淺談事業單位檔案管理的問題及對策

摘 要：檔案管理人員素質水平偏低、管理工作重視程度不足以及管理手段落后等問題，嚴重制約了事業單位檔案管理水平的進步。文章針對此類問題展開討論，探討出積極有效的解決方案，提出加強制度體系的完善，創新管理措施，能夠幫助提升事業單位檔案管理質量。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；人員素質

一、事業單位檔案現存問題

（一）管理人員的素質有待提高

檔案管理人員對工作開展目標定義不夠準確，將資料安全管理作為主要任務，服務性質并沒有完全發揮，造成事業單位檔案使用功能受到限制。基層工作人員對計算機設備的操作使用不夠熟練，管理系統運行期間的風險不斷增大，如果是在網絡環境中使用，受病毒影響系統也很容易癱瘓。工作人員技能水平有限，面對風險問題很難在段時間內解決，檔案管理安全性得不到保障。

要想做好事業單位檔案管理工作，就必須要有一支高素質的人才管理隊伍，但是現階段在檔案管理過程中出現了許多問題，其主要原因也是檔案管理中缺乏相應的高素質人才對檔案進行管理。現在的檔案工作管理人員主要忙于日常工作，在檔案管理面前表現出來的能力遠遠不夠。同時，加上檔案管理人員崗位的不斷變動，使得檔案管理工作存在很大的問題。

（二）單位忽略了檔案管理

事業單位檔案管理中存在的一個很重要的問題，就是忽略對檔案的管理。檔案管理的重要性不言而喻，它是企事業單位中不可或缺的一項管理工作。檔案信息對人才選拔有著重要的參考意義，通過對檔案中信息的閱讀，可以了解相關人員的個人資料以及一些相關經歷。但是事業單位卻往往不夠重視這個問題，他們對檔案的管理還是停留在過去的抄寫和保管上，這些遠遠不能體現檔案管理工作的價值。加上一些保管工作不夠重視，往往造成檔案遺失的現象，造成重大損失。

（三）管理體制不夠完善

事業單位的檔案管理存在著很大的問題，主要原因是事業單位的檔案管理體制不健全，管理人員的管理意識薄弱。事業單位一直沒有建立起一套有效的完善的檔案管理體制，在原有體制的執行上也存在執行不到位的情況。這些問題都依賴于新的管理體制的建立和完善，只有建立一套完善的機制，才能保證事業單位在檔案管理問題出現后可以及時做出處理，解決相關的檔案問題。

（四）管理手段落后

隨著信息技術的發展，人們對檔案信息的使用和管理要求越來越高，原有的檔案管理手段已經無法滿足現代社會對檔案管理的要求了。在信息網絡化的今天，過去那種手工填寫、更新檔案信息的方法已經十分落后，當人們需要快速地調動一份檔案時，卻發現在傳統的管理手段下，需要獲取一份檔案顯然十分困難。這就要求事業單位改變檔案管理的手段，堅持與時俱進，將科學發展的有益成果運用到檔案管理中去。

二、事業單位檔案管理問題的解決對策

（一）提高相關人員的綜合素質

針對檔案管理人員素質問題，可以進行教育培訓，管理人員以身作則，加快管理制度的落實速度。針對檔案管理期間容易發生的問題，探討出積極有效的管理措施，同時還要培養基層工作人員的服務意識，意識到本職工作的重要意義，在工作開展期間各部門負責人也要加強溝通，明確在管理體系上存在的不足，及時進行彌補。檔案管理工作人員也要及時的納新，實現技術水平的提升，同時也能在崗位中引入競爭意識，工作完成質量有明顯的提升。

不管是企業還是事業單位，人才對它們的發展都有著重要的作用，所以要特別重視人才的作用，特別是綜合素質高的人才。針對現階段事業單位檔案管理人才綜合素質偏低的問題，相關單位必須予以重視，首先是引進相關專業的人才，通過引進相關的人才，給事業單位檔案管理工作注入新鮮血液。同時也要注意對本單位檔案管理職員進行相關的培訓，培訓的內容除了檔案管理的專業知識，還有信息技術的使用，通過這些培訓提高他們的綜合管理素質。

（二）重視檔案管理工作，加大投入

檔案管理體系建設期間要保障資金充足，能夠滿足使用需求，對基礎設施進行完善。例如計算機設備以及局域網的建設。傳統的管理模式效率低，威脅到檔案的安全性，對管理形式進行創新，能夠大幅度提升管理質量，對于存在的風險問題也可以解決。基層工作得到重視后，設施也能夠完善，提高信息搜索的速率。在管理形式上也要做出積極的創新，應用信息化技術，對傳統的紙質檔案資料進行掃描錄入處理，實現無紙化辦公。

應該加大檔案管理的資金投入，檔案管理不只是對相關的信息表格的抄寫和保存管理，還應該及時對檔案進行更新，保證檔案處在一個動態的變化完善的過程中。要引進先進的設備，改變過去落后的管理觀念，通過科技手段提高檔案管理的效率，與此同時，對于檔案中的一些問題要及時發現，并及時彌補。

（三）完善檔案管理體制

檔案管理是一項對質量要求極高的工作任務，開展過程中，需要在完善的制度體系約束下進行，體制的建立也成為首要工作任務。在體制中，要體現出人員制約，工作開展形式的規范性，以及工作期間出現問題的處罰措施。這樣才能夠保障工作質量穩定提升，為事業單位長遠發展打下堅實基礎。

檔案管理工作是一項十分重要的管理工作，必須通過一定的創新措施才能夠管理好這項工作，因此可以在管理體制中加入一些獎勵和懲罰制度，對于員工在檔案管理中作出重要貢獻或者革新了管理手段的行為，事業單位應該給予相應的獎勵，達到激勵的目的，同時，在管理中還要適當增加懲罰措施，保證管理制度的推行。

（四）建立網絡信息管理系統

針對過去那種落后的管理手段，有必要建立新的網絡信息管理系統，通過網絡系統的科學管理改變過去陳舊的管理模式。網絡不僅可以科學管理好相關的檔案，還可以對檔案中更改的信息進行完善和更新，方便的關鍵字檢索也為檔案管理帶來了福音。利用網絡信息系統可以優化管理，提高效率。

三、小結

檔案管理作為事業單位的一項重要工作，其發展有重要意義，檔案管理也有獨特意義，必須從培養人才出發，完善檔案管理制度，引進新的技術，創新管理手段，重視檔案管理，促進事業單位檔案管理工作的發展。

參考文獻：

[1]程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創新導報，2011（07）.

[2]汪芳.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].東方企業文化，2015（08）.