論檔案安全管理的重要性

摘 要：紙質檔案安全管理是檔案管理工作的生命線，是檔案賴以生存的重要保障，我們必須重視它。

關鍵詞：紙質檔案；安全；管理

檔案安全管理是檔案管理機構為避免或減緩不安全因素給檔案帶來損害、損壞甚至毀滅性后果，而有計劃、有組織地學習檔案安全管理理論知識、制定一系列安全管理策略和實施切實可行的保護措施的過程。檔案安全管理自始至終貫穿于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等各環節中，檔案管理者應用科學的管理方法和技術手段對檔案加強管理，實現檔案安全、可靠、可利用的目標。

在日常的檔案管理工作中，根據對庫存檔案的統計數據分析：紙質檔案占檔案總量的99.04%，永久和長期保管的紙質檔案又占檔案總量的47.1%，要想管理好它們任務艱巨、責任重大！在從事檔案管理工作中，我一直在思考一個看似簡單、操作卻十分復雜的問題：如何把這些有價值的紙質檔案完好無損地管理好、利用好，使檔案的壽命得以延長？在一般環境條件下，我們經常看到有許多紙張會發生諸如老化、發黃、發脆、磨損、霉蝕、字跡退色和模糊不清等現象，原因何在？怎樣杜絕紙質檔案出現類似的問題？通過學習，我認識到：只有用科學的管理方法，從紙質檔案形成的初期到收集、整理、保管、利用各階段，加強管理，嚴格把關，才能避免因無知、疏忽給紙質檔案帶來的損壞。因此，重視紙質檔案安全管理勢在必行，刻不容緩。

紙質檔案安全管理包括紙質檔案實體安全、生存環境安全、設備安全、檔案專業人員須具有的素質等多方面，其中紙質檔案實體安全是紙質檔案安全管理的基石。

一、紙質檔案實體安全

紙質檔案的實體是紙張和字跡，紙質檔案耐久性的表現形式是紙張和字跡的耐久性，紙張和字跡的耐久性直接關系到紙質檔案的壽命和使用價值。

（一）紙質檔案紙張的耐久性

1.影響紙張的耐久性--紙張屬性

紙張的耐久性與造紙植物纖維原料的質量與化學成分有關，還與紙張的生產過程有關。據專家對紙質研究分析的結論是：纖維長、長寬比大、均一性好、壁腔比小、雜細胞少、纖維素含量高、木素含量低的紙張強度大、耐久性好。

在日常工作中，我們接觸的紙張種類大致有：新聞紙、印刷紙、書寫紙、打印紙、有光紙和干法靜電復印紙、耐久紙、制圖紙、描圖紙和曬圖紙等，這么多種類的紙張并非都能成為紙質檔案紙張用材，必須按紙張的耐久性選擇紙質檔案用紙。

（1）新聞紙：主要用于印刷報紙、雜志、書刊等，其原料是木素，纖維粗短脆硬，均一性差，耐久性差，易發黃變脆，不能作為紙質檔案用紙。

（2）書寫紙：適用于練習簿、記錄本、表格、賬簿及其它書寫用紙，其兩面光滑，組織均勻，不透明，施膠度很高，白度高，色澤均勻，較耐久，可作短期紙質檔案用紙選材。

（3）干法靜電復印紙：主要用于靜電復印、計算機打印、傳真記錄等，其原料采用100%漂白木槳生產，色澤潔白、紙面平滑、挺度適宜，耐久性一般，可作中長期紙質檔案用紙選材。

（4）耐久紙（包括：最耐久紙--可保存500年以上；一般耐久紙--可保存200年以上）：專供紙質檔案用紙，可作永久性紙質檔案用紙選材，其原料采用優良纖維（漂白麻槳和漂白木槳），中性施膠劑內部施膠，碳酸鈣加填，耐久性很好。

（5）描圖紙：是用于描圖的專用紙。描圖紙的特點是透明度高、耐刮，刮后畫墨勻整、不擴散。其原料是100%的漂白亞硫酸鹽木漿，紙漿需要進行高黏狀打漿，施膠時增加了多種膠料成分，耐久性差。因此，在保管底圖時必須加以重視。

2.影響紙張的耐久性--紙張的老化

紙張老化是指紙張在環境因素的作用下，其化學成分發生不可逆轉的變化，性能下降的過程。紙張的老化影響紙張的耐久性。紙張的老化表現在紙張發黃、強度下降、易碎（呈粉末狀）等方面。

（1）紙張老化的內部原因有兩種：

①紙張老化是主要的化學成分（纖維、半纖維和木素）與水、氧化劑發生水解、氧化、光解等化學反應形成的。因此，任何植物纖維紙張都有可能發生老化。

②紙張在生產過程中在其內部形成一定的有害物質，主要包括：a、制漿過程中殘留的酸；b、漂白過程中殘留的氧化劑；c、施膠過程中酸性施膠時加入的明礬；d、造紙用水帶來的酸性；e、整個制漿造紙過程中帶來的金屬離子等。這些有害物質都是加速紙張的老化的因子。

