有效提高辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

摘 要：隨著現(xiàn)階段辦公室行政管理內(nèi)容的增多，辦公室行政管理精細(xì)化理念得以出現(xiàn)并被廣泛接受。辦公室行政管理作為企業(yè)及單位管理內(nèi)容的重要構(gòu)成，其管理水平的高低直接制約影響著企業(yè)及單位整體管理質(zhì)量狀況。本文從辦公室行政管理精細(xì)化的意義入手，分析現(xiàn)階段辦公室行政管理中凸顯的問題及不足，在此基礎(chǔ)上探究提高辦公室行政管理精細(xì)化的思路及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化；對(duì)策

精細(xì)化管理理念是現(xiàn)階段企業(yè)及單位開展人力資源管理時(shí)較為提倡的管理理念及方式，辦公室行政管理精細(xì)化主要通過將管理內(nèi)容加以具體分解，以找出各個(gè)管理環(huán)節(jié)中存在的缺陷及不足，并開展及時(shí)的管理糾正措施，從而達(dá)到更加優(yōu)化的管理目標(biāo)及管理效果。

一、辦公室行政管理精細(xì)化提出的背景及其重要性

（一）辦公室行政管理精細(xì)化概念的提出

現(xiàn)階段，隨著企業(yè)深化改革的實(shí)施，辦公室在企業(yè)管理運(yùn)營中的地位愈加突出，其肩負(fù)的管理組織及協(xié)調(diào)職能在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展過程中起到重要的樞紐作用[1]。在此背景下，基于辦公室這一機(jī)構(gòu)的獨(dú)特地位及重要屬性，辦公室行政管理精細(xì)化概念得以形成，并在各個(gè)企事業(yè)單位中得到普及推廣。

（二）辦公室行政管理精細(xì)化的重要性及必要性探究

辦公室行政管理涵蓋了企事業(yè)單位上級(jí)命令的上傳下達(dá)、企業(yè)各部門的工作統(tǒng)計(jì)、會(huì)議統(tǒng)籌、組織協(xié)調(diào)、檢查監(jiān)督、事件處理等眾多內(nèi)容，是維持企事業(yè)單位正常運(yùn)行的關(guān)鍵組織，如其管理過程中呈現(xiàn)出無序性，一方面會(huì)直接制約影響到企事業(yè)單位其他工作的正常開展，另一方面又會(huì)加大企事業(yè)管理的成本支出，放大企事業(yè)單位管理漏洞，損害企業(yè)及單位的管理成效。因此，辦公室行政管理精細(xì)化是企事業(yè)深入發(fā)展的必然要求。

二、辦公室行政管理過程中凸顯的問題及不足

（一）辦公室行政管理制度建設(shè)過于籠統(tǒng)

辦公室行政管理工作需要緊密結(jié)合管理制度來進(jìn)行，辦公室行政管理制度也是確保辦公室發(fā)揮其管理地位及作用的主要保障，有助于辦公室行政管理的正規(guī)化有序化[2]。但縱觀現(xiàn)階段辦公室行政管理制度建設(shè)，突出存在以下問題：①制度條款形式感重，籠統(tǒng)化明顯，缺乏具有針對(duì)性的細(xì)化管理?xiàng)l款，從而使辦公室管理活力不足，管理活動(dòng)收效甚微。②辦公室制度建設(shè)層次性不強(qiáng)，缺乏分工明確，責(zé)任歸口清晰的管理制度，由此導(dǎo)致辦公室人員工作積極性難以被充分調(diào)動(dòng)。③辦公室獎(jiǎng)懲制度建設(shè)跟進(jìn)不及時(shí)，挫傷辦公室管理人員的工作熱情。

（二）辦公室行政管理量化指標(biāo)不明確

辦公室行政管理側(cè)重于大面上的管理紀(jì)律及管理作風(fēng)建設(shè)，在細(xì)化管理內(nèi)容上涉及不深，由此導(dǎo)致辦公室行政管理徒具嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的外表，并未把握行政管理與企事業(yè)單位其他管理內(nèi)容間的關(guān)聯(lián)性。受此影響，辦公室行政管理雖然開展及實(shí)施力度較大，但在具體管理過程中一方面對(duì)管理內(nèi)容項(xiàng)目沒有加以細(xì)化分割，如紀(jì)律管理、人員考勤管理、崗位監(jiān)督管理等不夠細(xì)化，另一方面辦公室行政管理又極易出現(xiàn)管理盲區(qū)，致使管理實(shí)施中既無法形成明確的管理量化指標(biāo)，又難以覆蓋行政管理的全部流程。

