基于系統化、規范化角度對高校文件檔案管理的分析及建議

【摘""要】數據化信息時代的到來促使高校文件檔案管理工作不斷變革和發展，但由于高校信息化建設起步較晚，缺乏系統化、規范化的指導，其文件檔案管理工作發展進程緩慢。本文針對高校文件檔案管理的現狀及問題提出建立系統化、規范化管理制度等建議，以推進高校信息化建設進程，促進高校進一步健康發展。

【關鍵詞】文件檔案管理""規范化""系統化""建議

【中圖分類號】G647""""""""【文獻標識碼】A"""""""""【文章編號】1674-4810（2015）31-0130-02

數據化信息時代的到來，使各個單位的文件檔案管理工作面臨前所未有的變革和發展。尤其是高等教育單位，文件檔案管理工作的重要性和繁重性以及高校與其他單位的緊密聯系決定其必須加快信息化建設步伐，改變工作方式及提高工作效率以適應大數據時代的要求。

目前，高校正逐步實現文件檔案管理信息化，包括教務系統、財務系統、通知發文、其他各項審批手續等。這些信息是高校進行教學、科研、管理的依據，對高校本身的發展及社會的進步都具有重要價值。科學歸檔、合理保存重要信息關系到高校有價值的歷史資料的長期保存。建立健全電子文件檔案管理機制，是高校檔案部門和檔案工作者責無旁貸的任務。尤其是文件檔案初始信息的管理，作為整個文件檔案管理工作的基礎和關鍵，必須引起相關人員的高度重視。

高校信息化建設，由于缺乏系統化、規范化，其發展進程緩慢。因缺乏統一規范化的指導，各部門雖都建立了自己的業務系統，但缺乏有效的系統集成，使得信息無法在一定層面上共享，導致各部門間信息的重復錄入保存，甚至出現同一信息各部門更新狀態不一致的現象，影響信息的實時性和準確性，嚴重制約著高校的發展。同時，由于電子文件的數據信息具有易流失、易更改等特點，文件內容、結構和背景信息出現差錯的可能性比紙質文件要大得多。高校信息化管理不完善，權限不明確，缺乏監管機制，也是導致信息缺乏準確性的原因之一。另外，受傳統歸檔思想影響，高校更側重于紙質文件歸檔模式，紙質文件歸檔與電子信息化進程不同步的現象也經常出現。

針對以上問題，對高校文件檔案管理提出以下建議。

一"建立高校信息化建設的系統化、規范化管理制度

實施科學合理的文件檔案管理目的在于精確有效的利用以及永久性保存的適時利用。目前，高校信息化建設的管理較為混亂，權責不明確，缺乏統一管理的制度標準。

《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定，檔案歸檔實行部門立卷，即由檔案材料產生部門進行立卷。檔案館進行歸檔保存前，需通過數據審核，即部門用戶也就是立檔人進行確認，確認后才能接收、打印、歸檔保存。這樣可以解決由于人為因素導致的電子數據與紙質檔案不一致的問題。從學校層面建立信息化建設的整體規范化制度，明確各部門的職能權限，為各部門信息化業務系統的建立提供導向，最好能夠提供標準化建設流程及細節要求，使各部門完成信息化建設有章可循、有據可依。因此，針對文件檔案的特點，從檔案的形成、收集、整理、歸檔、保存等各個環節明確相關部門管理規范及職責范圍顯得尤其重要。

二"對高校各部門業務系統進行系統化、規范化集成

傳統各部門業務系統的集成方式多為點對點的緊耦合對接方式，當業務系統需要更改或者升級時，就會顯得非常脆弱。應根據高校各部門的業務特點，建設集成化的高校檔案資源管理系統，在不改變學校現有的應用系統的基礎上，實現資源共享和電子數據實時歸檔，解決各部門之間的“信息孤島”現象。

以江蘇某高校為例，其科技部門統計的各位老師的科研成果等信息應和本人的人事信息關聯起來，形成以管理服務對象為導向的管理服務模式，這樣可以保證信息的完整性和唯一性。同樣，該高校財務報銷系統中，實驗材料類的財務報銷應和固定資產及辦公用品等其他類別的報銷一樣，實現報銷進程信息共享并且可跟蹤。這樣可以避免紙質材料上交后出現無法了解報銷進展的情況。尤其是可以避免因報銷過程中缺乏及時有效的溝通導致不符合規范的單據一直處于未被處理狀態而錯過年度內報銷時機。

三"堅持信息資源的全程管理和前端控制

現行文件檔案管理的質量直接決定其管理的成敗，因此要求檔案管理部門必須積極進行文件的前端控制和全過程管理。若要防止信息失誤、控制差錯，需重視信息建立的初始階段。高校對文件電子格式、數字信息憑證等要求必須在文件形成之初就嚴格加以規范，以確保檔案自身質量及管理質量，避免無意義的重復勞動。只有這樣，才能防止電子文件在運行和利用過程中遭到篡改或破壞。同時也可以減少重復作業和滯后作業，優化管理功能，提高系統管理效率。

四"加強相關管理人員的素質培養

人才的選擇和培養是管理體系中最為重要的環節。管理人員素質的高低將直接影響高校檔案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有檔案管理知識、有檔案管理專業技術的人才來壯大檔案管理隊伍。二要定期對檔案管理人員進行考核培訓。培養電子文件檔案管理人才，必須結合實際工作內容的需要，順應未來發展趨勢，緊密聯系工作內容對不同層次人才的不同需求，因需施教，注重實效，學以致用。要重視職業道德的培養以及相關基礎知識的培訓。例如，財務信息、人事信息、國有資產信息等實際管理工作技能的訓練，根據有關要求對文件進行數字化處理、錄入、明確閱讀權限，適時上傳給相關領導進行審核，做好電子文件檔案的管理、維護等日常工作。

具體辦事人員素質的提高必不可少，整個管理隊伍的統籌調配也需重視。因此，要明確各工作內容的分管領導，確定文件檔案的報送員和審核員，文件審核員一般由本單位分管領導或辦公室主任、秘書科長等擔任，對上報的文件進行審核把關，以便正常開展工作，確保電子文件檔案的安全保管。

同時，根據各部門的實際情況建立一定的激勵制度可以創造良好的競爭氛圍，使相關人員主動提高自身素質，確保文件檔案管理工作的高效、有序進行。

總之，文件檔案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，實行信息化管理是高校未來發展的必然趨勢。重視高校文件檔案管理中存在的問題，努力探尋切實可行的解決辦法，是高校管理者應有的姿態。為了保證高校文件檔案管理工作的穩定發展，使高校信息化建設走上一個新臺階，我們需要綜合各方面的建議，結合高校實際情況，不斷實踐、改進，形成具有自身特色的信息化建設和管理的道路。

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〔責任編輯：龐遠燕、汪二款〕