體校照片檔案的管理與運用

【摘 要】為了更好地運用體校體育照片檔案，必須對照片資料進行分類、收集、整理和編輯，建立體校體育照片檔案，用時則取之，不用則存之。

【關鍵詞】體校 照片檔案 管理 運用

【中圖分類號】G47 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）02-0178-02

照片檔案是體校檔案中的一個重要組成部分，照片檔案包括照片、底片和說明三部分。照片檔案與文字檔案一樣，都是體校檔案的重要組成部分，但其形象直觀的圖像載體使之比文字檔案具有更強的感染力和說服力。照片檔案管理最主要、最根本的目的是能獲得方便、快捷、有效的利用。它以獨特的影像形式來反映體校某一事件、某項成果、重大體育活動等過程，它能直觀、真實、明了地再現體校事務，具有不可替代的真實性和感染力。但是照片檔案比較“嬌氣”，不利于保管，存放易散失，管理復雜而且成本費用高。

一 體校照片檔案存在的問題

第一，存放分散。目前體校檔案館是以全宗為一個保管單位，對全宗內的檔案進行有序排列，而不是按檔案的類型（文書檔案、人事檔案、聲像檔案等）或載體進行分類。這樣分類的最大好處是便于利用者使用檔案，但在檔案的保管上存在一定的難度，有時不同載體的檔案雖然是一個全宗的，但也可能存在分別保管的情況，照片檔案也就按其形成單位的不同，分別在不同的全宗中保管。體校目前保管照片檔案共1.8萬張，分別保存在30個全宗、80個目錄中。

第二，整理方法不一。照片檔案由于形成的時間不同，整理的方法也就不盡相同。有的照片檔案是夾在文書卷中的，而有的照片檔案是單獨裝訂成冊的。另外，照片固定在芯頁上的方法也不一樣，有用膠水固定的、有用乳膠固定的，近兩年接收的檔案也有用國標照片冊的。

第三，保存不完整。絕大多數照片有照片無底片、無文字說明等項。照片檔案的這種狀況，直接影響到照片檔案數字化工作的開展。因此，體校在對照片檔案進行數字化載體轉換前，對照片檔案進行了重新整理，針對以上問題分別采取了措施。

二 體校體育照片檔案的內容

體校體育照片檔案的內容多且廣泛，主要包括以下幾方面：（1）記錄體校每年舉辦的各類競賽的照片，如田徑運動會、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等的照片；（2）領導人和社會知名人物參加與體校體育有關的重大活動的照片；（3）體校組織或個人參加的校外重要體育活動的照片；（4）體校其他具有保存價值的體育照片。

三 體校體育照片檔案的整理

第一，規范整理，便于保管和提供利用。按照《照片檔案管理規范》（GB/T 11821—2002）進行。

第二，體校體育照片的分類。應在全宗內按保管期限—年度—問題分類，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限—問題—年度分類。

第三，體校體育照片的排列。在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間進行。

例：保管期限—年度—問題。

永久—2006年—萊州市競技體育體校檔案工作會議（1～12張）、萊州市重點體校檔案工作會議（13～25張）。

保管期限—問題—年度。

永久—××案件—2006年（1～10張）、2007年（11～29張）。

第四，照片檔案的編號。照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼。

格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張號。

格式二：全宗號—保管期限代碼—張號。

第五，底片的編號。與照片分別編號法、與照片合一編號法。

第六，底片編號格式。全宗號—保管期限代碼—張號。（1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代碼；（2）保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表“永久、長期、短期”；（3）張號：格式一中的張號是指在冊內的排列從“1”開始的順序編號。格式二中是指在保管期限內照片的排列從“1”開始的順序編號。

第七，大幅照片說明。可另紙書寫。一組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明，并注明存放位置。對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中。

第八，編組聯符號。組聯符號：同組中的每一張照片均應在單張照片的左上角或右上角標出組聯符號。組聯符號按組依次采用“①”“②”…

例：1—①、2—①、3—①、4、5、6—②。

組聯符號不宜越冊。

第九，組合照片說明。一組（若干張）聯系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明，其單張照片說明可以從簡。

組合照片說明：組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項；應在組合照片說明中指出所含照片的起止張號和數量；組合照片說明可放在第一張照片的上方，也可放在所有照片之前。

四 建立體育照片檔案應注意的問題

第一，體校體育教學是體校教育工作的一個重要部分，

牽涉的內容廣、影響面大，體育照片檔案工作更是一項細致、復雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，體校要堅持長期性、整體性、有序性、創造性的原則。

第二，照片檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案櫥，將資料分類放置檔案盒子內，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。

第三，合理使用并及時更新或充實內容。對有時限的或不再適合當前教學形式的照片內容應及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。

第四，保存照片檔案要規范。通常體校體育照片檔案的目錄等，要依照檔案法要求，規范、清晰，可避免不必要的重復，也有利于查找和收集、整理。

五 運用體育照片檔案應注意的問題

第一，要及時、經常性地把收集、整理的照片進行科學分析，并建成檔案，運用時要結合教學、訓練等，以參考為主，以推動為目標。

第二，要以檔案為準繩，規范體校體育工作，全面深入地推動體校體育工作的開展。

第三，要把體校體育工作照片檔案作為指導體校體育工作、督促體育教師不斷提高業務能力的工具，不要把它當作一種擺設或作為應付上級部門檢查的內容。

〔責任編輯：龐遠燕〕