德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函寫(xiě)作的六個(gè)原則

【摘""要】商務(wù)信函是用來(lái)商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)有關(guān)具體實(shí)際問(wèn)題的一種文書(shū)，是商務(wù)溝通中的一種有效的手段，在商務(wù)往來(lái)中起著重要的作用。本文簡(jiǎn)單分析了德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函寫(xiě)作要遵循的六個(gè)原則。

【關(guān)鍵詞】德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函""寫(xiě)作原則

【中圖分類(lèi)號(hào)】H33""""""""【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A"""""""""【文章編號(hào)】1674-4810（2015）31-0064-02

經(jīng)貿(mào)信函是用來(lái)商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)有關(guān)具體商務(wù)問(wèn)題的一種文書(shū)，是商務(wù)溝通中的一種有效的手段，在商務(wù)往來(lái)中起著重要的作用。經(jīng)貿(mào)信函不僅是企業(yè)表達(dá)合作意愿的一種工具，還可以提升企業(yè)形象，是獲得商業(yè)成功的第一步。因此經(jīng)貿(mào)信函的寫(xiě)作影響著商務(wù)交往的質(zhì)量和效果，寫(xiě)得好，就可以贏得新業(yè)務(wù)，有助于促進(jìn)和發(fā)展與客戶的關(guān)系，也能消除彼此間的誤會(huì)、縮小分歧等;反之，就可能招致矛盾，失去客戶。

同中文及英語(yǔ)的經(jīng)貿(mào)信函一樣，德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函的寫(xiě)作要遵循以下六個(gè)原則：準(zhǔn)確、清楚、具體、簡(jiǎn)潔、完整及禮貌。

一"準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是經(jīng)貿(mào)信函寫(xiě)作中最重要的原則。在經(jīng)貿(mào)信函的寫(xiě)作中信息的傳遞要準(zhǔn)確無(wú)誤，沒(méi)有歧義;實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容錯(cuò)誤絕不能犯，否則會(huì)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)損失。因?yàn)榻?jīng)貿(mào)信函中常涉及合作雙方的利益或責(zé)任，是可以視為雙方權(quán)利和義務(wù)的書(shū)面憑證。

準(zhǔn)確原則主要體現(xiàn)在信函內(nèi)容準(zhǔn)確和格式準(zhǔn)確。信函內(nèi)容準(zhǔn)確是詞語(yǔ)以及專(zhuān)業(yè)貿(mào)易術(shù)語(yǔ)使用得當(dāng)，句子結(jié)構(gòu)無(wú)語(yǔ)法錯(cuò)誤，單詞無(wú)拼寫(xiě)錯(cuò)誤，特別是信函中所傳遞的重要信息如時(shí)間、地點(diǎn)、品質(zhì)、尺寸、規(guī)格、貨號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)以及發(fā)票提單和信用證號(hào)碼等數(shù)字和號(hào)碼都要準(zhǔn)確無(wú)誤。如果在報(bào)價(jià)時(shí)把單價(jià)“14，5Euro”寫(xiě)成“15，4Euro”，發(fā)票或信用證上金額錯(cuò)誤，這些由于粗心而產(chǎn)生的錯(cuò)誤都會(huì)為客戶帶來(lái)麻煩，影響公司的形象。

此外，在經(jīng)貿(mào)書(shū)信中還要避免夸大其詞，不使用絕對(duì)性詞語(yǔ)及表達(dá)。例如在報(bào)價(jià)函中應(yīng)該避免使用像“這是貴方可得到的最低報(bào)價(jià)”等此類(lèi)的句子，最好換成“這是我方目前所能報(bào)的最低價(jià)格”。

格式上準(zhǔn)確是指德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函的格式要符合由德國(guó)“辦公事務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)所制定的商務(wù)信函的書(shū)寫(xiě)格式。商務(wù)德語(yǔ)信函的格式和中文及英語(yǔ)商務(wù)信函的格式有所不同。德語(yǔ)商務(wù)信函使用的是完全平頭式。信函的所有部分都是左對(duì)齊，即整封信均無(wú)行首縮格。特別是正文部分，德語(yǔ)商務(wù)信函正文的開(kāi)頭部分一般要小寫(xiě)，第一個(gè)是大寫(xiě)單詞的除外。中文信函都是縮行式，而英文商務(wù)信函的格式主要有四種：縮行式、平頭式、半平頭式及完全平頭式。

