淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創新

摘 要：辦公室檔案管理是單位日常管理工作中的重要內容，其對單位自身的發展有著重要的意義，本文簡要分析了單位辦公室檔案管理現狀，指出了當前單位辦公室檔案管理工作中存在的問題，并針對性的提出了相關創新對策，旨在提升單位辦公室檔案管理水平。

關鍵詞：單位；辦公室檔案管理；創新

辦公室檔案管理水平是衡量一個單位未來發展的重要標準，其對單位內部工作效率和工作質量有著重要的影響，當前許多單位辦公室檔案管理工作中還存在一定的問題，基于以上，本文對如何做好當前單位辦公室檔案管理創新做了簡要分析。

一、單位辦公室檔案管理現狀

（一）對辦公室檔案管理工作認識不足

當前大部分單位并沒有對檔案管理工作形成具體的認識，不了解辦公室檔案管理工作的重要性。首先，單位的領導不夠重視辦公室檔案管理工作，沒有形成一種良性的檔案管理工作壓力，沒有將檔案管理工作指標納入到年度考核中，這就使得辦公室檔案管理人員喪失了工作的積極性，此外單位對于檔案管理工作投入的資金和相關硬件設備都不足，從而降低了檔案管理水平；其次，辦公室檔案管理工作人員沒有對自身工作形成重視，認為自己的工作可有可無，并沒有形成檔案管理工作的責任心，致使在日常的工作中經常出現疏漏，制約了辦公室檔案管理工作的發展。

（二）對現代信息化技術應用不足

雖然當親信息技術、網絡技術蓬勃發展且應用廣泛，但受限于單位對辦公室檔案管理的不重視，單位辦公室檔案管理工作的信息化水平并不高，對于信息技術的應用不足。網絡技術和信息技術的應用能夠給辦公室檔案管理工作帶來極大的便利，但許多單位不重視辦公室檔案管理信息化，認為要實現信息化就要投入過多的資金和信息化設備，這種想法和觀念是錯誤的，辦公室檔案管理工作的信息化價值并不是資金和設備能夠體現出來的。

此外，辦公室檔案管理工作人員對于信息化設備的了解程度不足，應用信息化的意識和能力不足也是制約單位檔案管理信息化進程的重要因素[1]。

（三）高素質的辦公室檔案管理人才缺乏

單位辦公室檔案管理工作是一項系統性、專業型、綜合性的工作，其對從業人員的素質能力要求較高，但就目前來看，單位對于辦公室檔案管理工作專業人員的配備并不完善，許多單位的辦公室檔案管理人員是由其他部門的人員兼職，這就大大降低了辦公室檔案管理工作的專業化；此外，單位沒有專門的培訓來提升現有的辦公室檔案管理工作人員的專業素質也是導致辦公室檔案管理人才匱乏的重要原因。

二、單位辦公室檔案管理創新對策

（一）創新并完善辦公室檔案管理制度

制度是管理工作的前提和基礎，要想從根本上做好管理工作，健全的管理制度不可缺少。對單位辦公室檔案管理制度進行創新能夠規范單位領導以及檔案管理人員的行為，能夠提升單位對于辦公室檔案管理工作的重視程度，對管理制度進行創新和完善能夠將辦公室檔案管理工作進行細化，推動辦公室檔案管理工作的進程；此外，完善的管理制度能夠從實際情況出發，提升辦公室檔案管理工作的實效性，通過相關制度，辦公室檔案管理部門能夠依照制度申報資金及硬件設備，這就為提升辦公室檔案管理水平提供了物質基礎；最后，傳統的粗放型管理制度不利于辦公室檔案管理工作的落實，創新并完善辦公室檔案管理制度能夠讓員工自覺遵守相關制度規范，加強辦公室管理工作的落實，提升管理效果。

（二）提升辦公室檔案管理人員的專業素質

科學技術是第一生產力，人才是科學技術的載體，由此可見，想要提升單位辦公室檔案管理水平，提升辦公室檔案管理人員的專業素質是重中之重，辦公室檔案管理是一項系統性、綜合性的工作，因此對于工作人員的專業水平和專業素質的要求較高，單位首先要明確辦公室檔案管理工作中的各個崗位，根據具體的崗位來積極選拔先進的管理人才，同時要對上崗人員進行崗位培訓，保證辦公室檔案管理工作的專業化，例如單位可以通過開展能力拓展活動實踐等方式來提升辦公室檔案管理人員的專業素質和責任心。單位應當加強與辦公室檔案管理水平較高的單位進行交流溝通，讓本單位辦公室檔案管理人員認識到自己的不足，積極借鑒經驗，完善自身，只有這樣才能夠促進整個辦公室檔案管理人才隊伍的不斷優化。

（三）提升檔案管理信息化水平

隨著科技的發展和社會的進步，網絡化與信息化逐漸應用到了人們日常生活和共走中的各個領域，且應用范圍呈現不斷擴大的趨勢，由此可見，網絡化、信息化將是人們未來工作和生活的重要助力。對于單位辦公室檔案管理工作來說也是如此，通過先進的信息技術和網絡技術的應用能夠有效提升辦公室檔案管理工作效率，對提升辦公室檔案管理工作水平有著重要的意義[2]。

具體來說，辦公室檔案管理部門可以利用縮微技術、光盤技術、信息技術、聲像技術、數據庫技術等技術來實現辦公室檔案管理工作的信息化和數字化，可以通過信息技術和網絡技術來建立辦公室檔案管理系統，通過建立數據庫的形式來保存相關辦公室檔案，建立辦公室檔案的信息資源，同時可以建立檢索系統，這就極大地方便了對辦公室檔案的管理，提升了管理效率。

三、結論

綜上所述，辦公室檔案管理工作水平能夠一定程度上顯示出單位內部工作效率和整體的經營管理狀況，當前許多單位的領導和員工對辦公室檔案管理工作并不重視，專業的管理人才匱乏嚴重，管理工作信息化水平較低，本文針對這些問題，提出了創新管理制度、提升工作人員專業素質以及辦公室檔案管理工作信息化等創新措施。

參考文獻：

[1]張寶燕.事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015，01：26-27.

[2]關亮，陳玲玲.事業單位加強辦公室檔案管理的創新性研究[J].辦公室業務，2013，23：160.