理專業人才以充實人事檔案管理隊伍。其次，在引進專業人才的同時，重視對現有檔案管理人員的培訓，通過邀請專家授課、組織專業學術講座與安排視頻教學等方式進行再教育學習，以提高人事檔案管理人員水平。培訓內容應偏重應用，如《EXCEL在高校人力資源管理中的應用》，從實際需要出發、學以致用，最大限度地提高工作效率。最后，穩定檔案人員的崗位。人事檔案工作具有較強的連續性，檔案管理人員長期積累的經驗對工作效率及其流程有較大影響。因此，要積極關注人事檔案人員的思想動態，及時發現并幫助他們解決工作與生活中的問題，增強其歸屬感，調動其工作積極性，發揮其潛力，努力維護檔案隊伍的團結與穩定。

三"結束語

高校聘用制的實施打破了教師職務的終身制，能夠有效促進教師的合理流動，消除教師論資排輩的陳舊觀念，調動廣大教師的工作積極性，提高高校的辦學效益。在聘用制的新形勢下，高校人事檔案管理工作既有機遇也面臨著挑戰，需要檔案工作人員不斷解放思想、調整思路與工作方法，盡快形成具有創新性的先進人事檔案管理模式與制度，為高校的改革和全面發展做好充分準備，以更好地為教師、為社會提供便捷與優質的服務。

參考文獻

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