此外根據(jù)德國(guó)“辦公事務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)的規(guī)定，德文商務(wù)信函信紙頁(yè)邊距為左邊24.1mm，右邊20mm。字體用Arial，Times"New"Roman或Courier"New。字號(hào)的規(guī)定為：正文及地址用10～12號(hào)字，其他信息則用6～8號(hào)字。數(shù)字的寫(xiě)法是：1～12用字母寫(xiě)，其余用數(shù)字。銀行編碼是8位數(shù)，從左邊向右以三位分組：BLZ"569"454"23;賬號(hào)也是如此：190"789"23。

二"清楚

經(jīng)貿(mào)信函常涉及經(jīng)濟(jì)利益和法律責(zé)任，所以其中所涉及的關(guān)鍵事項(xiàng)必須觀點(diǎn)明確，陳述清楚，以免日后引起糾紛。寫(xiě)信人必須把信息清楚無(wú)誤地傳遞出來(lái)，以便商業(yè)伙伴正確地理解信文。商務(wù)信函寫(xiě)作時(shí)應(yīng)當(dāng)主題突出，層次清楚，重點(diǎn)突出，語(yǔ)言要通俗易懂，句子和段落篇章的邏輯清晰，避免使用含有不同詞義或詞義模糊的詞語(yǔ)。

清楚原則主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，一封信函一般情況下只著重說(shuō)明一件事，圍繞一個(gè)明確的主題展開(kāi)，盡量避免在一份信函中談及多個(gè)事項(xiàng)。其次，要恰當(dāng)使用詞語(yǔ)和句型。德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函要盡量避免多級(jí)從句，因?yàn)閺?fù)雜的多級(jí)從句常常會(huì)引起“邏輯混亂”。盡量將多級(jí)從句依次序分解成獨(dú)立的單句。此外還要盡量避免使用虛擬式，因?yàn)榈抡Z(yǔ)的虛擬式含有猶豫、不確定的含義，這樣的表達(dá)會(huì)引起對(duì)方的懷疑和不信任。基于這個(gè)理由，德語(yǔ)商務(wù)信函應(yīng)當(dāng)盡量少用虛擬式，多用簡(jiǎn)潔自信的表達(dá)。另外段落中要合理安排要點(diǎn)，確保每個(gè)句子和段落都能自然連貫。

三"具體

經(jīng)貿(mào)信函應(yīng)該提供具體的信息，而不是概括性和抽象的信息。要避免籠統(tǒng)的表達(dá)，因?yàn)榛\統(tǒng)的表達(dá)會(huì)給讀者含糊的印象，對(duì)要做什么、怎么做不知所措，達(dá)不到應(yīng)有的交流效果。

具體原則主要是指商務(wù)信函中要列出具體的事實(shí)，具體的時(shí)間，具體的數(shù)據(jù)等。例如：“我方以按慣例根據(jù)貴方信用證開(kāi)立了向貴方索款的匯票”這句話最好寫(xiě)成“根據(jù)貴方由德意志銀行開(kāi)立的第189號(hào)信用證，我方已按發(fā)票金額389，720.00歐元開(kāi)立了向貴方索款的第23號(hào)即期匯票”。在寫(xiě)日期時(shí)要寫(xiě)具體的日期，如“2015年10月6日”而不要寫(xiě)十月初;回復(fù)對(duì)方信函時(shí)應(yīng)該說(shuō)明所回復(fù)的幾月幾日關(guān)于什么的信函;在報(bào)價(jià)時(shí)不能含糊地說(shuō)“市場(chǎng)價(jià)格”，而應(yīng)該說(shuō)出具體的數(shù)字，結(jié)算的貨幣及方式。

四"簡(jiǎn)潔

所謂簡(jiǎn)潔是指在不影響完整和禮貌的情況下，用盡量少的文字將事實(shí)情況說(shuō)清楚。經(jīng)貿(mào)信函寫(xiě)作應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞寫(xiě)作目標(biāo)，不要涉及無(wú)關(guān)的事情。要做到言簡(jiǎn)意賅，明確簡(jiǎn)要地提出問(wèn)題或有針對(duì)性地解答問(wèn)題，不要寫(xiě)大段的問(wèn)候、寒暄語(yǔ)，要盡量使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)句和淺顯的解釋?zhuān)屑啥哑鲛o藻、答非所問(wèn)。在簡(jiǎn)潔的同時(shí)，還要注意語(yǔ)言表達(dá)及格式的完整性。

