電子信息技術在檔案管理工作中的應用

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢

檔案管理工作主要分為檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個部分。檔案實體管理包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

隨著20世紀各種電子設備、計算機信息技術的出現(xiàn)和普及，檔案管理工作也逐漸產生了巨大變化：一是在檔案的收集上，計算機、數(shù)碼相機、錄像機、錄音筆等電子設備的普及使用使檔案資料的收集更加全面、及時、方便、真實；二是在檔案的整理和統(tǒng)計上，檔案分類歸檔更加明晰，統(tǒng)計整理更加快速準確；三是在檔案的保管上，磁帶、光盤、微縮膠片等多樣化的存儲介質為檔案的保存提供了豐富的形式，使得保管更便利，空間更節(jié)約；四是在檔案的檢索上，相應的檢索程序和數(shù)據庫的應用使得查找、檢索、預覽更加的方便快捷，極大的提高了檢索的效率，等等。

隨著電子硬件設備性能不斷升級、便攜式電子設備不斷更新?lián)Q代、程序軟件不斷豐富完善以及信息安全技術的不斷提升，使得以往電子信息技術在檔案管理應用過程中存在的一些不足和問題得以改進和完善，因此，大力發(fā)展和應用信息技術、加速檔案信息化建設進程、以信息化和全球化推動檔案管理工作的發(fā)展，這已經成為檔案界的戰(zhàn)略抉擇。

二、電子信息技術在檔案管理工作中的應用方向

（一）檔案資料主體的電子化、數(shù)字化

電子信息技術和材料科學的飛速發(fā)展使電子檔案取代紙質檔案成為檔案資料主體成為了可能：一是存儲介質由過去的軟盤、光盤等容量不大，穩(wěn)定性不足的載體發(fā)展為大容量、穩(wěn)定性高的超級光盤、硬盤、網絡云端存儲和大型服務器等，使得存儲的壽命大大提高，保管、攜帶、轉移更加方便，并且可以無損的延續(xù)保存；二是防火墻、電子簽章、電子簽名、指紋驗證和數(shù)據加密等防護、保密技術的提升使得電子檔案安全性極大提高；三是專業(yè)數(shù)據庫、網站的建立以及近距離無線通訊技術（NFC）的新型的可識別技術、標簽技術的產生可使電子檔案在流轉過程中得以準確識別和接受，并自動歸檔。由此可見，現(xiàn)有的電子信息技術已經完全可以滿足新生成的紙質檔案所有的功能和用途，可以實現(xiàn)電子檔案對新生紙質檔案的取代和覆蓋。

（二）管理工作流程的自動化

電子檔案普及后，可在檔案生成過程中加注標簽，從而使得電子檔案可以借助專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)自動分類歸檔，保存至檔案數(shù)據庫相應的子目錄中，同樣，對現(xiàn)有的紙質檔案經掃描后成電子檔案后也可采用類似操作。

而對于已有的紙質檔案的管理，也同樣有相應的標簽技術和識別技術，在紙質檔案中加裝識別標簽，通過檔案管理系統(tǒng)進行管理，就可以在很大程度上減輕工作量、實現(xiàn)分類、歸檔、統(tǒng)計流程的自動化。除此之外，上述專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)既可以自成體系，也可以與本單位的辦公自動化（OA）或管理信息系統(tǒng)（MIS）相結合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理網絡。

（三）檢索和查閱等檔案服務的網絡化

在檔案資料實現(xiàn)全方位數(shù)字化后，通過檔案數(shù)據庫共享以及建立類似“中國知網”等專業(yè)化檔案檢索查閱網站，根據檔案的不同屬性對不同權限的客戶、部門、單位等開放，借助全覆蓋的互聯(lián)網絡，使用戶可以利用手機、平板電腦等任何便攜式網絡終端進行檔案檢索，并可依照使用權限直接提供閱覽，尤其是對珍貴的紙質檔案來說，在檢索更加方便的同時還可以減少由于借閱帶來的損壞。除此自外，利用防偽驗證碼或口令，還能為用戶提供法律效力驗證、檔案轉移接受等各種服務。在檔案服務網絡化的同時，傳統(tǒng)的檔案館將會成為專門貯藏紙質檔案的倉庫，新興的檔案館將走向全面數(shù)字化的道路。

三、檔案管理信息化建設存在的挑戰(zhàn)

信息技術的革命是一把“雙刃劍”，在給檔案管理事業(yè)發(fā)展帶來難得的機遇的同時，也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理的人才隊伍缺失

檔案管理的信息化建設不僅要求工作人員具備檔案管理的知識，還要精通計算機網絡知識，所以，檔案管理信息化建設的關鍵時期需要一大批既有扎實檔案管理功底，又掌握計算機網絡技術，同時又具有探索和創(chuàng)新精神，以及能為檔案事業(yè)獻身的高素質復合型人才隊伍。

（二）檔案管理的體制機制不順

檔案管理的信息化建設不僅需要每個檔案機構個體的重視實施，更需要國家層面專門機構強有力的的統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調、投入，制定相應的法律法規(guī)和管理辦法，使基礎檔案信息能夠按照一致的標準規(guī)范進入數(shù)據庫，并打破現(xiàn)有數(shù)據庫各自為政、標準不齊，缺乏橫向聯(lián)系的局面

（三）檔案管理的科技研發(fā)不足

檔案管理的信息化建設需要完善的檔案管理管理系統(tǒng)和智能化的終端設備及應用程序，雖然現(xiàn)有的信息技術水平可以完全滿足建設需求，但是適用于檔案管理的專業(yè)化硬件設備和軟件程序的研發(fā)動力不足，還不能滿足檔案工作復雜的需求。

（四）檔案管理的數(shù)據保障存在風險

檔案管理的信息化建設最重要的就是檔案數(shù)據的安全性保障，雖然目前各種網絡防護，數(shù)據保護技術使得檔案數(shù)據的安全性大大提高，但是建設和破壞總是對立統(tǒng)一的，各種新興的病毒對網絡數(shù)據不斷產生新的威脅，不斷提高防護能力和數(shù)據保密能力才能不斷為檔案數(shù)據提供安全保障。

（作者單位：枝江市機動車輛檢測中心）