（2）紙張老化的外部原因是環境因素，主要包括溫度、濕度、光線、酸、氧化劑和微生物等因素。這些因素會引起或加速紙張的化學成分發生水解、氧化和光解反應，引起或加速紙張老化。

紙質檔案紙張老化是自身不可逆轉的化學變化過程，我們要根據紙質的特性，用科學的方法和技術手段加以預防、阻斷、延緩紙張老化速度。

（二）紙質檔案字跡材料的耐久性

1.影響紙質檔案字跡材料的耐久性—字跡屬性

紙質檔案字跡材料是檔案中記錄信息的材料。字跡的耐久性是指字跡形成之后，在周圍環境因素的影響下，保持原有色澤及清晰度的能力。保持“原有色澤”是指字跡不退色，不變色；保持“清晰度”是指字跡不擴散，耐磨損。字跡的耐久性是字跡色素成分的耐久性決定的；同時，字跡色素與紙張纖維結合也影響字跡的耐久性。

傳統的檔案字跡材料有墨和墨汁、墨水、油墨、復寫紙、圓珠筆、鉛筆、印泥、印臺油、科技圖紙中的各種線條等；隨著科學技術的進步和發展，不斷出現新型的字跡材料，如：靜電復印件、傳真件、計算機印件等。字跡材料的耐久性直接關系到檔案壽命的長短和利用價值。

（1）墨和墨汁字跡：墨和墨汁的色素成分是炭黑，炭黑的化學性質十分穩定，是最耐久的色素成分。因此，墨和墨汁是最耐久的字跡材料，可作檔案用字跡材料。

（2）墨水字跡：包括碳素墨水字跡、藍黑墨水字跡、純藍墨水和紅墨水字跡

①碳素墨水字跡：碳素墨水的色素成分為炭黑，它的黑度、著色力、遮蓋力都很高；對酸、堿、氧化劑等都具有很強的抵抗力；且耐光、耐熱。因此，碳素墨水是墨水中耐久性最好的字跡材料，可作檔案用字跡材料。

②藍黑墨水字跡：藍黑墨水的色素成分是顏料（色素成分較耐久），因此藍黑墨水屬于較耐久的字跡材料；缺點是字跡會隨時間的推移出現退色或泛黃的現象，可作短期檔案字跡材料。

③純藍墨水和紅墨水：純藍墨水和紅墨水的色素成分是染料（色素成分不耐久），因此這兩種墨水都屬于不耐久的字跡材料，不可作檔案字跡材料。

（3）油墨字跡：油墨是印刷文件必須使用的材料。檔案中常用的油墨一般為黑、藍、紅三種顏色。

①黑色油墨：黑色油墨的色素成分是炭黑，黑色油墨是最耐久的字跡材料，是檔案文件理想的字跡材料。

②藍色、紅色油墨：藍色、紅色油墨的色素成分是顏料，藍色、紅色油墨屬于較耐久的字跡材料，可作短期檔案字跡材料。

（4）圓珠筆字跡：圓珠筆油墨的色素成分多為有機染料，不耐光、不耐熱，耐酸堿性較差，圓珠筆字跡長期保存在溫度較高的環境條件下，會出現滲油和擴散的現象。因此，圓珠筆屬不耐久字跡材料，不可作檔案字跡材料。

（5）中性筆字跡：合格的中性筆色素材料采用的是顏料，字跡較耐久，可作短期檔案字跡材料。但是，目前在市場上銷售的中性筆中，有部分是偽劣商品，其色素材料采用的是染料，字跡不耐久，不能作檔案用字跡材料。因此，為保證檔案長久保存，必須采用碳素墨水書寫，避免用中性筆書寫。

（6）復寫紙字跡：復寫紙的色層漿料由色料、油、蠟組成，復寫紙字跡容易發生擴散，字跡不耐久，影響檔案的保管和利用，不可作檔案字跡材料。

（7）鉛筆字跡：鉛筆字跡在紙張上既沒有結膜，又不被吸收，只是填充或黏附在紙上，容易被摩擦掉，鉛筆屬不耐久字跡。因此，不可作檔案字跡材料。

（8）印泥和印臺油字跡：

①印泥：現在原子印章和印油已取代了老式印章和印泥，原子印油的色素成分是大紅粉、金光紅、立索爾紅、耐曬紅、永固紅等，它們屬于顏料，原子印章的印跡屬于較耐久的字跡材料。

