淺談地勘單位檔案管理的規范化

摘 要：地勘單位的檔案準確且真實地記錄著各個歷史階段地勘工作變化的各類信息，完整的保存和管理這些檔案對于地勘單位未來的發展有著非常重要的作用，新時期人們意識到了地質檔案的潛在價值，逐漸重視對地勘檔案管理的保護工作，基于此，本文主要闡述目前地勘基層單位檔案管理工作存在的問題，本文將圍繞如何更規范的管理地勘單位的檔案問題展開討論。

關鍵詞：地勘單位；地質檔案；規范化；管理

地質檔案記錄著國家地質工作者一代代人民的探索成果，通過文字、圖表等各種方式詳細記錄著地質科技活動，為國家經濟、科學等的發展提供非常珍貴的參考借鑒資料。如何管理好、使用好地質檔案成為擺在地勘單位面前的一個重要課題。地質檔案是地勘單位的寶貴財產，它記載著地質工作者智慧的結晶，是歷史的真實見證。檔案管理者要本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，共同做好建設項目檔案管理工作。

一、地勘單位檔案管理的重要性

地勘檔案的基本價值主要體現在兩個方面：一是歷史發展的一個憑證，能夠將歷史的變遷和該部門在各個時期的發展狀況進行準確、詳細的記錄，而這種“憑證”的作用是無法進行推翻的；二是對地質工作者未來的發展有著參考作用。檔案中記錄著以前各種地質科研項目和活動，能夠給以后開展各項活動作為參考資料，在地勘部門找礦以及資源管理及勘查開發等方面也有著借鑒作用。

二、地勘單位檔案管理存在的問題

經過幾十年的發展，各地勘基層單位都積累了大量的地質科技材料，如何管理好這些檔案，延長其使用壽命，是各地勘基層單位急需解決的問題。但是，一些地勘基層單位檔案管理存在庫房簡陋、設備不完善、規章制度不健全等突出問題。

（一）庫房比較簡陋，設施不完善

地勘基層單位的檔案庫房大多數都十分簡陋，不符合檔案庫房的要求。有一些地勘基層單位在辦公樓的底層隨便選幾間房屋作為檔案室，有的甚至在樓頂。這些庫房往往陰暗潮濕，通風條件差，在防火、防水、防塵、防潮、防霉、防蟲、防鼠等方面功能不足，這些不利的因素極易導致檔案的紙張褪色、變脆，發生字跡模糊、油跡擴散現象，影響了檔案的保管和使用，大大縮短了檔案的使用壽命。大部分地勘基層單位檔案室基本設施不齊全，無通風恒溫設備，而且大部分檔案室沒有配備專門的計算機，沒有實現文檔一體化。查閱檔案只能沿用傳統的手工操作，查閱一份材料要經查歸檔臺賬，這樣就浪費了大量的人力、物力，檔案室工作人員沒有更多的時間去編研，從而使檔案的信息功能沒有得到很好的開發。

（二）缺少專業檔案管理人才

缺少專職的檔案管理工作人員，在人員配置上也無法滿足實際要求，檔案管理人員大多是是兼職性質，基本上是非檔案專業畢業，沒有專業的檔案管理知識和經驗，也沒有進行專業的管理培訓，在工作的開展過程中處于迷茫狀態，想做不知如何做？或者想做沒時間做？

（三）管理體制不健全

由于國家體制改革，地勘基層單位的管理體制正發生變化，地勘單位由原來的垂直管理和國家投資轉變為現在的屬地化管理。由于地勘基層單位特殊性，其基礎差、底子薄、負擔重、市場化程度低，造成大部分地勘單位經濟困難，因此，各基層單位無力改善現有的保管條件，但是資料保管現狀又急需改善，否則，地質資料的毀損將越來越來嚴重。

三、地勘單位檔案管理的規范化策略

（一）完善硬件設施

檔案室庫房的選址很重要，通常應避免選擇在一樓或頂樓。并且在庫房應增加計算機、空調、抽濕機、吸塵器、檔案消毒柜等設備，使保管環境可以人為地控制。只有做好“防”的工作才能從根本上解決這些存在的問題，從而最大限度延長檔案的壽命。

（二）改進管理模式

改變傳統的地質科技檔案管理模式，使地質檔案管理走向現代化。隨著地質事業的發展，地勘基層單位檔案的類型和數量也在不斷增加，但是傳統的手工管理模式已無法解決檔案工作中面臨的種種難題。其中紙質檔案數字化就是一項工作量很龐大的工作。進而使光盤以及磁性材料為載體的檔案所占比例急劇增加，它們的保管、使用與紙質檔案相比，發生了根本性變化，如果檔案人員不提高業務水平，不補充知識，就無法適應現代檔案管理的要求。檔案數字化將是檔案管理的未來趨勢，因此，各地勘基層單位要加強此項工作。

（三）重視人才培養

堅持以人為本，努力培養和造就一批高素質的檔案工作人員，才能有效推動地勘基層檔案事業的科學發展。目前，各地勘基層單位檔案室管理人員多為兼職，對于科技檔案的整理、編研、編目、開發、利用難以勝任。所以只有通過學習掌握檔案專業知識，才能保證工作質量，提高效能。因此，要重視人才的培養，在職人員通過各種途徑提高知識水平和業務能力，改善知識結構，以適應地質科技檔案實現現代化管理的需要。

（四）完善管理體制

由于地勘單位由原來的垂直管理和國家投資轉變為現在的屬地化管理后，其基礎差、底子薄、負擔重、市場化程度低，造成大部分地勘單位經濟困難，導致了機構銳減。致使各基層地勘單位沒有專門的檔案管理機構，大多由辦公室管理，而辦公室由于工作了多人少，又會導致很少有精力去管理檔案工作。因此，應成立一個專門的檔案室機構，配備專職工作人員，進一步完善相應的管理體制。

四、結語

建立并完善地質勘查單位檔案行業管理制度是地質工作發展的需求，作為服務于社會發展的地勘檔案管理部門管理人員，必須認真做好自己的本職工作，確保文檔資料的保密性、準確性、完整性，充分發揮檔案管理者自身的價值，為國家地質找礦事業的發展作出自己的貢獻。

參考文獻：

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