三、提高辦公室行政管理精細(xì)化的思路及對(duì)策

新時(shí)期辦公室行政管理要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化及常態(tài)化，首要前提是要辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員及工作人員重視辦公室行政管理精細(xì)化的意義，提高精細(xì)化管理的意識(shí)，借鑒其他部門精細(xì)化管理的經(jīng)驗(yàn)，由辦公室牽頭，做好精細(xì)化管理的宣傳普及工作，在此基礎(chǔ)上，再注重以下兩方面要點(diǎn)：

（一）提高辦公室行政管理制度建設(shè)的水平

在辦公室行政管理制度建設(shè)上，要對(duì)管理制度及標(biāo)準(zhǔn)加以細(xì)化處理。辦公室行政管理應(yīng)一改前期的管理模糊及雷同化的現(xiàn)象，力求對(duì)辦公室行政管理的制度進(jìn)行細(xì)化，劃分出管理的具體流程及環(huán)節(jié)，對(duì)每一流程及環(huán)節(jié)的條款及責(zé)任加以細(xì)化明確，以便于分析匯總行政管理過程中出現(xiàn)的問題及其源頭，提高管理的實(shí)效性。

例如，在辦公室行政管理制度中，應(yīng)對(duì)辦公室人員考勤、值班情況、辦公室宣傳、辦公室人員及材料檔案、辦公室財(cái)務(wù)管理、辦公室監(jiān)督等多個(gè)方面的管理制度加以細(xì)化規(guī)定，既要強(qiáng)調(diào)具體的執(zhí)行程序及步驟，又要側(cè)重對(duì)其管理流程、責(zé)任、標(biāo)準(zhǔn)等加以完善，從而使辦公室行政管理能夠全面覆蓋各個(gè)管理要點(diǎn)，形成權(quán)責(zé)利分明的管理新局面。

（二）明確辦公室行政管理項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)性，制定具體的管理量化指標(biāo)

首先，針對(duì)辦公室日常行政管理內(nèi)容，要做好各項(xiàng)管理事宜的記錄工作。在辦公室行政管理流程中，針對(duì)辦公室人員的出勤情況、告假情況、日常工作量、工作時(shí)長等都要加以詳細(xì)的登記記錄，一方面執(zhí)行相應(yīng)的細(xì)化管理制度要求，另一方面又為后期量化考核提供參考依據(jù)。在辦公室日常行政管理項(xiàng)目建立上，既要涵蓋辦公室管理團(tuán)體的各項(xiàng)管理記錄，同時(shí)又要著重完善管理人員個(gè)人的工作記錄。

其次，要制定具體的管理量化指標(biāo)，并在管理績效考核中得以體現(xiàn)。辦公室行政管理工作要達(dá)到精細(xì)化要求，應(yīng)通過將辦公室管理過程及結(jié)果與管理績效考核加以印證的方式，全面評(píng)估辦公室人員的工作質(zhì)量、工作效果及工作能力，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的軟硬結(jié)合，使管理層次更加清晰明確。

四、結(jié)語

辦公室行政管理在企事業(yè)單位管理流程中的地位及作用極為突出，針對(duì)辦公室行政管理過程中凸顯的問題及不足，基于辦公室行政管理的重要性，企事業(yè)單位應(yīng)在秉持精細(xì)化管理理念的前提下，著重在精細(xì)化管理制度建設(shè)、精細(xì)化管理項(xiàng)目的完善等環(huán)節(jié)加以強(qiáng)化，從而使辦公室行政管理工作在新時(shí)期煥發(fā)出新的生機(jī)活力。

參考文獻(xiàn)：

[1]李劍鋒.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策分析[J].大科技，2013（33）：30+31.

[2]祁剛.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化[J].企業(yè)文化（中旬刊），2012（3）：65-66.