遵循簡(jiǎn)潔性原則就要做到在寫(xiě)作中要盡量使用簡(jiǎn)短的語(yǔ)句和淺顯的解釋。例如能用單個(gè)的詞，就不用短語(yǔ);能用短語(yǔ)，就不用句子;能用簡(jiǎn)短句，就不用復(fù)合句;避免累贅冗長(zhǎng)的表達(dá)和不必要的重復(fù)。

五"完整

經(jīng)貿(mào)信函的完整性是指書(shū)信必須包含所有必需的事項(xiàng)和信息，不僅要內(nèi)容完整，格式也必須完整。

內(nèi)容完整是指信函的正文部分必須包括商務(wù)活動(dòng)的所有必要信息。例如：報(bào)盤(pán)函必須要包括產(chǎn)品的名稱(chēng)、型號(hào)、價(jià)格、技術(shù)參數(shù)、發(fā)貨條件、付款方式、實(shí)盤(pán)或虛盤(pán)等信息。發(fā)貨通知?jiǎng)t必須包括所發(fā)貨物的數(shù)量、型號(hào)、包裝、標(biāo)記，還要說(shuō)明發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式、路線，發(fā)票及支付事宜信中也要涉及，還要表達(dá)希望貨物能夠安全到達(dá)以及期盼對(duì)方繼續(xù)訂貨。

格式上完整是指經(jīng)貿(mào)信函應(yīng)該包括由德國(guó)“辦公事務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)所規(guī)定的內(nèi)容。比如商務(wù)信函的內(nèi)容一般由發(fā)信人信息、收信人信息、函件的相關(guān)記號(hào)和發(fā)函日期、事由、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束客套話、落款、附件及抄送說(shuō)明。

六"禮貌

禮貌在商務(wù)往來(lái)中非常重要。經(jīng)貿(mào)信函寫(xiě)作一定要注意做到行文禮貌，語(yǔ)言得體。這里的禮貌絕不是簡(jiǎn)單的客套，它是對(duì)收信人的一種真誠(chéng)的態(tài)度。信函寫(xiě)作語(yǔ)氣要體現(xiàn)出誠(chéng)意，要禮貌詞匯，以表示對(duì)對(duì)方的尊重，要避免有失禮貌的表達(dá)。

要做到行文禮貌，在寫(xiě)作時(shí)要注意以下幾個(gè)方面：

1.避免語(yǔ)氣生硬

例如：“我們收到您的訂單”這樣的表達(dá)會(huì)顯得有些生硬，應(yīng)換成“多謝您××年××月××日的訂單”。這類(lèi)句子會(huì)起到更好的溝通效果。

2.避免指責(zé)的語(yǔ)氣

即便是當(dāng)我們的合理要求沒(méi)有得到滿足而表達(dá)不滿的時(shí)候，也要平心靜氣地表達(dá)問(wèn)題，不能在經(jīng)貿(mào)信函中表達(dá)怨氣。切忌使用生硬的、指責(zé)的語(yǔ)氣以及那些過(guò)激的、冒犯的和輕蔑的語(yǔ)言。

3.避免消極的表達(dá)

商務(wù)信函寫(xiě)作中要使用正面積極的表達(dá)方式，盡量避免消極的表達(dá)及使用否定詞語(yǔ)，給對(duì)方帶來(lái)不舒服的感覺(jué)。例如德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函中要避免名詞化，名詞化的表達(dá)顯得冰冷生硬，過(guò)于程式化。此外還要少用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。被動(dòng)語(yǔ)態(tài)會(huì)產(chǎn)生一種累人的官方用語(yǔ)的感覺(jué)，而主動(dòng)語(yǔ)態(tài)則比較靈活親近。

此外拖延回信或不復(fù)函是不禮貌的行為。收到來(lái)函應(yīng)該盡快給予回復(fù)。

德語(yǔ)經(jīng)貿(mào)信函寫(xiě)作的這六個(gè)原則決定了其特殊性。在寫(xiě)作中應(yīng)該盡量使用簡(jiǎn)單樸實(shí)、通俗易懂的詞語(yǔ)和句子，措辭必須準(zhǔn)確得當(dāng)、清楚、不含糊、無(wú)歧義，語(yǔ)氣應(yīng)禮貌誠(chéng)懇，盡量用最少的文字準(zhǔn)確地表達(dá)出自己的意思，不寫(xiě)套話，不夸大其詞，以便達(dá)到有效的交流和溝通。

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〔責(zé)任編輯：林勁、李婷婷〕