②印臺油：印臺油中的色素成分是鹽基性染料，耐久性差，字跡屬于不耐久的字跡材料。

（9）復印圖線條：復印圖是用曬圖紙從底圖上復制的一種圖紙。主要有：重氮鹽復印圖和鐵鹽復印圖等。

①重氮鹽復印圖使用廣泛，優點是感光速度快、顯影迅速、色調鮮艷；缺點是耐光性差，屬于不耐久字跡材料，應避免在強光下長期使用。

②鐵鹽復印圖的色素成分是顏料，屬于比較耐久字跡材料。

（10）靜電復印件字跡：靜電復印件字跡的色素成分是炭黑，色素成分與紙張的結合方式是部分干燥結膜，屬于比較耐久字跡。

（11）傳真件字跡：包括有噴墨記錄字跡、靜電記錄字跡、感熱記錄字跡。

①噴墨記錄字跡耐久性較差，保存時間不長，在陽光的照射下會較快退色，不可作檔案保存。

②靜電記錄字跡的色素成分是炭黑，所以屬于比較耐久字跡材料。

③感熱記錄字跡的色素成分是染料，不耐光、不耐酸、不耐堿、耐熱性差。感熱記錄的傳真件，不能作為檔案保存。

（12）計算機打印件字跡：作為檔案保存的計算機打印件，最好選擇激光打印字跡材料。

根據以上字跡材料的耐久性質，檔案的產生或形成部門必須在檔案材料形成的初期，對字跡材料的應用加以重視，嚴格按照規定要求書寫檔案材料，避免造成不良后果。

2.影響紙質檔案紙字跡耐久性—環境因素

字跡的耐久性與周圍環境有關的因素是：

（1）光—光是引起字跡發生退色的主要因素，以有機染料為色素成分的字跡，光對其影響更大。

（2）溫度—字跡色素的退變速度與溫度呈正相關，溫度超高，字跡的退變速度越快。

（3）濕度—環境濕度大，會使耐水性差的字跡發生擴散，造成字跡模糊，潮濕會加速光、熱、氧化劑、酸、堿等因素對字跡耐久性產生影響。

（4）酸、堿—字跡的色素成分十分復雜，在酸、堿介質的作用下，會使某些字跡變色或退色。

（5）氧化劑—破壞檔案字跡的氧化劑，主要是指空氣中含有的氧化性氣體，如NO2、O3、CL2等，它們具有氧化性，能與字跡色素中的發色團發生作用，使色素中發色團遭到破壞而退色。

（6）有害氣體—空氣中的有害氣體十分復雜，它們有的是酸性的有害氣體，有的是氧化性的有害氣體，它們可以通過各種途徑對字跡產生影響，造成色素成分被氧化導致字跡退色。

（7）灰塵—灰塵是影響字跡退色的因素之一。灰塵是固體雜物，表面多帶有棱角，沉降在檔案紙上，在檔案整理、保存、利用過程中，隨著移動和翻閱，引起灰塵對檔案紙張的摩擦，使紙張表面起毛，影響字跡的清晰度。

根據影響字跡耐久性的各種因素，為了保護好檔案字跡，延長其壽命，其一：在文件形成時，注意選擇耐久性好的書寫材料和印刷材料；其二檔案在保管過程中必須注意防光、防熱、防潮、防水、防塵、防有害氣體、防酸堿物質接觸等。

二、紙質檔案生存環境安全

環境因素對檔案的侵蝕從檔案生成到消滅整個周期都存在，根據紙張、字跡的屬性，為保障紙質檔案壽命得以延長，必須對紙質檔案生存環境加以控制。

（一）溫、濕度控制

檔案庫房溫度應控制在14-24℃（±2℃），相對濕度控制在45%-60%（±5%）。

（二）蟲霉防治與除塵

檔案館應設消毒室或消毒箱，新接收的檔案材料必須經過消毒、除塵才能入庫，配備吸塵器，安裝空氣過濾裝置等。

（三）防火、防盜

配備檔案專用的消防器材，安裝火警及防盜報警裝置，安裝防盜、防火門及監控器。

（四）照明管理

檔案庫房須選用白熾燈，照度不超過100lx，安裝窗簾、擋光板，避免陽光直接照射檔案。

（五）防水

檔案館要防止滲水、漏水現象發生，定時檢查庫房。

三、檔案庫房設備安全

防止或減緩檔案損壞的三個要素是按規定要求建筑庫房、安裝必須的設備、實施技術管理措施。檔案庫房中最基本的設備是空氣調節裝置、檔案裝具、防火和防盜裝置及照明裝置。

（一）空氣調節裝置是控制檔案溫、溫度的唯一工具。

（二）采用密集架柜存放檔案能夠保護檔案、防止灰塵、利用檔案方便。

（三）安裝滅火、防盜裝置，做到有備無患，防患于未然。

（四）安裝照明裝置要按照規定要求，選擇適合檔案需要的照明材料白熾燈。

四、檔案專業人員須具有的素質

檔案管理人員應具備一定的專業素養，要有工作責任心，要有安全管理意識，要不斷地加強學習，認真細致地做好每一件檔案管理工作。

綜上所述，紙質檔案安全管理是一個全過程的系統管理工程，每個環節都很重要，一刻都不能松懈。如果不重視紙質檔案安全管理，檔案管理將成為無源之水，無本之木。所以，紙質檔案安全管理是我們工作的方向和重中之重。

參考文獻：

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